Portal Meu RH - Manual de Treinamento

Transcrição

1 Portal Meu RH - Manual de Treinamento Guia de utilização do Portal Meu RH e suas funcionalidades Dezembro/2016

2 Treinamento do Portal Meu RH 1. Portal Meu RH 2. Funcionalidades para empregados no Brasil 3. Funcionalidades para gestores no Brasil Agenda

3 Portal Meu RH

4 Portal Meu RH e Funcionalidades O que é o Portal Meu RH? O Portal concentrará todos os temas e informações de RH num único lugar, facilitando assim o acesso do empregado. Principais funcionalidades Formulário para atualização de nome, estado civil e endereço ou seja, o próprio empregado poderá conferir seus dados pessoais e pedir a atualização dos mesmos via Portal Meu RH, anexando os comprovantes adequados (contas e certidões), sem necessidade de ir pessoalmente ao Núcleo de RH de sua localidade. Consulta dinâmica ao Organograma geral da Vale, onde todo empregado poderá as visualizar as estruturas organizacionais, com os cargos e nomes dos empregados. Visualização das últimas três vagas internas abertas, estimulando o aproveitamento de talentos internos ao dar visibilidade ao Banco de Oportunidade, onde é possível consultar todas as vagas disponíveis, com os detalhes de cada oportunidade. Apenas para gestores: Relatório gerencial de headcount executado por mês segregado por área Consulta à lista dos empregados ausentes Consulta à lista dos empregados temporários 3

5 Portal Meu RH Local de concentração de temas e principais informações de RH Como acessar o portal Meu RH? 1. O usuário deverá primeiramente acessar a Intranet através do link 2. Se autenticar: inserir chave de usuário e senha, clicar em Entrar. Em casos de erros ou dúvidas no login, favor entrar em contato: Na Intranet, clicar em Portal Meu RH que estará na seção Acesso Rápido O link só estará disponível após o lançamento oficial do sistema 4. Em seguida, será direcionado ao Portal Meu RH 4

6 Portal Meu RH Local de concentração de temas e principais informações de RH Portal Meu RH Hoje Em Dezembro/2016 Diversos links Dificuldade na busca de informações Visão não consolidada Principal repositório de informações de RH Visão integrada Busca simples Portal mais amigável Valores Simplicidade, Agilidade e Satisfação do Cliente

7 Funcionalidades para todos empregados no Brasil

8 Portal Meu RH Funcionalidade disponível para todos os empregados no Brasil 2 Portal Meu RH 1 1 Alteração de dados cadastrais Links para o Organograma e Recursos Humanos Recursos links rápidos para os principais sistemas 4 Vagas Brasil 5 5 Acesso Rápido links para páginas de conteúdo institucional relacionado a RH 8

9 Atualização de dados pessoais 9

10 Portal Meu RH Atualização de dados pessoais Atualização de Dados Pessoais Hoje Em Dezembro/2016 Deslocamento até o RH mais próximo Horário para solicitação Online Disponível para consulta e solicitação de alteração a qualquer momento Valores Simplicidade, Agilidade e Satisfação do Cliente 10

11 Portal Meu RH Atualização de dados pessoais Fluxo de solicitação, recusa, retorno Empregado Empregado Portal meu RH RH GE Checar no Portal Meu RH se os dados estão atualizados OK Fim Preencher formulário com anexo e enviar Enviar o retorno com mensagem de recebimento após a solicitação Analisar a solicitação RH GE Contatar o empregado e informar o erro ou solicitar dados adicionais Empregado Entrar em contato com o RH GE 11 Obs: As alterações de dados pessoais continuará com a opção de ser realizada presencialmente pelo empregado no RH

12 Portal Meu RH Atualização de dados pessoais Atualização de endereço Passo 1: O usuário deverá clicar em Atualizar endereço Passo 2: O usuário deverá preencher o seguinte formulário Francisco Antônio Rua Principal, 123 Vale S.A Gerente RH O usuário deverá preencher com os dados cadastrais atuais e de contato. Em seguida será aberta uma nova aba com um formulário. 12

13 Portal Meu RH Atualização de dados pessoais Atualização de endereço Passo 2: O usuário deverá preencher o seguinte formulário Passo 2: O usuário deverá enviar o formulário preenchido junto com o anexo: O usuário deverá informar o novo endereço. Anexar um comprovante de residência. Documentos que podem ser anexados: conta de luz, água, etc. Basta clicar em Procurar, localizar o arquivo no computador e selecioná-lo. 13

14 Portal Meu RH Atualização de dados pessoais Atualização de endereço Passo 2: O usuário deverá enviar o formulário preenchido junto com o anexo. A solicitação será enviada para o time de RH responsável por fazer a análise e conclusão da atualização no sistema de cadastro de RH. Clicando em cancelar, a solicitação não será encaminhada nem salva e o usuário redirecionado a página inicial. Exemplos de documentos comprobatórios para atualização de endereço: contas de luz, gás, telefone e água. Atenção: o Portal não encaminhará solicitações sem anexo. 14

15 Portal Meu RH Atualização de dados pessoais Atualização de estado civil Passo 1: O usuário deverá clicar em Atualizar estado civil Passo 2: O usuário deverá preencher o seguinte formulário Francisco Antônio Rua Principal, 123 Vale S.A Gerente RH O usuário deverá preencher com os dados cadastrais atuais e de contato. Em seguida será aberta uma nova aba com um formulário 15

16 Portal Meu RH Atualização de dados pessoais Atualização de estado civil Passo 2: O usuário deverá preencher o seguinte formulário. Passo 2: O usuário deverá enviar o formulário preenchido junto com o anexo. O usuário deverá informar o novo estado civil e partir de quando se encontra nessa situação. Anexar um documento que comprove o novo estado civil, como a certidão de casamento, por exemplo. Basta clicar em Procurar, localizar o arquivo no computador e selecioná-lo. 16

17 Portal Meu RH Atualização de dados pessoais Atualização de estado civil Passo 2: O usuário deverá enviar o formulário preenchido junto com o anexo: A solicitação será enviada para o time de RH responsável por fazer a análise e conclusão da atualização no sistema de cadastro de RH. Clicando em cancelar, a solicitação não será encaminhada nem salva e o usuário redirecionado a página inicial. Exemplos de documentos comprobatórios para atualização de estado civil: certidão de casamento ou escritura de separação. Atenção: o Portal não encaminhará solicitações sem anexo. 17

18 Portal Meu RH Atualização de dados pessoais Atualização de nome Passo 1: O usuário deverá clicar em Atualizar nome Passo 2: O usuário deverá preencher o seguinte formulário Francisco Antônio Rua Principal, 123 Vale S.A Gerente RH O usuário deverá preencher com os dados cadastrais atuais e de contato. Em seguida será aberta uma nova aba com um formulário 18

19 Portal Meu RH Atualização de dados pessoais Atualização de nome Passo 2: O usuário deverá preencher o seguinte formulário Passo 2: O usuário deverá enviar o formulário preenchido junto com o anexo: O usuário deverá informar o novo nome: nome, nome do meio e último nome. Anexar um documento que comprove a alteração: como a certidão de casamento, por exemplo. Basta clicar em Procurar, localizar o arquivo no computador e selecioná-lo. 19

20 Estrutura Organizacional 20

21 Portal Meu RH Estrutura Organizacional Passo 1: O usuário deverá clicar no link do Organograma no Portal Passo 2: Será aberta uma nova aba com o Organograma da Vale 21

22 Portal Meu RH Estrutura Organizacional (Navegação) O usuário poderá nesta funcionalidade visualizar a estrutura organizacional da Vale. O org. chart é inicialmente mostrado apenas com o Diretor Presidente da companhia. Os níveis sub-sequentes são mostrados e abertos de acordo com os cliques nas opções verde disponíveis para os usuários. O usuário pode localizar alguém na estrutura pesquisando pelo nome. Depois de localizar e clicar no nome, será exibida a estrutura abaixo e acima daquela pessoa. 22

23 Portal Meu RH Estrutura Organizacional (Navegação) O usuário poderá nesta funcionalidade visualizar a estrutura organizacional da Vale. O org. chart é inicialmente mostrado apenas com o Diretor Presidente da companhia. Os níveis sub-sequentes são mostrados e abertos de acordo com os cliques nas opções verde disponíveis para os usuários. O usuário terá também a opção de expandir a estrutura clicando nessa área. Passando o cursor nessa região serão exibidos os nomes que a compõem, ao lado um exemplo de como são as exibidas as pessoas ao passarmos o cursor pelas barras 23

24 Portal Meu RH Estrutura Organizacional (Navegação) O usuário poderá nesta funcionalidade visualizar a estrutura organizacional da Vale. O org. chart é inicialmente mostrado apenas com o Diretor Presidente da companhia. Os níveis subsequentes são mostrados e abertos de acordo com os cliques nas opções verde disponíveis para os usuários. É possível ir clicando e descendo cada vez mais na estrutura. Há disponível uma barra de rolagem que possibilita a visualização de um nível que não cabe totalmente na área reservada para a exibição da estrutura. 24

25 Recursos Humanos 25

26 Portal Meu RH Recursos Humanos Passo 1: O usuário deverá clicar no link de Recursos Humanos Passo 2: Será aberta uma nova aba com a página Recursos Humanos 26

27 Portal Meu RH Recursos Humanos Nessa página o usuário terá acesso a diversas informações de RH: links, documentos, sistemas. Relação de links de recursos humanos Nessa área estão alguns link com uma descrição. Se for do interesse do usuário, basta clicar numa das opções. 27

28 Vagas Brasil Visualização das 3 últimas vagas abertas 28

29 Portal Meu RH Vagas Brasil Visualização das 3 últimas vagas abertas Vagas internas abertas Hoje Em Dezembro/2016 Prévio conhecimento do link do i-hunter Necessidade de procura no sistema de vagas para verificar atualizações e novas oportunidades abertas Atualização automática das 3 vagas mais recentes na página inicial do portal Sem necessidade de navegação até o i-hunter para checar a publicação de novas vagas Valores Simplicidade, Agilidade e Satisfação do Cliente

30 Portal Meu RH Vagas Brasil Visualização das 3 últimas vagas abertas Passo 1: O usuário visualizará sempre na página inicial do portal as 3 vagas mais recentes disponíveis Passo 2: Visualizar os detalhes e se candidatar Caso se interesse por alguma vaga, o usuário poderá clicar no nome da vaga e então será direcionado a uma nova aba aberta com o i- hunter. Na nova aba, o usuário terá acesso aos detalhes da vaga: título, local, perfil, área de atuação, responsabilidade, etc. 30

31 Portal Meu RH Vagas Brasil Visualização das 3 últimas vagas abertas Passo 2: Visualizar os detalhes e se candidatar Se for de seu interesse, o usuário poderá se candidatar clicando em Clique aqui para se candidatar a essa vaga. 31

32 Portal Meu RH Vagas Brasil Outras Vagas Passo 1: Para acesso a lista de todas as vagas disponíveis e não apenas às 3 mais recentes, basta clicar na seção abaixo: Passo 2: Selecionar uma vaga de seu interesse, detalhar e se candidatar: Clicando em Saiba quais são as vagas que estão disponíveis em nossas regionais. será aberta uma nova aba no sistema i-hunter com todas as vagas disponíveis. Na nova aba, serão exibidas todas as vagas disponíveis. Caso se interesse por alguma vaga, o usuário poderá detalhar clicando em [clique p/ detalhes]. 32

33 Portal Meu RH Vagas Brasil Outras Vagas Passo 3: Selecionar uma vaga de seu interesse, detalhar e se candidatar: Se for de seu interesse, já em detalhes da vaga, o usuário poderá se candidatar clicando em [Clique aqui para se candidatar a essa vaga].

34 Recursos 34

35 Portal Meu RH Recursos Disponibilização de links rápidos para os sistemas e normas de RH Nessa área o usuário terá acesso a links rápidos para importantes recursos/sistemas de RH da Vale Carreira e Sucessão Ao clicar em Carreira e Sucessão o usuário será direcionado ao CSP da Vale, sistema de carreira e sucessão onde poderá consultar seus formulários e pendências relacionadas ao tema Contracheques Clicando nessa opção o usuário será direcionado ao E-dados, onde poderá consultar seu contracheque. Férias e Frequência Clicando nessa opção o usuário será direcionado ao E-dados, onde poderá solicitar suas férias, consultar pedidos de férias pendentes e também fazer sua gestão de frequência Frequência- Apontador Clicando nessa opção o usuário será direcionado para a tela de Frequência-Apontador no E-dados Treinamento (VES) Clicando nessa opção o usuário será direcionado à plataforma VES, onde terá acesso aos cursos disponibilizados pela Vale, podendo visualizar e se inscrever em cursos que contribuem para o desenvolvimento profissional 35

36 Acesso Rápido 36

37 Portal Meu RH Acesso rápido Disponibilização de links rápidos para os sistemas e normas de RH Nessa área o usuário terá acesso a links rápidos para importantes recursos/sistemas de RH da Vale Apoiar FGTS Clicando nessa opção o usuário será direcionado à página Apoiar Assistência ao Empregado na intranet, nessa página terá acesso a informações sobre esse programa de assistência aos empregados da Vale Clicando nessa opção o usuário será direcionado à página de FGTS na intranet da Vale Norma de RH Clicando nessa opção o usuário será direcionado à página com todas as normas de RH da Vale, será aberto um pdf numa nova aba Previdência Social Clicando nessa opção o usuário será direcionado ao site da Previdência Social Reembolso Médico Clicando nessa opção o usuário será direcionado à página onde poderá solicitar reembolso médico e tirar dúvidas sobre o processo Valia Clicando nessa opção o usuário será à página Valia Previdência Privada, onde terá acesso a todas as informações de previdência privada da Vale 37

38 Portal Meu RH Funcionalidades para gestores

39 Portal Meu RH Funcionalidade disponível apenas para gestores Portal Meu RH Meu time subordinados afastados 2 Meu time subordinados com contrato prazo determinado 3 3 Gestão da minha equipe (Workflows) links rápidos para Abertura de SPV, Movimentação, Gerenciamento de posição e Desligamento 4 Relatório de Workforce 4

40 Meu Time Listas de empregados e botões de ações para principais workflows (Funcionalidade disponível para gestores no Brasil) 40

41 Portal Meu RH - Meu Time - Listas de empregados (Funcionalidade disponível apenas para gestores) Lista dos afastados do time / prazo determinado Hoje Em Dezembro/2016 Dificuldade para obter a informação Dependência do RH Necessidade de solicitar atualização Informação online Disponível para consulta a qualquer momento Valores Simplicidade, Agilidade, Dados Confiáveis e Satisfação do Cliente

42 Portal Meu RH - Meu Time - Listas de empregados (Funcionalidade disponível apenas para gestores) Subordinados afastados Nessa área o usuário visualizará os funcionários afastados há mais de 15 dias por motivos de licenças ou doenças Caso não haja subordinado nessa condição, aparecerá a mensagem Não há subordinados afastados a exibir. Serão exibidos os subordinados afastados identificados por nome completo e matrícula. Se houver mais de um subordinado afastado, habilitará uma barra de rolagem no canto direito, permitindo que o usuário visualize os demais. Atenção: funcionários de férias e de licença maternidade não serão exibidos nessa listagem Atenção: Os tipos de afastamentos são: médicos (>15 dias) e não remunerado. 42

43 Portal Meu RH - Meu Time - Listas de empregados (Funcionalidade disponível apenas para gestores) Subordinados de Contrato de Prazo Determinado Nessa área o usuário visualizará os funcionários cujos contratos são de prazo determinado Caso não haja subordinado nessa condição, aparecerá a mensagem Não há subordinados temporários a exibir. José Silva Arthur gomes Pedro neves João Silva Serão exibidos os subordinados de prazo determinado identificados por nome completo e matrícula. Se houver mais de um subordinado com prazo determinado, habilitará uma barra de rolagem no canto direito, permitindo que o usuário visualize os demais. Atenção: terceiros não aparecerão nessa listagem 43

44 Portal Meu RH Meu Time Botões de Ações para principais workflows (Funcionalidade disponível apenas para gestores) Abertura de SPV Passo 1: O usuário deverá clicar em Contratar Passo 2: Preencher formulário e encaminhar Após a autenticação no Peoplesoft, o usuário deverá preencher o formulário que será aberto para abertura de uma SPV e clicar em CONTINUAR. Em seguida será aberta uma nova aba Passo 2: O usuário deve digitar a chave de usuário (ID Peoplesoft) e senha, depois clicar em ENTRAR Em seguida, deverá continuar o processo nesse sistema ao qual foi direcionado. Em casos de erros ou dúvidas no login, favor entrar em contato:

45 Portal Meu RH Meu Time Botões de Ações para principais workflows (Funcionalidade disponível apenas para gestores) Movimentar Passo 1: O usuário deverá clicar em Movimentar Passo 3: Movimentação do empregado Após a autenticação no Peoplesoft, o usuário deverá ler as instruções que aparecerão na página e clicar em CONTINUAR. Em seguida será aberta uma nova aba Passo 2: O usuário deve digitar a chave de usuário (ID Peoplesoft) e senha, depois clicar em ENTRAR Em casos de erros ou dúvidas no login, favor entrar em contato: 4001 Em seguida, deverá continuar o processo nesse sistema ao qual foi direcionado.

46 Portal Meu RH Meu Time Botões de Ações para principais workflows (Funcionalidade disponível apenas para gestores) Gerenciar posição Passo 1: O usuário deverá clicar em Gerenciar Posição como link rápido de acesso para a funcionalidades de solicitação de workflows Passo 3: Criar ou Alterar Posição Após a autenticação no Peoplesoft, o usuário deverá escolher uma das opções (Criar Posição ou Alterar Posição) e clicar em CONTINUAR. Em seguida será aberta uma nova aba Passo 2: O usuário deve digitar a chave de usuário (ID Peoplesoft) e senha, depois clicar em ENTRAR Em casos de erros ou dúvidas no login, favor entrar em contato: 4001 Em seguida, continuar com o processo nesse sistema ao qual foi direcionado. 46

47 Portal Meu RH Meu Time Botões de Ações para principais workflows (Funcionalidade disponível apenas para gestores) Desligamentos Passo 1: O usuário deverá clicar em Gerenciar Posição como link rápido de acesso para a funcionalidades de solicitação de workflows Passo 3: Solicitar desligamento Após a autenticação no Peoplesoft, o usuário deverá as instruções na tela Em seguida será aberta uma nova aba Passo 2: O usuário deve digitar a chave de usuário (ID Peoplesoft) e senha, depois clicar em ENTRAR Em casos de erros ou dúvidas no login, favor entrar em contato:

48 Relatório gerencial mensal de workforce (Funcionalidade disponível para gestores no Brasil) 48

49 Portal Meu RH Relatório gerencial mensal de workforce (Funcionalidade disponível apenas para gestores) Relatório Workforce Hoje Em Dezembro/2016 Dependência do RH para obter a informação Consulta Online Informação disponível a qualquer momento Atualização sem necessidade de solicitação Valores Dados Confiáveis, Agilidade e Satisfação do Cliente

50 Portal Meu RH Relatório gerencial mensal de workforce (Funcionalidade disponível apenas para gestores) Relatório gerencial mensal de workforce Passo 1: O usuário deverá clicar na imagem abaixo Passo 2: O usuário visualizará o relatório na nova aba, podendo também detalhá-lo Em seguida será aberta uma nova aba com o relatório O relatório será exibido com o nome do responsável pela área e os números de workforce ao lado, com uma barra verde representando o total daquela equipe. 50

51 Portal Meu RH Relatório gerencial mensal de workforce (Funcionalidade disponível apenas para gestores) Relatório gerencial mensal de workforce Passo 3: O usuário poderá detalhar e filtrar o relatório Ao dar um duplo clique em alguma barra, o relatório será detalhado com as equipes abaixo da pessoa selecionada. Atenção: Este relatório não engloba PCD, Suspensos, Empregados de Prazo Determinado, Afastados, Licenciados, Aprendizes, Estagiários, Trainees, Conselheiros. 51

52 Portal Meu RH Relatório gerencial mensal de workforce (Funcionalidade disponível apenas para gestores) Relatório gerencial mensal de workforce Passo 4: O usuário poderá detalhar e filtrar o relatório por país, mês e companhia 52

53 Portal Meu RH - Dúvidas e Suporte 53

54 Portal Meu RH - Suporte Dúvidas sobre processo e correções de problemas técnicos As dúvidas sobre o portal e suas funcionalidades podem ser encaminhadas para o suporteportalmeurh@vale.com As dúvidas sobre os processos de RH, o usuário deve consultar os conteúdos disponíveis na Intranet. Em caso de falhas ou problemas técnicos, o usuário deve abrir um chamado para reportar o problema no Vale Support Center: 54

55 Portal Meu RH - Dúvidas Perguntas Frequentes 1- Qual navegador devo usar? Resposta: O Internet Explorer 11 é o navegador padrão definido pela área de TI da Vale. 2- Qual o prazo para atendimento de uma solicitação de atualização de dados cadastrais? Resposta: A solicitação encaminhada para a equipe de RH será atendida em até 30 dias. 3- As solicitações feitas presencialmente no RH deixarão de existir? Resposta: Não. O Portal oferece a possibilidade de solicitação de atualização de dados pessoais sem necessidade do deslocamento ao RH, mas ainda será possível solicitar a atualização presencialmente caso seja a preferência do empregado. 4- Se eu solicitar alguma alteração cadastral no Portal, ainda preciso entregar o documento original no RH? Resposta: Não. Basta anexar na solicitação o documento comprobatório da alteração solicitada. 5- Os gestores visualizarão o Workforce dos subordinados diretos e indiretos? É possível acessar as informações de Workforce das demais áreas? Resposta: Os gestores poderão visualizar o workforce de todas as áreas. 55

56 Portal Meu RH - Dúvidas Perguntas Frequentes 6 - Sobre as informações de ausências e prazo determinado, o gestor consegue visualizar as informações dos subordinados diretos e indiretos? Resposta: O gestor consegue visualizar somente informações de subordinados diretos 7 Quem pode acessar o Portal Meu RH? Resposta: Somente pessoas que possuem chave de rede e acesso à Intranet colaborativa da Vale terão acesso ao Portal 56

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