Gestão Administrativa 3 COMUNICAÇÃO DE INVENTÁRIOS

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1 Gestã Administrativa 3 COMUNICAÇÃO DE INVENTÁRIOS

2 1. Intrduçã Aprvad a 25 de nvembr de 2014, nv rçament de estad para 2015 vem cmplementar cm uma nva regra a Decret-Lei nº 198/2012 (cmunicaçã de guias/faturas), que briga a cmunicaçã de inventáris em frmat eletrónic a Autridade Tributária e Aduaneira (AT). N cas de uma empresa estar brigada a cumprir este requisit, deverá cmunicar até 31 de Janeir respetiv ficheir de inventári referente a últim dia d exercíci anterir. O presente dcument tem cm bjetiv definir indicações quant a md cm se fará a cmunicaçã d Inventári de Existências à Autridade Tributária e Aduaneira. O manual cntêm tdas as cnfigurações e funções para que utilizadr cnseguir exprtar crretamente ficheir. 2. Perguntas Frequentes Quem fica dispensad desta regra? Estã dispensadas de efetuar a cmunicaçã ds inventáris as empresas cm um vlume de negócis d exercíci anterir a da cmunicaçã nã excede s Empresas sem existências devem também cmunicar (empresa de serviçs)? As empresas sem existências e brigadas pr lei a cmunicar Inventári, declararã n e-fatura que nã tem existências. Nã precisam prtant de cmunicar um ficheir em branc. Necessári indicar artigs fra de stck? Os artigs que na data d inventári nã existem em stck (estã esgtads, pr ex.) nã devem cnstar ds ficheirs que sã cmunicads à AT. Qual tip de ficheir e cm sã cmunicads? Existem dis frmats pssíveis para exprtar s ficheirs, frmat CSV (cmma-separeted-values) e XML. O ficheir CSV é um ficheir básic em que seu cnteúd é separad pr pnt e virgula ;, pdend este tip de ficheir ser editad facilmente cm Excel u utra aplicaçã para mesm efeit. Já ficheir XML é um estruturad que se trna bastante difícil para um utilizadr cm apetências base alterar as suas infrmações. Para cmunicar ficheir, utilizadr deverá autenticar-se n site E-Fatura e utilizar a funçã específica para efeit. A minha aplicaçã de gestã administrativa está preparada para exprtar s ficheirs? Sim. A aplicaçã de gestã administrativa 3 fi editada e adicina essa nva funçã. Para cnseguir acess a essas funções deve atualizar a aplicaçã.

3 Qual a infrmaçã que é exprtada? As infrmações exprtadas ns respetivs ficheir sã as seguintes: Identificadr d tip de prdut (uma das seguintes) M Mercadrias P matérias-primas, subsidiárias e de cnsum; A prduts acabads e intermédis; S subprduts, desperdícis e refugs; T prduts e trabalhs em curs; Identificadr d Prdut Códig destin que define prdut (códig de artig) Descriçã Nme de artig; Códig d prdut Códig EAN. Deve ser utilizad códig EAN (códig de barras) d prdut. Quand este nã existir, preencher cm valr d camp Identificadr d Prdut ; Quantidade Quantidade de existência final relativa a períd a que reprta; Unidade Unidade de medida d prdut; Cm pss crrigir s stcks manualmente na aplicaçã de gestã administrativa? Os stcks na aplicaçã sã autmaticamente calculads cm base ns dcuments. Ou seja, para que haja existência, tem que haver dcuments que justifiquem essa entrada/saídas, cm pr exempl, cmpra de frnecedr u dcument de inventári. Mais infrmações em:

4 3. Exprtaçã de inventári Cnfigurações Para que ficheir seja crretamente exprtad, é necessária faze algumas cnfigurações na aplicaçã. 1) Identificadr d tip de prdut. Fi criad um nv camp n tip de prdut para que seja indicad uma das pções pssíveis. Stcks > Tabelas > Tips Prdut De seguida é necessári verificar se s artigs estã preenchids cm esse tip de prdut. Aquand a exprtaçã, se um artig nã tiver um tip de prdut crretamente assciad, é exprtad pr defeit cm mercadrias. 2) Tip de artig Para ficheir é exprtad apenas artigs que indiquem que sã d tip existência. Esta infrmaçã é definida na tabela de artigs. É imprtante que artigs de cmentári zz nã estejam definids cm send existência.

5 Exprtaçã Para exprtar ficheir utilizadr deve utilizar a funçã de inventári n quadr de listagens. O utilizadr deve fazer filtr nrmal, mas deve ter em atençã em nã excluir alg tip de artig. De seguida basta clicar sbre btã de exprtar para CSV u XML. É imprtante também que utilizadr nã tem existências negativas (mais saídas que entradas), vist que depis nã cnseguirá submeter ficheir. Se assim preferir utilizadr pderá exprtar para CSV e psterirmente editar manualmente n Excel s dads. Exprtar para CSV (editável em excel) Exprtar para XML

6 Saldar existências N cas de utilizadr ter as existências que nã crrespndem a realidade e pretende intrduzir um nv dcument de inventári para crrigir esses errs, utilizadr deve criar um dcument para saldar s armazéns, ist é, um dcument que irá dar saída de stcks de tdas as atuais existências e só depis deve intrduzir as nvas quantidades crretas em um nv dcument de inventári. Para saldar s armazéns deve executar a seguinte funçã. Administraçã > Utilitáris de Stck > Saldar armazém para dcument Deve indicar quais grup de artigs que pretende zerar as existências, pr defeit está selecinad para tds s artigs. Deve também indicar n dcument a gerar, um crrespndente saída de stck.