Diferenciais do ERP TECNICON: Um caso da área de manufatura

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1 Diferenciais do ERP TECNICON: Um caso da área de manufatura Juliano Hammes (FAHOR) Gustavo Gerlach (FAHOR) Édio Polacinski (FAHOR) Resumo No contexto atual, inicialmente evidencia-se que um número cada vez maior de empresas, dos mais variados segmentos e portes, por intermédio de seus principais diretores, vem buscando alternativas para melhorarem a sua gestão de informação organizacional, procurando, constantemente, desenvolverem práticas, ações ou mesmo implementando softwares para reduzirem drasticamente o nível de decisões tomadas única e exclusivamente tendo por base o feeling. Neste sentido, evidencia-se o propósito do presente artigo de analisar e apresentar os diferenciais do Enterprise Resource Planning (ERP), que são pacotes de softwares de gestão empresarial ou mesmo sistemas integrados, com recursos de automação e informatização, que tem o propósito de contribuir com a integração e o gerenciamento dos negócios empresariais. Assim, neste contexto, destaca-se que o presente artigo também buscou descrever uma aplicação, de um software ERP, no caso de pesquisa, desenvolvido pela empresa Tecnicon, do município de Horizontina, do estado do Rio Grande do Sul. Dessa forma, buscou-se ressaltar alguns dos diferenciais do ERP Tecnicon especificamente para a área de manufatura. O desenvolvimento da pesquisa se deu através do método de estudo de caso, onde foi possível realizar a análise de um caso específico, no caso, da aplicação de um ERP na Tecnicon. Como principais resultados de pesquisa salienta-se que no caso da empresa pesquisada uma das principais contribuições provenientes da utilização do ERP foi a maior acuracidade de estoque, especialmente pelo fato do sistema não permitir que o operador alimente-o com quantidades diferentes da quantidade informada na ordem de produção. Além disso, observese que o aprendizado relacionado ao funcionamento do ERP permitiu o entendimento da aplicação de uma ferramenta de TI, relevante para área de manufatura de uma organização. Ainda, mais especificamente, no que se refere a aplicação, observe-se que o caso apresentado está diretamente relacionado ao custo do processo, bem como foi possível identificar a redução da necessidade de matéria-prima e, maior controle sobre a mesma, trazendo assim benefícios aos usuários, bem como contribuindo desta forma para a melhoria dos resultados da organização. Palavras-chave: ERP; Manufatura; Diferencial Competitivo. 1. Introdução No cenário atual de alta competitividade, as empresas precisam buscar meios de otimizar seus processos para se manter no mercado. Os sistemas de gestão integrada, também reconhecidos como Enterprise Resource Planning (ERP), vêm para auxiliar na tarefa de controlar a operação. Lima apud Nogueira, Pessoa e Abe (2004) relata que a adoção de um sistema ERP afeta a empresa em todas as suas dimensões culturais, organizacionais ou tecnológicas. Esses sistemas controlam toda a empresa, da produção às finanças, registrando e processando cada

2 fato novo na engrenagem corporativa e distribuindo a informação de maneira clara e segura, em tempo real. Ao adotar um sistema ERP, o objetivo básico não é colocar o software em produção, mas melhorar os processos de negócios usando tecnologia da informação. O presente trabalho tem como objetivo apresentar alguns diferenciais do ERP Tecnicon para a área de manufatura, identificando as vantagens que o ERP pode proporcionar para as diferentes áreas de controle em uma organização. Justifica-se a realização desta pesquisa por apresentar uma aplicação prática de um ERP disponível no mercado nacional. Além disso, esta aplicação permite identificar algumas características do ERP Tecnicon, bem como oferecer subsídios às empresas que optarem por utilizar este ERP. 2. Referencial teórico 2.1 Conceitos de ERP Para Souza apud Nogueira, Pessoa e Abe (2004), os sistemas ERP são sistemas de informação integrados, adquiridos na forma de pacotes comerciais, para suportar a maioria das operações da empresa. Eles procuram atender a requisitos genéricos do maior número possível de empresas, incorporando modelos de processos de negócio, obtidos pela experiência acumulada de fornecedores, consultoria e pesquisa em processos de benchmarking. A integração é possível pelo compartilhamento de informações comuns entre os diversos módulos, armazenados em um único banco de dados centralizado. Davenport (1998) define ERP como um software que promete a integração das informações que fluem pela empresa. Esse sistema impõe sua própria lógica à estratégia, à cultura e à organização da empresa. É uma solução genérica que procura atender a todo tipo de organização e seu projeto reflete uma série de hipóteses sobre como operam as organizações de uma maneira geral. Na maioria dos casos, o sistema irá permitir que a empresa opere com maior eficiência que anteriormente. É desenvolvido para refletir as melhores práticas de negócio, porém a decisão sobre a melhor prática é de responsabilidade do cliente. A Figura 1 mostra a anatomia de um sistema ERP. Os sistemas ERP, segundo Slack et al. (2002), permitem que as decisões e a base de dados de todas as partes da organização sejam integradas, de modo que as consequências das decisões de uma parte da organização sejam refletidas nos sistemas de planejamento e controle do restante da organização. A perspectiva técnica do ERP, conforme Pradella e Silva (2004) é vista como uma extensão lógica dos sistemas de MRP da década de 70 e dos sistemas de MRP II da década de 80. O ERP conseguiu eliminar uma série de legacy systems usados na operação das empresas, que eram programas de computador independentes uns dos outros e muitas vezes instalados em hardwares dos mais diversos, criando assim uma infraestrutura complexa para manutenção e gestão. A solução de criar um programa de computador com vários módulos baseados na mesma plataforma foi uma grande solução técnica de integração tanto para os programas, quanto para a infraestrutura de tecnologia de informação. Isto foi um dos grandes propulsores do sucesso do ERP nas empresas.

3 Figura 1: A anatomia de um sistema ERP. Fonte: Adaptado de Davenport (1998). Corrêa apud Nogueira, Pessoa e Abe (2004) complementa que os sistemas ERP surgiram a partir da evolução dos sistemas MRP (Material Resource Planning). Neles, foram agregadas as funções de programação mestre da produção, cálculo de necessidades de capacidade, cálculo detalhado de necessidade de capacidade, controle do chão de fábrica, controle de compras e, mais recentemente, Sales & Operations Planning. Dessa forma, os sistemas MRP deixaram de atender apenas as necessidades de informação referentes ao cálculo da necessidade de materiais, para atender às necessidades de informação para a tomada de decisão gerencial sobre outros recursos de manufatura. O MRP passou, então, a ser chamado de MRP II (Manufacturing Resource Planning, ou seja, Planejamento de Recursos de Manufatura). 2.2 Características de um ERP Os sistemas ERP possuem características que, se tomadas em conjunto, permitem distingui-los de sistemas desenvolvidos internamente nas empresas e de outros tipos de pacotes comerciais. Zwicker apud Nogueira, Pessoa e Abe (2004) faz um resumo destas características: São pacotes comerciais de software; Incorporam modelos de processos de negócios Best Practices ; São sistemas de informação integrados e utilizam banco de dados corporativo; Possuem grande abrangência funcional;

4 Requerem procedimentos de ajuste para que possam ser utilizados em determinada empresa. 2.3 Benefícios da implementação de um ERP Para Lima apud Nogueira, Pessoa e Abe (2004), a adoção de um sistema ERP afeta a empresa em todas as suas dimensões culturais, organizacionais ou tecnológicas. Esses sistemas controlam toda a empresa, da produção às finanças, registrando e processando cada fato novo na engrenagem corporativa e distribuindo a informação de maneira clara e segura, em tempo real. Ao adotar um sistema ERP, o objetivo básico não é colocar o software em produção, mas melhorar os processos de negócios usando tecnologia da informação. A conclusão, conforme o mesmo autor, é que a utilização de sistemas ERP otimiza o fluxo de informações e facilita o acesso aos dados operacionais, favorecendo a adoção de estruturas organizacionais mais achatadas e flexíveis. Além disso, as informações tornam-se mais consistentes, possibilitando a tomada de decisão com base em dados que refletem a realidade da empresa. Outro benefício da implantação é a adoção de melhores práticas de negócio, suportadas pelas funcionalidades dos sistemas, que resultam em ganhos de produtividade e em maior velocidade de resposta da organização. Provendo informações operacionais e financeiras universais e em tempo real, os sistemas ERP permitem que as organizações simplifiquem suas estruturas de gerenciamento, criando organizações mais flexíveis e democráticas. Por outro lado, os sistemas também centralizam o controle sobre as informações e padronização dos processos, possibilitando que a empresa tenha uma cultura uniforme (DAVENPORT, 1998). Slack et al. (2002) afirma que o benefício mais importante é o potencial que o ERP fornece à empresa para permanecer ligada ao mundo exterior. É muito mais fácil para uma operação mover-se para transações via Internet se ela pode integrar seus sistemas de Internet externos a seus sistemas internos de ERP. O Quadro 1 lista algumas das principais vantagens obtidas com a implementação de um sistema ERP. Redução de estoques Redução de pessoal Benefícios tangíveis Melhoria da produtividade Melhoria no gerenciamento dos pedidos Melhoria financeira Redução de custos Melhoria no gerenciamento de fluxo de caixa Benefícios intangíveis Visibilidade de informação Processos novos e melhorados Atendimento mais rápido ao cliente Padronização Flexibilidade Globalização Melhor desempenho como um todo Aumento dos lucros - Redução de custos com transporte/logística - Redução na manutenção e entrega ágil - Quadro 1: Benefícios do ERP. Fonte: Adaptado de Turbam e McLean apud Oliveira et al., Metodologia Esta pesquisa se caracteriza como um estudo de caso, pelo fato de coletar as informações em uma empresa específica, no caso, uma fábrica de sistemas gerenciais, do segmento de soluções de tecnologia da informação (TI), que conforme Gil (1999) comporta a

5 particularidade de apresentar a análise profunda e exaustiva de uma, ou poucas questões, visando permitir o seu conhecimento amplo e detalhado. O presente artigo pode ser definido como exploratório, por procurar em sua fase inicial entender de uma maneira geral o que é o ERP, identificando suas particularidades para depois explicar suas causas e consequências (GIL, 1999). Pelo fato de descrever a aplicação do recurso ERP Tecnicon para melhorar e agilizar o funcionamento de uma determinada empresa que utiliza esse ERP para seu controle de operação, bem como suas particularidades, observa-se que este artigo também pode ser definido como descritivo, uma vez que procura descrever sistematicamente uma área de interesse, ou fenômeno (LAKATOS; MARCONI, 2001). A coleta de dados se deu no Sistema Gerencial ERP Tecnicon, fabricado pela empresa Tecnicon, sendo que as informações estão disponíveis para todos os usuários do sistema, que podem usufruir seus benefícios e diferenciais. 4. Resultados 4.1. Caracterização da empresa A empresa pesquisada atua na área de TI, estando localizada no estado do Rio Grande do Sul, cidade de Horizontina, uma empresa de relevância no ramo de softwares gerenciais, há 23 anos no mercado. A empresa foca na qualidade do seu produto, com isso proporcionando um bom atendimento aos seus usuários através da ferramenta de gerenciamento oferecida Procedimentos de manufatura do ERP Tecnicon A Figura 2 apresenta a tela do sistema ERP, responsável por controlar a maioria dos procedimentos de manufatura dentro do ERP Tecnicon chamada de Parâmetros atualização ordem de produção. Na maioria dos clientes esta tela é bloqueada para fins de confiabilidade de informações do sistema. Quando determinado no campo Qtde. NC p/gerar RNC um número específico, em que neste caso é a cada peça, o sistema irá entender que a cada peça não conforme será gerado um RNC (relatório de não conformidade). Ou seja, ao se atribuir dez peças no campo que está em azul na Figura 2, o sistema irá gerar uma RNC a cada dez peças em não conformidade geradas pelo operador ou máquina, independente do motivo que ocasionou as falhas. Na Figura 2 podem-se observar todos os parâmetros que estão destacados da maneira que devem estar para que, quando o funcionário gerar uma não conformidade, o sistema consiga obrigar o colaborador a fazer o procedimento correto, ou seja, efetuar o registro da não conformidade. Ao alterar um parâmetro desta tela, o processo irá funcionar de maneira diferente, tornando o sistema vulnerável a erro. De qualquer forma, cada cliente tem a opção de parametrizar da maneira que deseja.

6 Figura 2: Parâmetros de atualização das ordens de produção. Fonte: A empresa pesquisada. A Figura 3 mostra como deve ser realizado o cadastro de uma ordem de produção, porém, antes de gerar esta ordem de produção, deve-se cadastrar toda a estrutura de um determinado produto que neste caso é uma mesa pronta criando uma revisão para a mesma e consequentemente aprovando-a para ser encaminhada à produção, com um roteiro de fabricação, processo produtivos, e sua estrutura, com os componentes necessários para a fabricação da mesma. Isto sem considerar todas as opções existentes dentro dos processos produtivos por exemplo, onde contempla o registro de operações, operações x máquina, operações x máquina x matriz, ou seja, a matriz que deve ser colocada na máquina para poder executar o processo proposto, entre outras opções que não são obrigatórias, porém se tem a opção de contemplá-las.

7 Figura 3: Cadastros de ordens de produção. Fonte: A empresa pesquisada. Para o processo produtivo de uma empresa, é imprescindível a existência de um documento no chão de fábrica em que possa ser feito o controle de produção de um determinado produto e/ou serviço. Este documento pode ser chamado ordem de produção, e é ilustrado na Figura 4. O ERP Tecnicon contempla mais de 100 modelos de ordem de produção diferentes, com características particulares para atender diferentes tipos de negócio. A ordem de produção mostra os processos pelos quais o produto deve seguir, e a cada processo finalizado, é realizado um apontamento no sistema para informar ao processo seguinte se aquele produto está conforme ou não conforme. Assim, chega-se ao final do processo com o produto acabado ou semiacabado.

8 Figura 4: Impressão da ordem de produção. Fonte: A empresa pesquisada Apontamento da produção no chão de fábrica Após a ordem de produção ser impressa, a mesma vai para a fábrica ser executada na prática. No exemplo da Figura 4, verifica-se que o primeiro processo produtivo é o corte, onde o operador vai transformar a matéria prima em peça. Depois disso, dará sequência na conformação do produto acabado ou semiacabado. Antes de executar na prática o processo de corte na máquina, o operador vai iniciar o serviço, informando os códigos do funcionário, da ordem de produção e da máquina. É importante ressaltar que o mesmo será informado através de código de barras, assim agilizando e automatizando o processo, como pode ser visto na Figura 5. Figura 5: Impressão da ordem de produção. Fonte: A empresa pesquisada.

9 A Figura 6 mostra uma das telas que o ERP Tecnicon disponibiliza para efetuar o apontamento da produção final da produção. Neste caso, é a tela de finalização do processo por código de barras, onde o operador insere o seu código e, em seguida, com um leitor de códigos de barras, o sistema busca automaticamente o número da ordem de produção, bem como as quantidades que foram estipuladas pelo PCP no momento da geração desta ordem de produção. Também mostra se não houve outro apontamento antes da finalização do processo. Neste caso, pode-se observar que a ordem de produção é para vinte peças, na qual o operador fez dezenove peças em conformidade e uma peça não conforme, conforme destacado no campo em amarelo. Sabendo que uma das funções dos parâmetros da ordem de produção anteriormente explanada não permite que seja produzida uma quantidade maior que a estipulada na ordem de produção, o ERP Tecnicon gera uma mensagem dizendo que a quantidade ok somada à quantidade não conforme é maior que o estipulado na ordem de produção. Assim, o sistema não irá permitir a finalização do processo ou qualquer outra ação sem que seja acertada a quantidade, que no caso abordado são 20. Figura 6: Apontamento da produção no chão de fábrica. Fonte: A empresa pesquisada Produtos não conforme na produção Nesta tela, é efetuado o cadastro de todo o processo de não conformidade de uma empresa, no caso do cliente da Tecnicon que utiliza o módulo de manufatura, quando o operador efetua o apontamento e cadastra uma peça não conforme, de acordo com a Figura 6 anteriormente descrita o sistema irá buscar automaticamente esta tela para cadastro da não conformidade, na qual serão cadastradas todas as informações necessárias para identificação das divergências, em busca da causa originadora do problema. É importante ressaltar que não é obrigatório o cadastro de todos os campos deste cadastro, apenas alguns são obrigatórios, pórem quanto maior o número de informações, mais completa poderá ser a análise desta divergência. Depois de realizar o cadastro e confirmar a quantidade de peças não conforme que o sistema busca da tela anterior, o usuário consegue finalizar a ordem de produção. Com o uso desta ferramenta do ERP Tecnicon, é possível obter um histórico completo das não conformidades. Além disso, cada cliente, usuário, ou empresa efetua a sua parametrização para um melhor atendimento das suas necessidades.

10 Figura 7: Produtos não conformes na produção. Fonte: A empresa pesquisada. 5. Conclusões A partir das atividades da pesquisa apresentada, foi possível identificar um diferencial que o ERP Tecnicon traz para a área de planejamento e controle de produção de uma empresa que utiliza seu sistema. Uma das principais contribuições provenientes da utilização do recurso apresentado é uma maior acuracidade de estoque, tendo em vista que o sistema não permite que o operador alimente-o com quantidades diferentes da quantidade informada na ordem de produção. Vale ressaltar que o aprendizado do funcionamento do método permitiu o desenvolvimento de um maior conhecimento de uma ferramenta da área de manufatura, esta que é uma das áreas cruciais dentro de uma empresa. O caso apresentado está diretamente relacionado ao custo do processo. Há redução da necessidade de matéria prima, e maior controle sobre a mesma, trazendo assim benefícios aos usuários, contribuindo desta forma para a melhoria dos resultados da organização. Referências DAVENPORT, T. H. Putting the Enterprise into the Enterprise System. Harvard Business Review. Jul-ago., vol. 76, n. 4, p , GIL, A. C. Métodos e Técnicas de pesquisa social. 5. ed. São Paulo: Atlas, 1999.

11 LAKATOS, E. M.; MARCONI, M. A. Fundamentos de metodologia científica. São Paulo: Atlas, NOGUEIRA, M.; PESSOA, M. S. P.; ABE, J. M. Riscos na adoção do ERP. In: Simpósio da Engenharia de Produção, 11., 2004, Bauru. Anais... Bauru: SIMPEP, OLIVEIRA, L. S. et al. Adaptando o sistema ERP ao crescimento organizacional: um estudo de caso propondo as soluções para a mudança. In: Encontro Nacional de Engenharia de Produção, 25., 2005, Porto Alegre. Anais... Porto Alegre: ENEGEP, PRADELLA, C. A.; SILVA, W. R. A evolução das cadeias de suprimentos e a contribuição do sistema ERP. In: Simpósio da Engenharia de Produção, 11., 2004, Bauru. Anais... Bauru: SIMPEP, SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. Administração da Produção. São Paulo: Atlas, 2002.