POLÍTICA DE INDEXAÇÃO PARA BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS

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1 M ESA REDONDA: O RGANIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO EM CONTEXTOS COLABORATIVOS E INTEGRADOS EM REDE POLÍTICA DE INDEXAÇÃO PARA BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS Dra. Mariângela Spotti Lopes Fujita (Nível 1C- CNPq) Professora Titular do Departamento de Ciência da Informação da UNESP Campus de Marília Pró-Reitora de Extensão Universitária da UNESP fujita@marília.unesp.br 1

2 2 POLÍTICA DE INDEXAÇÃO PARA BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS 1. Por que Política de Indexação: Contexto e problematização; 2. Indexação e Catalogação; 3. Indexação e recuperação da informação em catálogos; 4. Política de Indexação

3 1. POR QUE POLÍTICA DE INDEXAÇÃO PARA BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS? 3

4 4 1. POR QUE POLÍTICA DE INDEXAÇÃO PARA BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS? Falhas na recuperação por assuntos do catálogo (FUJITA, BOCCATO, RUBI, 2009); A Catalogação de Assuntos não tem padrão de procedimentos de análise documental de conteúdos para orientar sua execução sistematizada por todos os catalogadores; A linguagem de indexação adotada não está disponibilizada na web junto à ferramenta de busca, por isso, os usuários não a conhecem e nunca a utilizaram; Uso de várias linguagens de indexação para áreas de assuntos especializadas; A reindexação não é realizada durante a conversão retrospectiva de registros bibliográficos; A falta de procedimentos sistematizados de análise documental de conteúdos a linguagem não é utilizada em toda a sua capacidade de vocabulário e de estrutura sintático-semântica.

5 2. INDEXAÇÃO E CATALOGAÇÃO 5

6 6 INDEXAÇÃO E CATALOGAÇÃO a indexação, processo equivalente à catalogação de assunto, teve mais desenvolvimento e aplicabilidade fora do espaço de bibliotecas e com documentos diferentes; a catalogação teve evolução com uso de metadados transferíveis através de tecnologias avançadas de interoperabilidade e a catalogação de assuntos não acompanhou a evolução acelerada dos catálogos online;

7 7 O objetivo geral da indexação é o armazenamento das representações conceituais dos documentos para atender as necessidades de informação. (GIL LEIVA, 2008, p.70) Processo integral da Indexação (Gil Leiva, 1999, p.22): Autor Extração e atribuição dos conceitos Ferramenta de conversão Extração e atribuição dos conceitos Ferramenta de conversão Usuário Documento Indexação dos documentos orientada a pergunta Indexação das perguntas orientadas ao documento Interrogação Descritor Base de dados Descritor Resposta

8 8 os efeitos das tecnologias; a influência das bases de dados sobre os catálogos online; o imobilismo normativo; a evolução das tarefas profissionais sobre a manutenção dos catálogos; o envelhecimento dos instrumentos léxicos e terminológicos; a perda de relevância das ferramentas documentais

9 9 INDEXAÇÃO NA CATALOGAÇÃO a indexação poderia contribuir para diminuir a obsolescência da catalogação de assuntos com seu corpus teórico e metodológico em análise documental de conteúdos, instrumentos e avaliação.

10 Contribuição teórico-metodológica em análise de assuntos; Instrumentos de controle de vocabulário atualizados; Metodologias de avaliação voltadas para o aprimoramento da recuperação da informação em buscas. 10

11 11 A INDEXAÇÃO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS ESBARRA EM 3 ASPECTOS ESSENCIAIS: A linguagem : deve permitir que o usuário especifique ou generalize a sua pesquisa no momento da busca e o bibliotecário no momento da indexação O acesso à linguagem :a linguagem deve ser disponibilizada diretamente na interface de busca, tanto para o bibliotecário como para o usuário; o programa deve remeter o termo da linguagem natural diretamente para o termo autorizado e permitir a visualização dos respectivos registros bibliográficos Política de indexação deve ser adotada uma Política de Indexação com processos bem definidos e padronizados, para alcançar um grau plenamente satisfatório de precisão, exaustividade e consistência na indexação. :

12 3. INDEXAÇÃO E RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM CATÁLOGOS DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS 12

13 13 INDEXAÇÃO X RECUPERAÇÃO: INFLUÊNCIA DA POLÍTICA DE INDEXAÇÃO E XAUSTIVIDADE E ESPECIFICIDADE NA IDENTIFICAÇÃO E SELEÇÃO DE CONCEITOS DURANTE A ANÁLISE DE ASSUNTOS ( ABNT 12676, ) : - com relação à exaustividade a seleção de termos impõe um número mais restrito de termos e o ideal seria que o nível de representação do conteúdo do documento por termos identificados fosse abrangente de forma a garantir as necessidades de recuperação da informação dos usuários e, - com relação à especificidade a seleção de termos poderá recair sobre termos mais genéricos e menos precisos, pois a preferência, em alguns casos, recai na escolha de um termo genérico que substitui vários outros termos.

14 14 ASPECTOS DA EXAUSTIVIDADE: a) o aspecto quantitativo no qual a exaustividade se refere ao número de termos atribuídos pelo indexador (ABNT, 1992, LANCASTER, 2004) e b) o aspecto de extensão da representação do conteúdo coberta pelos termos atribuídos pelo indexador (SOERGEL, 1994, GIL LEIVA, 2008). não basta ter muitos termos é preciso que cada um tenha pertinência e relevância para o conteúdo temático.

15 15 FIGURA 3: EXAUSTIVIDADE E ESPECIFICIDADE COM TERMOS GENÉRICO E ESPECÍFICO Engenharia genética Alimentos transgênicos

16 16 QUANTIDADE DE TERMOS ESPECÍFICOS E EXAUSTIVIDADE Genoma Organismos transgênicos Clonagem ENGENHARIA GENÉTICA Mapeamento genético Genes Fingerprinting

17 RELAÇÃO ENTRE VOCABULÁRIOS ESPECÍFICOS E NÃO ESPECÍFICOS COM A EXAUSTIVIDADE E A PRECISÃO VOCABULÁRIO ESPECÍFICO Alta precisão Baixa exaustividade DOCUMENTO VOCABULÁRIO NÃO ESPECÍFICO Alta exaustividade Baixa precisão Fonte: LANCASTER, F. W. El control del vocabulario en la recuperación de información. València: Universitat de València, p.160. (Educació. Materials, 12). 17

18 18 OPÇÕES DE JULGAMENTO DO INDEXADOR - opção de julgamento 1 com termos específicos e genéricos (ESPECIFICIDADE E EXAUSTIVIDADE) = recuperação com alta precisão e também alta revocação - opção de julgamento 2 somente para termos específicos (ESPECIFICIDADE) = recuperação com alta precisão e baixa revocação; - opção de julgamento 3 somente para termos genéricos (EXAUSTIVIDADE) = recuperação com baixa precisão e alta revocação;

19 4. POLÍTICA DE INDEXAÇÃO 19

20 A POLÍTICA DE INDEXAÇÃO Influenciará diretamente a indexação que, por sua vez, será refletida na recuperação da informação; Deve estar clara e objetivamente expressa em seu manual de indexação para que os indexadores tenham conhecimento e compreensão; 20

21 MANUAIS DE INDEXAÇÃO Por que um manual? amplitude da Rede de unidades de informação; complexidade da tarefa de indexação e a necessidade de uniformização de seus procedimentos por parte de todos as unidades cooperantes; registro dos procedimentos adotados para que, em caso de novo funcionário, a indexação possa continuar sendo realizada da mesma maneira. 21

22 22 OBJETIVOS DA POLÍTICA DE INDEXAÇÃO Garantir, sob a perspectiva profissional, uniformidade e segurança no trabalho do catalogador e aprimorar a representação e recuperação temática de assuntos no catálogo online. estabelecer parâmetros comuns a serem adotados por todas as unidades de informação que formam uma rede, tornar o catálogo uniforme e consistente e amparar os indexadores no momento da representação temática dos documentos.

23 23 COMPOSIÇÃO DA POLÍTICA DE INDEXAÇÃO A Política de indexação é pautada em três partes principais: - Os elementos da política de indexação; - O processo de indexação; - O instrumento de indexação.

24 24 MANUAL DE POLÍTICA DE INDEXAÇÃO: PARTE I: a definição dos elementos da política de indexação que causam influência na recuperação dos assuntos no catálogo, PARTE II: o processo de indexação para a catalogação de assuntos dos documentos das bibliotecas e PARTE III: a linguagem de indexação como instrumentos de controle de vocabulário para mediar a representação temática na indexação e na estratégia de busca durante a recuperação por assuntos.

25 25 PARTE I: DEFINIÇÃO DE ELEMENTOS DA POLÍTICA DE INDEXAÇÃO: 1.cobertura temática, 2. seleção e tipos de documentos, 3. público alvo, 4.indexador, 5.concordância, 6. exaustividade, 7. especificidade, 8.correção, 9.consistência 10.sistema de busca e recuperação por assuntos. Marília, abril de Fujita, M.S.L. 25

26 26 PARTE 2 - O PROCESSO DE INDEXAÇÃO conhecimento ou exame do conteúdo do documento pela leitura documentária; tradução dos conceitos extraídos do documento nos termos da linguagem de indexação. identificação e seleção, pela leitura documentária, dos conceitos a serem representados pela linguagem de indexação; PROCEDIMENTOS DE INDEXAÇÃO (VAN SLYPE, 1977, CHAUMIER, 1988, FUJITA, 2003, LANCASTER, 2004, ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS, 1992)

27 PARTE 3: O INSTRUMENTO DE INDEXAÇÃO - A LINGUAGEM DOCUMENTÁRIA Importância de uma estrutura de conceitos visível e claramente compreensível ao indexador Explicações detalhadas e indispensáveis para o seu uso e aplicação Controle sobre as formas dos termos utilizados como descritores Diferenciadores tipográficos para diferenciação entre as relações de hierarquia, associações e equivalência; O indexador deve ter conhecimento sobre a estrutura da linguagem e vocabulário para aumentar seu conhecimento prévio; aumentar o contato com usuários em oportunidades variadas: eventos específicos, reuniões de colegiado, reuniões de grupos de pesquisa; acompanhar a elaboração de trabalhos acadêmicos, estratégias de busca, etc. 27

28 28 POLÍTICA DE INDEXAÇÃO...a política de indexação é um conjunto de procedimentos, materiais, normas e técnicas orientadas por decisões que refletem a prática e princípios teóricos da cultura organizacional de um sistema de informação (FUJITA, 2012). é um conjunto de condutas, procedimentos e instrumentos imersos em um contexto de gestão e envolvidos pela cultura organizacional da biblioteca. emana de uma negociação entre as pessoas que realizam um consenso para promoverem um serviço estratégico com resultados visíveis para a comunidade. FUJITA, M.S.L. 28

29 29 POLÍTICA DE INDEXAÇÃO POR QUE É IMPORTANTE: Gestão da informação registrada de modo a dar visibilidade à recuperação da informação; Identificação de condutas teóricas e práticas das equipes de indexação da informação documentária envolvidas para definir um padrão de cultura organizacional coerente com a demanda da comunidade acadêmica interna e externa; FUJITA, M.S.L. 29

30 30 VISÕES SOBRE A POLÍTICA DE INDEXAÇÃO Visão mais ampliada considera a influencia do contexto da gestão de sistemas de recuperação da informação sobre as atividades de indexação; Visão mais direcionada aos procedimentos e elementos de indexação contidos em um manual de indexação, sua operacionalização e avaliação (FUJITA, 2012) FUJITA, M.S.L. 30

31 31 RECOMENDAÇÕES A implantação da política de indexação é um processo contínuo que depende do catalogador; O catalogador precisa seguir os elementos da política de indexação e adotar o processo e uma linguagem de indexação; O processo de indexação exige mais tempo de processamento para cada documento; A linguagem de indexação adotada não poderá ser substituída por outra(s) FUJITA, M.S.L. 31

32 32 RECOMENDAÇÕES É preciso dar apoio aos catalogadores para que eles tenham tempo de fazer a catalogação de assuntos seguindo a política de indexação com qualidade e não somente em quantidade; A avaliação do catalogador deverá ser pela qualidade de registros indexados; Os resultados serão demonstrados pela recuperação da informação pelo usuário FUJITA, M.S.L. 32