Eventos de comunicação

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1 Descrição dos processos de gerenciamento das O Gerenciamento das Comunicações será realizado através dos seguintes meios: Publicações, documentos e comentários no Google Docs; Correio eletrônico, na impossibilidade de acesso ao Google Docs, através do Endereço: gpti11grupoinclusaodigital@googlegroups.com; Documentos impressos; Notas e atas de reunião; Todas as reuniões de projeto serão realizadas às terças e quintas-feiras, via vídeo conferencia. Cada área terá cinco minutos para apresentar suas considerações acerca do projeto, demonstrando suas realizações semanais. Todas as publicações e comentários inseridos no Google Docs serão automaticamente encaminhados aos membros da equipe através do endereço gpti11grupoinclusaodigital@googlegroups.com Os documentos gerados deverão ser encaminhados à área de Comunicações para controle, versionamento e publicação no Google Docs do Projeto, sob o marcador Documentos. Eventos de comunicação O projeto terá os seguintes eventos de comunicação Reunião de Kickoff Objetivo Iniciar formalmente o projeto, apresentando informações quanto ao seu objetivo, prazos, custos, escopo e primeiros dados levantados; Metodologia Designar as áreas de operação e responsabilidades, determinando prazos iniciais. Responsável Gerente do Projeto Envolvidos Toda a equipe Data e Horário 02/10/ :00 Duração 90 minutos. Local Videoconferência Reuniões Semanais Objetivo Trazer à equipe as realizações de cada área, resolução de problemas e planejamento dos próximos passos. Metodologia Apresentar considerações acerca do projeto, demonstrando suas realizações semanais. Após avaliação do material apresentado, serão definidos as eventuais correções e serão planejados os próximos passos. Responsáveis Envolvidos Toda a equipe;

2 Data e Horário Terças-feiras às 20:00h; Duração 60 minutos; Local Videoconferência; Outros O fator tempo é importante e haverá a possibilidade dessa reunião ser pouco conclusiva; Apresentações Semanais Objetivo Trazer à tona o andamento do projeto de todas as fases do mesmo; Metodologia Apresentar o andamento das fases com o que foi concluído e ainda o que falta fazer; o Responsáveis Gerente do Projeto; o Envolvidos Toda a equipe; o Data e Horário Terças-feiras às 21:30h; o Duração 20 minutos; o Local Videoconferência. Reuniões com o cliente Objetivo Apresentar o que foi produzido pela equipe e colher dados do cliente; o Metodologia A ser definida; o Responsáveis Gerente do Projeto; Coordenadores do Projeto; o Envolvidos Toda a equipe do projeto e cliente; o Data e Horário agendados com o cliente; o Duração 60 minutos; o Local GAAPIS. Google Docs (Publicação de Documentos) Objetivo Centralizar e distribuir as informações do projeto para todos os membros da equipe; Metodologia O membro da equipe que tiver alguma contribuição ao projeto, usar o Google Docs para publicar a informação que deseja divulgar / compartilhar. Toda a publicação pode (e deve) ser comentada para promover o feedback sobre o assunto em discussão, permitindo que o grupo possa tomar ações imediatas, sem a necessidade de fazê-lo na Reunião Semanal. Responsáveis Coordenadores do Projeto Envolvidos Toda a equipe do projeto; Data e Horário 24 horas por dia; Duração não aplicado; Local gpti11inclusaodigital@googlegroups.com;

3 As publicações não serão moderadas pelo gerente do projeto, mas este pode atualizar documentos divulgados e corrigir itens publicados a fim de promover a distribuição correta das informações; Os comentários não permitem a inclusão de arquivos (como nas postagens), entretanto, permitem a adição de tags HTML do tipo hyperlink (<a href= ></a>). Caso queira colocar um link para um arquivo no comentário, por favor, entre em contato com coordenador de comunicação (Luiz Ricardo) para adicionar o hyperlink; No último dia do mês, será inserida no Google Docs uma publicação reunindo todos os documentos gerados no mês, com as suas versões atualizadas; Todos os membros da equipe receberam convite para utilizar o Google Docs. Caso algum membro não tenha recebido o convite, o coordenador de comunicação deverá ser notificado para envio de novo convite. Aqueles que não se adicionarem ao Google Docs em até 7 dias após o envio do convite deverão apresentar justificativa à Gerência do Projeto; Objetivo Utilizar o correio eletrônico como aliado na distribuição de informações do projeto; Metodologia O pode ser utilizado das seguintes maneiras: Controle de versões Os documentos gerados e atualizados deverão ser encaminhados por à área de Comunicações para controle de versões; Impossibilidade de acesso ao Google Docs Caso não haja possibilidade de acesso ao Google Docs, as mensagens podem ser encaminhadas para gpti11inclusaodigital@googlegroups.com. Caso haja a vontade dessa mensagem ser publicada, coordenador de comunicação fará a inclusão da mensagem no Grupo; Assuntos de pouca relevância Testes, discussões técnicas, pedidos ou solicitações de qualquer espécie e tudo aquilo que não for considerado essencial para publicação no Google Docs. Responsáveis Luiz Ricardo Comunicações; Envolvidos Toda a equipe do projeto; Data e Horário 24 horas por dia; Duração não aplicado; Local gpti11inclusaodigital@googlegroups.com; Cronograma dos eventos de comunicação Será adicionado posteriormente

4 Atas de reunião As atas de reunião apresentarão os pontos levantados e próximos passos a serem seguidos pela equipe. Ambiente de distribuição da informação O Ambiente de Distribuição da Informação será o endereço disponível A ferramenta utilizada é o Google Docs ( pertencente ao Google. É um editor de documentos gratuito que pode ser usado das seguintes maneiras: Uso direto no site Hospedagem em host externo É possível publicar os documentos em um host externo e não usar a estrutura do Google. Embora seja uma solução não-gratuita, ela permite o controle dos arquivos e das publicações que são copiadas para o host externo por FTP. Administração do plano de gerenciamento das Responsável pelo plano Coordenador de Comunicação Freqüência de atualização do plano de gerenciamento das O Plano de Gerenciamento das Comunicações terá atualização semanal. Outros assuntos relacionados ao gerenciamento das do projeto não previstos neste plano Os outros assuntos não relacionados a este plano deverão ser encaminhados à Gerência do Projeto para análise e possível inclusão neste documento. REGISTRO DE ALTERAÇÕES Data Modificado por Descrição da

5 mudança 02/10/2012 Gerente do Projeto Criação do Documento APROVAÇÕES Coordenador Comunicação de Assinatura Data Quaisquer alterações neste documento deverão ser submetidas à área de Marketing para controle de versões e publicação no Google Docs

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