COMPETÊNCIAS ESSENCIAIS DA GESTÃO SECRETARIAL. Palestrante Márcia Siqueira

Transcrição

1 COMPETÊNCIAS ESSENCIAIS DA GESTÃO SECRETARIAL Palestrante Márcia Siqueira

2 Proposta 1. Refletir sobre as competências profissionais que contribuirão para solidificação da identidade, fortalecimento e continuidade da profissão. 2. Compreender o papel de co-gestor de processos e de relacionamentos para secretariar com foco em excelência. 3. Conscientizar o profissional de secretariado sobre a relevância de secretariar líderes de equipes e de negócios.

3 Mudança de Hábito Depende de um olhar diferente, de criatividade, de inovação e de atitude. Reforçando: Criatividade está em observar, olhar com atenção, indagar o que os outros fizeram e descobrir o que não viram. Inovação é a ação ou o ato de inovar, ou seja, modificar antigos costumes, manias, legislações, processos etc; efeito de renovação ou criação de uma novidade. Atitude é a disposição ligada ao juízo de determinados objetos da percepção ou da imaginação.

4 MERCADO 20 ANOS ATRÁS DESAFIO (empresas e profissionais) implantar o planejamento estratégico de forma coordenada e cadenciada! MERCADO ATUAL DESAFIO (empresas e profissionais) triplo: Decidir em intervalos de tempos mínimos; Correr altos riscos; e Amplo acesso e volume de informações.

5 NO PASSADO AS EMPRESAS PERGUNTAVAM: O que fazer se quando quero duas mãos tenho um ser humano também? Henry Ford HOJE AS EMPRESAS PERGUNTAM: Por que toda vez que solicito um cérebro, vem apenas duas mãos?

6 Funções Administrativas para a Estabelecer objetivos e missão; Examinar as alternativas; Determinar as necessidades de recursos; Criar as estratégias para o alcance dos resultados. Gestão Organizacional 1 2 PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO Desenhar os cargos e tarefas específicas; Criar estrutura organizacional; Definir posições de staff; Coordenar as atividades de trabalho; Estabelecer políticas e prioridades; Definir a alocação de recursos. 4 Medir o desempenho; CONTROLE Estabelecer comparação do desempenho com os padrões estabelecidos; Tomar as ações necessárias para melhoria do desempenho. 3 DIREÇÃO Conduzir e motivar os empregados na realização das metas organizacionais; Estabelecer comunicação com os trabalhadores; Apresentar solução dos conflitos; Gerenciar mudanças. 6

7 Competências & Desempenho Organizacional Os frutos produzidos representam os lucros e produtos colhidos por investidores e clientes. Para que esses frutos apareçam são necessários o tronco, os galhos e as folhas que representam os processos realizados. D E S E M P E N H O Para que a árvore floresça e produza frutos ela precisa de raízes fortes e sadias: a competência e motivação das pessoas, a infra estrutura da empresa etc. C O M P E T Ê N C I A

8 COMPETÊNCIAS ESSENCIAIS DO PROFISSIONAL CONHECIMENTO HABILIDADE ATITUDE VALORES ENTORNO Compreensão de conceitos e técnicas Aptidão e capacidade de realizar Postura e modo de agir Respeito a ética e a moral Recursos e ambiente DIFERENCIAL COMPETITIVO

9 Ser secretário é... Assessorar centros decisórios e equipes; Gerir processos e recursos; Empreender ações para obtenção de resultados com êxito; e Analisar e emitir parecer = consultoria. A excelência profissional está vinculada ao entendimento do modelo de gestão da organização que está inserido e a clareza de seu papel na estrutura organizacional.

10 Área Secretarial Análise do cenário externo e interno em que a organização está atuando. Análise da estrutura organizacional Identificação dos papéis Identificação da relação da área que atua com as demais áreas e outras instituições Identificação das atribuições da área que atua

11 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ÁREA SECRETARIAL Análise Externa Onde estamos? Aonde queremos ir? PLANOS DE AÇÃO Análise Interna Missão Objetivos Estratégias Como chegar lá? Quem somos?

12 Subsistemas da Secretaria Gestão de Processos Administrativos Gestão de Relacionamentos SECRETARIA Gestão para Apoio Logístico Gestão da Comunicação Organizacional

13 Aptidão e capacidade de realizar 1. Decidir em intervalos de tempos mínimos; 2. Correr altos riscos; e 3. Amplo acesso e volume de informações. SABER FAZER

14 Postura e modo de agir ATITUDE COMPORTAMENTO

15 Respeito a ética e a moral Semântica (falar sobre ética) Prática (atuar eticamente) Teoria (pensar sobre ética)

16 Recursos e ambiente Político Econômico Consumidor Fornecedor Legal Concorrência Social Tecnológico

17 Relevância da secretaria para os centros decisórios

18 Saber Agir Qual o meu papel?

19 Atuar com... Profissionalismo Responsabilidade

20 Atuar com... Relacionamento

21 Diferencial Competitivo É tudo aquilo que torna a sua empresa ou torna o profissional ÚNICO aos olhos do cliente. São recursos que possui ou controla e que são percebidos pelo mercado como positivamente destacado.

22 Finalizando... Competências profissionais Conhecimento + habilidade + atitude + valores + entorno Papel de co-gestor Secretariar propiciando tomada de decisões em intervalos de tempos mínimos; ter equilíbrio para acompanhar situações de altos riscos; e, dominar informações, gerenciando e disponibilizando para os centros decisórios. Secretariar líderes de equipes e de negócios Ser intermediador e integrador de processos e stakeholders, viabilizando o atingimento dos resultados organizacionais.

23 OBRIGADA! CONTATOS: MÁRCIA SIQUEIRA