APROG - Civil. Excel. Técnicas de pesquisa de informação em tabelas. Instituto Superior de Engenharia do Porto

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1 APROG - Civil Excel Técnicas de pesquisa de informação em tabelas Instituto Superior de Engenharia do Porto Elaborado por: António Silva (DEI-ISEP)

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3 Pesquisa de Informação em Tabelas O Excel possui uma série de funções que permitem efectuar pesquisas de informação em tabelas como a que é exemplificada na figura 1. Nomes Nº Aluno Nota prát. Nota Teór. Nota Final Faltas Manuel Silva Joana Costa João Tavares Rui Baptista Maria Santos Dora Mesquita Roberto Sousa Sara Barros Goreti Moura Susana Meireles Agostinho Sá Mário Mendes Figura 1 Uma tabela ou lista é uma área da folha de cálculo englobando uma série de linhas contendo informação similar e encabeçada por uma linha contendo os títulos de cada coluna. Assim, cada linha dessa tabela funciona como um registo de uma base de dados, constituindo cada célula um campo desse registo. Para melhor compreensão das técnicas de pesquisa de informação em tabelas vamos tratar separadamente a pesquisa exacta e pesquisa inexacta ou de gama. Técnicas de pesquisa exacta Função VLOOKUP Sintaxe: Vlookup(Valor_a_procurar; Gama_onde_procurar; Num_Coluna; tipo_pesquisa) Valor_a_procurar Gama_onde_procurar Num_coluna Tipo_pesquisa representa o valor (numérico ou alfanumérico) pelo qual se pretende efectuar a pesquisa. representa a tabela ou sub-tabela em que o valor vai ser pesquisado. é um número identificando a coluna da tabela em que o resultado se encontra, caso a pesquisa obtenha sucesso. é um valor booleano (0 ou 1, TRUE ou FALSE) que especifica se a pesquisa deve ser exacta ou não (vamos, para já considerar apenas o primeiro caso) 3

4 Para melhor entender o funcionamento desta função, encare o seguinte exemplo (Figura 2): Início da pesquisa (1ª coluna da sub-tabela) Encontrou o nº de faltas! 1ª Fase Encontrou o nº de aluno! 2ª Fase Figura 2 Pretende-se conhecer a informação relevante de um dado aluno (Nota Prática, Nota Final e Nº de Faltas) identificado pelo seu Número de Aluno. Para saber qual o número de faltas do aluno cujo número tenha sido introduzido na célula G20, a função Vlookup pode ser utilizada do seguinte modo numa fórmula a inserir na célula D23: =Vlookup(D20; C5:G16;5;0) O funcionamento desta função pode ser visto como dividido em duas fases: Numa primeira fase a função procura na 1ª coluna da tabela (ou sub-tabela) especificada no 2º parâmetro (C5:G16, neste caso) a informação contida na célula indicada no 1º parâmetro (D20). Como o último parâmetro é zero, a pesquisa efectuada será exacta. Caso o valor a pesquisar não seja encontrado na 1ªcoluna da sub-tabela especificada, a função devolverá uma mensagem de erro (#N/A). Caso a pesquisa tenha sucesso, a função terá encontrado nessa coluna da tabela uma célula contendo esse valor. A linha em que essa célula se encontra é a informação essencial para a segunda fase do processo. Nessa segunda fase, a função vai apresentar o conteúdo da célula definida pela intercepção da linha que foi encontrada na 1ª fase com a coluna especificada no 3º parâmetro (4, neste caso). Repare-se que a numeração da coluna em que o resultado se encontrará se refere à posição da coluna dentro da tabela (ou sub-tabela seleccionada) e não à coluna da folha de cálculo (que seria neste caso a coluna G). 4

5 Uma limitação importante desta função é o facto de a pesquisa apenas poder ser iniciada pela primeira coluna da tabela. É por isso que no exemplo acima foi necessário seleccionar uma sub-tabela (C5:G16) deixando de fora a coluna B. Assim, toda a informação contida nas colunas da tabela situadas à esquerda da coluna em que se efectua a pesquisa ficará inacessível. No caso desta tabela, organizada como está, não será possível com a função Vlookup saber qual o nome do aluno que corresponde a um determinado Nº (ver as funções Match e Index, mais à frente). A fórmula acima permite, pois, conhecer o número de faltas do aluno considerado. Para poder fornecer a informação respeitante à nota prática e à nota final, nas células D21 e D22 deverão existir as seguintes fórmulas, respectivamente: =Vlookup(D20; C5:G16;2;0) =Vlookup(D20; C5:G16;4;0) [D21] [D22] Função Hlookup Sintaxe: Hlookup(Valor_a_procurar; Gama_onde_procurar; Num_linha; tipo_pesquisa) Valor_a_procurar Gama_onde_procurar Num_Linha Tipo_pesquisa representa o valor (numérico ou alfanumérico) pelo qual se pretende efectuar a pesquisa. representa a tabela ou sub-tabela em que o valor vai ser pesquisado. é um número identificando a linha da tabela em que o resultado se encontra, caso a pesquisa obtenha sucesso. é um valor booleano (0 ou 1, TRUE ou FALSE) que especifica se a pesquisa deve ser exacta ou não (vamos, para já considerar apenas o primeiro caso) Como pode ser facilmente verificado, esta função é o equivalente ao Vlookup rodado de 90º. Em vez de a pesquisa se efectuar na 1ª coluna da tabela, faz-se pela 1ª linha da tabela (ou sub-tabela). Assim, como 3º parâmetro é fornecida a informação de qual a linha em que se encontrará a informação pretendida caso a pesquisa pela primeira linha tenha obtido sucesso. No exemplo da Figura 3, pretende-se apresentar nas células E14 a E16 a informação das compras efectuadas pelos 3 principais clientes duma empresa no mês indicado na célula H14. A fórmula a colocar na célula E14 (as restantes são do mesmo tipo) deveria ser: =HLOOKUP($H$14;$D$3:$O$9;5;0) A fórmula Hlookup irá procurar na 1ª linha da tabela D3:O9 (2º parâmetro) uma célula com um conteúdo idêntico ao da célula H14 (1º parâmetro). Quando a encontrar (neste caso na 7ª coluna da tabela) devolverá como resultado o conteúdo da célula que se encontra no cruzamento da 7ª coluna (neste caso correspondendo à coluna H da folha de cálculo) com a linha especificada no 3º parâmetro (a 5ª linha da tabela), que corresponde ao cliente Minas&Armadilhas. O mesmo acontecerá para as outras duas células, mudando apenas nas fórmulas o valor do 3º parâmetro. 5

6 Início da pesquisa (1ª linha da sub-tabela) Linha 5 Encontrou as compras de M&A! Figura 3 No exemplo da Figura 4 pretende-se aumentar a flexibilidade da informação prestada de modo a que seja possível apresentar na célula E24 a informação àcerca do volume de compras do cliente especificado na célula E20 (através do seu código) no mês especificado através da célula E22. Repare-se que, para maior facilidade, se atribuiu a cada cliente um código que corresponde à posição da linha em que se encontra na tabela (por ex., o cliente com o código 3, encontra-se na linha 3 da tabela). A fórmula a colocar na célula E24 seria: =HLOOKUP(E22;D3:O9;E20;0) Repare-se que neste caso o 3º parâmetro (indicando o nº da linha em que se deve encontrar a informação requerida) não é um número introduzido directamente na fórmula. Em vez disso é inserida a referência da célula em que essa informação se encontra. Figura 4 6

7 É de referir, finalmente, que a função Hlookup sofre duma limitação idêntica à já apontada à função Vlookup: a pesquisa deve obrigatoriamente ser efectuada a partir da primeira linha da tabela seleccionada. Tal implica que, caso a pesquisa se deva fazer por outra linha, haverá que seleccionar uma sub-tabela da tabela original de modo a que essa linha passe a ser a primeira, deixando, no entanto, de fora algumas linhas, cuja informação não poderá ser acedida por esta via. Funções Match e Index Sintaxe: Match(Valor_a_procurar; Gama_onde_procurar; tipo_pesquisa) Index(Tabela; Num_linha; Num_coluna) Estas duas funções são muitas vezes utilizadas em conjunto quando se pretende ultrapassar as limitações das funções Vlookup e Hlookup, ou seja, quando se pretende, encontrar informação contida numa coluna à esquerda da coluna pela qual a pesquisa é feita. Veja-se a tabela da figura seguinte: Figura 5 Caso se pretenda saber qual a referência do produto com o custo mais elevado, dever-se-á em 1º lugar obter essa informação usando a função Max [ =MAX(C4:C14) ]. No entanto, não podemos pedir a uma função Vlookup que nos pesquise na coluna do Custo este valor e nos diga o que se encontra no cruzamento da linha encontrada com uma coluna que se encontre à esquerda da coluna de pesquisa. A razão deste impedimento reside no facto da função Vlookup pesquisar sempre pela 1ª coluna da tabela seleccionada (nem que para isso haja que seleccionar uma sub-tabela, deixando de fora uma ou mais colunas da tabela original). 7

8 Nestas situações, seremos forçados a recorrer a uma técnica diferente envolvendo o uso combinado das funções Match e Index (Figura 6). Max(C4:C14) -> 45 Match(45;C4:C15;0) -> 3 Index(B4:H14; 3; 1) Figura 6 Pode-se considerar que a função Match executa o equivalente à 1ª fase do trabalho da função Vlookup, i.é, procura o Valor_a_procurar dentro da gama de células designada por Gama_onde_procurar (ver sintaxe na página anterior). Caso encontre uma célula cujo conteúdo seja igual ao valor que procura, devolverá como resultado a posição dessa célula dentro da gama especificada. Isto funciona quer para linhas quer para colunas. Essa informação deverá agora ser passada à função Index que é uma função que genericamente, dada uma Tabela, nos diz qual o conteúdo da célula que se encontra no cruzamento da linha na posição Num_linha com a coluna na posição Num_coluna (mais uma vez, estas posições dizem respeito à Tabela seleccionada e não às linhas ou colunas da folha de cálculo). Assim a informação requerida poderia ser obtida colocando nas células F18, F19 e F20 respectivamente as fórmulas: =INDEX(B4:H14;F20;1) [3] =MAX(C4:C14) [1] =MATCH(F19;C4:C14;0) [2] Note que as linhas 19 e 20 da folha de cálculo representada na Figura 5 se encontram escondidas. A fórmula [1] encontra o maior valor contido na gama de células C4 a C14. A fórmula [2] procura qual a linha dessa gama em que se encontra a célula contendo esse 8

9 valor. A fórmula [3] diz-nos qual o conteúdo da célula que se encontra nessa linha mas na 1ª coluna da tabela. Seria possível, no entanto, substituir as fórmulas acima por uma única. É o que se passa no exemplo seguinte, em que se pretende uma fórmula única que nos dê a informação de qual a referência do produto cujo valor tem uma maior peso percentual no valor do stock (essa informação está presente na coluna H). Assim, a fórmula a inserir na célula F22 para obter esse resultado seria a seguinte: =INDEX(B4:H14;MATCH(MAX(H4:H14);H4:H14;0);1) Esta fórmula corresponde a embutir umas nas outras as fórmulas seguintes: MAX(H4:H14) MATCH( ;H4:H14;0) INDEX(B4:H14; ;1) Técnicas de pesquisa inexacta ou de gama É, por vezes, conveniente fazer corresponder um dado valor numérico a uma classificação qualitativa, ou seja, determinar a que gama de valores um dado valor numérico pertence. Veja-se, por exemplo, o caso de transformar uma nota numérica (de 0 a 20) numa classificação qualitativa (de Mau a Muito Bom). Figura 7 Estes problemas podem ser resolvidos mediante o uso da função Vlookup mas obrigam a alguns cuidados na construção da tabela. Por um lado, a coluna pela qual 9

10 a pesquisa será feita (no exemplo da figura 6, a gama de células B5 a B9) deverá obrigatóriamente estar ordenada. Por outro lado, as classificações qualitativas que se encontram na segunda coluna devem estar alinhadas (na mesma linha) com os limiares inferiores das gamas respectivas (por exemplo, a classificação de Bom deve estar na mesma linha que o limite inferior da gama correspondente, 14). Para poder, no exemplo da Figura 6, apresentar na célula C14 a classificação qualitativa correspondente à nota numérica presente na célula C13, deverá existir na primeira célula a seguinte fórmula: =VLOOKUP(C13;B5:C10;2;1) Repare-se que o quarto parâmetro da função Vlookup é aqui 1 (poderia igualmente ser TRUE, porque o que é esperado é um valor Booleano). É este valor que especifica que a pesquisa a efectuar pelo Vlookup não deve ser exacta. Neste caso, a função Vlookup comportar-se-á da seguinte forma (descrita na Figura 7): Gama onde obter o resultado Gama onde procurar Valor a procurar Figura 8 Irá pesquisar a primeira coluna da tabela considerada (2º Parâmetro) até encontrar uma célula com um valor que seja maior ou igual ao valor a pesquisar. Caso o encontre (e seja maior), recua uma linha e fornece como resultado o conteúdo da célula que esteja no cruzamento dessa linha com a coluna especificada no 3º parâmetro (a segunda coluna, neste exemplo). A figura 7 ilustra essa sequência de operações. Caso o valor encontrado seja igual ao valor a pesquisar, comporta-se como no caso da pesquisa exacta (0 ou FALSE no 4º parâmetro). No entanto, a limitação inerente a usar a função Vlookup mantém-se também nestes casos, ou seja, não é possível efectuar a pesquisa por outra coluna que não seja a primeira. Assim, em casos como o representado na figura 8, se quisermos fazer corresponder uma determinada mensagem contida numa coluna à esquerda a valores dentro de uma determinada gama definida numa coluna à direita não poderemos de facto usar a função Vlookup. Termos pois que recorrer à função Lookup. 10

11 Início da pesquisa Figura 9 Função Lookup Sintaxe: Lookup(Valor_a_procurar; Gama_onde_procurar; Gama_onde_obter_resultado) Quando é encontrado um intervalo de valores dentro de Gama_onde_procurar em que o Valor_a_procurar se possa encaixar, é fixada a linha correspondente ao limite inferior desse intervalo e fornecido como resultado o conteúdo da célula que está na mesma posição da Gama_onde_obter_resultado. De notar que os valores contidos nas células da Gama_onde_procurar devem obrigatoriamente estar ordenados. No exemplo da Figura 8, para obter a mensagem adequada ao valor introduzido na célula F13, deverá ser colocada na célula F14 uma fórmula como a seguinte: =LOOKUP(F13;F5:F8;E5:E8) A função Lookup procurará na gama F5:F8 uma célula com um valor igual ou superior ao conteúdo de F13. Quando a encontra, sendo maior, escolhe a posição da linha anterior e usa essa mesma posição para determinar em E5:E8 qual a célula cujo conteúdo deverá ser devolvido como resultado. Como se vê, a função Lookup não sofre da limitação atingindo a função Vlookup, já que é possível especificar livremente qual a coluna em que a pesquisa se efectuará e qual a coluna em que o resultado se encontrará. Mas, por outro lado, esta função pode apenas ser usada em pesquisa inexacta por exigir que o campo a pesquisar esteja ordenado. 11

12 Conclusão Em forma de conclusão e para auxiliar na escolha da função adequada a cada situação, procurou-se na tabela abaixo sistematizar os critérios de selecção da função (ou funções) a utilizar. Pesquisa Exacta Inexacta Busca por 1ª coluna Vlookup (False) Vlookup (True) Lookup 1ª linha Hlookup (False) Hlookup (True) Lookup outras colunas Match + Index Lookup outras linhas Match + Index Lookup ISEP, Março de 2000 / Dezembro de 2007 António Silva 12