ESTUDO DE CASO DA TECNOLOGIA COMO FATOR IMPACTANTE NAS ROTINAS ORGANIZACIONAIS DE UMA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE BEBIDAS NA CIDADE DE BOTUCATU

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1 ESTUDO DE CASO DA TECNOLOGIA COMO FATOR IMPACTANTE NAS ROTINAS ORGANIZACIONAIS DE UMA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE BEBIDAS NA CIDADE DE BOTUCATU Filipe Marcilio Roma, João Ricardo Favan. Faculdade de Tecnologia, Botucatu, São Paulo, Brasil. Faculdade de Tecnologia, Botucatu, São Paulo, Brasil. 1 INTRODUÇÃO Atualmente vive-se em uma era tecnológica onde tudo está relacionado à TI (Tecnologia da Informação), com isso, as empresas necessitam de decisões rápidas para que não sejam prejudicadas. Quando os sistemas apresentam resultados que não foram analisados corretamente pode ser levada a tomada de decisões precipitadas ou até mesmo inadequadas, isso pode levar a empresa a resultados de difícil recuperação (FERRANTE; RODRIGUEZ, 2000). O acesso às informações é prioridade para o pleno funcionamento de qualquer setor, seja de uma empresa, hospital, órgão governamental ou qualquer outro órgão que detenha informações a serem compartilhadas entre os colaboradores. Desde a criação de um produto ou serviço, passando pela logística dos mesmos até a entrega para o consumidor final, todos os processos envolvidos dependem de uma infraestrutura física, organizacional e lógica, proveniente da Tecnologia da Informação (TURBAN; RAINER JÚNIOR e POTTER, 2007). Numa empresa, o software de gestão deve ser o centro de operações, constituindo em si o cérebro e o esquema funcional da organização administrativa. Não sendo apenas os softwares partes importantes em seu desenvolvimento enquanto empresa, mas também toda a área de TI. Uma empresa não consegue sobreviver sem tecnologia suficiente para inovar em seus produtos e serviços, nesse sentido a empresa que utiliza a tecnologia de forma a manter seus níveis de qualidade, proporcionando credibilidade e valorização de seus produtos e serviços possui uma vantagem no mercado concorrente. Fundado em 1994, na cidade de Petrópolis, região serrana do Rio de Janeiro, o Grupo Petrópolis é atualmente uma das maiores empresas do setor no país. Atualmente o Grupo Petrópolis está presente em 13 estados através de 4 fábricas se tornando a segunda empresa com maior participação no mercado (GRUPO PETRÓPOLIS, 2013).

2 Antes da implantação de tecnologias que auxiliem nas rotinas organizacionais existiam problemas tais como, comunicação lenta entre funcionários e a matriz, demora de emissão de notas fiscais, erro nas vendas e atrasado nas entregas, podendo também perder informações de suma importância para a empresa. Considerando que a tecnologia é capaz de simplificar toda a empresa, reduzir custos, obter maior confiança na tomada de decisões, facilitar o gerenciamento dos processos, planejar rotas mais eficientes e obter maior segurança para os dados. O objetivo do presente trabalho foi verificar a evolução tecnológica nas rotinas organizacionais de uma empresa distribuidora de bebidas na cidade de Botucatu. Como uma das empresas com maior participação no mercado se optou efetuar a pesquisa no Grupo Petrópolis. 2 MATERIAIS E MÉTODOS Para o presente estudo de caso foi feito um levantamento junto à empresa de distribuição de bebidas da cidade de Botucatu, onde foi realizada uma analise histórica das rotinas empresariais quando a empresa não possuía toda a tecnologia que atualmente possui. A presente pesquisa foi realizada em duas partes: A primeira objetivou levantar as informações necessárias sobre a implantação das tecnologias utilizadas pela empresa através de entrevista direta utilizando questionário previamente estabelecido com o responsável pelo CPD (Centro de Processamento de Dados) da empresa em questão. A segunda parte foi elaborada utilizando pesquisa aplicada que obteve as informações sobre a implantação das tecnologias utilizadas atualmente pela empresa, seguindo com o uso de pesquisa exploratória onde o foco foi ter maior envolvimento com as situações vividas localmente. 3 RESULTADOS E DISCUSSÕES Antes da implantação de um sistema apropriado a empresa apresentava os seguintes problemas: demora na emissão do faturamento e notas fiscais, causando atrasados na entrega dos produtos, depois de vários estudos sobre o melhor sistema para se implantar foi adotado o sistema SIC. SIC é um software com soluções avançadas, podendo contar com itens de contabilidade, como contas a pagar e a receber, controle e fluxo de caixa, controle de

3 compras e vendas e de recibos, e ferramentas necessárias à boa gestão de uma empresa. Existem módulos para cadastro de empresas, clientes, fornecedores, lojas, vendedores, setores, produtos, serviços, transportadora. A fig. 1 ilustra o módulo de contas a receber do sistema SIC. Figura 1 - Tela de contas a receber do software SIC Fonte: Em seu módulo gerencial o SIC tem incorporado ao seu sistema um procedimento que ajuda na tomada de decisão partindo dos resultados apresentados pelos relatórios que o mesmo produz. O software permite também disponibilizar pastas para todos os setores da empresa facilitando o gerenciamento das informações (SICNET, 2013). Dentre os sistemas implantados para o auxílio do trabalho está o software Meta que auxilia a revenda na comunicação com o servidor principal que se encontra no CPD em Boituva. Esse software faz essa comunicação por VPN, ou seja, uma linha telefônica privativa com segurança na conexão. Antes da implantação das ferramentas de TI as vendas eram realizadas por planilhas impressas conforme ilustrado na fig. 2, no entanto, esse método de venda se tornou obsoleto, pois facilitava o acarretamento de falhas e uma demora nas vendas. Para se realizar uma venda mais rápida e com maior precisão foi adquirida uma nova ferramenta de vendas. O software XM que auxilia o funcionário nas operações de venda

4 Figura 2 - Antiga planilha de faturamento usada antes do software XM Fonte: Revenda de Botucatu Para a realização da comunicação tanto interna como externa a empresa utilizada o software Windows Live, onde era disponibilizado acesso para todos os funcionários. Atualmente, a empresa está implantando o software Skype em substituição ao software anterior. Frequentemente a comunicação é realizada das revendas para a matriz em Boituva, essa comunicação com a matriz e com as outras revendas do Brasil podem também serem realizadas utilizado os telefones Voip. Dentro da revenda cada encarregado de setor tem um smartphone para agilizar a comunicação entre os próprios encarregados e para se comunicar com os vendedores. Roteirização é um processo de definição de roteiros, ou itinerários, onde a determinação do melhor caminho é matematicamente exata, objetivando a minimização das distâncias percorridas, do tempo despedido e do custo das operações. Existe um roteiro tanto para os vendedores, como para as entregas, e em cada ponto que o caminhão entrega a mercadoria tem um tempo estipulado que pode ficar parado. Esse tempo é pré-estabelecido pela roteirização que é feito pelo sistema automaticamente. O tempo de permanência em um determinado cliente varia de acordo com o tipo de cliente e a quantidade de produtos a ser entregue. Mesmo com toda essa tecnologia auxiliando para um bom funcionamento da revenda de Botucatu, existe uma enorme dependência da matriz, pois tudo que se

5 precisa comprar é necessário que a matriz autorize, desde o material de limpeza até um produto mais caro. Na ocorrência de alguma anormalidade a matriz é notificada afim de que solucionar o problema em no máximo 30 minutos objetivando não deixar a revenda fora de funcionamento. 4 CONCLUSÕES Com a aquisição da nova tecnologia foi possível controlar estoque, emissão de notas fiscais, faturamento de mercadorias, tudo em um único software, resultando em uma visão global de todos os processos. Todas essas evoluções tecnológicas facilitaram o trabalho dentro da empresa e as informações tornaram-se ainda mais importantes nas tomadas de decisão. 5 REFERÊNCIAS FERRANTE, A. J.; RODRIGUEZ, M. V. R..Tecnologia de Informação e Gestão Empresarial. Rio de Janeiro: E-papers, p. GRUPO PETRÓPOLIS. Histórico. Disponível em: < Acesso em: 09 jun ROSINI, A. M.; PALMISANO, A. Teoria Geral dos Sistemas. In: ROSINI, A. M.; PALMISANO, A. Administração de Sistemas de Informação e a Gestão do Conhecimento. São Paulo: Pioneira Thomson, Cap. 1, p SICNET. Conheça o SIC. Disponível em: < Acesso em: 01 maio TURBAN, RAINER JÚNIOR E POTTER, E.; RAINER JÚNIOR, R. K.; POTTER, R.E. Introdução a sistemas de informação. Rio de Janeiro: Elsevier, p

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