PRÓ-REITORIA DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL E RECURSOS HUMANOS COORDENAÇÃO DO PROGRAMA DE GESTÃO ESTRATÉGICA. Senhores Diretores e Facilitadores,

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1 U N IV E R S I D A D E F E D E R A L D E G O I Á S 1 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS PRÓ-REITORIA DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL E RECURSOS HUMANOS COORDENAÇÃO DO PROGRAMA DE GESTÃO ESTRATÉGICA Senhores Diretores e Facilitadores, A fim de subsidiar o Planejamento Estratégico a ser realizado por Unidades e Órgãos desta Universidade, a partir do ano de 2003, apresentamos este formulário modelo com as definições, passo a passo das etapas do planejamento. A missão da UFG deverá figurar em todos os planejamentos, uma vez que a missão de cada Unidade/Órgão deve estar alinhada a ela. Os exemplos usados foram retirados de um exercício de planejamento realizado pela PRODIRH. A Coordenação

2 CONDIÇÕES PRÉVIAS FUNDAMENTAIS PARA O SUCESSO DE UM PLANEJAMENTO PREPARAÇÃO/ANTECEDENTES DO PLANEJAMENTO Condições essenciais para um bom planejamento estratégico DECISÃO DE PLANEJAR COMPROMISSO GRUPO DE PLANEJAMENTO PARTICIPAÇÃO MODELO DE PLANEJAMENTO ADEQUAÇÃO COMUNICAÇÃO (formar comunidade de visão) --- INFORMAR/ENVOLVER

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4 U N IV E R S I D A D E F E D E R A L D E G O I Á S MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS PRÓ-REITORIA DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL E RECURSOS HUMANOS UNIDADE/ÓRGÃO: PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO MISSÃO É a razão de ser de uma Instituição/Organização dentro de uma sociedade. No caso, é a missão da Unidade/Órgão, que deve estar alinhada à missão da UFG. A missão afirma mais o que deve ser do que o que tem sido. A missão pode ser definida a partir da seguinte indagação: qual a razão de existir dessa Unidade/Órgão? Exemplo (PRODIRH): Promover o desenvolvimento humano e institucional da UFG, por meio da gestão: do planejamento, da avaliação, da informação, dos talentos humanos e de projetos estratégicos. MISSÃO DA UFG: Gerar, sistematizar e socializar o conhecimento e o saber, formando profissionais e cidadãos capazes de promover a transformação e o desenvolvimento da sociedade. Escreva abaixo a MISSÃO de sua Unidade/Órgão. VISÃO Refere-se a uma situação ideal (sonho) a ser alcançada pela Unidade/Órgão e deve ser alinhada à missão de sua Unidade/Órgão. Serve como norteador dos rumos da Unidade/Órgão Deve ser ousada e utópica. A cada avaliação das metas da Unidade/Órgão deverá aproximar-se mais da sua visão. A visão pode ser definida a partir das seguintes indagações: o que essa Unidade/Órgão quer ser no futuro? o que quer ser daqui a x anos etc.? Exemplo (PRODIRH): Ser uma referência entre as IES em desenvolvimento humano e institucional. Escreva abaixo a VISÃO de sua Unidade/Órgão. CENÁRIOS/VARIÁVEIS DE IMPACTO

5 Macrotendências que justificam uma mudança estratégica de desenvolvimento da Organização/Instituição (no caso, Unidade/Órgão). Exemplo (PRODIRH): Globalização; privatização crescente do ensino superior e conjuntura do país. Escreva abaixo os CENÁRIOS que afetam sua Unidade/Órgão. VALORES Referem-se a princípios morais, éticos e competências técnicas compartilhados pelo grupo. Exemplo (PRODIRH): Liberdade; gestão participativa; respeito; co-responsabilidade; ética; transparência; afetividade; conhecimento de informática etc. Escreva abaixo os VALORES de sua Unidade/Órgão. ANÁLISE DO AMBIENTE INTERNO FORÇAS Pontos fortes da própria Unidade/Órgão, seus elementos mais poderosos, nos quais a Unidade/Órgão deve apoiar-se para cumprir sua Missão. Exemplo (PRODIRH): Integração entre desenvolvimento humano e institucional. Escreva abaixo as FORÇAS de sua Unidade/Órgão.

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7 DEBILIDADES Pontos fracos/negativos da própria Unidade/Órgão que, caso não sejam superados, impedirão o cumprimento de sua Missão. Exemplo (PRODIRH): Falta de autonomia do DDRH para fazer realocações de TA s e invisibilidade das ações desenvolvidas pela PRODIRH. Escreva abaixo as DEBILIDADES de sua Unidade/Órgão. ANÁLISE DO AMBIENTE EXTERNO OPORTUNIDADES Fatores externos à Unidade/Órgão que podem ser aproveitados no cumprimento de sua Missão. Exemplo (PRODIRH): Recursos do Fundo de Amparo ao Trabalhador (FAT) e criação da Fundação de Apoio Pesquisa de Goiás. Escreva abaixo as OPORTUNIDADES favoráveis a sua Unidade/Órgão. AMEAÇAS Fatores externos à Unidade/Órgão ou à Instituição, independentes de seu controle, que dificultam ou impedem o cumprimento de sua Missão. Exemplo (PRODIRH): Redução de recursos financeiros e de pessoal para as Universidades. Escreva abaixo as AMEAÇAS que afetam sua Unidade/Órgão. PROBLEMAS ESTRATÉGICOS

8 Problemas que se não superados impedem salto qualitativo na vida da Unidade/Órgão. Estes problemas são identificados mediante a análise das debilidades (internas) e das ameaças (externas). Os problemas podem ser identificados a partir de indagações: como superar..., como aumentar..., Como facilitar...?. Exemplo (PRODIRH): Como superar a falta de recursos para a UFG; a falta de autonomia do DDRH para fazer realocações de TAs; como ampliar a visibilidade das ações da PRODIRH? Escreva os PROBLEMAS que afetam sua Unidade/Órgão no Quadro 1 (anexo). CAUSAS Fatores desencadeadores/provocadores dos problemas elencados. Aponte-os. Exemplo (PRODIRH): Política Econômica mundial, falta de legislação e cultura que formalizem e legitimem a prática da realocação pelo DDRH; ausência de canais de comunicação eficientes, eficazes e efetivos na PRODIRH. Liste as causas dos problemas que afetam sua unidade/órgão no Quadro 1 (anexo). INDICADORES Fatores e condições que indicam claramente a existência destes problemas estratégicos. Os indicadores devem ser enumerados. Exemplo (PRODIRH): Relação entre alocações propostas pelo DDRH/alocações realizadas; percentual de conhecimento das ações da PRODIRH Liste os indicadores dos problemas que afetam sua unidade/órgão no Quadro 1 (anexo)

9 9 SOLUÇÕES ESTRATÉGICAS Programas, projetos ou linhas prioritárias de ação para resolver os problemas estratégicos. As soluções estratégicas atacam os problemas e suas causas. A escolha de programas, projetos ou ações deve observar a ordem de importância. Exemplo (PRODIRH): Criar legislação ou uma prática que dê a referida autonomia ao DDRH; realizar reuniões mensais desta Pró-reitoria e criar um novo e eficiente instrumento de divulgação das ações da PRODIRH. Liste as soluções apontadas para os problemas estratégicos que afetam sua Unidade/Órgão no Quadro 1 (anexo). Liste pelo menos uma solução para cada problema/causa. METAS E RESPONSABILIDADES Objetivos decompostos em ações quantificadas, com definição de prazo para alcançá-las. As metas devem alterar os indicadores apontados que são sua referência. Devem ser apontados: ação a ser desenvolvida, quem irá desenvolvê-la, seu prazo inicial e final e seus custos. As metas devem ser categorizadas como ensino, pesquisa, extensão e gestão. Exemplo (PRODIRH): Enviar proposta de Resolução até dia...; criar jornal da PRODIRH; realizar reuniões mensais e atualizar semanalmente a página desta Pró- Reitoria. Liste respectivamente no Quadro 2 (anexo): metas planejadas, ações, responsáveis, prazos e custos. NECESSIDADES DE CAPACITAÇÃO

10 Ao fazer o plano de trabalho de sua unidade/órgão se forem identificadas necessidades de capacitação, as mesmas devem ser registradas para facilitar à PRODIRH/DDRH a elaboração do Plano de Capacitação Anual (resolução ECU 0796) e atender as exigências do Decreto de 01/10/98 que trata da política nacional de capacitação dos servidores públicos federais (estabelece em seu Art. 13 a Licença Capacitação). O afastamento do servidor docente ou técnico administrativo para licença capacitação se condiciona ao planejamento, à oportunidade do afastamento e à relevância do curso para a instituição. Ex: Matric. SIAPE , Maria da Silva, Professor Assistente, Unidade A, necessita de fazer um curso de Medicamentos Genéricos; Matric. SIAPE , José da Silva, Assistente de Administração, Unidade B, necessita de fazer um curso de excel para trabalhar com planilha de custos. Liste o(s) servidor(es) para licença capacitação AVALIAÇÃO MONITORAMENTO/AVALIAÇÃO PROCESSUAL Acompanhamento periódico do processo de planejamento, realizado pela Unidade/Órgão. É um momento para avaliações pontuais do encaminhamento do processo, do desenvolvimento das metas etc. Exemplo (PRODIRH): Monitoramento sistemático do processo de operacionalização do planejamento. AVALIAÇÃO FINAL DO EXERCÍCIO Verificação do cumprimento ou não das metas definidas, que deverá ocorrer ao final do exercício. Essa avaliação será realizada pela Unidade/Órgão, que contará ainda com uma avaliação institucional coordenada pela Comissão de Avaliação Institucional/CAVI. Defina de quem é a responsabilidade, quando e como serão realizados os monitoramentos e a avaliação final. Defina de quem é a responsabilidade, quando e como serão realizadas as avaliações do planejamento de sua Unidade/Órgão. Responsável: Quando: Como:

11 Quadro 1- Diagnóstico e Soluções Problemas Estratégicos Causas Indicadores Soluções Estratégicas Quadro 2 Metas, Ações e Responsabilidades

12 Meta Ação a ser realizada Responsável pela ação Prazos da ação (iníci fim) BIBLIOGRAFIA DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 1. RIVERO, José Luis Almuinas. Apostila de Planejamento Estratégico. Centro de Estudios para el perfeccionamento da Edacacion Superior da Universidad de la Habana, CASNAV. A Prospectiva e o Planejamento Estratégico. Workshop/Centro de Análise de Sistemas Navais. Rio de Janeiro, CHIAVENATO, I. e MATOS, F.G. Visão e Ação Estratégica. São Paulo: Makron Books, CERTO, S. C. e PETER, J. P. Administração Estratégica. São Paulo: Makron Books, HARRINGTON, J.S. Gerenciamento Total da Melhoria Contínua. São Paulo: Makron Books, GQP. Guia de Avaliação Gestão da Qualidade 99/2000. Programa Gaúcho da Qualidade e Produtividade. 7. LEFEBVRE, G. e ROSA, J.A. Planejamento Estratégico Implantação.

13 Management Center do Brasil, REBOUÇAS DE OLIVEIRA. Planejamento Estratégico. São Paulo: Atlas, 12 a ed. 9. REBOUÇAS DE OLIVEIRA. Sistemas de Informações Gerenciais. São Paulo: Atlas, 5 a ed, SIPPO-UFSM. Sistema Integrado de Planejamento. Universidade Federal de Santa Maria, VASCONCELLOS, P. e MACHADO, A. M. V. Planejamento Estratégico. Rio de Janeiro: LIC