Estratégias em Tecnologia da Informação. Planejamento Estratégico Planejamento de TI

Transcrição

1 Estratégias em Tecnologia da Informação Capítulo 7 Planejamento Estratégico Planejamento de TI Material de apoio

2 2 Esclarecimentos Esse material é de apoio para as aulas da disciplina e não substitui a leitura da bibliografia básica. Os professores da disciplina irão focar alguns dos tópicos da bibliografia assim como poderão adicionar alguns detalhes não presentes na bibliografia, com base em suas experiências profissionais. O conteúdo de slides com o título Comentário seguido de um texto, se refere a comentários adicionais ao slide cujo texto indica e tem por objetivo incluir alguma informação adicional aos conteúdo do slide correspondente Bibliografia básica: OLIVEIRA, Djalma P. Rebouças.. Planejamento Estratégico: Conceitos, Metodologia e Práticas. 28ª ed. São Paulo: Atlas, LAUDON, Kenneth.; LAUDON, Jane.. Sistemas de Informação Gerenciais. 7ª ed. São Paulo: Prentice Hall, TURBAN, E. e RAINER Jr., R.K. & POTTER, R.E. Administração de tecnologia da informação. Rio de Janeiro: Campus, POLLONI, Enrico Giulio F.. Administrando sistemas de informação: Estudo de Viabilidade. 1ª ed. São Paulo: Futura, Saad, Alfredo C. Terceirização de serviços de tecnologia da informação. Rio de Janeiro: Brasport, 2006.

3 Planejamento Estratégico

4 4 Planejamento Estratégico Toda e qualquer empresa tem alguma forma de estabelecimento de decisões e ações estratégicas. A maior parte dessa empresas apresenta alguma forma para desenvolver e implementar essas decisões e ações estratégicas de maneira estruturada, ainda que de modo informal. Quando o processo apresenta-se de maneira estruturada e formal, normalmente há metodologias diferentes, mas que contêm os grandes aspectos, que podem ser considerados comuns às diferentes metodologias. A principal ferramenta para o executivo utilizar na condução de uma empresa de maneira formal e consistente, é o planejamento estratégico (PE).

5 5 Planejamento Estratégico Através do planejamento estratégico a empresa espera: 1) Conhecer e melhor utilizar seu pontos fortes. 2) Conhecer e eliminar ou adequar seus pontos fracos. 3) Conhecer e usufruir as oportunidades externas. 4) Conhecer e evitar as ameaças externas. 5) Ter um efetivo plano de trabalho. 6) Obter um resultado de trabalho.

6 6 Planejamento Estratégico Na elaboração de um plano de trabalho, deve-se estabelecer: as premissas básicas que devem ser consideradas no processo; as expectativas de situações almejadas pela empresa; os caminhos, inclusive os alternativos, a serem seguidos pela empresa; o quê, como, por quem, para quem, por que e onde devem ser realizados os planos de ação; e como e onde alocar recursos.

7 7 Planejamento Estratégico Como resultado de trabalho, o planejamento estratégico deverá apresentar os seguintes resultados finais: direcionamento de esforços para pontos comuns; consolidação do entendimento por todos os funcionários da: missão, dos propósitos, das macro estratégias e das macro políticas, da postura estratégica, dos objetivos gerais e dos objetivos funcionais, dos desafios e das metas, das diretrizes estratégicas e das políticas, dos projetos da empresa, bem como indicar a elaboração do programa de atividades das várias unidades organizacionais.

8 8 Planejamento Estratégico O planejamento estratégico não deve ser considerado apenas como uma afirmação das aspirações de uma empresa, pois inclui também o que deve ser feito para transformar essas aspirações em realidade. O conhecimento detalhado de uma metodologia de elaboração de implementação do planejamento estratégico nas empresas propicia ao executivo o embasamento teórico necessário para otimizar sua aplicação. Resumindo, o planejamento estratégico possui 4 aspectos de atuação: O que a empresa pode fazer em termos de ambiente externo. O que a empresa é capaz de fazer em termos de capacidade e competência. O que a alta administração da empresa quer fazer, consideradas as expectativas pessoais e das equipes. O que a empresa deve fazer, consideradas as restrições sociais e éticas.

9 9 Planejamento Estratégico Algumas modificações provocadas pelo planejamento Planejamento Provoca modificações em: Pessoas Tecnologia Sistemas

10 10 Planejamento Estratégico Para Ackoff, o planejamento é um processo contínuo que envolve um conjunto complexo de decisões inter-relacionadas que podem ser separadas de formas diferentes. Ackoff apresenta 5 partes para as quais foram realizadas adaptações para enquadramento dos conceitos: Planejamento dos fins Planejamento dos meios Planejamento organizacional Planejamento dos recursos Planejamento da implantação e controle

11 11 Planejamento Estratégico Planejamento dos fins: especificação do estado futuro desejado, ou seja, a missão, os propósitos, os objetivos, os objetivos setoriais, os desafios e as metas. Planejamento dos meio: proposição de caminhos para a empresa chegar ao estado futuro desejado, por exemplo, pela expansão da capacidade produtiva de uma unidade e/ou diversificação de produtos. Aqui tem-se a escolha de macro estratégias, macro políticas, diretrizes estratégicas, políticas, procedimentos e práticas. Planejamento organizacional: esquematização dos requisitos organizacionais para poder realizar os meios propostos. Aqui pode se ter, por exemplo, a estruturação da empresa em unidades estratégicas de negócios.

12 12 Planejamento Estratégico Planejamento de recursos: dimensionamento de recursos humanos, materiais, determinação da origem e aplicação dos recursos financeiros. Aqui tem-se o estabelecimento de programas, projetos, planos de ação necessários ao alcance do futuro desejado. Planejamento da implantação e controle: corresponde à atividade de planejar o gerenciamento da implantação do empreendimento.

13 13 Planejamento Estratégico Níveis de decisão e Tipos de planejamento Na consideração dos grandes níveis hierárquicos, podem-se distinguir 3 tipos de planejamento: Nível Estratégico Decisões estratégicas Planejamento estratégico Nível Tático Decisões táticas Planejamento tático Nível Operacional Decisões operacionais Planejamento operacional

14 14 Planejamento Estratégico - Tipos de planejamento O PE considera a empresa como um todo. TIPO Planejamento estratégico NÍVEL ESTRATÉGICO Planejamento mercadológico Planejamento financeiro Planejamento da produção Planejamento de RH Planejamento organizacional TÁTICO preços e produtos despesas Plano da capacidade de produção recrutamento e seleção Plano diretor de sistemas promoção investimento Plano do controle da qualidade treinamento estrutura organizacional vendas compras estoque cargos e salários rotinas administrativas OPERACIONAL distribuição fluxo de caixa utilização da Mão-de-Obra promoções informações gerenciais pesquisa de mercado Plano orçamentário Plano expedição de produtos Plano capacitação interna comunicações

15 15 Planejamento Estratégico Ciclo básico dos 3 tipos de planejamento 1. Planejamento estratégico da empresa Consolidação e interligação dos resultados Análise e controle de resultados 2. Planejamentos táticos da empresa Análise e controle de resultados 3. Planejamentos operacionais das unidades organizacionais Análise e controle de resultados

16 16 Planejamento Estratégico - Tipos de planejamento O planejamento estratégico relaciona-se: com os objetivos de longo prazo e com estratégias e ações para alcançá-los que afetam as empresa como um todo. O planejamento tático relaciona-se a: objetivos de curto prazo e com estratégias e ações que, geralmente, afetam somente parte da empresa. Discriminação Prazo Amplitude Riscos Atividades Flexibilidade Planejamento estratégico Mais longo Mais ampla Maiores Fins e meios Menor Planejamento tático Mais curto Mais restrita Menores Meios Maior

17 17 Planejamento Estratégico Desenvolvimento de planejamentos táticos 2 Planejamentos táticos Mercadológico 1 Planejamento estratégico Financeiro Recursos Humanos 3 Planejamentos operacionais Resultados esperados pela unidades organizacionais Resultados apresentados pelas unidades organizacionais Produção Organizacional Retroalimentação e avaliação

18 18 Fases do planejamento estratégico Fase I Diagnóstico Estratégico Também denominada auditoria de posição, deve-se determinar como se está. Realizada através de pessoas representativas das várias informações, que analisam e verificam todos os aspectos inerentes à sua realidade externa e interna Fase II Missão da Empresa Nesta ponto deve-se estabelecer e/ou revisar a razão de ser da empresa, bem como o seu posicionamento estratégico. Pode ser decomposta em: Estabelecimento da missão da empresa Estabelecimento dos propósitos atuais e potenciais Estruturação de debate de cenários Estabelecimento da postura estratégica

19 19 Fases do planejamento estratégico Fase III Instrumentos Prescritivos e Quantitativos Nesta fase, a análise básica é a de como chegar na situação que se deseja. Para tanto, pode-se dividir esta fase em dois instrumentos perfeitamente interligados: Instrumentos Prescritivos Estabelecimento de objetivos, desafios e metas Estabelecimento de estratégias e políticas funcionais Estabelecimento de projetos e planos de ação Instrumentos Quantitativos Fase IV Controle e Avaliação Nesta fase verifica-se como a empresa está indo para a situação desejada. O controle pode ser definido, em termos simples, como a ação necessária para assegura a realização, desafios, metas e projetos estabelecidos.

20 Planejamento de TI

21 21 Planejamento de TI Planejar a aquisição de recursos de TI, incluindo aplicações e infraestrutura, não começa com bits e bytes ou com um web site. O planejamento estratégico de TI é um conjunto de metas de longo prazo que descrevem a infraestrutura de TI e as principais iniciativas de sistemas de informação, necessárias para alcançar as metas da organização. O plano estratégico de TI também declara a missão do departamento de sistemas, que define o principal objetivo do departamento. Os aspectos técnicos englobam o hardware e sistemas operacionais, redes, dados e sistemas de gerenciamento de dados e softwares de aplicações. Os aspectos gerenciais especificam como administrar o departamento de sistemas, como os gerentes das áreas funcionais participarão e como as decisões de sistemas de informação serão tomadas.

22 22 Planejamento de TI O plano estratégico de TI deve atender a três objetivos: Deve estar alinhado com o plano estratégico da organização. Deve fornecer uma arquitetura de TI que permita que usuários, aplicações e bancos de dados sejam integrados e operem em rede sem interrupções. Deve alocar de forma eficiente os recursos de desenvolvimento de sistemas de informação entre projetos concorrentes, para que a os projetos possam ser consolidados a tempo, dentro do orçamento e com a funcionalidade necessária.

23 23 Planejamento de TI Em muitos casos, os projetos de TI geram benefícios que podem ser bastante desejáveis, mas difíceis de se atribuir um valor monetário preciso. A estes benefícios chamamos de intangíveis. Os benefícios intangíveis incluem melhoria de qualidade, mais rapidez no desenvolvimento de produtos, melhor serviço ao cliente e melhores condições de trabalho para os funcionários, entre outros. Isto ocorre com muita frequência na Tecnologia da Informação e o Gestor de TI deve ficar atento a isto para não comprometer o seu departamento mostrando o quanto a TI é relevante para a empresa. Ignorar os benefícios intangíveis pode levar a organização a rejeitar os investimentos em TI, que podem elevar substancialmente os rendimentos e lucratividade. Portanto, as análises financeiras devem considerar não só os benefícios tangíveis, mas também os intangíveis, de modo que a decisão reflita seu impacto potencial.

24 24 Planejamento de TI - Terceirização Terceirização Não é um fenômeno novo, nem uma ideia nova, entretanto, suas características estão em permanente evolução. Nenhuma empresa é grande demais ou pequena demais para que não possa ou não deva considerar a possibilidade de adotá-lo. Pequenas e médias empresas com pouco pessoal de TI e orçamentos pequenos são mais bem servidas por fornecedores externos. O uso de fornecedores ou organizações externos para adquirir serviços de TI é chamado de Terceirização (outsourcing). As grandes empresas podem escolher a terceirização quando querem experimentar novas tecnologias de TI sem um grande investimento inicial, proteger suas próprias redes internas, ou se valer de especialistas.

25 25 Planejamento de TI - Terceirização Os terceiros podem realizar qualquer ou todas as tarefas no desenvolvimento de TI. Por exemplo, eles podem planejar, programar, construir aplicações, integrar, operar e manter. A terceirização não se constitui em modismo passageiro, mas sim em uma ferramenta gerencial poderosa que pode trazer enormes benefícios para aqueles que demonstrem competência no exercício de sua prática. A terceirização é uma ferramenta estratégica organizacional, e pode também ser utilizada pela TI. É vital que a organização contratante, além de atender aos prérequisitos identificados antes, saiba encontra parceiros cujas organizações mostrem perfis de maturidade, cultura, liderança e governança compatíveis com seu próprio perfil.

26 26 Planejamento de TI - Terceirização Alguns benefícios esperados através de um projeto de terceirização da função de TI são: Reduzir e controlar custos operacionais Incrementar o grau de flexibilidade Reproduzir o prazo de disponibilização de novos produtos Utilizar recursos especializados em áreas específicas Melhorar a qualidade dos serviços de TI Ganhar acesso às melhores práticas da indústria Melhorar o retorno sobre bens / Reduzir os bens de capital / Minimizar futuros investimentos de capital Manter equipe atualizada tecnologicamente Dar foco nas competências diferenciais da organização Compartilhar riscos Obter rejeição de recursos financeiros

27 27 Planejamento de TI - Terceirização A avaliação e decisão acerca do uso de serviços terceirizados tem-se mantido na lista das cinco maiores prioridades dos executivos máximos das organizações. O sucesso ou o fracasso na terceirização de TI estará mais associado à capacidade da organização contratante conduzir de forma eficaz o projeto do que a decisão acerca de quais funções devem ou não ser terceirizadas. Ao longo do tempo surgiram três ondas distintas que caracterizam a evolução do uso da terceirização, coexistindo hoje todas elas no mercado desses serviços. São elas: 1ª onda 1980 Terceirização Operacional 2ª onda 1990 Terceirização Estratégica 3ª onda 2000 Terceirização evolucionária

28 28 Planejamento de TI - Terceirização Terceirização Operacional O uso deste tipo de terceirização estão normalmente associadas a problemas específicos enfrentados pela organização contratante. Neste perfil o foco é o contrato e a negociação, de forma que os ganhos sejam realizados com as maiores garantias nas melhores condições, promovendo a realização eficiente dos serviços contratados sem impactos negativos para o negócio da organização. O objetivo final é a satisfação mútua da organização contratante e do provedor de serviços.

29 29 Planejamento de TI - Terceirização Terceirização Estratégica O relacionamento entre as partes assume características de parceria estratégica de médio-longo prazo. Neste caso o provedor é um componente chave da estrutura da contratante, tornando-se parte integrante da estratégia de negócios da organização, em lugar de simplesmente ser um agente que a ela forneceu suporte na superação de problemas pontuais. Tende a aproximar as partes envolvendo provedor e cliente na tarefa de gerenciamento de contrato. Caracteriza-se por um compromisso mais amplo que aquele explicitado apenas pelas obrigações contratuais.

30 30 Planejamento de TI - Terceirização Terceirização evolucionária Não diz respeito à criação de uma dependência passiva da organização em relação a seu provedor de serviços, mas sim uma interdependência ativa e permanente que atenda aos interesses de ambas as partes. Este modelo de relacionamento corresponde a um cenário em que provedor e cliente assume a responsabilidade gerencial conjunta pela entrega de serviços. Este modelo representa o ápice da escala de relacionamento entre duas organizações, que compartilham suas visões do futuro e uma compreensão mútua de suas operações em busca dos melhores resultados.