Plano de Contingência para Serviços e Empresas

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1 Plano de Contingência para Este documento contém: Lista de Verificação de Medidas e Procedimentos para O Plano de Contingência consiste num conjunto de medidas e acções que deverão ser aplicadas oportunamente, de modo articulado, em cada fase de evolução da pandemia da gripe e tem como objectivo manter a actividade da empresa mediante os possíveis efeitos da mesma. As empresas desempenham um papel fulcral na protecção da saúde e segurança dos seus colaboradores e clientes, assim como na limitação do impacte negativo sobre a economia e a sociedade. Deste modo, estas deverão ter um PC que contemple a redução dos riscos para a saúde dos trabalhadores e a continuidade das actividades essenciais, de forma a minimizar o impacte de qualquer disrupção e assegurar o funcionamento da sociedade. A sua elaboração é da responsabilidade de cada empresa a qual deverá articular-se com a Delegação de Saúde do concelho, bem como com outras entidades consideradas relevantes, iniciando-se com a análise das possíveis consequências no seu funcionamento, em particular nas áreas críticas de actividade, perante diferentes cenários de absentismo e disrupção social. As medidas necessárias, a sua calendarização, bem como as responsabilidades de cada pessoa dentro da instituição, devem ser ajustadas aos diferentes cenários de evolução da pandemia, a fim de assegurar que cada um sabe o que fazer em situação de crise e o que se espera das acções desenvolvidas por si e pelos outros. Última Actualização: 22/Julho/2009 Página 1

2 Sendo assim, foi actualizada a lista de verificação de medidas e procedimentos, com o objectivo de apoiar as empresas no planeamento para a pandemia de gripe A (H1N1). Esta lista de verificação constitui um instrumento que permite identificar as actividades e os processos mais importantes e específicos em cada empresa, bem como os recursos humanos e materiais necessários à sua consecução. Elaborar o PC permite à empresa preparar-se para enfrentar de modo concertado, as possíveis consequências de uma pandemia de gripe A (H1N1)v e, adicionalmente, outro tipo de emergências como, por exemplo, os desastres naturais (sismos) e os acidentes (incêndios, interrupções prolongadas de energia), em estreita articulação com os serviços de saúde e outras estruturas relevantes na comunidade. As empresas assumem assim um papel indispensável, ao elaborarem e aplicarem o PC, nomeadamente: Na organização do sector de higiene, segurança e saúde no trabalho/medicina do trabalho; Na articulação deste sector com o Delegado de Saúde do concelho e outros serviços de saúde; Na informação e formação dos colaboradores sobre a nova ameaça; Na vigilância do estado de saúde dos colaboradores e identificação precoce de eventuais casos para investigação e seus contactos; Na comunicação com as empresas fornecedoras e clientes; Na orientação em situações de doença (de acordo com as recomendações da Linha de Saúde Açores ); Na partilha de boas práticas. Última Actualização: 22/Julho/2009 Página 2

3 A lista de verificação que a seguir se apresenta não pretende ser exaustiva, mas, sim, constituir um guia para ajudar a identificar as necessidades das empresas para a elaboração de um PC para uma pandemia de gripe. Aborda as seis áreas fundamentais em qualquer PC para uma empresa e que são: Impacte de uma pandemia sobre a empresa; Impacte de uma pandemia sobre os colaboradores e clientes; Estratégias e procedimentos a implementar durante uma pandemia; Atribuição de recursos para proteger colaboradores e clientes durante uma pandemia; Comunicação e informação aos colaboradores; Coordenação com organizações externas e auxílio à comunidade. Última Actualização: 22/Julho/2009 Página 3

4 Lista de Verificação de Medidas e Procedimentos para I Impacte da Pandemia da Gripe A (H1N1)v na Empresa A. Designar um coordenador e uma equipa para elaboração do PC, com papéis e responsabilidades bem definidos. B. Identificar colaboradores e outros recursos essenciais (matérias-primas, fornecedores, prestadores de serviços e logística) necessários para manter a empresa em funcionamento durante uma pandemia. C. Equacionar a preparação de uma lista adicional de colaboradores de apoio (contratados, colaboradores com outras competências, reformados) e formá-los para desempenharem as tarefas essenciais e prioritárias. D. Identificar actividades prioritárias desenvolvidas pela empresa, que tenham que continuar durante a pandemia. Considerar a recolocação interna de recursos a fim de manter essas actividades. E. Desenvolver estratégias passíveis de resultar num aumento ou redução de procura de produtos/serviços durante a eventual pandemia. Planear tendo em conta os cenários possíveis. F. Discutir com os fornecedores e prestadores de serviços os PC destes. O plano da sua empresa será tanto melhor quanto melhor for o das empresas que a fornecem. G. Determinar o potencial impacte de uma pandemia sobre as finanças da empresa, utilizando múltiplos cenários, passíveis de afectar as diferentes linhas e/ou os locais/unidades de produção. H. Determinar o potencial impacte de uma pandemia sobre as deslocações comerciais, domésticas e/ou internacionais tendo em conta as eventuais medidas de distanciamento social. I. Procurar manter informação actualizada e fiável sobre a eventual pandemia. J. Estabelecer um Plano de comunicação de emergência e revê-lo periodicamente. Este Plano deverá incluir a identificação dos contactoschave (com cópias de segurança), da cadeia de comunicação (incluindo fornecedores e clientes) e dos processos para acompanhar e comunicar a situação da empresa e dos colaboradores. K. Implementar exercícios/treinos para testar o PC. Revê-lo periodicamente. Última Actualização: 22/Julho/2009 Página 4

5 II Impacte da Pandemia de Gripe A (H1N1)v sobre os Colaboradores e Clientes A. Prever o absentismo dos colaboradores durante uma pandemia. As ausências podem ser devidas a doença pessoal ou familiar, medo, medidas de contenção e medida de isolamento social recomendadas pelas autoridades. B. Implementar medidas com o objectivo de diminuir a disseminação da infecção. Alterar a frequência e/ou a forma de contacto frente a frente (aperto de mão, reuniões presenciais, postos de trabalho partilhados) entre os colaboradores e entre os colaboradores e os clientes. Sempre que viável, recorrer às vídeo e teleconferências. C. Avaliar a acessibilidade dos colaboradores a serviços de saúde próprios. Se disponíveis durante uma pandemia, prever um aumento da procura a estes serviços. Implementar melhorias, se necessário. D. Avaliar a disponibilidade de serviços de saúde mental e serviços sociais, incluindo os corporativos, comunitários e religiosos, durante uma pandemia. Avaliar a acessibilidade dos colaboradores /colaboradores a estes serviços. Implementar melhorias se necessário. E. Identificar colaboradores e clientes prioritários com necessidades de saúde especiais e integrar estas necessidades no PC. F. Identificar as necessidades dos clientes durante uma pandemia. Se necessário, rever e adaptar os modelos de funcionamento da empresa para continuar a satisfazer os clientes (desenvolver contactos por correio e , por exemplo). Última Actualização: 22/Julho/2009 Página 5

6 III Estratégias e Procedimentos a Implementar durante a Pandemia de Gripe A (H1N1)v A. Definir estratégias e procedimentos a aplicar exclusivamente em caso de pandemia, para ausências por doença, abandono voluntário do local de trabalho não punitivo, bem como regras para voltar ao trabalho em segurança (quando o doente deixa de ser infeccioso). Estas decisões têm de estar de acordo com a legislação em vigor. B. Definir estratégias e procedimentos de flexibilização de local (teletrabalho) e de horário de trabalho (turnos). C. Definir estratégias e procedimentos para prevenir a propagação da gripe no local de trabalho (promoção de regras de higiene geral e de etiqueta respiratória e imediata exclusão das pessoas com sintomas de gripe). D. Definir estratégias e procedimentos para os colaboradores que tenham sido expostos a um caso de gripe pandémica, que se suspeite estarem doentes ou que adoeçam no local de trabalho. E. Definir estratégias e procedimentos de restrição de viagens. Estabelecer regras para evacuação de colaboradores a trabalhar em área afectada ou próximo dela, quando se iniciar um surto, bem como orientações sobre reinício da actividade após o seu regresso (adequar com as recomendações emanadas pela DRS). F. Estabelecer os procedimentos para activar e terminar o PC da empresa, assim como para alterar as actividades da empresa. Activar os colaboradores prioritários. Última Actualização: 22/Julho/2009 Página 6

7 IV Atribuição de Recursos para proteger os Colaboradores e Clientes durante a pandemia de gripe A (H1N1)v A. Disponibilizar equipamentos, suficientes e acessíveis em todos os locais da empresa, para reduzir a disseminação da infecção (equipamento para lavar as mãos ou produtos para higienização das mãos: toalhetes e receptáculos para a sua eliminação; máscaras de protecção individual para os colaboradores e clientes que iniciem sintomatologia respiratória na empresa). B. Considerar implementar medidas adicionais para reduzir o risco de infecção, como a limpeza mais frequente das instalações. Assegurar a disponibilidade de recursos para esta opção. C. Reforçar, se necessário, as infra-estruturas tecnológicas de comunicação e informação imprescindíveis para apoiar o teletrabalho, as vídeo e teleconferências e o acesso remoto dos clientes. D. Ponderar a disponibilização de cuidados e aconselhamento de saúde para os colaboradores. Última Actualização: 22/Julho/2009 Página 7

8 V Comunicação e Informação aos Colaboradores sobre a Gripe A (H1N1)v A. Desenvolver e divulgar informação acessível, de fácil compreensão e adequada à fase de alerta em que nos encontramos, sobre uma pandemia de gripe (formas de transmissão da gripe, sinais e sintomas da doença, etc.). A informação deve transmitir estratégias de protecção pessoal e familiar (higiene da mãos; regras de etiqueta respiratória, outras recomendações/procedimentos que constem nos PC, etc.). B. Elaborar plano de comunicação adequado, para evitar os rumores, a informação imprecisa, o medo e a ansiedade dos colaboradores. C. Assegurar que a comunicação é cultural e linguisticamente adequada aos colaboradores a quem se destina. D. Divulgar o PC da empresa, junto de todos os colaboradores. E. Fornecer informação sobre auto-cuidados, para colaboradores e familiares doentes, tendo em atenção as orientações da Direcção Regional da Saúde. F. Desenvolver infra-estruturas (linhas directas, websites dedicados) para comunicar, aos colaboradores, vendedores, fornecedores e clientes dentro e fora da empresa, a situação da pandemia e quais as acções em curso e as que são necessário desencadear (alertas). Os alertas devem ser efectuados de forma consistente e atempada. Se conveniente, o contacto de emergência poderá utilizar um sistema com redundâncias. G. Identificar as fontes para a obtenção de informação actual e precisa sobre a pandemia. Última Actualização: 22/Julho/2009 Página 8

9 VI Coordenação com Organizações Externas e Auxílio à Comunidade A. Colaborar com unidades de prestação de cuidados de saúde da área e seguradoras para partilhar planos e conhecer a capacidade de que cada um dispõe. B. Se necessário, solicitar a colaboração da Delegação de Saúde do concelho para participar no processo de elaboração do PC. C. Comunicar, se pertinente, com a Delegação de Saúde do concelho sobre os contributos que a sua empresa pode dar à comunidade. D. Partilhar as boas práticas com outras empresas e/ou associações empresariais para melhorar e potenciar a resposta comunitária. Fonte: Direcção Geral de Saúde. Última Actualização: 22/Julho/2009 Página 9