Autores: Alex Nakanishi Carolina Horonato Henrique dos Santos Thiago Araújo PAPÉIS DE TRABALHO

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1 Autores: Alex Nakanishi Carolina Horonato Henrique dos Santos Thiago Araújo PAPÉIS DE TRABALHO

2 Introdução O auditor tem o dever de documentar, através de papéis de trabalho, todos os elementos significativos dos exames e verificações realizadas durante seu trabalho de auditoria. Pode-se afirmar que os papéis de trabalho são o conjunto de materiais que contêm as informações e apontamentos utilizados pelo auditor durante o exame. Além de poder conter provas e descrições das provas que constituem os fundamentos da sua avaliação e parecer. Os papéis de trabalho permitem ao auditor documentar os elementos significativos dos exames realizados, evidenciando o fato de que a auditoria realizada tenha sido executada de acordo com as normas cabíveis. Os papéis de trabalho, mesmo que em sua elaboração tenham sido usados documentos originais da empresa, eles são de propriedades do auditor e ele se torna responsável por esses relatórios emitidos por ele. Adiante serão abordados detalhes sobre o assunto focando a cerca de sua finalidade, preparação, modelos e tipos, aspectos e outras características gerais para a sua elaboração, utilização e armazenamento. Finalidade Segundo a Norma Brasileira de Contabilidade T 11.3 que trata dos papéis de trabalho e documentação da auditoria, aprovada pela Resolução do Conselho Federal de Contabilidade nº 1.024/05: Os papéis de trabalho destinam-se a: a) ajudar, pela análise dos documentos de auditorias anteriores ou pelos coligidos quando da contratação de uma primeira auditoria, no planejamento e na execução da auditoria; b) facilitar a revisão do trabalho de auditoria; e c) registrar as evidências do trabalho executado, para fundamentar o parecer do auditor independente. (NBC) Além da resolução do CFC, temos ainda como finalidade dos papéis de trabalho o apontamento de Crepaldi, sinteticamente exposto nos seguintes tópicos: Fornecer um registro escrito permanente do trabalho efetuado; Fornecer informações importantes com relação ao planejamento contábil, financeiro e fiscal; Ser apresentados, mediante solicitação, como evidência que fundamente o parecer; Os papéis de trabalho basicamente vão fundamentar e servir como elemento comprobatório do trabalho da auditoria. Constituem a documentação preparada pelo auditor ou fornecida a este na execução do seu trabalho. Por intermédio de informações 2

3 em papel e meios eletrônicos integram um processo organizado de registro de evidências da auditoria. Em suma, papéis de trabalho incluem todas as evidências obtidas pelo auditor para: mostrar o trabalho feito, os métodos e procedimentos seguidos e as conclusões a que se chegou. Servem ainda como modelo para auditorias subseqüentes, permitindo o aperfeiçoamento das técnicas aplicadas. Preparação O papel de trabalho reflete toda a técnica e a aptidão profissional do auditor, nunca esquecendo de utilizar as normas freqüentes de auditoria e também que os papéis elaborados sejam úteis. Os papéis de trabalho devem ser completos e conter todas as informações significativas dos registros.ou seja, todos os papéis que deram suporte para o seu parecer devem estar completos, pois nenhuma declaração do mesmo deve ser feita sem a devida prova.é o papel de trabalho terá essas provas.vale lembrar que papel de trabalho não se restringe a dados ou objetivos, como notas fiscais..neles devem conter qualquer dado de qualquer natureza utilizada pelo auditor, por exemplo, se ele teve um motivo para desconfiar dos dados do controle interno, este deve estar devidamente explicado. Sem falar que os comentários e explicações mais tarde podem fazer parte do relatório. E como já foi dito tudo que conter no parecer deve ser cercado de provas. A NBC T em seu artigo quatro reforça essa idéia: 4. O auditor deve registrar nos papéis de trabalho informação relativa ao planejamento de auditoria, a natureza, oportunidade e extensão dos procedimentos aplicados, os resultados obtidos e suas conclusões da evidência da auditoria. Os papéis de trabalho devem incluir o juízo do auditor acerca de todas as questões significativas, juntamente com a conclusão a que chegou. Nas áreas que envolvem questões de princípio ou de julgamento difícil, os papéis de trabalho devem registrar os fatos pertinentes que eram do conhecimento do auditor no momento em que chegou às suas conclusões.(nbc) Os papéis de trabalho devem ser completos, para conseguir tal característica todos os esforços devem ser feitos. É importante fixar que os dados quantitativos devem estar junto com explicações e todas as opiniões que foram utilizadas no decorrer do processo de auditoria. Esta deve ser tal qual qualquer interessado na auditoria possa entendê-los sem ser necessário solicitar a presença de quem os elaborou. Para esse entendimento geral é importante que eles estejam completos, legíveis e com uma lógica em seu arquivamento. 3

4 Tipos de Papéis de Trabalho Em uma mesma auditoria podem existir vários tipos de papéis de trabalho. Os papéis possuem várias formas e modelos, pois existem várias maneiras de se obter informações durante a elaboração de um parecer de um auditor. Mesmo havendo uma grande variedade de papéis de trabalho, existem alguns que são imprescindíveis na realização de uma auditoria satisfatória. Entre os principais Crepaldi cita: Análise de Contas Lançamentos de acertos Conciliações Balancetes Pontos para Recomendações Programa de auditoria Existem vários outros tipos de papéis de trabalho, mas deve se lembrar que cada caso irá exigir uma atenção diferente das pessoas que realizam a auditoria, podendo exigir que o auditor encontre ou desenvolva mais ou menos papéis de trabalho. Além de já existir uma grande quantidade de tipos de papéis de trabalho, a cada dia surgem novos problemas e novas instituições para serem auditadas. Devido a isso, os auditores sempre enfrentam novos problemas, surgindo a necessidade de criação de vários outros tipos de papéis de trabalho para atender a precisão da elaboração de seu parecer. Aspectos Fundamentais dos Papéis de Trabalho Os papéis de trabalho permitem ao auditor documentar os elementos significativos dos exames realizados que evidenciam o fato de a auditoria realizada ter sido executada de acordo com as normas cabíveis. O auditor deve conseguir provas e evidências em seus papéis de trabalho que alicercem a sua opinião sobre os relatórios financeiros em exame. Neles estão presentes comentários, explicações, balancetes, programas de auditoria, cálculos, rascunhos de demonstrações contábeis, dentre outros materiais escritos que o auditor julgar necessário para auxiliar no planejamento e execução da auditoria. Conforme a Resolução CFC nº 1024/2005 que aprovou a NBC T 11.3, que trata de Papéis de Trabalho e Documentação da Auditoria, os papéis de trabalho integram um processo organizado de registro de evidências da auditoria, por intermédio de informações em papel, meios eletrônicos ou outros que assegurem o objetivo desejado. Os papéis de trabalho devem ser concisos, objetivos, limpos, claros, elaborados de forma lógica e completos. Devem dispensar explicações complementares de quem os elaborou e demonstrar em qual ponto o auditor quer chegar. Os papéis de trabalho devem obedecer às normas de auditoria geralmente adotadas, incluir todos os dados e informações pertinentes, conter os elementos necessários para amparar o que for mencionado no parecer e nos relatórios e devem permitir a sua fácil identificação. Os papéis de trabalho são geralmente padronizados para facilitar seu uso. As células mestras detalham as contas do razão por área do balanço ou da conta sintética examinada. Essas células mestras são comprovadas pelas células detalhadas que 4

5 demonstram todo o trabalho efetuado e a compilação de sua evidência. Exemplos dessas células detalhadas são os programas, as células-suporte, os testes e os mapas. Forma e Conteúdo Segundo Crepaldi, existem informações básicas que devem estar presentes em todos os papéis de trabalho. São elas: No canto superior direito em vermelho um número índice que seja a referência do papel de trabalho; Natureza e objetivo da célula; Células mestras: o título e o nome do grupo ou subgrupo de contas no balanço; Células analíticas: o título que deve conter o tipo de análise ou o procedimento que foi utilizado e também ao item do programa de auditoria a que se aplica; Data; O nome de quem prepara a célula e no canto inferior direito. Assinar os papéis de trabalho é importante pois são necessários para indicar a responsabilidade e também para controle das pessoas que fizeram cada papel. Se a auditoria independente for feita junto com a auditoria interna tal fato deve estar contido também nos papéis de trabalho. Caso isso ocorra também não se deve esquecer de que os grupos e os subgrupos de contas do balanço patrimonial ou demonstrações do resultado do exercício devem estar devidamente identificados. Além de sua identificação, devem estar presentes também os saldos anteriores, o saldo do exercício que está sendo analisado, os ajustes e reclassificações se acorreram e decorrente da ocorrência de tal fato o saldo final após. O programa de autoria é uma célula suporte. Sua seqüência será o guia para a disposição das células analíticas. De acordo com a NBC T a extensão de seu conteúdo deve ser guiada pelas informações necessárias para comprovar e validar relatos em seu parecer, mas o julgamento acabará sendo do profissional que realizar a auditoria. Mas sempre é bom lembrar que todos devem possuir o bom senso e não é útil e muito menos prático guardar todos os documentos utilizados. Então mesmo sendo de responsabilidade do profissional a extensão do conteúdo se espera que ele utilize o bom senso e a lógica para tal. Além desses aspectos, deve levar em consideração as informações que expliquem seu parecer, suas decisões e opiniões sem ser necessária sua presença para tanto. A norma também ressalta que os papéis de trabalho mudam para atender o auditor em cada novo e diferente trabalho. Codificação e arquivo dos papéis de trabalho. Para facilitar a organização e localização dos papéis ou documentos desejados é essencial a elaboração de um sistema de codificação. Esse sistema ajudará na identificação e distinção de cada papel de trabalho desejado. Cada folha no arquivo deve possuir uma letra e/ou número para possibilitar a criação de um índice que identifica as folhas específicas. Hoje, com o auxílio da tecnologia, existem diversas maneiras de se arquivar o material utilizado na elaboração do parecer. Os papéis de trabalhos devem ser 5

6 arquivados em lugar seguro, e de fácil acesso, pois provavelmente serão necessários em momentos futuros. Os arquivos que serão pouco utilizados, como de anos anteriores, devem ser arquivados em um outro arquivo denominado arquivo morto. Todos esses procedimentos irão garantir uma organização para os papéis de trabalho. Desta maneira, criando mais segurança e praticidade para os serviços realizados. No exemplo em anexo, o referido papel de trabalho contém a letra e o número de identificação no canto superior direito do leitor, representado no índice como A1 e as referências de cada página através dos números na coluna referência. Referências Cruzadas Os números de referência são necessários para referenciar a informação entre as células de acordo com a codificação dos papéis de trabalho. Compõe de uma letra e um número, como se pode observar no exemplo em anexo. A letra representa o grupo ou subgrupo de acordo com o plano de contas do balanço patrimonial. A parte numérica representa a ordem seguida pelas células analíticas. A designação de referências para as células mestras pode ser feita da seguinte maneira: Os ativos são referenciados com uma letra maiúscula em seqüência alfabética de acordo com a ordem dos grupos e subgrupos do plano de contas; O passivo e o patrimônio líquido são designados com duas letras maiúsculas iguais em ordem alfabética; A célula mestra que representa a DRE tem denominação DR; Para o trabalho de auditoria, o uso de referências deve proporcionar o cruzamento das mesmas, ou amarração das células, e deve seguir algumas regras básicas: Todo o cruzamento deve ser feito com lápis vermelho; Todo cruzamento deve ser feito em ambas as direções; Somente cruzar cifras idênticas; Guarda ou Custódia A NBC T diz que o auditor deve guardar os documentos dos papéis de trabalho por cinco anos, contados a partir de seu parecer.vale ressaltar que além de guardá-los é obrigação do auditor que as informações sejam sigilosas e não usadas em seu benefício ou de outros. Eles são de propriedade do auditor (exclusiva) e cabe a ele decidir o que colocar a disposição da entidade. 6

7 Anexo Exemplo de um índice de papéis de trabalho realizado na Cia.ABC. Fonte: CREPALDI(2007). 7

8 Bibliografia MOTTA, João Maurício. Auditoria: Princípios e Técnicas. 2ª edição. São Paulo: Atlas 1992; FRANCO, Hilário; Marra, Ernesto. Auditoria Contábil. 2ª edição. São Paulo: Atlas 1992; ATTIE, William. Auditoria conceitos e aplicações. 3ª edição. Editora Atlas 1998; CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria contábil: Teoria e Prática. 4ª edição. Editora Atlas 2007; NBC- Normas Brasileiras de Contabilidade; 8