Geração da Nota Fiscal Eletrônica

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1 Geração da Nota Fiscal Eletrônica 1. Nota Fiscal Eletrônica A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento de existência exclusivamente digital, gerado e armazenado eletronicamente pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços. A geração da NFS-e será feita, automaticamente, por meio de serviços informatizados, disponibilizados aos contribuintes. Para que sua geração seja efetuada, dados que a compõem serão informados, analisados, processados, validados e, se corretos, gerarão o documento. A responsabilidade pelo cumprimento da obrigação acessória de emissão da NFS-e e pelo correto fornecimento dos dados à secretaria, para a geração, é do contribuinte. Fonte: Prefeitura de Belo Horizonte. NFS-e Modelo Conceitual. Versão 1.0. Belo Horizonte: Abaixo seguem os passos necessários para a realização da geração da Nota Fiscal Eletrônica. Verifique as orientações para realização da nota correta. Como fazer Group Manager Orientações Iniciais O primeiro passo é adequar o Group Manager para a geração da NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica). Todas as observações abaixo devem ser consideradas para o computador que emitirá a nota. Observe abaixo as exigências para o correto funcionamento: 1- Instalada a versão do Framework 2.0. Esse programa é necessário para funcionar o programa do certificado digital. 2- O Group Manager precisa ser instalado localmente no computador que emitirá a nota. Nesse mesmo computador deverá estar conectado o certificado digital. Importante: O banco de dados utilizado poderá (e deverá) ser o mesmo utilizado pelas outras estações do Group Manager. Caso o banco esteja em outro computador, não será empecilho. 3- Acesse o menu: Arquivo/ Ferramentas de Administração/ Manutenção e execute a ferramenta Registra NFSe. 1

2 Nessa tela do prompt de comando, quando chegar à parte de dd-mm-aa pode clicar em <Enter>. Verifique sempre se a mensagem Types registered successfully apareceu. Essa mensagem informa o correto registro da DLL. Caso contrário não houve sucesso. Além disso, o sistema deve retornar a mensagem: NFSe BH registrada com sucesso. Cadastro de Empresa: - Dados Cadastrais O primeiro passo é do cadastro de dados fundamentais para utilização da Nota Fiscal Eletrônica(NFS-e): 1- Para ativar a Nota Fiscal Eletrônica, acesse o menu: Cadastros/ Empresas. Importante: Para geração da nota, é fundamental que as opções em Cadastro/Empresas/Dados Cadastrais estejam preenchidas corretamente. Confira todos os itens cadastrais e caso sua empresa possua os códigos solicitados, todos os campos devem ser preenchidos corretamente. São obrigatórios estarem preenchidos e estarem coerentes com os dados cadastrados na Prefeitura os campos: Código do município, CNPJ, Razão Social, Regime Especial de Tributação, Optante Simples Nacional, Incentivador Cultural. Caso sua empresa seja isenta de inscrição municipal, deixe o campo em branco. 2

3 2- Em Configurações Avançadas, selecione a guia Nota Fiscal. 3- Marque a opção Utilizar Nota Fiscal Eletrônica e informe os dados: Em Layout, selecione o leiaute desejado. Em Salvar em, informe o caminho para salvar os arquivos de Nota Fiscal Eletrônica. 4- Configure também a aba para informar os s para envio da Nota Fiscal Eletrônica e a carta de cobrança: 3

4 5- Para ativar o envio de padrão para os clientes, marque a opção Enviar padrão e selecione o Modelo. Para cadastrar o modelo de , acesse o menu: Cadastros/ Modelos . Importante: O modelo de deverá ser montado com os dados necessários para conseguir acessar no site da Prefeitura a nota fiscal emitida para o cliente. Para acessá-la, o cliente necessita obrigatoriamente do CNPJ da empresa, do número da nota fiscal eletrônica e do código de verificação. O número da nota fiscal e o código de verificação são obtidos pelo arquivo de retorno, que será detalhado mais abaixo. 6- Em Remetente, informe o nome da pessoa que será enviado como remetente dos s. 7- Em , informe o endereço de do remetente ( login do usuário ). 8- Na Senha, informe a senha do . 4

5 9- Para enviar uma cópia para algum específico, habilite a opção Enviar cópia e informe qual o que receberá a cópia dos s enviados pelo Group Manager. 10- Clique em Gravar para salvar a configuração. 11- É importante definir qual o leiaute que será utilizado da Nota Fiscal. Para definir, acesse o menu: Cadastros/ Empresa/ Configurações Avançadas/ Nota Fiscal. Cadastro de impostos Para geração das notas fiscais é necessário cadastrar corretamente os valores dos impostos por serviço prestado. Considere que o imposto é cadastrado mediante o lançamento da receita gerada pelo sistema. : 1- Acesse o menu: Cadastros/Empresas/Configurações Avançadas/Impostos. 2- Será necessário cadastrar a alíquota de todos os impostos que serão descontados nas notas. É aconselhável cadastrar a alíquota de todos os impostos que aparecem nessa tela, pois ao configurar erroneamente os dados serão impostos incorretamente. Uma alíquota serve para calcular um percentual com que um tributo incide sobre o valor de algo tributado. Para a NFS-e do Group Manager, o objetivo da alíquota é calcular o ISS (imposto sobre serviço). 5

6 3- Terminado o cadastro, clique em Gravar. 4- Acesse o menu: Cadastros/ Impostos da NF. 5- Clique em Novo. 6- Informe o nome do Imposto utilizado pela NF. 7- Para a NF, o sistema deverá considerar as Configurações de Contas a Receber. 8- Ao habilitar a opção Recolhido na Fonte, o sistema permite determinar qual o imposto da NFe que o imposto corresponde. 9- Atualmente o sistema permite cadastrar descrição de impostos dos respectivos impostos NFe. Nesse caso, ao preencher a descrição do imposto, é necessário especificar a qual imposto NFe ele corresponda. Outras Retenções: corresponde ao desconto de demais impostos que não faça(m) parte dos já previamente cadastrados: ISS, PIS, COFINS, IR, CSLL e INSS. 6

7 ISS (Imposto sobre Serviço) PIS (Programa de Integração Social) COFINS IR(Imposto de Renda) CSLL(Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) INSS(Instituto Nacional da Seguridade Social). 10- Acesse o menu: Arquivo/ Configuração das Notas Fiscais. 11- Clique em Novo (caso não tenha uma nota já cadastrada). 12- A aba Imposto é necessária para informar quais os impostos que serão calculados nas notas de todas as notas configuradas. Caso precise determinar algum imposto para algum cliente específico, siga na aba Cadastros/ Clientes/ Complementar. Para determinar os descontos dos impostos na fonte da nota fiscal, habilite a opção: Descontar os impostos recolhidos na fonte no total da nota fiscal. 13- Observe a guia Impostos Pos.. Verifique se os dados estão preenchidos corretamente. É fundamental preencher a medida na coluna Horizontal (Horiz.). 7

8 Cadastro de cliente Será tratado nessa seção sobre o cadastro de cliente do Group Manager correspondente aos dados necessários para realização da NFS-e: 1- Acesse o menu Cadastros/Cidade. 2- Clique em Novo. 3- Preencha os campos conforme consta abaixo: Campo a campo Código: o código correspondente do cadastro de cidade. Não precisa preencher. Inibir caracteres repetidos: permite informar exatamente o nome da cidade. Estado: permite informar exatamente a sigla correspondente do estado. Cód. Município: informe qual o código do município. Importante: Para saber qual o código do município, o sistema se baseia na classificação feita pelo IBGE. Segue a fonte para conferência das informações: 4- Acesse o menu Cadastros/Clientes/Geral. 8

9 5- Clique em Novo. Campo a campo Código: o código correspondente do cadastro do cliente. Não precisa preencher. Tipo: informe o tipo de pessoa do cliente: física ou jurídica. Razão Social: caso seja pessoa jurídica, informe a razão social do cliente. Endereço: informe o endereço do cliente. Bairro: informe o bairro. Cidade: informe a cidade do cliente. A atual versão permite buscar a cidade que foi cadastrada no cadastro de Cidade. Estado: assim que a cidade é selecionada, o sistema preenche qual o estado específico. CPF/CNPF: informe o CPJ ou CNPJ do cliente. Insc. Est.: caso o cliente tenha inscrição estadual, preencher nesse campo. Inscr. Mun.: caso o cliente tenha inscrição municipal, preencher nesse campo. Telefone: permite informar o telefone para contato do cliente. FAX: permite informar o número do fax do cliente. principal: permite informar o principal do cliente. Financeiro: informe o do financeiro do cliente. Esse campo é necessário para enviar os dados da nota fiscal do cliente. Observações: permite descrever algum campo adicional para o cliente. 6- Assim que os dados estiverem preenchidos, clique em Gravar. 7- Acesse a guia Complementar. 8- Observe o campo Descontar impostos na Fonte. Nesse caso, os impostos que forem cadastrados serão descontados somente das notas do cliente específico. Ex: casos de ISS que o próprio cliente recolhe. 9

10 9- Selecione os impostos específicos. 10- Clique em Gravar. Configuração do envio de Para automatizar o envio de s é necessário realizar a seguinte configuração: 1- Acesse o menu Arquivo/ Configuração do sistema. 2- Em , informe os dados do servidor de s: 3- Clique em OK para salvar a configuração. 10

11 Serviços CNAE O que é a CNAE? A sigla "CNAE" significa "Classificação Nacional de Atividades Econômicas". É uma classificação das atividades econômicas, desenvolvida sob a coordenação do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) tendo como referência a International Standard Industrial Classification - ISIC, terceira revisão (REV 3), aprovada pela Comissão Estatística das Nações Unidas em 1989 e recomendada como instrumento de harmonização na produção e disseminação das estatísticas econômicas no âmbito internacional. O CNAE é um código informado por prefeitura e não, nacional. O que é a subclasse CNAE? A subclasse CNAE é uma adequação da CNAE às necessidades das administrações tributárias federal, estaduais e municipais. Foi elaborada sob a coordenação da Secretaria da Receita Federal e orientação técnica do IBGE, com participação de representantes de estados e capitais estaduais, tendo sido aprovada no ano de 1998 por meio da Resolução IBGE/CONCLA No. 01 de 25/06/1998. Esta padronização em todo o território nacional contribuirá decisivamente para coordenação administrativa dos órgãos tributários e para a qualidade das estatísticas nacionais. Considere também que cada município tem seu código específico portanto confira com sua prefeitura. Fonte: Disponível em < Acesso em 29 dezembro Tela para consulta da Tabela de Apoio da NFS-e: Fonte: Disponível em: < 1- Para cadastrar os serviços CNAE, acesse o menu Cadastros/ Serviços CNAE. 2- Clique em Novo e informe os dados. 3- O CNAE que deve ser cadastrado é o que sua empresa está inscrita seja o correspondente a classe ou subclasse. 11

12 Classes de Contas x CNAE A movimentação do Group Manager é baseada em Classes de Contas, mas para a geração da nota fiscal eletrônica é necessário enviar o código CNAE da operação. Por isso é necessário realizar a associação da classe de conta x CNAE. 1- Para realizar a associação, acesse o menu: Cadastros/ Classes de Contas x CNAE. 2- Selecione para cada classe de conta, a CNAE e subclasse que foi cadastrado no item anterior. Importante: Ao processar a nota fiscal, não se esqueça que a prefeitura só aceita o envio de notas agrupadas com o mesmo número CNAE. Caso esteja diferente, no envio do mesmo lote, a prefeitura não aceita o recebimento. O sistema avisará caso queira enviar um lote com agrupamento de CNAEs diferenciados. Geração da NFS-e 1- Para realizar a geração da Nota Fiscal Eletrônica, realize o seguinte procedimento: a. Após ter realizado o lançamento de contas a receber, acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Notas Fiscais / NFSe (emissão). 12

13 b. Informe os filtros desejados e clique em Processar Contas. Esse processamento irá fazer o recolhimento dos impostos referentes à nota fiscal de acordo com as configurações cadastradas para o tipo de nota fiscal escolhida. c. Em seguida, clique em NFe. Importante: O sistema permite a geração de lote de RPS(recibo provisório de serviço) que deverá ser encaminhado ao site da Prefeitura. d. Informe os filtros desejados e clique em Filtrar. O formato de arquivo de nota fiscal eletrônica para o site é em formato de lote em que várias notas podem estar contidas em um único arquivo, com um limite máximo de 50 notas por arquivo. Para a geração do lote é obrigatório que o certificado digital esteja instalado e seja utilizado. Observação: O certificado digital é a validação eletrônica legal da nota fiscal emitida e pode ser obtido através dos meios legais disponíveis. e. Selecione o Certificado, clique em Buscar Certificado, e em seguida, clique em Gerar Lote. 13

14 Importante: É possível identificar se o certificado está instalado ao abrir seu navegador da internet com o Internet Explorer pelas opções: Ferramentas/ Opções da Internet/ Conteúdo/Certificado. f. O arquivo de remessa no formato XML será gerado e salvo na pasta que foi definida em Configurações Avançadas, e este deverá ser importado no site da prefeitura. 14

15 Site da Prefeitura: Seguem os passos a serem seguidos para a geração da Nota Fiscal Eletrônica: 1. Acesse a página da prefeitura para envio do arquivo remessa gerado. 2. Assim que digitar seus dados para acesso ao ambiente, clique na opção Selecionar Arquivo. 15

16 3. Informe o caminho que se encontram o arquivo e selecione o arquivo para ser enviado. 4. Verifique se o caminho na página está correto. 5. Clique em Enviar Lote. 6. Assim que terminar o envio dos dados, o sistema retorna a seguinte mensagem: Mensagens de Sucesso Lote enviado com Sucesso. 7. Guarde o protocolo de recebimento. É imprescindível guardar esse número de protocolo, é através dele que a emissão da nota fiscal e consulta poderá ser realizada no site. 8. O Group Manager possui uma ferramenta que permite anotar o protocolo de recebimento fornecido pela Prefeitura. Para acessar, selecione as opções: Baixas/ Cobrança/ Associar Protocolo NFSe. Clique em Ativar Edição. Observe o lote enviado e preencha do lado do Arquivo de Lote correspondente o código do protocolo fornecido pelo site da Prefeitura. 9. Para consultar o lote enviado, selecione a opção no site: Consulta/Consulta de lote de NFSe. 16

17 10. Informe o número do protocolo de recebimento para verificar o status da nota processada. 11. Clique em Consultar. 12. Nessa tela, clique no link Clique aqui para fazer o download de todas as NFS-e s para receber o arquivo retorno com as notas fiscais geradas à Prefeitura. 17

18 13. Seu navegador vai lhe pedir para baixar o arquivo. Selecione a opção Salvar. 14. Para salvar, opte em salvar o arquivo de retorno na pasta do GManager chamada RetornoNFSe. (Exemplo: C:\Arquivos de Programas\GManager\RetornoNFSe) Observação: Não cabe a Group a responsabilidade pelos processos desenvolvidos pela Prefeitura de Belo Horizonte para envio e divulgação das informações no ambiente da Secretaria da Fazenda Municipal bem como procedimentos da Prefeitura. Para maiores informações sobre o funcionamento do site e esclarecimentos, entre em contato com o suporte da Prefeitura de Belo Horizonte pelo telefone

19 Manutenção das NFS-e A tela de manutenção das NFS-e permite realizar a importação do arquivo resposta que foi salvo do site da Prefeitura e alterar / consultar informações referente às notas fiscais. Para importar, realize o seguinte procedimento: 1- Em Baixas/ Cobrança / Manutenção NFSe, na opção Importação. Em Geral, serão processados todos os arquivos da pasta. A opção Arquivo solicitará que seja selecionado um arquivo para importação. 2- Após o arquivo importado, os dados do arquivo serão associados ao sistema, por exemplo, será associada cada nota fiscal interna (do sistema) ao número da nota fiscal eletrônica. 3- É muito importante consultar sempre os arquivos que se encontram na pasta RetornoNFSe que corresponde aos arquivos de retorno recebidos do site da Prefeitura. É através dele que é possível identificar os processamentos das notas, e também, identificar possíveis falhas na geração para posterior correção. 4- Além da importação, os seguintes dados poderão ser alterados e consultados. A opção permite alterar: NFSe: número da nota fiscal eletrônica do site. Esta informação poderá ser inserida pelo usuário. Cod. Verificação: código de verificação da nota fiscal Permite consultar Lote: número de lote da nota fiscal eletrônica Cliente: razão social do cliente 19

20 Nota: número da nota fiscal no Group Manager Mês Ref: mês de referência da nota fiscal RPS: número do recibo provisório de serviços cliente: endereço de do cliente. Este será usado para o envio dos dados da nota fiscal. Envio de 5- Para enviar um de notificação para os clientes, contendo os dados necessários para acesso da nota fiscal no site, selecione as notas fiscais e clique em Enviar. Importante: O com os dados das notas fiscais serão enviadas para os clientes com o endereço de financeiro cadastrado no sistema. Cancelamento de RPS - Nota: 6- Para cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica gerada, realize o seguinte procedimento: a. Após ter realizado o lançamento de contas a receber, acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Notas Fiscais / NFSe (emissão). b. Informe os filtros desejados e clique em Cancelar Notas. c. A próxima tela permite que seja feito um filtro mais preciso sobre as notas emitidas que podem ser canceladas. d. Faça o filtro necessário conforme as notas canceladas anteriormente. e. Selecione a nota que será cancelada. f. Clique em Cancelar Nota. g. Preencha o motivo do cancelamento. h. Clique em Confirma Cancelamento. 20

21 i. Ao clicar, será apresentada a seguinte mensagem: Deseja realmente cancelar as notas fiscais selecionadas? A conta relativa a esta nota também será cancelada e o número associado a ela não poderá ser reutilizado. j. Para confirmar, clique em Sim. k. Por verificação, o sistema também apresentará a seguinte pergunta: l. Clique em Sim para que as contas da NF fiquem disponíveis para nova impressão. 21

22 m. O cancelamento foi realizado. n. É possível agora gerar uma nova nota fiscal para ser enviada ao site da Prefeitura. Para esse processo poderá ser feita a substituição da nota publicada ou cancelamento da nota no site da Prefeitura. Caso precise de esclarecimentos maiores, entre em contato com a prefeitura pelo telefone 156. Para identificar no arquivo retornado pela Prefeitura algum erro, observe os seguintes itens: a) Abra o arquivo recebido pela Prefeitura, a extensão é a.xml. Caso não tenha um programa específico para leitura, pode utilizar seu navegador de internet para abrir esse arquivo. b) Observe o campo do arquivo recebido pela Prefeitura <Numero>. c) É necessário observar qual é o número que houve o erro. d) Com posse desse número, acesse o Group Manager. e) Vá em Baixas/ Cobrança / Manutenção NFSe. f) Observe pela tela, conforme o arquivo de retorno da Prefeitura foi possível identificar pela coluna RPS qual a nota que estava irregular. 22

23 Exclusão de Lote: 7- Caso queira realizar a exclusão do lote (desvinculo do número do lote das notas), seguem as orientações no Group Manager para identificar qual o lote precisa ser excluído. a) Vá em Baixas/ Cobrança / Manutenção NFSe. b) Faça os filtros necessários. c) Marque a opção Mostrar notas com lote gerado. d) Especifique o lote que precisa ser excluído. e) Clique em Filtrar. f) O sistema exibirá a seguinte pergunta: Deseja excluir todo o lote XX e remover os vínculos desse lote das notas? g) Clique em Sim para confirmar a exclusão. h) Aparecerá a mensagem: Lote Excluído com Sucesso. Relatório de Notas Fiscais Emitidas NFS-e O Group Manager permite visualizar o relatório de notas fiscais emitidas. Tal relatório vai permitir identificar o faturamento da empresa, as NFS-es geradas e os recolhimentos de ISS. Para visualizar os resultados obtidos pelas NFS-e, siga as orientações abaixo: 23

24 1- Acesse o menu: Relatórios/ Notas Fiscais/ Notas Fiscais Emitidas. 2- Na primeira opção, poderá ser escolhido os relatórios: Padrão NFSe e Nota Fiscal Eletrônica ISS. Importante: Ao escolher o relatório Padrão NFSe, o sistema habilita a opção Mostrar Detalhes das Contas que geraram as notas. 3- Seguem as demais opções do relatório para realização do filtro dos dados: 4- Faça os filtros necessários. Campo a campo Relatório: permite selecionar qual o relatório que será exibido. Ordenar por: permite selecionar qual o dado que o relatório será ordenado: Número da nota, Data de emissão ou Razão Social. Cobrança: permite realizar o filtro pelo sequencial de cobrança que a nota foi gerada. Situação: permite realizar o filtro mediante a situação da nota: Criadas, Emitidas, Canceladas, Todas (Criadas + Emitidas), Todas (Criadas + Emitidas + Canceladas). Configuração: permite realizar o filtro por configuração de nota fiscal. Cliente: permite realizar o filtro por cliente específico. Classe contas: permite realizar o filtro por classe de conta específica. Nota fiscal: permite realizar a busca pelo intervalo do número da nota fiscal. Valor nota: permite realizar a busca pelo intervalo dos valores da nota fiscal. 24

25 Processamento: permite realizar a busca pelo intervalo da data do processamento da nota. Data Emissão: permite realizar o filtro pela data de emissão da nota fiscal. Mostrar Detalhes das contas que geraram as Notas: ao marcar a opção, o relatório exibirá os detalhes das contas que geraram as notas. Mostrar notas com lote gerado: ao marcar essa opção, o sistema apresenta as notas que possuem lote gerado. Mostrar notas com NFSe: permite realizar o filtro da nota que seja de NFS-e. Número: permite especificar o número da nota de NFS-e. Todas: ao habilitar essa opção, o item correspondente não será critério para realizar a busca de forma específica. 5- Clique em Visualizar. 6- Segue abaixo um exemplo de como o relatório pode ser exibido conforme os filtros adotados no relatório: 25