Manual (SGA- Sistema de Gerenciamento de Almoxarifado)

Transcrição

1 Manual (SGA- Sistema de Gerenciamento de Almoxarifado) Como acessa o sistema através da INTRANET do DER/RO (PROVISIORIAMENTE). 1

2 Nessa etapa é possível observar, que os ícones dos sistemas liberados a serem disponibilizados para os servidores públicos. Cada servidor terá o seu perfil personalizado. 2

3 Nessa etapa é possível observar, que o usuário poderá acessa a UNIDADE GESTORA UG da qual tenha acesso, nessa primeira etapa de implantação será existirá apenas 02 conforme mostrado na figura abaixo, sendo uma chamada de UG/ALMOXARIFADO/PVH esse é o Almoxarifado Geral onde entra as mercadorias, o outro é chamado de UG/GAD/PVH/SEDE nesse o almoxarifado receberá as transferências de mercadorias para que possa distribuir entre os setores. Outro ponto importante é que o Servidor poderá acessa a outras unidades caso tenha PERMISSÃO, A permissão a ser liberada de acordo o cargo e/ou função do servidor dentro da SECRETARIA a qual pertence. 3

4 Na tela abaixo é mostrado os menus de acesso ao Sistema, a liberação desse menus será feita pelo Administrador do Sistema de acordo a função do servidor dentro da Secretaria/órgão. PEDIDOS ONLINE O processo de fazer pedido inicia-se no menu pedidos on-line liberar para todos no sistema. Vamos ao que interessa, no pedidos on-line é mostrado como fazer um pedido on-line por lista conforme está sendo mostrado abaixo: 4

5 Conforme mostrado, após selecionar os itens do pedido nessa etapa o servidor deve definir a quantidade de cada material no pedido. Lembrando que esse pedido passará por uma análise pelo gestor da Unidade Gestora. MEUS PEDIDO O MENU meus pedidos e disponiblizados a todos verificar o andamento dos pedidos feito individualmente pelos servidores. 5

6 Etapa da finalização do pedido, onde e mostrado o itens solicitados no pedido, também é mostrado no menu MEUS PEDIDO. Onde pode ser poderá verificar qual a situação do seu pedido, conforme mostrado abaixo. De uma formar mais detalhada de fazer pedido, é o pedido on-line por item conforme será demonstrado abaixo. 6

7 Nessa etapa que é possível selecionar os materiais e suas respectivas quantidades. Tela de cadastro de fornecedor, a permissão de cadastro de fornecedor será liberado apenas para um servidor. 7

8 Tela de cadastro de CC Código de Conta, a permissão de cadastro de CC será liberado apenas para um servidor. 8

9 ANALISE DE PEDIDOS - Na etapa do processo tem analise de pedidos, onde os gestores da UG estarão recebendo os pedidos e analisando. Tela de Analise de Pedidos No menu Analise de Pedidos, consta os pedidos em aberto serão analisados e posteriormente liberado ou não, para cada pedido ATENDIDO será gerado um guia de saída. 9

10 MATERIAL - Na etapa do processo tem analise de pedidos, onde os gestores da UG estarão recebendo os pedidos e analisando. 10

11 Tela principal de Materiais No menu MATERIAL, é possível observar várias opções como: Consulta, editar, excluir e opção de detalhes de entrada e saída por material. E o botão incluir Material. Tela de Cadastro de Materiais Na tela de inserir material, apenas um servidor terá acesso a essa opção, possuirá um cadastro único que será utilizado por todas as UG (UNIDADES GESTORAS), segue abaixo algumas informações para o cadastro. 11

12 Tela de Cadastro de ENTRADA de MERCADORIAS (PARTE I)- Na tela de inserir material, apenas um servidor terá acesso a essa opção, tendo em vista que o DER/RO possuirá um 12

13 cadastro único que será utilizado por todas as UG (UNIDADES GESTORAS), segue abaixo algumas informações para o cadastro. Tela de Cadastro de ENTRADA de MERCADORIAS (PARTE II)- No processo de entrada de mercadoria deve documentos formais como por exemplo: NF. Quando é feito uma entrada de 13

14 material, o sistema faz uma média do Valor Total do Estoque com Valor de Entrada divido pela quantidade, com isso é possível encontrar um valor unitário real, ou seja, o valor do estoque sempre será real. INSERIR GUIA SAIDA Na etapa do processo o gestor da UG tem a opção de fazer emitir de saídas de mercadorias. 14

15 Tela de INSERIR GUIA DE SAÍDA - No processo de SAÍDA de mercadorias, deve haver um destino, que é UNIDADE DE LOTAÇÃO se refere a cidade onde existem escritórios do DER/RO, por exemplo: RESIDENCIAS. Deve haver um setor cadastro para a Unidade de lotação, e o por fim o Servidor solicitante deve ser selecionado. Tela de INSERIR GUIA DE SAÍDA PARTE II Após o processo de seleção dos dados da guia conforme mostrado na PARTE I, segue com a inserção do materiais na Guia, o procedimento de inserção e finalização da Guia de Saída e demonstrado abaixo. 15

16 Após o lançamento da Guia de Saída, o sistema fornece a opção de imprimir a guia, conforme abaixo. 16

17 Transferência de Mercadorias entre UG do mesmo ÓRGÃO Na etapa do processo é possível transferir mercadorias de UG do mesmo órgãos. 17

18 Após a seleção dos dados de destino da Mercadoria é possível adicionar os materiais conforme consta na figura abaixo. Nesse caso é possível adicionar material de um e um, ou adicionar todos os itens de uma Guia de entrada(nf) e com isso facilitar a transferência de mercadorias. Transferência de Mercadorias entre UG de ÓRGÃOS DIFERENTES 18

19 Na etapa do processo é possível transferir mercadorias de UG de um órgão para Outro. Atualmente o acesso está disponibilizado apenas para a CGPMI. Antes do processo de transferência deverá fazer a entrada dessa mercadoria no MENU ENTRADA. Nesse processo a seleção dos dados de destino da Transferência da Mercadoria é possível adicionar os materiais adicionando todos os itens de uma Guia de entrada(nf) e com isso facilitar a inclusão automática de todos os itens da um determinada Guia de Entrada, que é o espelho da Nota Fiscal de entrada. Essa opção está disponível apenas para a CGPMI. 19

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21 Termo de Recebimento Na etapa do processo é possível GERAR TERMO DE RECEBIMENTO, quando a mercadoria chega na CGPMI, a mesma deve gerar o termo de Recebimento. Etapas a serem feitas para geração do Termo de Recebimento: fazer a entrada de mercadorias fazer a transferência da mercadoria fazer o cadastro da comissão Gerar o termo de Recebimento Após gerar o termo o sistema gerar um arquivo.doc. 21

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23 COMISSÃO O Cadastro de comissão será disponibilizado apenas para CGPMI, pois é necessário para emissão dos termos de recebimento. 23