Conceitos e Aplicações Sobre Pastas Públicas com o MDaemon 6.0

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1 Conceitos e Aplicações Sobre Pastas Públicas com o MDaemon 6.0 Alt-N Technologies, Ltd 1179 Corporate Drive West, #103 Arlington, TX Tel: (817) Alt-N Technologies. Todos os Direitos Reservados. Os nomes de produtos e empresas mencionados neste documento podem ser marcas registradas.

2 Conteúdo Resumo...3 Benefícios do Acesso Público...4 Pastas Particulares e Públicas...4 Usos das Pastas Públicas...5 Grupos de Discussão & Listas de Distribuição...6 Anúncios...6 Caixas de Entrada em Grupo...6 Repositório de Conhecimento...6 Distribuição de Arquivos...6 Comunicação Entre o Depto. de Engenharia e o Depto. de Execução...7 Monitoramento de Filas de Correio Eletrônico...7 Monitoramento de FAXES Sem Condições de Entrega...7 Arrastar e Soltar...7 Marcadores de Status de Mensagens para Pastas Públicas...7 Pastas Públicas no MDaemon...8 Como Configurar e Usar Pastas Públicas...8 Ativação da Criação de Pastas Públicas...8 Criação das Pastas Públicas...9 Configuração dos Usos das Pastas Públicas...11 Pastas Públicas 2 Alt-N Technologies

3 Resumo As pastas públicas de correio eletrônico promovem e facilitam o compartilhamento centralizado de informações. As caixas postais de entrada para grupos de discussão, anúncios e trabalhos em grupo podem ser todas facilitadas por pastas públicas de correio eletrônico. As pastas públicas podem ser abertas para qualquer pessoa que tenha uma conta no servidor de correio onde são mantidas. O acesso pode também ser limitado a grupos menores. Os marcadores do status das mensagens nas pastas públicas podem ser exclusivos para cada usuário ou compartilhados entre todos os membros de um grupo. O administrador de correio eletrônico cria pastas públicas e designa privilégios de acesso. O MDaemon suporta pastas públicas para correio eletrônico. Quando conjugadas com o MDaemon Groupware, as pastas públicas podem também ser usadas para agendamento e compartilhamento direto de documentos no Outlook. O correio eletrônico público é um recurso dos servidores de Protocolo de Acesso a Mensagens da Internet (IMAP). Pastas Públicas 3 Alt-N Technologies

4 Benefícios do Acesso Público O debate público sobre pessoas, lugares, coisas e idéias tem sido encorajado com freqüência pelo menos desde a Grécia antiga, e possivelmente antes disso. A discussão pública de informações é um meio eficaz de melhoria contínua e que trabalha para o bem comum. Nos tempos modernos, a mídia de massa contribui para o processo de entrega de informações ao público e sua respectiva repercussão. Esse método de intercâmbio de idéias também foi adotado pelos desenvolvedores de software na forma de testes beta públicos para seus produtos. Pastas Particulares e Públicas Os servidores de correio IMAP (Protocolo de Acesso a Mensagens da Internet) permitem a implantação tanto de pastas particulares como de pastas públicas de correio eletrônico. O conceito de dois tipos de acesso a pastas também é usado em servidores de arquivos em rede. Pastas Públicas 4 Alt-N Technologies

5 As pastas particulares normalmente permitem acesso apenas a seus proprietários, além de qualquer pessoa que o proprietário escolha autorizar. Em um servidor de arquivos, as pastas particulares podem servir como backups pessoais ou para armazenamento de informações confidenciais. Se a rede for rápida, os usuários podem trabalhar em suas pastas particulares como se fossem drives locais, instalados fisicamente em seus computadores. Para correio eletrônico, uma pasta particular contém mensagens para o titular da conta de correio eletrônico. Pode-se também conceder aos usuários a capacidade de compartilhar suas pastas particulares de correio eletrônico. Em um servidor de arquivos, pastas públicas facilitam o compartilhamento de documentos, aplicativos e dados. O acesso pode ser dado a todas as pessoas que possuam login de rede ou para um pequeno grupo de usuários em rede. Alguns usuários podem ter acesso apenas para leitura, outros podem ter permissão tanto para leitura como para gravação. As pastas públicas de correio eletrônico podem ser abertas também a todas as pessoas que tenham uma conta de correio eletrônico ou apenas para um pequeno grupo de usuários. As pastas públicas permitem que vários usuários acessem mensagens e anexos simultaneamente. O acesso pode ser somente para leitura ou para leitura e gravação. Usos das Pastas Públicas Assim como ocorre com muitos recursos de software, as pastas públicas são utilizadas para finalidades que seus idealizadores talvez jamais tenham considerado. Os administradores de correio eletrônico e usuários são muito criativos e fazem uso pleno das pastas públicas. Algumas aplicações combinam as pastas públicas com outros recursos como a filtragem de conteúdo e o processamento de mensagens com erro. Em parte, os usos das pastas públicas incluem: Grupos de Discussão Anúncios Caixas de Entrada em Grupo Repositório de Conhecimento Distribuição de Drivers de Dispositivos Monitoramento de Filas de Correio Eletrônico Monitoramento de FAXES sem condições de entrega Pastas Públicas 5 Alt-N Technologies

6 Grupos de Discussão & Listas de Distribuição Grupos de Discussão, também conhecidos como listas de distribuição, são reuniões eletrônicas onde as pessoas compartilham informações de interesse comum, usando seu software cliente de correio eletrônico. Alguns grupos giram em torno de tópicos específicos, como a marca, modelo e ano de um carro. Outros são mais genéricos e cobrem culinária, política ou fotografia, por exemplo. Assuntos relacionados aos negócios de uma empresa podem cobrir o desenvolvimento de um único produto. Os usuários inscrevem-se nas listas e participam das discussões. O host servidor pode guardar uma cópia de todas as mensagens em uma pasta pública. Essas pastas são para leitura-gravação, e todo usuário pode postar mensagens na pasta pública. Cada membro do grupo pode ver as mensagens postadas pelos outros membros. Anúncios Algumas listas de distribuição são apenas para leitura, onde o administrador concede privilégios de gravação apenas para alguns poucos usuários. Esses usuários postam anúncios na pasta pública. Os usuários não podem responder aos anúncios, mas caso seja definido na configuração, podem enviar uma resposta pessoal ao autor da mensagem. Caixas de Entrada em Grupo Organizações de atendimento ao cliente muitas vezes usam caixas de entrada em grupo para receber solicitações via correio eletrônico. Cada pessoa do grupo de atendimento ao cliente possui acesso de leitura e gravação à caixa postal de entrada. Dessa maneira, qualquer pessoa do grupo pode responder a cada uma das mensagens de correio eletrônico que chegam. Base de Conhecimento Uma Base de Conhecimento é uma coleção de informações e soluções de problemas organizada de forma hierárquica. Normalmente, a base pode ser pesquisada. Quando as pastas públicas são usadas para esse tipo de finalidade, os filtros de conteúdo podem ser configurados para rotear os tópicos da base de conhecimento para uma estrutura de pastas públicas. A capacidade de pesquisa vem incorporada na maioria dos clientes IMAP de correspondência eletrônica. Pode ser considerada como uma Base de Conhecimento sofisticada e de baixo custo. Distribuição de Arquivos Arquivos, tais como drivers de dispositivos, por exemplo, são anexados a mensagens de apresentação e enviados a pastas públicas para serem acessados pelos usuários. Apesar de que tal tipo de arranjo pode também ser feito por meio de uma rede local, empregados em locais distantes precisariam ter acesso à rede local, e não apenas acesso a correio eletrônico, para obter os arquivos. Pastas Públicas 6 Alt-N Technologies

7 Comunicação Entre o Depto. de Engenharia e o Depto. de Operações O Depto. de Engenharia publica sua documentação de configuração em pastas públicas, de modo semelhante a um repositório de conhecimento. O Depto. de Operações publica suas respostas com comentários, sugestões e correções às informações contidas na pasta pública. Como forma alternativa de resposta, as mensagens eletrônicas podem ir diretamente para o Depto. de Engenharia. Monitoramento de Filas de Correio Eletrônico A configuração para mensagens desconhecidas e sem condições de entrega roteia as mensagens para suas respectivas pastas públicas. Isso permite que o administrador monitore as filas de correio sem que o terminal de correio esteja sendo executado. Isso é útil principalmente para pequenos negócios em que a administração de correio eletrônico é, no máximo, uma responsabilidade secundária de um funcionário. Monitoramento de FAXES Sem Condições de Entrega As regras de roteamento no RelayFAX ( enviam faxes que chegam sem condições de entrega para uma pasta pública. Vários administradores têm acesso às pastas públicas e podem rotear os faxes manualmente para o usuário correto. Arrastar e Soltar Os usuários que possuem acesso de leitura e gravação às pastas públicas podem movimentar (arrastar e soltar) mensagens entre pastas. Marcadores de Status de Mensagens para Pastas Públicas As pastas públicas usam os marcadores padrão de status de mensagens IMAP para comunicar as várias condições de cada mensagem. Em qualquer pasta, cada mensagem pode ter um conjunto compartilhado de marcadores para todos os usuários coletivamente, ou um conjunto de marcadores exclusivo para cada usuário que tem acesso à pasta pública. Os marcadores, e seus significados, são os seguintes: Vista Respondida Marcada Excluída Rascunho Recente A mensagem foi lida. A mensagem foi respondida. A mensagem está marcada para atenção urgente/especial. A mensagem está marcada como excluída para remoção posterior. A mensagem ainda não foi toda redigida (marcada como rascunho). A mensagem chegou recentemente à caixa postal em questão. Pastas Públicas 7 Alt-N Technologies

8 Pastas Públicas no MDaemon As pastas públicas podem servir a várias finalidades para os usuários e administradores do MDaemon. Quando projetadas com cuidado, as pastas públicas podem aprimorar as comunicações dentro de empresas e entre membros de listas de discussão/distribuição. Elas podem ainda facilitar o trabalho de administradores de correio eletrônico profissionais e amadores. Quando combinadas com outras opções de configuração do MDaemon, as pastas públicas tornam-se bastante flexíveis. Como Configurar e Usar Pastas Públicas Existem três passos para se configurar e usar pastas públicas: Ativação da criação de pastas públicas Criação das pastas públicas Configuração dos Usos das Pastas Públicas Ativação da Criação de Pastas Públicas Um administrador de correio eletrônico pode ativar as pastas públicas através da aba Pastas Compartilhadas na janela Pastas IMAP Compartilhadas. Pastas Públicas 8 Alt-N Technologies

9 O comando Configurar Pastas IMAP Compartilhadas mostra esta janela. O processamento de pastas públicas precisa estar ativado antes que os usuários IMAP consigam postar, visualizar e excluir mensagens através desses recursos compartilhados. Como padrão, as pastas públicas ficam desabilitadas. Além de iniciar o processamento de pastas públicas, as opções dessa aba: Determinam se os usuários com acesso de gravação podem definir o marcador Excluir para as mensagens da pasta pública. Quando essa opção está ativa, a exclusão de uma mensagem na pasta pública: > Exclui a mensagem da pasta se a pasta estiver usando um único conjunto compartilhado de marcadores de status de mensagens para todos os usuários. Isso é útil em situações de trabalho em que várias pessoas lêem e processam mensagens enviadas a uma caixa postal comum; > Oculta a mensagem para o usuário que está excluindo a mensagem, se a pasta estiver usando um conjunto de marcadores exclusivo para cada usuário que tem acesso à pasta pública. Outros usuários ainda podem ver a mensagem excluída até que eles mesmos a excluam ; Definem um prefixo de nome para as pastas públicas. Esse prefixo garante que as pastas públicas sejam mantidas juntas na ordenação no cliente de correio eletrônico do usuário. Por exemplo, se o prefixo for --, a pasta pública denominada Documentação aparecerá como --Documentação na lista de caixas postais do usuário. Ativam o compartilhamento de pastas IMAP pessoais com outros usuários IMAP. Isso às vezes é útil tanto para usuários como para administradores. Permite que usuários compartilhem seu conteúdo de correio eletrônico com um pequeno grupo sem a intervenção do administrador, assim que esse recurso é ativado. Criação das Pastas Públicas Depois que a capacidade de compartilhar é ativada, o administrador pode configurar as pastas públicas para vários usos. Existem dois locais no MDaemon em que as pastas públicas podem ser configuradas: Comando Configurar Pastas IMAP Compartilhadas. Lista os comandos no menu Lista. Um administrador pode criar pastas públicas através da aba Pastas Públicas na janela Pastas Compartilhadas IMAP. Pastas Públicas 9 Alt-N Technologies

10 O comando Configurar Pastas IMAP Compartilhadas mostra esta janela. As opções nesta janela permitem: Nomear a pasta, com exceção do prefixo. Determinar se a pasta usa um conjunto coletivo ou vários conjuntos exclusivos de marcadores do status das mensagens. Configurar um endereço de correio eletrônico de entrada como rota para a caixa postal pública. Por exemplo, quando se insere qualquer@mensagem.com.br para a pasta pública Urso Negro, todas as mensagens que chegarem serão roteadas para qualquer@mensagem.com.br na pasta Urso Negro. Criar e editar uma lista de controle de acesso para a pasta pública. A lista de controle determina quem pode ver a pasta pública e o que a pessoa pode fazer com as mensagens que estão na pasta. O administrador pode definir acesso padrão para todas as pessoas e depois acrescentar exceções por endereço de correio eletrônico. As opções de acesso são: > Pesquisa A pasta aparece no cliente de correio eletrônico do usuário. > Leitura O usuário pode abrir a pasta e ler seus conteúdos. Pastas Públicas 10 Alt-N Technologies

11 > Gravação O usuário pode modificar os marcadores de status das mensagens para status individual ou de grupo. > Inserção O usuário pode arrastar e soltar mensagens dentro dessa pasta. > Criação O Usuário pode criar subpastas. > Exclusão O usuário pode remover mensagens ocultando-as ou excluindo-as. > Marcação de Visto O usuário pode modificar o status de cada mensagem quanto a ter sido ou não aberta. > Administração O usuário pode incluir, modificar e excluir itens na Lista de Controle de Acesso (LCA). > Postagem O usuário pode postar mensagens via correio eletrônico. A configuração de uma lista de discussão/distribuição também proporciona um meio para a criação de uma pasta pública opcional. Quando associada com uma lista, uma pasta pública torna-se o arquivo das mensagens da lista de discussão/distribuição. A janela para configuração de uma pasta pública para uma lista está disponível através dos comandos Lista Nova Lista ou Lista Editar Lista. A aba Pasta Pública dessa janela permite que o Administrador selecione uma pasta pública existente ou crie uma nova. A criação de uma nova pasta exibe a mesma interface disponível através do comando Configurar Pastas IMAP Compartilhadas. Configuração dos Usos das Pastas Públicas Assim que as pastas públicas estejam implantadas, elas poderão ser empregadas para várias finalidades. As breves descrições a seguir apresentam o processo geral para a configuração de: Grupos Repositórios de conhecimento Monitores de filas de correio eletrônico As descrições não incluem todos os detalhes de configuração que podem ser necessários para fazer o ajuste fino da pasta pública. Pastas Públicas 11 Alt-N Technologies

12 Grupos Os grupos podem ser usados para discussões, anúncios e caixas de entrada, e mais centenas de outras coisas que nem mesmo foram concebidas ainda. 1. A configuração de um grupo começa pelo uso do comando Nova Lista no menu Lista para exibir a janela do Editor de Listas de Discussão/Distribuição. 2. Insira um nome na caixa de texto Nome e um endereço em Responder Para. 3. Opcionalmente, selecione a aba Membros e inclua usuários que receberão mensagens em suas caixas de correio pessoais. Sem isso, as mensagens irão apenas para a pasta pública. Os grupos de discussão possuem membros. Os grupos para anúncios e caixas de entrada não possuem membros, ou seja, as mensagens não vão para caixas postais pessoais. Pastas Públicas 12 Alt-N Technologies

13 4. Selecione a aba Pasta Pública e marque a caixa de seleção Copiar mensagens da lista para uma pasta pública. Pastas Públicas 13 Alt-N Technologies

14 5. Use o botão de comando Novo para exibir a janela Pasta Pública. 6. Insira um nome para a lista. Opcionalmente, use o botão de comando Editar a lista de controle de acesso para limitar quem pode ver, incluir, alterar e excluir as mensagens. Pastas Públicas 14 Alt-N Technologies

15 7. Use o botão de comando Criar, e depois o botão de comando OK para voltar à janela do Editor de Listas de Discussão/Distribuição. 8. Selecione o nome da pasta pública que você acaba de criar. 9. Use o botão de comando OK para completar a lista e sair. Base de Conhecimento Uma Base de Conhecimento pode consistir de pastas públicas contendo subpastas para mensagens de suporte ao cliente e para suporte técnico. As mensagens incluem documentação que trata resumidamente de recursos, configurações e procedimentos para a resolução de problemas. As mensagens podem ser roteadas para subpastas por meio de endereços de correio eletrônico a elas relacionados, ou então manualmente. Os usuários podem pesquisar a BC usando seus clientes IMAP de correio eletrônico. 1. A configuração de uma Base de Conhecimento começa pelo uso do comando Configurar Pastas IMAP Compartilhadas para criar uma pasta pública para o repositório de conhecimento. Este procedimento exibirá a janela Pastas IMAP Compartilhadas. Pastas Públicas 15 Alt-N Technologies

16 2. Marque a caixa de seleção Ativar pastas públicas na aba Pastas Compartilhadas, se ainda não estiver ativada, e selecione a aba Pastas Públicas. 3. Insira RepositóriodeConhecimento ou algum nome semelhante na caixa de texto Nome da Pasta e acione o botão de comando Criar. 4. Selecione RepositóriodeConhecimento (ou o nome que você usou) na lista de pastas IMAP e acione o botão de comando Editar a lista de controle de acesso para exibir uma janela de configuração de direitos de acesso. Pastas Públicas 16 Alt-N Technologies

17 5. Selecione Direitos padrão (qualquer pessoa) na lista de Direitos de acesso e marque apenas Pesquisa, Leitura e Definir Marcador de Visto nas caixas de seleção de Direitos de acesso. Use o botão de comando Substituir para atualizar os direitos padrão. 6. Escolha, na lista expansível Endereços de correio eletrônico, o endereço de correio eletrônico de alguém que possa atualizar o repositório de conhecimento. Selecione todas as caixas de seleção de Direitos de acesso. Use o botão de comando Incluir para colocar o endereço de correio eletrônico na lista de Direitos de acesso. Repita esse procedimento para outras pessoas com acesso de atualização, e depois acione o botão de comando OK. Pastas Públicas 17 Alt-N Technologies

18 7. Pode-se adicionar subpastas por meio do comando Configurar Pastas IMAP Compartilhadas1 ou elas podem ser adicionadas por usuários com direitos plenos de acesso usando um cliente de correio eletrônico. As mensagens podem ser roteadas para as pastas manualmente, configurando-se uma conta de correio eletrônico2 para cada pasta, ou por meio de filtros de conteúdo com base no conteúdo dos cabeçalhos de e para das mensagens, por exemplo. 1 Para inserir uma subpasta, digite o nome da pasta pública seguido pelos caracteres delimitadores de hierarquia especificados na aba Pastas Compartilhadas, seguidos pelo nome da subpasta. Por exemplo, RepositorioDeConhecimento/Rede cria a subpasta Rede na Pasta Pública RepositorioDeConhecimento. No exemplo, o caractere barra / é o delimitador de hierarquia. 2 Use a lista expansível de endereços de Inscrição para selecionar a inscrição. Pastas Públicas 18 Alt-N Technologies

19 Monitoramento de Filas de Correio Eletrônico Como padrão, o MDaemon mantém suas filas em subpastas da pasta \MDaemon. Por exemplo, mensagens com erro são roteadas para a pasta \MDaemon\Badmsgs\. Essas mensagens poderiam, com a mesma facilidade, ser mantidas em pastas públicas acessíveis ao administrador do sistema. Dessa forma, o administrador poderia monitorar as mensagens com erro, por exemplo, a partir de um cliente de correio eletrônico, em vez do terminal do MDaemon. 1. A configuração de um monitor de filas de mensagens de correio eletrônico envolve o uso do comando Configurar Pastas IMAP Compartilhadas para criar uma pasta pública, neste exemplo intitulada MensagensComErro. 2. Depois de criar a pasta pública, configure a Lista de Controle de Acesso como nenhum direito de acesso para Direitos padrão (qualquer pessoa), e como todos os direitos de acesso para os usuários que monitoram a fila. Pastas Públicas 19 Alt-N Technologies

20 3. Depois, use a aba Diretórios do comando Configurar Domínio Primário para definir o diretório de filas como a pasta pública que acaba de ser criada. 4. Os usuários autorizados podem agora monitorar a fila usando qualquer cliente de correio eletrônico IMAP executado em qualquer sistema operacional. Pastas Públicas 20 Alt-N Technologies