SISTEMAS DE NEGÓCIOS B) INFORMAÇÃO GERENCIAL

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1 1 SISTEMAS DE NEGÓCIOS B) INFORMAÇÃO GERENCIAL 1. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL (SIG) Conjunto integrado de pessoas, procedimentos, banco de dados e dispositivos que suprem os gerentes e os tomadores de decisão com informações para ajudá-los a alcançar as metas da organização, gerando relatórios diversos, que apoiam muitas das necessidades cotidianas de tomada de decisão de gerentes de empresas. Relatórios, telas e respostas produzidas por esses SI fornecem informações que os gerentes especificaram de antemão para o adequado atendimento de suas necessidades. Esses produtos de informação predefinidos satisfazem as necessidades de informação dos administradores dos níveis operacional e tático, que encontram tipos mais estruturados de situações de decisão. As áreas de aplicação dos SIG são: SIG de Marketing, SIG de Produção/Operação Industrial, SIG de Recursos Humanos, e SIG Financeiro e/ou Contábil. Figura 1: Sistemas de Informações Gerenciais Características de um SIG Geram relatórios com formatos fixos e padronizados Produzem relatórios impressos e em tela Usam dados internos armazenados em computador Permitem que usuários finais façam seus próprios relatórios personalizados Requerem pedidos formais dos usuários Benefícios do SIG para as empresas: 1. Redução de custos nas operações. 2. Acesso às informações com relatórios precisos, com menor esforço. 3. Melhoria na produtividade e nos serviços realizados e oferecidos. 4. Ajuda na tomada de decisão, com fornecimento de informações precisas. 5. Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão. 6. Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões. 7. Redução do grau de centralização de decisões na empresa e, 8. Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos.

2 Relatórios: Três importantes alternativas de relatórios são fornecidas por esses sistemas: 2 Figura 2: Relatórios Gerenciais Relatórios Periódicos, Programados ou Agendados Esta forma tradicional de fornecimento de informações para os gerentes utiliza um formato pré-especificado projetado para fornecer informações em uma base regular. Relatórios de Exceção Os relatórios são produzidos apenas quando ocorrem condições excepcionais. Relatórios por Demanda ou Solicitação As informações encontram-se disponíveis sempre que um gerente as requisita. SIG de Marketing A função organizacional de marketing diz respeito ao planejamento, promoção e venda de produtos existentes em mercados existentes e ao desenvolvimento de novos produtos e novos mercados para melhor atender clientes correntes e potenciais. Os SIG de marketing fornecem informação para que: Os sites possibilitem um marketing interativo, onde os clientes possam tornar-se parceiros na criação, comercialização, compra e melhoria de produtos e serviços. Os sistemas de automação da força de vendas utilizem tecnologias móveis de computação para automatizar atividades de processamento e administração de vendas. Auxiliem no planejamento, estimativa e outras decisões de administração de produto, estratégias de propaganda e promoção de vendas e pesquisa e previsão de mercado. Figura 3: Dados para o SIG de Marketing

3 3 a) Marketing Interativo: Marketing baseado na utilização da Internet, intranets e extranets para estabelecer a interação entre uma empresa e seus clientes. Sua meta é possibilitar que uma empresa utilize de modo lucrativo essas redes para atrair e manter clientes que se tornarão parceiros da empresa na criação, aquisição e melhoria de produtos e serviços. Os resultados esperados do marketing interativo são: Dados de marketing, Idéias de novos produtos, Vendas em grande quantidade, Fortes relações com clientes. b) Automação da Força de Vendas: A força de vendas está sendo equipada com notebooks que as conecta aos navegadores de rede e aos sites de marketing de software de gerenciamento de contatos de vendas na Internet, extranets e às intranets da empresa. Suas características: Aumento na produtividade pessoal dos vendedores. Agilidade na captação e análise de dados de venda desde o campo para os gerentes. Possibilidade de administração de marketing e vendas na melhoria do suporte que a empresa fornece a seus vendedores. Muitas empresas encaram a automação da força de vendas como uma maneira de conquistar uma vantagem estratégica. c) Administração de Vendas e Produtos: Os gerentes de vendas devem planejar, monitorar e apoiar o desempenho dos vendedores em suas organizações através de relatórios de vendas que analisam as vendas por produto, cliente, vendedor e território de vendas. Esses relatórios ajudam os gerentes de marketing a monitorar o desempenho das vendas e dos vendedores. d) Propaganda e Promoção: Os gerentes de marketing necessitam de informações para ajudá-los a maximizar as vendas aos custos mais baixos possíveis para a propaganda e promoção. Os computadores utilizam informações de pesquisa de mercado para: Selecionar mídias e métodos promocionais Alocar recursos financeiros Controlar e avaliar resultados de várias campanhas de propaganda e promoção. e) Marketing Direcionado: Ferramenta de desenvolvimento de estratégias de propaganda e promoção para os sites de comércio eletrônico. É um conceito que inclui cinco componentes-alvo: Figura 4: Outros Dados para o SIG de Marketing

4 Comunidade As empresas podem personalizar suas mensagens de propaganda na rede e seus métodos de promoção para atrair pessoas de comunidades específicas. Conteúdo Propaganda na forma de cartazes eletrônicos ou banners pode ser veiculada em sites na Internet, além da homepage da empresa. Contexto A propaganda figura apenas em páginas da Internet que são relevantes ao conteúdo de um produto ou serviço. É dirigida apenas a pessoas que já estejam procurando informações sobre um assunto relacionado aos produtos de uma empresa. Aspectos Demográficos e Psicológicos Os esforços de marketing são dirigidos apenas a classes específicas da população. Comportamento On-line As campanhas podem ser adaptadas a cada visita individual a um site. Esta estratégia se baseia em arquivos cookie que permitem à empresa acompanhar o comportamento online de uma pessoa em seu site para que os esforços de marketing possam ser desenvolvidos e direcionados para esse indivíduo a cada uma de suas visitas ao site. f) Pesquisa e Previsão de Mercado Os sistemas de informação de marketing ajudam os pesquisadores de mercado a coletarem, analisarem e manterem uma quantidade enorme de informações sobre uma ampla gama de variáveis de mercado sujeitas a constante mudança. Isto inclui: Informações sobre clientes existentes, potenciais, consumidores e concorrentes. As tendências mercadológicas, econômicas e demográficas também são analisadas. Ferramentas estatísticas de software podem ajudar os gerentes a analisarem dados de pesquisa de mercado e preverem vendas e outras importantes tendências de mercado. 4 SIG de Produção Industrial Apóiam a função de produção/operações, que inclui todas as atividades relativas ao planejamento e controle dos processos de produção de bens ou serviços. Os sistemas de informação de planejamento e controle utilizados para a administração de operações e processamento de transações apóiam todas as empresas que precisam planejar, monitorar e controlar estoques, compras e o fluxo de bens e serviços. Figura 5: Dados para o SIG de Produção Industrial

5 5 Manufatura Integrada por Computador Os sistemas de informação para fabricação utilizam várias técnicas importantes para apoiar a manufatura integrada por computador, que é um conceito global que enfatiza que os objetivos do uso do computador na automação industrial devem servir para: Simplificar os processos de produção, desenhos de produtos e organização fabril como fundamento vital para a automação e a integração. Automatizar os processos de produção e as funções organizacionais que os apóiam com computadores e robôs. Integrar os processos de produção/apoio usando computadores e redes de telecomunicações. Manufatura assistida por computador São aqueles que automatizam o processo de produção. Isto poderia ser realizado, por exemplo, pela monitoração e controle do processo de produção em uma fábrica por meio de sistemas de execução industrial, ou pelo controle direto de um processo físico (controle de processo), uma máquina-ferramenta (controle de máquinas) ou máquinas com algumas capacidades de trabalho semelhantes às humanas (robôs). Os sistemas de execução industrial São SI de monitoração de desempenho para operações no chão da fábrica. Eles monitoram, acompanham e controlam os cinco componentes essenciais envolvidos em um processo de produção: Matéria-prima, Equipamento, Pessoal, Instruções e especificações, Instalações de produção Os sistemas de execução industrial incluem: Sistemas de programação e controle do chão da fábrica Sistemas de controle de máquinas Sistemas de controle robótico Sistemas de controle de processo a) Controle de Processo É o uso de computadores para controlar um processo físico em curso. Os computadores são utilizados para controlar processos físicos em áreas como: Refinarias de petróleo, Fábricas de produtos alimentícios, Fábricas de cimento, Fábricas de papel e celulose, Siderúrgicas, Usinas de energia elétrica, Fábricas de produtos químicos. b) Controle de Máquinas É o uso de um computador para controlar as ações de uma máquina. O controle de máquinas-ferramentas nas fábricas é uma aplicação que é utilizada em áreas como: Fábricas, Indústrias e Lojas que utilizem máquinas. c) Robótica Robôs são máquinas inteligentes que controlam suas próprias atividades com a ajuda de microcomputadores. É a tecnologia de montar e utilizar máquinas com inteligência de computador e faculdades físicas semelhantes às humanas controladas por computador (destreza, movimento, visão e assim por diante). São utilizados para reduzir os custos e aumentar a produtividade: Fábricas e Atividades de trabalho que envolva riscos. Engenharia Assistida por Computador Os engenheiros de fabricação utilizam a engenharia assistida por computador para simular, analisar e avaliar os modelos de desenhos de produto que eles desenvolveram utilizando métodos de desenho assistido por computador.

6 6 As redes de poderosas estações de trabalho de engenharia dotadas de alta capacidade gráfica e de cálculo e software CAD ajudam a: Analisar e projetar produtos e processos e instalações de fabricação. Refinar os desenhos iniciais do engenheiro e fornecer gráficos tridimensionais que podem ser girados para exibir todos os lados do objeto que está sendo projetado. Aumentar o zoom para visualizar detalhes de uma peça específica e até fazer com que peças do produto se movam como o fariam em uma operação normal. SIG de Recursos Humanos Envolve o recrutamento, colocação, avaliação, remuneração e desenvolvimento dos funcionários de uma organização. A meta é o uso eficaz e eficiente dos recursos humanos de uma empresa. São projetados para apoiar: O planejamento para atender as necessidades de pessoal da empresa. O desenvolvimento de funcionários até o seu potencial pleno. O controle de todas as políticas e programas de pessoal. Manter cadastro de pessoal. Analisar o uso de pessoal nas operações das empresas. Figura 6: Dados para o SIG de RH Muitas empresas foram além destas funções tradicionais de administração de pessoal e desenvolveram SI de RH que também apoiam: Recrutamento, seleção e contratação, Lotação de cargos, Avaliações de desempenho, Análise de benefícios dos funcionários, Treinamento e desenvolvimento, Saúde e Segurança do trabalho. Preenchendo Cargos na Organização A função de lotação de cargos deve ser apoiada por SI que registrem e localizem os recursos humanos dentro de uma empresa para maximizar seu aproveitamento. Esses sistemas são utilizados para manutenção de cadastro de pessoal, sistemas de inventário das qualificações dos funcionários e sistemas de previsão de requisitos de pessoal.

7 Treinamento e Desenvolvimento Os SI ajudam os gerentes de RH a planejar e monitorar o recrutamento, treinamento, avaliações de desempenho e desenvolvimento de carreira dos funcionários por meio da análise da história de sucesso dos programas em curso. Também analisam a situação do desenvolvimento de carreira de cada funcionário para determinar se deveriam ser recomendados métodos de desenvolvimento como programas de treinamento e avaliações periódicas. Análise de Remuneração Os SI podem ajudar a analisar o alcance e distribuição da remuneração dos funcionários (salários, pagamentos de incentivos e benefícios extras) e fazer comparações com remuneração paga por empresas similares ou com vários indicadores econômicos. Esta informação é útil para: Planejar mudanças na remuneração, principalmente se estão envolvidas negociações com sindicatos trabalhistas. Ajudar a manter competitiva e justa a remuneração de uma empresa, ao mesmo tempo que controla os custos de remuneração. Relatórios para Órgãos Governamentais As organizações utilizam SI computadorizados para manter atualizadas as estatísticas e relatórios de produção requeridos por uma série de leis e regulamentações governamentais. Essas estatísticas podem dizer respeito a questões como: Políticas e estatísticas de oportunidade similar, Saúde do funcionário, Acidentes e riscos no local de trabalho, Procedimentos de segurança. 7 SIG Financeiro São baseados no computador apóiam os gerentes financeiros nas decisões relativas ao financiamento de uma empresa, alocação e controle de recursos financeiros na empresa. As principais categorias de sistemas de administração financeira incluem: A administração de caixa e investimentos, Orçamentos de capital, Previsão financeira e Planejamento financeiro. Figura 7: Dados para o SIG Financeiro

8 Administração de Caixa Coletam informações, em tempo real ou em uma base periódica, sobre todos os recebimentos e desembolsos de caixa de uma empresa. Permitem às empresas depositarem ou investirem mais depressa os fundos em excesso e, com isso, aumentarem a renda gerada por fundos depositados ou investidos. Produzem previsões de recebimentos ou desembolsos de dinheiro (previsões de fluxo de caixa) que são usadas para identificar futuros déficits ou excessos de caixa. Orçamentos de Capital Envolve a avaliação da rentabilidade e impacto financeiro de propostas de dispêndios de capital. Esta aplicação faz uso intenso de modelos de planilha eletrônica que incorporam a análise do valor atual dos fluxos de caixa esperados e a análise de probabilidade de riscos para determinar a ótima combinação de projetos de capitalização para a empresa. Previsão e Planejamento Financeiros Uma diversidade de pacotes de previsão financeira fornece técnicas analíticas que resultam em previsões econômicas ou financeiras de condições econômicas locais e nacionais, níveis de salários, níveis de preço e taxas de juros. Ajudam a determinar as necessidades financeiras de uma empresa e analisam métodos alternativos de financiamento do negócio. Utilizam previsões financeiras relativas à situação econômica, operações empresariais, tipos de financiamento disponíveis, taxas de juros e preços de ações e obrigações para desenvolver um plano ótimo de financiamento para a empresa. Usam pacotes de planilhas eletrônicas para montar e manipular modelos. São utilizados para responder situações hipotéticas e perguntas relativas a busca de objetivos para avaliar alternativas de financiamento e investimento. 8 Figura 8: Outros dados para o SIG Financeiro e/ou Contábil

9 9 Modelo de Estudo de SIG (Esboço) Entradas: internas e externas Internas: Externas: Sistemas de Processamento de Transações (SPT) outras áreas específicas da empresa (Planejamento Estratégico, Política Organizacional, Plano de Metas, etc.) clientes, fornecedores, concorrentes, sindicatos, mercado, governo, etc Saídas: relatórios diversos: Agendados ou Periódicos, Demanda ou Solicitação, Exceção Exemplo de Modelo de SIG Financeiro Entradas: Internas: Planejamento Estratégico Política corporativa Plano de metas SPT: Folha de pagamento Razão geral Contas a pagar e receber Externas: Concorrência Índices de preço Indicadores econômicos Leis tributárias Agências governamentais Saídas: Relatórios diversos: Custo da folha de pagamento Investimento em estoque Total das vendas por período Pagamento a fornecedores Valores devidos pelos clientes Custos e lucros Administração de fundos Fim