AX-K-001_Matriz de Comunicação_Rev_0

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1 Anexo - Processo de comunicação: clientes internos Arquivo exporta de todos os empregados Espontâneo Até o 2º dia útil SAP-H Gerentes Administrativos/PCP s 2 Medições e Notas fiscais Espontâneo Até o 2º dia útil SAP-H GG/Gerentes Administrativos Cuidar para que as apropriações feitas do SAP-H reflitam a verdade. 4 Gastos gerais (Aluguel, viagens, telefone, material Espontâneo de escritório, etc.) Avanço do mês (receita bruta) 5 Movimento Financeiro Espontâneo Ao longo do mês, limitado ao 2º dia útil do mês seguinte. Notas fiscais recebidas devidamente apropriadas com o rateio do centro de custo. Espontâneo Até o 2º dia útil Planilha GG Ao longo do mês, limitado ao 2º dia útil do mês seguinte. 6 Relatório Gerencial Espontâneo Até o 4º dia útil RADAR Ata de reunião de AGM Local Ata de reunião de AGM Central PF-K-00 Formulário de Solicitação de Cartão de Visita Espontâneo Espontâneo Do 2º ao º dia útil No 4º dia útil Radar (AG) e planilha (GG) AGF Formulário de ata de reunião Formulário de ata de reunião P, DE, DC, DA, GG, Assessores e Gerentes PCP e gerentes de Projeto P, DE, DC, DA, GG, Assessores e Gerentes Espontâneo Conforme demanda Assessoria de Comunicação PGP GG AGF GG P As notas fiscais deverão ser enviadas ao longo do mês. Avanço físico do contrato no caso de projeto. 0 PF-K-002 Formulário de Solicitação de Crachá Espontâneo Conforme demanda Assessoria de Comunicação PGP MA-Q-00 Política SGI Espontâneo N/A Quadros de aviso; site Todos os colaboradores 2 MA-M-455- Programa de Espontâneo Auditorias SGI N/A SIPAD Todos os colaboradores Coordenador Regional do SGI MA-M Indicadores Espontâneo ISO 400 Mensal SIPAD Todos os colaboradores Coordenador Regional do SGI 4 OG-Q-00 Organograma institucional GERAL Espontâneo N/A SIPAD Todos os colaboradores

2 Anexo - Processo de comunicação: clientes internos 5 MA-M-44 Programa de Espontâneo Anual SIPAD Todos os colaboradores gestão ambiental 6 MA-U-44 Programa de Espontâneo Anual SIPAD Todos os colaboradores gestão de SSO 7 MA-U-45 Indicadores OHSAS 800. Espontâneo Mensal SIPAD Todos os colaboradores Coordenador Regional do SGI 8 Resolução (RS) Espontâneo Conforme demanda Colaboradores envolvidos Competência de elaboração da Diretoria. Envio via Assessoria de Comunicação 9 Deliberação (DR) Espontâneo Conforme demanda Colaboradores envolvidos 20 Norma de Serviço (NS) Espontâneo Conforme demanda Colaboradores envolvidos Competência de elaboração da Presidência. Competência de elaboração da Diretoria. Envio via Assessoria de Comunicação 2 Processo (PS) Espontâneo Conforme demanda SIPAD Todos os colaboradores 22 Procedimento (PD) Espontâneo Conforme demanda SIPAD Todos os colaboradores 2 Instrução Técnica (IT) Espontâneo Conforme demanda SIPAD Todos os colaboradores 24 Comunicado (CO) Espontâneo Conforme demanda Colaboradores envolvidos 26 Informativo (IF) Espontâneo Conforme demanda Correspondência externa (CE) Correspondência Interna (CI) IMPRESSO E DIGITAL ( ) Competência de elaboração da Diretoria ou outros expressamente delegados. Ver IT-K-00. Envio via Assessoria de Comunicação Todos os colaboradores Assessoria de Comunicação Espontâneo Conforme demanda Clientes Gerentes Espontâneo Conforme demanda Colaboradores envolvidos Gerentes 2

3 Anexo - Processo de comunicação: clientes internos 29 Memorando de transmissão (MM) Espontâneo Conforme demanda Clientes Gerente de Projeto 0 (EM) Espontâneo Conforme demanda Colaboradores envolvidos Qualquer colaborador Ata de Reunião (AR) Espontâneo Conforme demanda Colaboradores envolvidos Qualquer colaborador Envio exclusivamente de documentos técnicos entre unidades da Cobrapi e o Cliente.

4 Anexo 2 - Processo de comunicação: clientes externos Instrumento destinado a Carta (CA) Espontâneo Conforme demanda Clientes e fornecedores Gerentes clientes e fornecedores da Cobrapi

5 Anexo - Processo de comunicação:, ESTADUAIS E MUNICIPAIS DACON Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais IN nº 87 de 22/0/04 alterado pela IN nº 47 de 28/07/04 Até o 5º (quinto) dia útil do 2º (segundo) mês subsequente ao mês de referência. 2 DCTF Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais IN nº 26 de 0/0/98 alterada pela IN nº 8/99 de 2/07/99 e IN nº 6/00 de 4/02/00 Até o 5º (décimo quinto) dia útil do 2º (segundo) mês mês de ocorrência dos fatos geradores. SPED - EFD PIS/COFINS Sistema Público de Escrituração Digital - Escrituração Fiscal Digital IN nº 052 de 05/07/0 Até o 0º (décimo) dia útil do 2º (segundo) mês subsequente ao mês de referência. 4 PER/DCOMP Pedido Eletrônico de Restituição ou Ressarcimento e da Declaração de Compensação IN nº 900 de 0/2/08 APLICADO SOMENTE quando identificado erro na apuração dos impostos retidos, sendo esta parcela passível de compensação deste crédito.

6 Anexo - Processo de comunicação:, ESTADUAIS E MUNICIPAIS 5 DIPJ Declaração de Informações Econômico- Fiscais da Pessoa Jurídica IN nº 27 de 02//98 revogado pela IN nº 028 de 0/04/200 Até o último dia útil do mês de junho do exercício subseqüente ao ano-caledário de referência. 6 SPED - ECD Sistema Público de Escrituração Digital - Escrituração Contábil Digital IN nº 787 de 9//07 Até o último dia útil do mês de junho do exercício subseqüente ao ano-caledário de referência. 7 DIRF Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte RIR/99 PN 00/2002 IN nº.227 de 2/2/ Data de entrega estabelecida pela S 8 GIA Guia de Informação e Apuração do ICMS Resolução SEF/RJ nº 6.40 de 27/0/2002 Até o dia 20 do mês SEF/RJ Secretaria de Estado da Fazendo do Rio de Janeiro ESTADUAIS 9 DIEF Documento de Informações Econômico- Fiscais Decreto Estadual nº.090-r de 25/0/02 e demais resoluções da SEF/ES Até o dia 5 do mês SEF/ES Secretaria de Estado da Fazendo do Espírito Santo ESTADUAIS 2

7 Anexo - Processo de comunicação:, ESTADUAIS E MUNICIPAIS 0 RICMS/2002 e DAPI demais Até o dia 09 do mês Secretaria de Estado de Declaração de Apuração e decretos e SEF/MG Fazenda de Minas Gerais ESTADUAIS Informação do ICMS portarias da SEF/MG DAMEF Declaração Anual do Movimento Econômico Fiscal Decreto nº 8.74 de 24/0/97 Decreto nº de /2/02 Resolução n 4.06 de 08/04/ e demais portarias SEF/MG No período de º de janeiro a de maio de cada exercício, relativamente às operações e prestações efetuadas no exercício anterior. SEF/MG Secretaria de Estado de Fazenda de Minas Gerais ESTADUAIS 2 DES Declaração Eletrônica de Serviços Decreto Municipal nº.467/200 Até o dia 20 do mês SMF/BH Secretaria Municipal de Finanças de Belo Horizonte MUNICIPAIS DME Declaração de Movimento Econômico Lei de 29/2/0 Até o dia 20 do mês SMF/ES Secretaria Municipal de Finanças de Vitória MUNICIPAIS 4 MAISS Mapa de Apuração do ISS Decreto Municipal nº 7578/997 Até o dia 5 do mês SMF/CB Secretaria Municipal de Finanças de Cubatão MUNICIPAIS

8 Anexo 4 - Processo de comunicação: Obrigações Institucionais Balancetes Mensais Lei nº 6.404/76 alterada pela Lei nº.68/2007 e resoluções de orgãos reguladores (CFC, CGPC, dentre outros) Até o último dia do mês subsequente ao mês de referência. BANCOS SEGURADORAS CLIENTES 2 Demonstrações contábeis Lei nº 6.404/76 alterada pela Lei nº.68/2007 e resoluções de orgãos reguladores (CFC, CGPC, dentre outros) Até de março do exercício subseqüente ao ano de referência. BANCOS SEGURADORAS CLIENTES Elaboração de ATAS Lei 0.406, de 0 de janeiro de APLICA-SE quando da realização de reuniões acionárias/quotista s que envolvam decisões da sociedade empresária. AUDITORIA / Assessoria Jurídica

9 Anexo 4 - Processo de comunicação: Obrigações Institucionais 4 Alterações Contratuais Lei 0.406, de 0 de janeiro de APLICA-SE quando da realização de reuniões acionárias/quotista s que envolvam decisões da administração/com posição societária. AUDITORIA / Assessoria Jurídica 5 LIVRO DIÁRIO 6 LIVRO RAZÃO Decreto de 22/05/69 e A escrituração é demais diária e a resoluções do impressão/autentic Conselho ação é de caráter Federal de Contabilidade (CFC) Decreto de 22/05/69 e demais resoluções do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) A escrituração é diária e a impressão é definida pela necessidade do setor de contabilidade. JUNTAS COMERCIAIS AUDITORIA AUDITORIA 7 RELATÓRIO DA ADMINISTRAÇÃO Resoluções do CFC,outros órgãos reguladores de mercado e legislação comercial Até 0 de abril do exercício subseqüente ao ano de referência. BANCOS SEGURADORAS CLIENTES FORNECEDORES AUDITORIA 2

10 Anexo 4 - Processo de comunicação: Obrigações Institucionais 8 ABERTURA E ENCERRAMENTO DE EMPRESAS Legislação comercial vigente, bem como resoluções dos orgãos competentes de registro. APLICA-SE quando ocorrem decisões em reuniões acionárias/quotista s que impliquem na legalização ou encerramento de atividades das empresas do grupo. Deslocamento físico aos orgãos de registro, bem como envio de formulários através do site institucional da. / Assessoria Jurídica 9 RELATÓRIO GERENCIAL Processament o das Informações Gerenciais e Elaboração do Relatório Final Até o 9º (nono) dia útil do mês