Como a Gestão de Conteúdo traz mais qualidade e rentabilidade em projetos de engenharia e construção Por Daniel Klafke

Transcrição

1 Como a Gestão de Conteúdo traz mais qualidade e rentabilidade em projetos de engenharia e construção Por Daniel Klafke

2 Na era digital, conhecimento é vital. E os documentos são o DNA do conhecimento Richard Thoman

3 EU QUERO VOCÊ PRECISA Normalmente há uma diferença entre o que VOCÊ QUER e que o mercado acha que VOCÊ PRECISA!!

4 BI PPM ECM REDE SOCIAL Cabide de Desenhos PMBOK Digitalização Arquivo Deslizante VOCÊ DMS ISO Smartphone CAD PRECISA GED ERP BIM Ploter Scanner

5 SUFICIENTE Para que uma tecnologia traga rentabilidade e qualidade em seus projetos, DEFINA LIMIARES. Qual o mínimo que você precisa? O que é DEMAIS e desnecessário? O segredo é: definir o que é SUFICIENTE! Limiares MÁXIMO MÍNIMO

6 Compartilho algumas dicas sobre caraterísticas tecnológicas que entendo como SUFICIENTES. Utilize-as à vontade na definição de sua implantação de sistemas de gestão de documentos em contextos de projetos de engenharia e gestão de empreendimentos.

7 Movimento Não preocupe-se só com o ARMAZENAMENTO da informação. Documentos de engenharia são DINÂMICOS.

8 Em Desenvolvimento Em compatibilização Em aprovação pelo Cliente LIBERADO PARA USO Sua tecnologia deve permitir que você defina como seus documentos se movimentam...

9 Em Desenvolvimento Em compatibilização Em aprovação pelo Cliente LIBERADO PARA USO...e saber em que situação cada item se encontra durante seu ciclo de vida. Isso facilitará também controles de qualidade da informação.

10 Em Desenvolvimento Em compatibilização Em aprovação pelo Cliente LIBERADO PARA USO Documentos de engenharia são feitos para SEREM UTILIZADOS por alguém. Preocupe-se com esse ALGUÉM.

11 Movimentações devem ser simples de ser executadas...

12 Por Exemplo: Como fizemos a interface da nossa tecnologia para transição de etapas em um fluxo documental.

13 Foco em facilitar a colaboração.

14 O registro dos envios, entregas e validações gera informações para controle de avanço...

15 ...e uma melhor auditabilidade da informação!

16 [Fontes: Winning the Paper Wars - AIIM 2013, auditabilidade é apontado como um grande benefício da gestão de documentos digitais!

17 [Fontes: Winning the Paper Wars - AIIM 2013, Considere deixar integrações para a segunda fase. Mas garanta que a tecnologia adotada seja capaz de fazer isso.

18 Interface Única

19 Planeje para que você tenha um ponto único de acesso. Documentos Tarefas e Processos Correspondências Base Centralizad a Desenhos Padrões e Registros de Qualidade ISO

20 Exemplo - busca estilo Google: Como construímos uma interface de busca por termos em uma base de informação centralizada.

21 Sincronia Centralização Virtual possibilita Interface Única A base não precisa estar fisicamente centralizada, mas não abra mão da interface única.

22 Evite o fracasso de seu projeto: Obtenha apoio da direção para que a interface seja instituída como meio oficial e padrão de armazenamento, trâmite e busca de documento.

23 Segurança Defina claramente os requisitos MÍNIMOS...

24 ...e MÁXIMOS em termos de segurança... Foque em resolver problemas, não cria-los.

25 Usabilidade...Para que você mantenha o foco em seu negócio, a tecnologia deve ser simples de usar.

26 Usabilidade...A informação deve ser facilmente encontrada. O apoio de profissionais da informação é importante na definição de taxonomias...

27 O que é TAXONOMIA? Encontre o Ás de Copas... Difícil?

28 E agora?

29 Problema clássico em projetos de construção pesada. A linha branca é o volume de informação gerada. A operação não tem todo o volume de informação gerado durante o projeto.

30 Sistemas suficientemente fáceis de usar, suficientemente seguros e colaborativos possibilitam sua adoção em estágios inicias de projeto, evitando o gap clássico.

31 Medindo Sucesso Algumas maneiras simples de mensurar sucesso e redução de custo em projeto de implantação de tecnologias para gestão de documentos de engenharia.

32 Custos por não encontrar a informação Número de Usuários de Informação x Média de salário x Número de acessos diários x Segundos gastos por falta de INTERFACE ÚNICA O custo por não ter interface única Ref: Jakob Nielsen / Peter Morville

33 Custos por não gerenciar o movimento da informação Retrabalho em projeto por distribuição incorreta ou não auditável + Falhas construtivas por distribuição incorreta ou não aditável + Falhas em compras técnicas por distribuição incorreta ou não aditável O custo por não gerenciar o movimento da informação

34 1. A gestão da mudança de escopo está sendo facilitada? 2. Há boa rastreabilidade da informação? 3. É possível realizar controle de entregas? 4. A burocracia está sendo reduzida? 5. Há boa auditabilidade da informação? 6. Melhor qualidade no bem construído? Ou seja falhas em construtivas estão sendo reduzidas? 7. Há melhor qualidade em compras? Ou seja, falhas em compras técnicas estão sendo reduzidas? Perguntas que devem ser realizadas após uma implantação.

35 O conhecimento se tornou um recurso econômico chave e talvez a única fonte de vantagem competitiva. Peter Drucker

36 Obrigado!

37 Contato Veja mais em: