Administração do Intellikon

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1 Intellikon 2.1 Código de Manual: Ik21002POR Versão do Manual: 1.1 Última revisão: 26/10/2005 Aplica-se a: Intellikon 2.1 Administração do Intellikon

2 If21002POR v1.1 Intellikon Administração do Intellikon Urudata Software Rua Canelones 1370 Segundo Andar CP11200 Montevidéu, Uruguai Telefone: (598 2) Fax: i

3 Conteúdo Introdução...4 Tipos de Documento...4 Como acrescentar Tipos de Documento... 4 Modificação de Tipos de Documento... 4 Eliminação de Tipos de Documento... 4 Propriedades...5 Como acrescentar propriedades... 5 Modificação de propriedades... 5 Eliminação de propriedades... 5 Glossário...5 Tópicos... 5 Como acrescentar tópicos... 6 Modificação de Tópicos... 6 Eliminação de Tópicos... 6 Palavras chave... 6 Como acrescentar palavras chave... 6 Modificação de Palavras Chave... 6 Eliminação de Palavras Chave... 7 Modelo de negócio...7 Segurança...7 Conceitos Gerais... 7 Modelo... 7 Exemplo... 9 Administração Aplicativos Classes Instâncias Papéis Fornecedores de segurança Permissões Usuários

4 Parâmetros de Configuração

5 Introdução O Intellikon é uma solução multi-idioma de Gestão de Conteúdo para Organizações. O presenta manual explica como administrar as funcionalidades de Gestão Documental fornecidas pelo produto. A administração do Intellikon é realizada através do site Web de Administração acessível no endereço Tipos de Documento O uso de tipos de documento simplifica a captura e recuperação de documentos. Um Tipo de Documento permite relacionar propriedades particulares que só fazem sentido para esse tipo. Por exemplo, a propriedade endereço de correio eletrônico de origem só faz sentido para mensagens de correio eletrônico entrantes, mas não para faxes, memos, etc. O Intellikon fornece, de maneira predeterminada, um Tipo de Documento chamado Memo que possui as propriedades comuns a todos os Tipos de Documento. Em geral é necessário criar a administrar novos Tipos de Documento. Como acrescentar Tipos de Documento Na árvore de administração, selecione o Tipo de Documento. Selecione Novo Complete as propriedades do Tipo de Documento na lapela geral. Complete a atribuição de propriedades na lapela Propriedades (veja Propriedades). Ajuste as propriedades atribuídas ao Tipo de Documento a criar. Complete a atribuição de segurança na lapela Segurança (veja Segurança) Modificação de Tipos de Documento Na árvore de administração, selecione Tipo de Documento. Utilize o quadro de busca para procurar o Tipo de Documento a modificar. Abra o menu contextual clicando o Tipo de Documento com o botão direito do mouse. Selecione Modificar. Modifique (se for aplicável) as propriedades do Tipo de Documento na lapela geral. Modifique (se aplicável) a atribuição de propriedades na lapela Propriedades (veja: Propriedades) Ajuste as propriedades atribuídas ao Tipo de Documento a modificar. Modifique (se aplicável) a atribuição de segurança na lapela Segurança (veja: Segurança). Eliminação de Tipos de Documento 4

6 Na árvore de administração, selecione Tipo de Documento Utilize o quadro de busca para procurar o Tipo de Documento a ser eliminado. Abra o menu contextual clicando o Tipo de Documento com o botão direito Selecione Eliminar Propriedades No momento de administrar os Tipos de Documento (veja: Tipos de Documento) pode surgir a necessidade de utilizar propriedades que não são fornecidas pelo Intellikon. A seguir são descritos os passos necessários para administrar as propriedades que podem ser atribuídas a Tipos de Documento no Intellikon. Como acrescentar propriedades Na árvore de administração, selecione Propriedades Selecione Novo Complete os atributos gerais da propriedade Complete os atributos opcionais da propriedade Selecione Aceitar Modificação de propriedades Na árvore de administração, selecione Propriedades Utilize o quadro de busca para procurar a propriedade a ser modificada Abra o menu contextual, clicando a propriedade com o botão direito. Seleciona Modificar Modifique (se aplicável) os atributos gerais da propriedade Modifique (se aplicável) os atributos opcionais da propriedade. Selecione Aceitar Eliminação de propriedades Na árvore de administração, selecione Propriedades. Utilize o quadro de busca para procurar a propriedade a eliminar. Abra o menu contextual, clicando a propriedade com o botão direito. Selecione Eliminar. Glossário O Intellikon fornece um Glossário (Tópicos e Palavras Chave) predeterminado. Se necessário, é possñivel, através da consola de Administração, acrescentar, eliminar ou modificar conteúdo do Glossário. Tópicos 5

7 Como acrescentar tópicos Na árvore de administração, selecione Glossário. No Glossário, selecione Tópico. Selecione Novo. Complete o nome. Modificação de Tópicos Na árvore de administração, selecione Glossário. No Glossário, selecione Tópico. Utilize o quadro de busca para procurar o tópico a ser modificado. Abra o menu contextual, clicando o Tópico com o botão direito. Selecione Modificar. Modifique (se aplicável) o nome do Tópico. Eliminação de Tópicos Na árvore de administração, selecione Glossário. No Glossário, selecione Tópico. Utilize o quadro de busca para procurar o tópico a ser eliminado. Abra o menu contextual, clicando o tópico com o botão direito. Selecione Eliminar. Palavras chave Como acrescentar palavras chave Na árvore de administração, selecione Glossário. Em Glossário, selecione Palavras Chave. Selecione Novo. Complete o Nome. Modificação de Palavras Chave Na árvore de administração, selecione Glossário. Em Glossário, selecione Palavras Chave. Utilize o quadro de busca para procurar a Palavra Chave a modificar. Abra o menu contextual, clicando a palavra chave com o botão direito. Selecione Modificar Modifique (se aplicável) o nome da palavra chave. 6

8 Eliminação de Palavras Chave Na árvore de administração, selecione Glossário. Em Glossário, selecione Palavras Chave Utilize o quadro de busca para procurar a Palavra Chave a eliminar. Abra o menu contextual, clicando a palavra chave com o botão direito. Selecione Eliminar. Modelo de negócio O modelo de negócio permite estabelecer uma classificação pseudo-hierárquica dos documentos, ou seja, os documentos continuam podendo ser acessados por propriedades, mas também podem ser acessados utilizando esta pseudo-hierarquia. O Intellikon propõe como exemplo uma estrutura de três níveis (Cliente Assunto Tarefa). Cada um destes elementos do negócio é modelado a nível de Template e de Objeto. A nível de Template, definem-se propriedades que os objetos possuem. A nível de objeto, definem-se os valores destas propriedades. A administração destes objetos do negócio é descrita no documento de Administração Avançada do Intellikon. Segurança Conceitos Gerais A segurança do Intellikon pode ser definida através de atribuições de permissões aos Tipos de Documento (veja: Tipo de Documento), às Entidades do Modelo de Negócio (veja: Modelo do Negócio) e combinações destas atribuições. Modelo As possíveis combinações são: 7

9 4 3 Representa uma solução na qual não se implementa segurança. Todos os usuários possuem acesso a todo o conhecimento de forma irrestrita. Mostra um esquema de segurança em que as permissões de usuário são atribuídas às entidades do negócio, podendo os usuários acessar todos os documentos dessa entidade. Exemplos: se o usuário lperez possui permissões para a entidade Cliente Urudata, ele possuirá as mesmas permissões de acesso aos documentos desta entidade. Mostra um esquema de segurança em que as permissões de usuário são atribuídas a Tipos de Documento e os usuários associados também a Tipos de Documento. Exemplo: Se o usuário igonzalez possui permissões de acesso ao Tipo de Documento Memo, ele poderá acessar qualquer documento desse tipo. Mostra o nível mais complexo de segurança, no qual é possível atribuir segurança a nível de entidade e de tipo de documento, mas também é possível utilizar combinações desses dois tipos de segurança. Exemplos: O usuário lpérez possui permissões de acesso aos Escritos de todas as entidades Cliente. O usuário alopez possui permissões de acesso à entidade Cliente Urudata e a todos os seus documentos. O usuário igonzalez possui permissões de acesso aos Memos da entidade Cliente Urudata. Para administrar o modelo de segurança do Intellikon é necessário compreender a lógica que o governa. A estrutura de segurança se baseia no seguinte esquema: 8

10 Este modelo se fundamenta em três conceitos. - Os Aplicativos: (Ex.: Intellikon) definem Classes (Entidade Cliente, Tipo De Documento, etc.), para os quais são geradas instâncias.( Cliente Urudata, Tipo de Documento Memo, etc.). - Os Papéis: representam conjuntos de permissões definidas previamente (ex.: Administrador = permissão de leitura + permissão de escritura + permissão de administração) - Os papéis são ocupados por usuários que são objetos (ex.: Juan Perez) que possuem fornecedores de segurança (ej.: Active Directory) nos quais são identificados com uma senha (ex.: 1234). - É possível gerar Grupos de Usuários. O processo de estabelecer segurança consiste em atribuir um usuário a um papel em uma instância. Exemplo 9

11 A figura acima mostra a atribuição do usuário do Active Directory lperez, que possui acesso de leitura dos documentos do tipo consulta. Administração A segurança de Entidades e Tipos de Documento pode ser administrada diretamente a partir da janela de definição da Entidade ou Tipo de Documento (veja: Tipos de Documento, Modelo do Negócio). Para a administração avançada utiliza-se a administração central do Intellikon. Aplicativos O Intellikon prevê o manejo de segurança dos aplicativos que participam do processo de Gestão Documental. Na instalação predeterminada utiliza-se o aplicativo Intellikon. Caso for requerido acrescentar, modificar ou eliminar um aplicativo, siga os seguintes passos. Como acrescentar aplicativos Em Segurança, selecione Aplicativos. Selecione Novo. Complete o nome e descrição. 10

12 Modificação de Aplicativos Em Segurança, selecione Aplicativos. Utilize o quadro de busca para procurar o aplicativo. Abra o menu contextual clicando o aplicativo com o botão direito. Selecione Modificar. Modifique (se aplicável) o nome e descrição do Aplicativo. Eliminação de Aplicativos Classes Em Segurança, selecione Aplicativos. Utiliza o quadro de busca para procurar o Aplicativo a eliminar. Abra o menu contextual, clicando o Aplicativo com o botão direito. Selecione Eliminar. O Intellikon prevê o manejo de Classes dentro dos Aplicativos que maneja. A instalação predeterminada inclui a classe Tipo de Documento dentro do Aplicativo. O Para acrescentar, modificar ou eliminar classes, siga as seguintes instruções. Alta de Classes Em Segurança, selecione Classes. Selecione Novo. Complete o nome, descrição e aplicativo ao que pertence a Classe. Modificação de Classes Em Segurança, selecione Classes. Utilize o quadro de busca para procurar a Classe a modificar. Abra o menu contextual, clicando a classe com o botão direitol. Selecione Modificar. Modifique (se aplicável) o nome, descrição e aplicativo à que pertence a classe. Eliminação de Classes Em Segurança, selecione Classes. Utilize o quadro de busca para procurar a classe a eliminar. Abra o menu contextual, clicando a classe com o botão direito. Selecione Eliminar. 11

13 Instâncias O Intellikon maneja as instancias das classes definidas nos pontos anteriores. A instalação predeterminada gera a isntância Memo da classe Tipo de Documento. As instâncias da classe Tipo de Documento são geradas automaticamente quando são criados novos tipos de documento (veja: Como acrescentar Tipos de Documento) e a sua segurança pode ser modificada diretamente a partir da modificação de Tipos de Documento (veja: Modificação de Tipos de Documento). Alta de Instâncias Em Segurança, selecione Instâncias. Selecione Novo. Complete o nome, descrição e classe à que pertence a Instancia. Gere (se aplicável) atribuições para a instância. Modificação de instâncias Em Segurança, selecione Instâncias. Utilize o quadro de busca para procurar a Instância a modificar. Abra o menu contextual, clicando a Instancia com o botão direito. Selecione Modificar. Modifique (se aplicável) o nome, a descrição e classe à que pertence a Instancia. Modifique (se aplicável) as atribuições da instância. Eliminação de Instâncias Papéis Em Segurança, seleciona Instancia. Utilize o quadro de busca para procurar a Instância a eliminar. Abra o menu contextual, clicando a Instância com o botão direito. Selecione Eliminar. Intellikon maneja papéis como forma de agrupar as permissões. A instalação predeterminada do Intellikon gera os seguintes papéis: View Pages: Aplica-se a entidades. (veja: Manual de Administração Avançada) Reader: Permissões de só leitura dos documentos. Contributor: Permissões de leitura e escritura dos documentos. Administrator: Permissões de administração (ex: atribuição de permissões). Estes papéis descrevem completamente os níveis de acesso requeridos para o manejo de documentos. Porém, é possível gerar novos papéis (esta funcionalidade se aplica às entidades do modelo de negócios, veja o Manual de Administração Avançada). 12

14 Fornecedores de segurança O Intellikon maneja como fornecedor de segurança o Active Directory na instalação predeterminada. Em contextos de integração de Intellikon com outros aplicativos ou nos casos em que se requere modificar os fornecedor de segurança, consulte o Manual de Administração Avançada. Permissões O Intellikon maneja na instalação predeterminada as permissões requeridas para definir os papéis descritos acima (veja Papéis). Em contextos de integração do Intellikon com outros aplicativos que requeiram definir novas permissões ou papéis, consulte o Manual de Administração Avançada. Usuários Os usuários são objetos (além de representar usuários humanos poderiam representar programas, entidades, etc) que possuem papéis em instâncias de classes. Um usuário possui um fornecedor de segurança que é utilizado pelo Intellikon para autenticá-lo. Uma vez autenticado, o Intellikon autoriza o acesso aos objetos de acordo com as definições realizadas no sistema. É recomendável gerar um novo usuário para cada pessoa que utilizará o sistema, modificar as suas propriedades a atribuições e elimina-lo se não for mais utilizado. As atribuições podem ser manejadas a partir da perspectiva dos Tipos de Documento, Entidades, etc, o a partir do ponto de vista dos usuários. Para realizar esta tarefa, siga as instruções a seguir. Como acrescentar Usuários Em Segurança, selecione Usuários. Selecione Novo. Complete o nome, descrição e fornecedor de segurança do Usuário. Gere (se aplicável) atribuições de Usuários. Modificação de Usuários Em Segurança, selecione Usuários. Utilize o quadro de busca para procurar o Usuário a modificar. Abra o menu contextual, clicando a o Usuário com o botão direito. Selecione Modificar. Modifique (se aplicável) o nome, descrição e fornecedor de segurança do usuário. Modifique (se aplicável) as atribuições do Usuário. Eliminação de Usuários 13

15 Em segurança, selecione usuários. Utilize o quadro de busca para procurar o usuário a eliminar. Abra o menu contextual, clicando o usuário com o botão direito. Selecione Eliminar. Parâmetros de Configuração O Intellikon permite fazer uma série de configurações avançadas através de parâmetros do sistema. A modificação destes parâmetros pode causar instabilidades no sistema. Para modifica-los, consulte o Manual de Administração Avançada. 14

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