IMPLEMENTAR METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROCESSOS DE TRABALHO NO PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

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1 . Escopo ou finalidade do projeto O projeto visa implantar método de gestão de processos de trabalho em 00% das prestadoras de jurisdição de º grau, tendo como base o Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (SIGA/PJERJ). O produto final deste projeto será a implementação Rotinas Administrativas (RAD) Operacionais, que estabelecem os critérios e procedimentos de execução necessários e suficientes à realização dos processos de trabalho do PJERJ de forma controlada em todas as prestadoras de jurisdição de º grau, alinhando assim o projeto à Meta Prioritária 5 do CNJ, estabelecida pelos Presidentes dos Tribunais brasileiros no 3º Encontro Nacional do Judiciário em 6 de fevereiro de 00. Entendendo-se por implementar a ação Ação de treinar os envolvidos em um processo de trabalho, com o fim de habilitá-los à execução de atividades em conformidade com os requisitos relacionados na respectiva RAD. O Business Process Management Notation (BPMN) une gestão de processos de trabalho e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações através da melhoria dos processos de trabalho. São utilizados métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar processos de trabalho envolvendo recursos humanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação. O BPM tem como objetivo prover o alinhamento dos processos de negócios com a estratégia, os objetivos e a cadeia de valor das organizações. O BizAgi é um software BPMN, indicado pelo CNJ para modelagem dos processos de trabalho que permite desenhar os processos de trabalho de forma ágil e simples em um ambiente gráfico intuitivo. Para o atingimento dessa meta é indispensável a capacitação de servidores dos Núcleos Regionais (NUR), que atuarão como Multiplicadores, para que possam apoiar na disseminação da metodologia. Estes servidores, designados Facilitadores do SIGA, serão capacitados pela DGDIN para o repasse dos conhecimentos / procedimentos / atividades de implementação junto às unidades, apoiando e orientando os gestores (Escrivães/RE/Secretários) durante todo o processo, tudo sob a orientação da DGDIN que já iniciou trabalho semelhante no 0, 0, 05 e NUR. No 0 NUR os Facilitadores serão servidores indicados pela Corregedoria Geral de Justiça; nos demais NUR, a indicação será dos respectivos Juízes Dirigentes. Preferencialmente, a função de Facilitador do SIGA deve recair no Assistente do NUR que coordena a equipe; por pelo menos dois servidores do Setor de Fiscalização; pelo Agente de Capacitação e pelo Síndico Regional. Há núcleos que também incluem servidores do setor de pessoal. Além disso, o ideal é que tenham tido experiência na atividade fim. Para auxiliar na implementação do modelo e na atualização e adequação do conteúdo das RAD, será utilizado o mesmo procedimento adotado pela certificação, tendo um Juiz Coordenador por competência (recaindo em Magistrados de unidades certificadas para as competências em que haja unidades certificadas).. Alinhamento estratégico CONTRIBUIÇÃO DIRETA TEMA: Alinhamento e Integração OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir o alinhamento estratégico em todas as unidades do Judiciário CONTRIBUIÇÃO SECUNDÁRIA OU INDIRETA FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 3/09/00 /9

2 TEMA: Gestão de Pessoas OBJETIVO ESTRATÉGICO: Desenvolver conhecimentos, habilidades e atitudes nos magistrados e servidores TEMA: Eficiência Operacional OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir a agilidade nos trâmites judiciais e administrativos. 3. Clientes do projeto Desde o ano de 00 o PJERJ vem realizando trabalho junto a diversas unidades executoras e judiciais, como varas cíveis, de família, de Órfãos e Sucessões e Juizados Especiais para que possam ser certificadas pela Norma ISO. Dentre tais trabalhos, são mapeados os processos de trabalho e documentados com definição de indicadores de desempenho e definição das responsabilidades. A referida documentação, no PJERJ é conceituada como Rotinas Administrativas (RAD) e são comumente divididas pelos seguintes assuntos: Objetivo, Campo de Aplicação e Vigência, Definições, Responsabilidade Gerais, condições gerais e os capítulos que descrevem as atividades, Indicadores e Gestão de Registros. Atualmente (março/0), há, aproximadamente 56 RAD no PJERJ. Essas rotinas administrativas operacionais são identificadas por competência (Ex.: Cível, Criminal, Órfãos e Sucessões, Etc.) ou pela Unidade Executora (Ex.: DGDIN, DGCON, DGPES, Etc.) e todo o trabalho foi iniciado com as unidades que participam do processo de certificação. Atualmente, nas unidades judiciais de º grau, esse trabalho vem sendo multiplicado por facilitadores do Sistema Integrado de Gestão dos Núcleos regionais. Mas até o início de 00, somente foram trabalhadas 0 unidades das 653. Para que as organizações funcionem de forma eficaz, elas têm que identificar e gerenciar processos inter-relacionados e interativos. A implementação sistemática da metodologia de gestão dos processos de trabalhos são fundamentais para o funcionamento eficiente e eficaz da prestação jurisdicional. O PJERJ, ao ampliar a implementação do método de gestão de processos de trabalho, gera benefícios como: Identificação de problemas (gargalos) de atividades; Minimização do retrabalho; Identificação de possibilidades de delegações; Definição de procedimentos mais ágeis; Acompanhamento do desempenho da execução dos processos de trabalho. Assim, há mais aprimoramento dos serviços prestados, com base na melhoria contínua. É necessário destacar que, caso a implementação da metodologia não seja realizada, as unidades judiciais do PJERJ que não estão incluídas na implementação do SIGA continuarão trabalhando de forma empírica, sem a garantia dos resultados pretendidos, sem adequado monitoramento dos indicadores de desempenho, o que, entre outros pontos, registra, a eficiência do trabalho realizado. O novo modelo proposto para as RAD, justifica-se pela maturidade do Sistema de Gestão Integrada do PJERJ, que já permite Rotinas Administrativas mais objetivas, baseadas em fluxo de dados. Além disso, o PJERJ evidenciará atraso na implementação de uma moderna ferramenta de gestão, que, inclusive, já está em fase de implementação por outros Tribunais do país, ficando à margem da estratégia definida para o Judiciário Nacional, pelo Conselho Nacional de Justiça. FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 3/09/00 /9

3 3.. Unidades intervenientes IMPLEMENTAR METODOLOGIA DE GESTÃO DE ASCER: Prover diárias para apoio à realização de visitas aos Núcleos Regionais.. s e entregas do projeto. MARCOS / RESULTADOS: PLANEJAMENTO MARCOS / ENTREGAS CRONOGRAMA INÍCIO TÉRMINO RESPONSÁVEL NA UNIDADE ÁREA INTERVENIENTE (Resp. Nominal) CUSTO PESO % Conscientização dos RD/RAS quanto ao Projeto Convocação dos RAS/RD para reunião Elaboração de material para a reunião Etapa: Modernização das RAD 6/0/0 5/05/0,00% 6/0/0 30/0/0 DEDOC GBDIN - 0,50% 6/0/0 5/05/0 DEDOC - - 0,50% Realização da reunião 0/05/05/05/0 DEDOC - -,00% 3 Treinamento em BPMN 0/06/0 30//0 5,00% Solicitar curso à ESAJ 0/06/05/06/0 DEDOC GBDIN - 0,50% Definir público-alvo, quantidade de 0/06/05/06/0 DEDOC - - 0,50% turmas e conhecimento necessário Realizar reunião com ESAJ para 3 discutir detalhes 0/06/0 5/06/0 DEDOC - -,00% Elaborar apostila e material 6/06/05/0/0 DEDOC ESAJ - 5,00% Validar material e apostila 0/0/00/0/0 DEDOC ESAJ -,00% 5 6 Definir cronograma de treinamento 0/0/05/0/0 DEDOC - - 0,50% com os RD/RAS Enviar cronograma à ESAJ 0/0/05/0/0 DEDOC - - 0,50% Realizar capacitação 0/08/030//0 DEDOC ESAJ??? 6,00% 8 Estabelecimento de novo 3 formato de RAD 0/03/0 30//0 8,00% Elaborar RAD Modelo 0/03/05/03/0 DEDOC - - 5,00% Validar primeira minuta na DGDIN 6/03/03/03/0 DEDOC - - 0,50% Aprovação do Modelo na DGDIN 0/0/05/0/0 DEDOC - - 0,50% 3 Aprovação do Modelo na Administração Superior Realizar análise crítica do Modelo 5 Piloto 6/0/0 30/0/0 DEDOC GBDIN -,00% 6//0 30//0 DEDOC - -,00% FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 3/09/00 3/9

4 MARCOS / ENTREGAS CRONOGRAMA INÍCIO TÉRMINO RESPONSÁVEL NA UNIDADE ÁREA INTERVENIENTE (Resp. Nominal) CUSTO PESO % Etapa: Elaborar RAD VUNI Estabelecimento do NUR Piloto 0/03/0 5/05/0,50% Levantar Varas de Juízo Único ou de Com-petência Ampla, validando com 0/03/05/03/0 DEDOC - - 0,50% os NUR Definir NUR com a qual se iniciará o piloto Aprovar NUR Piloto com a 3 Administração Superior Reunir-se com o Juiz Dirigente do NUR Piloto para apresentar projeto 5 6/03/0 3/03/0 DEDOC DGDIN - 0,50% 6/0/0 30/0/0 DGDIN - - 0,50% 0/05/0 5/05/0 DEDOC - -,00% Diagrama de Contexto 0/05/0 3/05/0,50% Elaborar minuta de Diagrama de Contexto para Unidades de Competência Ampla de Contexto para Unidades de Competência Ampla 6 0/05/0 5/05/0 DEDOC - -,00% Validar primeira minuta de Diagrama 6/05/03/05/0 DEDOC - - 0,50% Elaborar RAD (Validação do novo modelo) Definir cronograma de elaboração das RAD 6/05/0 3/0/0 0,00% 6/05/0 5/06/0 DEDOC - - 0,50% Validar cronograma NUR Piloto 6/06/05/0/0 DEDOC - - 0,50% Elaborar RAD de acordo com 3 cronograma estabelecido 6/06/0 30/09/0 DEDOC - - 6,00% Formatar RAD na DGDIN 6/06/030/09/0 DEDOC - -,00% Validar minuta de RAD com DGFAJ 6/06/030/09/0 DEDOC - -,00% 5 Validar minuta de RAD com NUR 6 Piloto 0/0/0 5/0/0 DEDOC - 300,00,00% Publicar RAD 6/0/03/0/0 DEDOC - -,00% Implementar RAD no NUR Piloto 0/08/03/0/0 DEDOC - 300,00,00% 8 Realizar análise crítica da 9 Implementação no NUR Piloto 6/0/0 3/0/0 DGDIN - -,00% Implementar RAD nos demais NUR 6/0/0 30//0 5,00% Promover encontro com todos os Juízes, Escrivães/RE e Facilitadores dos demais NUR 3 Apresentar RAD de Competência ampla para os Facilitadores dos demais NUR Implementar RAD nos demais NUR onde exista Varas de Competência Ampla 6/0/0 3/0/0 DEDOC - - 0,50% 6/0/0 3/0/0 DEDOC - -,50% 0//0 30//0 DEDOC - 300,00 3,00% FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 3/09/00 /9

5 MARCOS / ENTREGAS CRONOGRAMA INÍCIO TÉRMINO RESPONSÁVEL NA UNIDADE ÁREA INTERVENIENTE (Resp. Nominal) CUSTO PESO % Etapa: Elaborar RAD VCIV-UNI 8 Diagrama de Contexto 0/05/0 3/05/0,50% Elaborar minuta de Diagrama de Contexto para Cartório Unificado Validar primeira minuta de Diagrama de Contexto para Cartório Unificado 0/05/0 5/05/0 DEDOC - -,00% 6/05/0 3/05/0 DEDOC - - 0,50% 9 Elaborar RAD 6/03/0 5/09/0,50% Definir cronograma de elaboração 6/03/05/0/0 DEDOC - - 0,50% das RAD Validar cronograma no Cartório Unificado Elaborar RAD de acordo com 3 cronograma estabelecido 6/0/0 30/0/0 DEDOC - - 0,50% 0/05/0 3/0/0 DEDOC - - 6,00% Formatar RAD na DGDIN 0/05/03/0/0 DEDOC - - 3,50% Validar minuta de RAD com 5 DGFAJ Validar minuta de RAD com 6 Cartório Unificado 0/05/0 3/0/0 DEDOC - -,00% 6/05/0 5/08/0 DEDOC - -,00% Publicar RAD 0/06/03/08/0 DEDOC - -,00% Implementar RAD nos com 8 Cartório Unificado 6/06/0 5/09/0 DEDOC - - 3,00% FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 3/09/00 5/9

6 MARCOS / ENTREGAS CRONOGRAMA INÍCIO TÉRMINO RESPONSÁVEL NA UNIDADE ÁREA INTERVENIENTE (Resp. Nominal) CUSTO PESO % 0 Estabelecimento de contato com VEP Reunir-se com Gestor da VEP para apresentar projeto Inserir Gestores da VEP no SIGA Etapa: Mapear VEP 0/03/0 3/03/0,00% 0/03/0 5/03/0 DEDOC DGDIN - 0,50% 6/03/0 3/03/0 DEDOC GBDIN - 0,50% Diagrama de Contexto 6/03/0 3/05/0 5,00% Realizar mapeamento dos processos de trabalho da VEP Elaborar Diagrama de Contexto da VEP Validar Diagrama de Contexto 3 da VEP 6/03/0 3/05/0 DEDOC - -,00% 0/05/0 3/05/0 DEDOC - -,50% 6/05/0 3/05/0 DEDOC - - 0,50% Elaborar RAD 6/0/0 30/06/0 9,00% Definir cronograma de elaboração das RAD 6/0/0 30/0/0 DEDOC - - 0,50% Validar cronograma na VEP 0/05/05/05/0 DEDOC - - 0,50% Elaborar RAD de acordo com 3 cronograma estabelecido 0/05/0 5/06/0 DEDOC - -,00% Formatar RAD na DGDIN 0/05/05/06/0 DEDOC - -,00% Validar minuta de RAD com 5 DGFAJ Validar minuta de RAD com a 6 VEP 0/05/0 5/06/0 DEDOC - -,00% 0/05/0 5/06/0 DEDOC - - 0,50% Publicar RAD 6/05/030/06/0 DEDOC - - 0,50% Implementar RAD na VEP 6/06/030/06/0 DEDOC - -,00% 8. ENTREGAS / PRODUTOS: OBS: Detalhamento na Planilha para Monitoramento de Projetos FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 3/09/00 6/9

7 5. Custos do projeto Categoria Detalhamento Responsável pela Aquisição Método de Aquisição Exercício Financeiro Data Limite para Aquisição (Em cada exercício financeiro) Custo Estimado (Por categoria e exercício financeiro) Realização de obras e instalações Aquisição de equipamentos (permanente) Aquisição de material (consumo) Diárias e passagens 6 diárias para acompanhamento da implementação no NUR Piloto ASCER Pagamento pelo TJ 0 Até Out/0 R$ 900,00 (Custo de aprox. R$ 50,00 por servidor) Serviços de Terceiros Treinamentos Outros Curso Modelagem em BIZAGI para 0 servidores DGPES Pagamento pelo TJ 0 Até Set/0 R$ 6.000,00 TOTAL GERAL: R$ 6.900,00 FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 3/09/00 /9

8 6. Indicadores e metas do projeto INDICADOR DE RESULTADO DO PROJETO: Percentual de unidades prestadoras de jurisdição com gestão de processos de trabalho implementada LINHA DE BASE: 35% unidades prestadoras de jurisdição (0 unidades) META Mapear os processos de trabalho de 00% das competências das unidades judiciais do PJERJ até Dezembro/0. INDICADOR DE RESULTADO DO PROJETO: Percentual de RAD modernizadas LINHA DE BASE: 0% META Modernizar 00% das RAD do PJERJ, de acordo com a nova metodologia de modelagem de processos (BPMN), até Dezembro/0 INDICADOR DE CONTROLE DO PROJETO: Índice de cumprimento do cronograma LINHA DE BASE: 0% META 00% do projeto concluído até final de Dez/0 INDICADOR DE CONTROLE DO PROJETO: Índice de cumprimento do orçamento do projeto LINHA DE BASE: R$ 0,00 META R$ 6.900,00. Riscos do projeto Categoria: Probabilidade: Impacto: Custo/Tempo/Qualidade/Outros () Baixa; (Média); 3 (Alta); () Muito Alta () Baixo; () Médio; (3) Alto; () Muito Alto Severidade: Impacto x Probabilidade, de a 3 baixo risco de a 5 médio risco de 6 a 9 alto risco de 0 a 6 altíssimo risco FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 3/09/00 8/9

9 Resposta: A resposta, caso o risco de concretize, pode demandar uma revisão no cronograma do projeto, por isso, deve ser objetiva. Se (Causa) Se as unidades certificadas não se engajarem no aprimoramento das RAD (...) Então (conseqüência) (...) não se poderá implementar processos de trabalho adequados. (...) não se verificarão Se os Facilitadores de os mesmos resultados todos os NUR não se da implementação da engajarem no gestão de processos de aprimoramento das RAD trabalho em todos os (...) NUR. IDENTIFICAÇÃO Categoria Probabilidade Impacto Severidade Qualidade Baixa Muito Alto Médio Risco Qualidade Média Média Médio Risco Resposta Conscientizar magistrados e servidores quanto a importância do projeto. Conscientizar Juízes Dirigentes dos NUR e Facilitadores do SIGA quanto a importância do projeto. 8. Gestor do Projeto Nome Cargo Marcelo Tristão Batista Diretor de Departamento Telefone Endereço Eletrônico Lotação marcelotristao@tjrj.jus.br DGDIN/DEDOC 9. Aprovação do Projeto Elaborado por Data Assinatura Marcelo Tristão Batista /0/0 Revisado por Data Assinatura Maria Deures Martins Ferreira 0/08/00 Ciente das Unidades Intervenientes Data Assinatura Juíza Cristiane Cantisano Martins ESAJ ASCER Aprovado por / Magistrado responsável Data Assinatura Dr. Gilberto de Mello Nogueira Abdelhay Jr. Recebido por / DGDIN Data Assinatura Atualizações Data Versão Descrição Revisado por Aprovado por 0//0 0 Atualização do escopo para alteração da meta, retirando as Varas de Órfãos e Sucessões. /0/ 0 Atualização do escopo para 00% das unidades judiciais e modernização do formato das RAD OBS.: Sempre que verificada a necessidade de atualização do projeto, toda a fase de planejamento deve ser realizada, inclusive com análise crítica e reaprovação do plano de projeto pelos interessados. FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 3/09/00 9/9