Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba Departamento de Tecnologia da Informação

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1 Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba Departamento de Tecnologia da Informação MANUAL SUAP (MÓDULO PATRIMÔNIO) Manual de utilização do módulo Patrimônio do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP) Equipe de Implantação do sistema SUAP no IFPB João Pessoa Maio de 2012

2 Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba - IFPB Departamento de Tecnologia da Informação DTI Equipe de Implantação do Sistema SUAP no IFPB Manual de utilização do módulo Patrimônio do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP) Equipe de Implantação do sistema SUAP no IFPB Manual de utilização do sistema SUAP, elaborado pela Equipe de implantação do sistema SUAP no IFPB, com o intuito de auxiliar os usuários do módulo Patrimônio no aprendizado desse sistema no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba. Equipe de Elaboração: Ana Maria Mangueira Santos Cleber Angelo da Fonseca Jorge Luiz Paiva Oliveira Julio Zinga Suzuki Lopes Makelli Araújo Jucá Período: 01/04/2012 a 05/05/2012 João Pessoa 2012

3 RESUMO Este manual tem como propósito servir de consulta e auxiliar os usuários no aprendizado do módulo Patrimônio do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP). Ele foi dividido em três partes: preparação do módulo patrimônio, atividades básicas do patrimônio e atividades auxiliares do patrimônio. Na parte referente à preparação do módulo patrimônio deverão ser realizados alguns cadastros prévios no SUAP como, por exemplo, a realização da Pré-Carga (feita no módulo Almoxarifado) e o cadastro dos Rótulos, para que as atividades básicas do patrimônio (Efetuar Carga de Inventários Pendentes, Efetuar entrada de doação, Adicionar/Listar Baixa) possam ser realizadas. Caso a preparação do módulo patrimônio já tenha sido realizada, pode-se passar diretamente para a parte das atividades básicas do patrimônio, que são aquelas que ocorrem com frequência nesse setor (Efetuar Carga de Inventários Pendentes, Efetuar entrada de doação, Adicionar/Listar Baixa). Por último, será apresentada a parte de atividades auxiliares do patrimônio onde poderá ser realizada a Transferência no Campus, a Requisição de transferência para outro campus, a Requisição de transferência no campus atual, a Listagem de Requisição, a Busca de Inventários e a Geração de Relatórios. Palavras Chave: SUAP, Patrimônio, Material Permanente. iii

4 Lista de Figuras Figura 1 - Tela de Login no SUAP... 9 Figura 2 - Tela Principal do SUAP... 9 Figura 3 - Efetuar Pré-Carga Figura 4 - Cadastro do Rótulo Figura 5 - Listagem de Rótulos Figura 6 - Adicionar Rótulo Figura 7 - Menu da Carga de Inventários Pendentes Figura 8 - Efetuar Carga de Inventários Pendentes Figura 9 - Alterar Destino da Pré-Carga Figura 10 - Menu Entrada de Doação Figura 11 - Efetuar Entrada de Doação Figura 12 - Dados de Entrada de Doação Figura 13 - Adicionar item à doação Figura 14 - Dados de Entrada de Doação com inventários Figura 15 Menu de Listagem de Baixa Figura 16 - Listagem de Baixas Figura 17 - Adicionar Baixa Figura 18 - Informações da Baixa Figura 19 - Baixar novo Inventário pelo nome do Inventário Figura 20 - Baixar novo Inventário pelo Rótulo Figura 21 - Transferência no campus por inventário Figura 22 - Transferência no campus por Todos os inventários na carga de um servidor Figura 23 - Transferência no campus por Rótulo Figura 24 - Menu de Requisições Figura 25 - Requisitar transferência para outro campus Figura 26 - Dados da Requisição de transferência para outro campus Figura 27 - Requisitar transferência para este campus Figura 28 - Dados Gerais da Requisição de transferência para este campus Figura 29 - Listagem de Requisições Figura 30 - Menu da Listagem de Entradas iv

5 Figura 31 - Busca de Entradas Figura 32 - Listagem de Entradas de Material de Consumo e sendo o Tipo de Entrada de Compra Figura 33 - Resultado da Busca de Entradas Figura 34 - Menu de Listagem de Elemento de Despesa Figura 35 - Listagem de Elemento de Despesa Figura 36 - Menu de busca de inventários Figura 37 - Busca de Inventários Figura 38 - Resultado da Busca de Inventários Figura 39 - Informações Gerais sobre o Inventário Figura 40 - Menu de Relatórios Figura 41 - Geração dos termos de recebimento ou responsabilidade Figura 42 Resultado da Geração do termo de responsabilidade Figura 43 - Geração do termo de recebimento Figura 44 - Resultado da Geração do termo de recebimento Figura 45 - Totalização por período Figura 46 - Relatório de Totalização por período Figura 47 - Totalização por elemento de despesa em um determinado mês do ano Figura 48 - Geração do Relatório de Totalização Atual por campus Figura 49 - Relatório de Totalização Atual por campus Figura 50 - Lista de servidores com carga patrimonial Figura 51 - Termo de Responsabilidade Figura 52 - Menu de listagem de cautela Figura 53 - Listagem das cautelas Figura 54 - Detalhes da cautela Figura 55 - Adicionar Cautela Figura 56 - Informações Gerais da Cautela Figura 57 - Adicionar novo item à cautela v

6 Lista de Siglas Utilizadas ED IFPB IFRN SUAP TI Elemento de Despesa Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia da Paraíba Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Norte Sistema Unificado de Administração Pública Tecnologia da Informação vi

7 SUMÁRIO 1 APRESENTAÇÃO DO SUAP Acesso e Login no SUAP MÓDULO PATRIMÔNIO Preparação do módulo patrimônio Efetuar a Pré-Carga Cadastro e Listagem do Rótulo Atividades básicas do patrimônio Efetuar Carga de Inventários Pendentes Efetuar entrada de doação Listar, Adicionar e Remover Baixa Listar Baixa Adicionar Baixa Remover Baixa Atividades Auxiliares Efetuar Transferência no campus Requisições Requisitar transferência para outro campus Requisitar transferência para este campus Listar Requisição Busca de Entradas Listar Elemento de Despesa Busca de inventários Geração de Relatórios Termos Totalizações Totalização Atual por campus Servidores com carga Adicionar e Listar Cautela REFERÊNCIAS Anexo A: Fluxograma das Atividades Básicas do Patrimônio vii

8 1 Apresentação do SUAP Abaixo é apresentada uma descrição do SUAP, disponibilizada no site do IFRN [1] (responsável pelo desenvolvimento desse sistema): O SUAP, sigla de Sistema Unificado de Administração Pública, é um sistema desenvolvido pela equipe de desenvolvimento de sistemas da DIGTI do IFRN. O SUAP tem por objetivo a informatização dos processos administrativos do Instituto, facilitando assim a gestão da instituição. Mais informações sobre o SUAP podem ser obtidas acessando o site Este manual tem como propósito servir de consulta e auxiliar os usuários no aprendizado do módulo Patrimônio do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP), onde são registradas as operações de carga, descarga e transferências patrimoniais. Abaixo é mostrado como realizar o acesso e login no SUAP. 1.1 Acesso e Login no SUAP Para acessar o SUAP abra seu navegador (Ex.: Mozilla Firefox, Internet Explore, Google Chrome) e digite: É bom lembrar que a equipe do SUAP recomenda a utilização do Mozilla Firefox para melhor visualização do sistema. Será apresentada uma tela onde deverá ser informado o Usuário (Ex.: se seu institucional for jose.silva@ifpb.edu.br, seu usuário será jose.silva) e senha (que é a mesma senha utilizada para acessar seu institucional), como pode ser observado na Figura 1: 8

9 Figura 1 - Tela de Login no SUAP Feito isso, será apresentada a tela principal do SUAP com, apenas, os módulos específicos liberados para cada usuário (Figura 2): Figura 2 - Tela Principal do SUAP 9

10 Abaixo será feita uma apresentação mais detalhada do módulo Patrimônio do SUAP que está em operação atualmente no IFPB. 10

11 2 Módulo Patrimônio Módulo para gerenciamento do patrimônio do IFPB aonde são registradas as operações de carga, descarga e transferências patrimoniais. No Anexo A: Fluxograma das Atividades Básicas do Patrimônio é possível visualizar uma sequência das atividades do módulo patrimônio para um melhor entendimento desse módulo. Abaixo é apresentada a descrição das etapas/menus do módulo patrimônio do SUAP: 2.1 Preparação do módulo patrimônio Para que as atividades básicas do módulo patrimônio (Efetuar Carga de Inventários Pendentes, Efetuar entrada de doação, Adicionar/Listar Baixa) possam ser realizadas é necessário que sejam efetuados alguns cadastros prévios no SUAP como, por exemplo, Efetuar a Pré-Carga (que se encontra no módulo almoxarifado) e Cadastrar/Listar Rótulo. Caso esses cadastros já tenham sido realizados no sistema é possível passar diretamente para as atividades básicas do patrimônio (Título 2.2). Abaixo é feita a descrição dessa preparação do sistema do módulo patrimônio de forma detalhada Efetuar a Pré-Carga A Pré-Carga deverá ser realizada, apenas, para os materiais permanentes. Ela fica de responsabilidade do módulo almoxarifado no sistema do SUAP, portanto, caso a mesma não tenha sido realizada, deverá ser solicitada para o responsável pelo módulo almoxarifado para que, só então, possa ser efetuada a carga no módulo patrimônio. É bom lembrar que se a Pré-Carga não for realizada não será possível efetuar a Carga dos bens no módulo Patrimônio. A Pré-Carga poderá ser realizada indo no menu Almoxarifado Pré-Carga. Será exibida uma tela (Figura 3) onde serão mostrados os inventários que ainda não tiveram a Pré-Carga realizada. 11

12 Figura 3 - Efetuar Pré-Carga Abaixo será feita descrição dos campos necessários dessa tela: Filtrar Inventários por Campus da Entrada ou da Pré-Carga deverá ser informado o campus (Ex.: REITORIA, CAMPUSJP para o Campus João Pessoa, CAMPUSCB para o Campus Cabedelo) para realização da Pré-Carga; Destino deverá ser informado o nome do servidor ao qual a Pré-Carga será destinada. Além dessas informações também deverão ser selecionados todos os itens que se deseja realizar a Pré-Carga, clicando no campo Marcar? da tabela. Para navegar entre as páginas dos inventários pode-se clicar na numeração que fica logo abaixo de Selecionar: Todos Nenhum Qtd. de Itens Marcados: 0 / 20 ou nos botões <<anterior e próximo>>. Após concluir o preenchimento dos campos clique no botão Enviar dados Cadastro e Listagem do Rótulo O Rótulo foi entendido pela equipe do SUAP do IFPB como uma alternativa para a realização de baixas ou tranferências no campus em diversos itens que se enquadram em uma determinada característica (Ex.: ARMARIOS DEFEITUOSOS DA REITORIA, MULTIFUNCIONAIS HP - CAMPUSCB). 12

13 Para que seja possível realizar essas baixas ou tranferências deve ser feito o cadastro do rótulo indo no menu Almoxarifado Rótulo Cadastrar, conforme pode ser visto na Figura 4. Figura 4 - Cadastro do Rótulo Será apresentada uma tela como a observada na Figura 5, onde é apresentada uma listagem de todos os rótulos existentes: Figura 5 - Listagem de Rótulos No canto superior direito poderá ser visto o botão Adicionar Rótulo. Ao clicar nesse botão será exibida a tela da Figura 6, onde deverão ser informados os seguintes dados: Nome: poderão ser utilizadas letras e números para o preenchimento. No entanto, a sugestão é que seja colocado um nome de fácil identificação de um grupo como os mostrados no ID 4 e 5 da Figura 5; Descrição: deverá ser utilizados para dar um maior detalhamento do uso do rótulo; 13

14 Figura 6 - Adicionar Rótulo Após a edição dos campos descritos na Figura 6, deverá ser feita a escolha de um dos três botões citados abaixo: Salvar e adicionar outro: para salvar e adicionar outro rótulo; Salvar e continuar editando: para salvar e continuar editando o rótulo; Salvar: para salvar e concluir o cadastro. 2.2 Atividades básicas do patrimônio As atividades básicas do módulo patrimônio são aquelas que ocorrem com frequência no patrimônio (Efetuar Carga de Inventários Pendentes, Efetuar entrada de doação, Adicionar/Listar Baixa). Se a preparação do sistema do patrimônio (Título 2.1) já tiver sido realizada, as atividades do patrimônio poderão ser inicializadas pela Carga de Inventários Pendentes ou demais atividades básicas do patrimônio descritas abaixo Efetuar Carga de Inventários Pendentes A primeira atividade a ser realizada após efetuar a Pré-Carga, feita no módulo almoxarifado (ver Título 2.1.1), é a Carga de Inventários Pendentes, que pode ser feita indo no menu Patrimônio Movimentação Carga, conforme pode ser visto na Figura 7. 14

15 Figura 7 - Menu da Carga de Inventários Pendentes Será apresentada uma tela como a observada na Figura 8: Figura 8 - Efetuar Carga de Inventários Pendentes No campo Filtrar Inventários por Campus da Entrada ou da Pré-Carga deverá ser informado o campus (Ex.: REITORIA, CAMPUSJP para o Campus João Pessoa, CAMPUSCB para o Campus Cabedelo) para realização da Carga. Deverá, também, ser feita a escolha do destino do material clicando em Manter Destino da Pré-Carga (caso queira manter o destino previamente especificado no momento da Pré- Carga) ou Alterar Destino da Pré-Carga, e informar o nome do servidor ao qual a Carga será destinada (Figura 9). Para que isso seja feito, deverão ser selecionados todos os itens que 15

16 se deseja realizar a Carga, clicando no campo Marcar? da tabela. Para navegar entre as páginas dos inventários pode-se clicar na numeração que fica logo abaixo de Selecionar: Todos Nenhum Qtd. de Itens Marcados: 0 / 20 ou nos botões <<anterior e próximo>>. Após concluir o preenchimento dos campos clique no botão Enviar dados. Figura 9 - Alterar Destino da Pré-Carga Ao clicar no número, da coluna Nº (Figura 9), será exibida uma tela semelhante a da Figura 39 com as informações gerais sobre o inventário. Nessa tela poderão ser fornecidas as seguintes informações: Número de Série; Sala; Rótulos: aqui poderá ser vinculado um rótulo ao inventário (ver Cadastro e Listagem do Rótulo, no Título 2.1.2, para criar um Rótulo); Estado de conservação: o Não aplicar; o Bom; o Ocioso; o Antieconômico; o Irrecuperável; Efetuar entrada de doação A entrada de doação pode ser feita indo no menu Patrimônio Movimentação Doação Entrada, conforme pode ser visto na Figura

17 Figura 10 - Menu Entrada de Doação Será apresentada uma tela como a observada na Figura 11: Nesta tela deverão ser informados: Figura 11 - Efetuar Entrada de Doação Data: a data que a entrada de doação está sendo efetuada. No formato 01/04/ :00:00 onde, na série de número da data, DD/MM/AAAA hh:mm:ss os 2 primeiros dígitos [DD] são do dia, o terceiro e quarto dígitos [MM] são do mês, do quinto ao oitavo dígitos [AAAA] correspondem ao ano e a segunda parte hh:mm:ss [hh] corresponde à hora, [mm] corresponde aos minutos e [ss] corresponde aos segundos; Fornecedor: nome do fornecedor da doação. Os demais campos já são preenchidos automaticamente. Após concluir o preenchimento dos campos clique no botão Salvar. 17

18 Figura 12 - Dados de Entrada de Doação Isso indica que a doação foi realizada com sucesso (Figura 12), no entanto, não existem itens na doação ainda. Para adicionar itens a esta doação clique, nessa mesma tela, no botão: Adicionar novo item. Na tela que aparecerá (Figura 13), selecione a Categoria desejada (Ex.: 42 MOBILIÁRIO EM GERAL), preencha o campo Descrição, com uma descrição do material permanente a ser doado, acrescente a quantidade de itens a serem doados (no campo Qtd empenhada) e o valor unitário do item (no campo Valor), no Formato: "9.999,99". Ao concluir clique no botão Salvar. Figura 13 - Adicionar item à doação Ao clicar no botão Salvar será exibida uma tela semelhante à da Figura

19 Figura 14 - Dados de Entrada de Doação com inventários Para gerar um arquivo em PDF com os Dados de Entrada e os Itens dessa doação clique, nessa mesma tela, no botão: Gerar PDF. Para obter as informações gerais de um dos inventários relacionados, clique no número da coluna Nº da tabela (ver Figura 14). Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura Listar, Adicionar e Remover Baixa Listar Baixa A listagem das Baixas realizadas pode ser feita indo no menu Patrimônio Baixa Listar, conforme pode ser visto na Figura

20 Figura 15 Menu de Listagem de Baixa Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 16 com a relação das baixas realizadas Adicionar Baixa Figura 16 - Listagem de Baixas Para adicionar uma baixa, vá ao menu Patrimônio Baixa Listar, conforme pode ser visto na Figura 15. Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 16 com a relação das baixas realizadas. No canto superior direito poderá ser visto o botão Adicionar Baixa. Ao clicar nesse botão será exibida a tela da Figura 17, onde deverão ser informados os seguintes dados: Data: a data da realização da baixa. No formato 01/04/ :00:00 onde, na série de número da data, DD/MM/AAAA hh:mm:ss os 2 primeiros dígitos [DD] são do dia, o terceiro e quarto dígitos [MM] são do mês, do quinto ao oitavo dígitos [AAAA] correspondem ao ano e a segunda parte hh:mm:ss [hh] corresponde à hora, [mm] corresponde aos minutos e [ss] corresponde aos segundos; Observação; 20

21 Tipo: o Cessão; o Doação; o Inservível. Nº da Portaria; Processo: informar o nº do processo; Após concluir o preenchimento dos campos clique no botão Enviar dados. Figura 17 - Adicionar Baixa Isso indica que a baixa foi realizada com sucesso (Figura 18), no entanto, não existem itens na baixa ainda. Para adicionar itens a esta baixa clique, nessa mesma tela, no botão: Baixar novo Inventário. Figura 18 - Informações da Baixa Existem duas opções a serem selecionadas para realizar a baixa: Inventário: ao selecionar esta opção deverá ser digitado o nome de um determinado inventário para que se possa realizar a baixa. Deverá ser um Inventário ativo pertencente a seu campus (ver Figura 19); 21

22 Rótulo: ao selecionar esta opção deverá ser digitado o nome de um Rótulo para que se possa realizar a baixa de um conjunto de inventários (Ex.: o Rótulo ARMARIOS DEFEITUOSOS para que seja dada baixa em todos os inventários cadastrados com este rótulo). Deverá ser um Inventário ativo pertencente a seu campus (ver Figura 20); Figura 19 - Baixar novo Inventário pelo nome do Inventário Figura 20 - Baixar novo Inventário pelo Rótulo Após concluir o preenchimento dos campos clique no botão Enviar dados. Para gerar um relatório de baixa, em PDF, dessa baixa realizada, clique no botão Gerar PDF Remover Baixa Para realizar a remoção da baixa siga os procedimentos descritos em Listar Baixa (Título ). Em seguida clique no número da coluna Baixa da tabela da Figura 16. Será exibida uma tela semelhante à da Figura 18 com as informações gerais do inventário. Clique no botão Remover Baixa para realizar a remoção. Será exibida uma tela perguntando: Tem certeza que deseja continuar?. Clique em OK para confirmar a remoção ou em Cancelar para encerrar o processo de remoção. 22

23 2.3 Atividades Auxiliares Entre as atividades auxiliares do patrimônio enquadram-se a Transferência no Campus, a Requisição de transferência para outro campus, Requisição de transferência para este campus, a Listagem de Requisição, a Busca de Inventários, a Geração de Relatórios. Abaixo serão descritas as atividades auxiliares do patrimônio de forma detalhada Efetuar Transferência no campus A transferência de materiais no campus pode ser feita indo no menu Patrimônio Movimentação Transferência no campus. Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 21 (por padrão já vem com o Tipo de Transferência como Especificar inventários), onde deverá ser informado: Tipo de Transferência: poderá ter uma das três opções abaixo. o Especificar inventários: para que possa ser escolhido o inventário da transferência; o Todos os inventários na carga de um servidor; o Por rótulo: para que possa ser escolhido o rótulo da transferência; Inventário: ao selecionar esta opção deverá ser digitado o nome de um determinado inventário para que se possa realizar a transferência. Deverá ser um Inventário ativo pertencente a seu campus; Nova carga: deverá ser informado o nome do servidor ao qual a Carga será destinada; Após concluir o preenchimento dos campos clique no botão Enviar dados. Figura 21 - Transferência no campus por inventário Caso o Tipo de Transferência escolhida seja Todos os inventários na carga de um servidor, será exibida a tela da Figura 22, onde deverá ser informado: Carga atual: o nome do servidor ao qual está atribuída a Carga atualmente; 23

24 Nova carga: deverá ser informado o nome do servidor ao qual a Carga será destinada. Após concluir o preenchimento dos campos clique no botão Enviar dados. Figura 22 - Transferência no campus por Todos os inventários na carga de um servidor Caso o Tipo de Transferência escolhida seja Rótulo, será exibida a tela da Figura 23, onde deverão ser informados o campo Rótulo e o campo Nova carga, descritos abaixo: Rótulo: deverá ser digitado o nome de um Rótulo para que se possa realizar a transferência de um conjunto de inventários (Ex.: o Rótulo ARMARIOS DEFEITUOSOS para que seja realizada a transferência de todos os inventários cadastrados com este rótulo). Deverá ser um Inventário ativo pertencente a seu campus; Nova carga: deverá ser informado o nome do servidor ao qual a Carga será destinada. Após concluir o preenchimento dos campos clique no botão Enviar dados Requisições Figura 23 - Transferência no campus por Rótulo As requisições poderão ser feitas indo no menu Patrimônio Requisições, conforme pode ser visto na Figura 24. Poderá ser feita a escolha por três opções: Requisitar transferência para outro campus, Requisitar transferência para este campus e Listar Requisição. 24

25 Figura 24 - Menu de Requisições Abaixo serão descritas as atividades para cada uma dessas opções de forma detalhada Requisitar transferência para outro campus As requisições de transferência para outro campus poderão ser feitas indo no menu Patrimônio Requisições Requisitar transferência para outro campus, conforme pode ser visto na Figura 24. Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 25, onde deverá ser informado: Servidor Origem: deverá ser digitado o nome do Servidor pertercente ao seu campus; Servidor Destino: deverá ser digitado o nome do Servidor pertercente a outro campus; Requisição: deverá ser digitada alguma observação ou descrição da requisição; Tipo de Transferência: poderá ser escolhida uma das duas opções abaixo. o Escolher inventários: para informar o(s) inventário(s) a ser(em) transferido(s); Inventário: deverá ser digitado o nome de um determinado inventário para que se possa realizar a transferência. Deverá ser um Inventário ativo pertencente a seu campus; o Toda a carga do servidor de origem: para informar que será realizada a transferência de toda a carga do servidor de origem. Nesta opção não será exibido o campo Inventário; 25

26 Figura 25 - Requisitar transferência para outro campus Após concluir o preenchimento dos campos clique no botão Enviar dados. Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 26. Figura 26 - Dados da Requisição de transferência para outro campus Para obter as informações gerais de um dos inventários relacionados, clique no número da coluna Número da tabela (ver Figura 26). Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura Requisitar transferência para este campus As requisições de transferência para o seu própio campus poderão ser feitas indo no menu Patrimônio Requisições Requisitar transferência para este campus, conforme pode ser visto na Figura 24. Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 27, onde deverão ser informados: Servidor Origem: deverá ser digitado o nome do Servidor pertercente a outro campus; 26

27 Servidor Destino: deverá ser digitado o nome do Servidor pertercente ao seu campus; Requisição: deverá ser digitada alguma observação ou descrição da requisição; Tipo de Transferência: poderá ser escolhida uma das duas opções abaixo. o Escolher inventários: para informar o(s) inventário(s) a ser(em) transferido(s); Inventário: deverá ser digitado o nome de um determinado inventário para que se possa realizar a transferência. Deverá ser um Inventário ativo pertencente a seu campus; o Toda a carga do servidor de origem: para informar que será realizada a transferência de toda a carga do servidor de origem. Nesta opção não será exibido o campo Inventário; Figura 27 - Requisitar transferência para este campus Após concluir o preenchimento dos campos clique no botão Enviar dados. Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 28. Figura 28 - Dados Gerais da Requisição de transferência para este campus 27

28 Para obter as informações gerais de um dos inventários relacionados, clique no número da coluna Número da tabela (ver Figura 28). Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura Listar Requisição A listagem das requisições realizadas poderão ser feitas indo no menu Patrimônio Requisições Listar Requisição, conforme pode ser visto na Figura 24. Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 29. Figura 29 - Listagem de Requisições Nessa tela poderá ser feita uma filtragem das requisições a serem visualizadas através do campo Status da tabela. A escolha por esse filtro pode ser feita do lado direito da tela (em Filtro), onde poderá ser selecionada uma das seguintes opções: Todos; Pendente; Aceita; Negada. Para realizar a remoção da Requisição clique no botão Remover Requisição na coluna Ações. Será exibida uma tela perguntando: Tem certeza que deseja continuar?. Clique em OK para confirmar a remoção ou em Cancelar para encerrar o processo de remoção Busca de Entradas A Busca de Entradas de materiais poderá ser feita indo no menu Patrimônio Entrada Listar, conforme pode ser visto na Figura

29 Figura 30 - Menu da Listagem de Entradas Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 31. Figura 31 - Busca de Entradas Nessa tela poderão ser informados os seguintes campos, de acordo com a necessidade de busca do usuário: Campus: corresponde à Unidade Gestora Emitente (Ex.: REITORIA, CAMPUSJP para o Campus João Pessoa, CAMPUSCB para o Campus Cabedelo). Se for colocado Qualquer será feita uma busca para todos os Campi; Tipo de Material: deverá ser informado se o material é de consumo ou permanente. Se for colocado Qualquer será feita uma busca para todos os Tipos de Materiais; Tipo de Entrada: deverá ser informado se a entrada efetuada foi de Compra ou Doação. Se for colocado Qualquer será feita uma busca para todos os Tipos de Entrada; Fornecedor: nome do fornecedor pelo qual se deseja realizar a busca. Ao começar a digitar o nome do fornecedor será exibida uma lista de todos os fornecedores que possuem as letras digitadas. Clique no fornecedor desejado para selecioná-lo. Caso não exista o nome do fornecedor no sistema, poderá 29

30 ser feito o cadastro do mesmo clicando no botão Adicionar outro... (cruz verde à direita do processo) e, após a abertura da tela para adicionar o Fornecedor (Pessoa Jurídica), adicione o nome, CNPJ, principal, Inscrição Estadual, Website e o número do telefone do fornecedor; Período: uma Data Inicial e uma Data Final para estabelecer um período das entradas que se deseja buscar. No formato 03/04/2012 onde, na série de número da data, DD/MM/AAAA os 2 primeiros dígitos [DD] são do dia, o terceiro e quarto dígitos [MM] são do mês, do quinto ao oitavo dígitos [AAAA] correspondem ao ano; Processo: processo desta instituição, aberto no módulo Protocolo. Ao começar a digitar o número do processo será exibida uma lista de processos com a numeração digitada. Clique no número de processo desejado para selecionálo. Após concluir o preenchimento dos campos clique no botão Enviar dados. Se o Tipo de Material for de Consumo e o Tipo de Entrada for de Compra, existirão outras opções para a realização da busca, conforme pode ser visualizado na Figura 32. Figura 32 - Listagem de Entradas de Material de Consumo e sendo o Tipo de Entrada de Compra Ao concluir o preenchimento dos dados necessários será exibida uma tela semelhante a da Figura 33 com o resultado da busca. 30

31 Listar Elemento de Despesa Figura 33 - Resultado da Busca de Entradas A listagem dos Elementos de Despesa existentes poderá ser feita indo no menu Patrimônio Elemento de Despesa Listar, conforme pode ser visto na Figura 34. Figura 34 - Menu de Listagem de Elemento de Despesa Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura

32 Figura 35 - Listagem de Elemento de Despesa Clicando em cima do nome do Elemento de despesa de material permanente é possível editar esse elemento de despesa Busca de inventários A Busca de inventários pode ser feita indo no menu Patrimônio Inventário Buscar, conforme pode ser visto na Figura 36. Figura 36 - Menu de busca de inventários 32

33 Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 37, onde deverão ser preenchidos os campos que o usuário julgar necessários para a realização de uma busca mais eficiente. Após concluir o preenchimento dos campos clique no botão Enviar dados. Figura 37 - Busca de Inventários Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 38. Figura 38 - Resultado da Busca de Inventários Ao clicar no número, da coluna Nº (Figura 38), será exibida uma tela semelhante a da Figura 39 com as informações gerais sobre o inventário. 33

34 2.3.5 Geração de Relatórios Figura 39 - Informações Gerais sobre o Inventário A geração de relatórios do módulo patrimônio pode ser feita indo no menu Patrimônio Relatórios, conforme pode ser visto na Figura 40, onde poderão ser visualizadas as seguintes opções: Termos: onde serão gerados o Termo de Recebimento ou o Termo de Responsabilidade; Totalizações: onde serão fornecidas informações do total de entrada, de saída, o valor acumulado em um determinado ano informado e, também, o detalhamento por ED em um determinado mês do ano que foi informado; Totalização atual por campus: onde serão fornecidas informações da Totalização atual por campus dos Elementos de Despesa de Mat. Permanente; Servidores com carga: onde será fornecida uma Lista de Servidores com Carga Patrimonial; 34

35 Figura 40 - Menu de Relatórios Abaixo será feito um detalhamento das opções descritas Termos Os termos de recebimento e de responsabilidade do módulo patrimônio sobre um determinado item podem ser gerados indo no menu Patrimônio Relatórios Termos. Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 41, onde deverá ser informado: Pessoa: deverá ser digitado o nome do servidor para geração do termo de recebimento ou de responsabilidade ; Tipo do Termo: se de recebimento, de responsabilidade ou Anual. Figura 41 - Geração dos termos de recebimento ou responsabilidade Se o Tipo do Termo escolhido for o de responsabilidade, após clicar no botão Enviar dados será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 42. Figura 42 Resultado da Geração do termo de responsabilidade 35

36 No entanto, se o Tipo do Termo escolhido for o de recebimento, serão apresentados dois campos adicionais (Figura 43): Período de movimento inicial; Período de movimento final; Figura 43 - Geração do termo de recebimento Após clicar no botão Enviar dados será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura Totalizações Figura 44 - Resultado da Geração do termo de recebimento As Totalizações por período do módulo patrimônio podem ser geradas indo no menu Patrimônio Relatórios Totalizações. Na tela apresentada (Figura 45) deve-se preencher o campo Ano e clicar no botão Enviar dados. Figura 45 - Totalização por período Na Figura 46 é possível visualizar o Relatório de Totalização por período. 36

37 Figura 46 - Relatório de Totalização por período Para obter a totalização por elemento de despesa de um determinado mês do ano, clique em Detalhamento por ED na última coluna da Figura 46. Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 47. Figura 47 - Totalização por elemento de despesa em um determinado mês do ano 37

38 Totalização Atual por campus Também pode ser gerado um Relatório por Campus indo no menu Patrimônio Relatórios Totalização Atual por Campus. Na tela apresentada (Figura 48) deve-se preencher o campo Campus da Carga e clicar no botão Enviar dados. Figura 48 - Geração do Relatório de Totalização Atual por campus Na Figura 49 é possível visualizar o Relatório de Totalização Atual por campus. Figura 49 - Relatório de Totalização Atual por campus Servidores com carga Outro relatório que pode ser gerado é o relatório de servidores com carga patrimonial. Para isso, vá ao menu Patrimônio Relatórios Servidores com carga. Será apresentada uma tela semelhante à exibida na Figura

39 Figura 50 - Lista de servidores com carga patrimonial Nesta tela pode ser realizado um filtro para serem exibidos, apenas, os servidores Ativos ou Com Função. Na coluna Ações pode ser clicado em Ver termo de responsabilidade para exibir o termo de responsabilidade de um determinado servidor (Figura 51). Figura 51 - Termo de Responsabilidade Clicando no botão Gerar PDF será possível gerar um Termo de responsabilidade, em PDF, declarando que recebeu o material especificado e que é o responsável direto pelo mesmo Adicionar e Listar Cautela A Cautela foi entendida pela equipe do SUAP do IFPB como uma espécie de transferência de responsabilidade de um material para outro servidor por um determinado período de tempo, até a sua devolução. Ou seja, a cautela pode ser entendida como um "Empréstimo Temporário" do material permanente. 39

40 A listagem da cautela pode ser gerada indo no menu Patrimônio Cautela Listar, conforme pode ser visto na Figura 52. Figura 52 - Menu de listagem de cautela Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 53. Figura 53 - Listagem das cautelas Nessa tela existem duas colunas que podem ser clicadas para a obtenção de mais informações sobre a cautela. Na coluna cautela, ao clicar no número da cautela desejada será exibida a tela da Figura 56. Na coluna Detalhes, ao clicar em Detalhar Cautela 2, por exemplo, será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 54. Clicando no botão Gerar PDF será possível gerar um relatório de recebimento e responsabilidade pelo material até que o mesmo seja devolvido ao seu setor de origem. Figura 54 - Detalhes da cautela 40

41 No canto superior direito da Figura 53 poderá ser visto o botão Adicionar cautela. Ao clicar nesse botão será exibida a tela da Figura 55, onde deverão ser informados os seguintes dados: Responsável: informar o nome do servidor que ficará responsável pela cautela; Data de Início: deverá ser digitada a Data de Início da realização da cautela. No formato 01/04/2012 onde, em DD/MM/AAAA os 2 primeiros dígitos [DD] são do dia, o terceiro e quarto dígitos [MM] são do mês, do quinto ao oitavo dígitos [AAAA] correspondem ao ano; Data Final: deverá ser digitada a Data de Final da realização da cautela. No formato 01/04/2012 onde, em DD/MM/AAAA os 2 primeiros dígitos [DD] são do dia, o terceiro e quarto dígitos [MM] são do mês, do quinto ao oitavo dígitos [AAAA] correspondem ao ano; Descrição; Após a edição dos campos, deverá ser feita a escolha de um dos três botões citados abaixo: Salvar e adicionar outro: para salvar e adicionar outro Elemento de Despesa de Material de Consumo; Salvar e continuar editando: para salvar e continuar editando o Elemento de Despesa de Material de Consumo atual; Salvar: para salvar e concluir o cadastro. Figura 55 - Adicionar Cautela Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 56 com as informações gerais da cautela adicionada. 41

42 Figura 56 - Informações Gerais da Cautela Isso indica que a cautela foi adicionada com sucesso, no entanto, não existem itens adicionados a ela ainda. Para adicionar itens a esta cautela clique, nessa mesma tela, no botão: Adicionar novo item. Será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 57, onde deverá ser digitado o inventário desejado. Após concluir o preenchimento do inventário clique no botão Salvar. Figura 57 - Adicionar novo item à cautela 42

43 3 Referências [1] SITE DO SUAP. Disponível em: Acesso em 27 de MARÇO de

44 ANEXOS 44

45 Anexo A: Fluxograma das Atividades Básicas do Patrimônio Na imagem abaixo serão exibidos, logo abaixo de cada atividade, os Títulos onde a atividade poderá ser encontrada no manual do Módulo Patrimônio. 45