Por que organizar um Núcleo?

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1 GUIA DO NÚCLEO

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3 Por que organizar um Núcleo? O núcleo permite que um grupo pequeno de pessoas forme um Lions clube e passe imediatamente a fazer a diferença na comunidade. Os sócios do núcleo integram um Lions clube matriz mas têm autonomia para realizar reuniões e escolher seus próprios projetos e atividades. A formação de um núcleo cria uma oportunidade para os Lions clubes se expandirem, quando há menos de 20 sócios e não é possível formar um novo clube convencional. Para formar um núcleo, precisa-se de pelo menos cinco sócios. Quando um núcleo é aberto, envia-se o emblema de estandarte e o distintivo de núcleo (a serem entregues ao representante do mesmo) ao presidente do clube matriz.

4 Antes de um clube matriz começar a recrutar sócios para o núcleo, deverá notificar o governador de distrito e os clubes que sirvam a mesma comunidade da intenção de formar o núcleo. A formação de um núcleo poderá ser protestada pelo governador de distrito ou por um Lions clube constituído, de acordo com as mesmas regras e procedimentos para o protesto sobre a formação de um Lions clube convencional. Etapas para a formação de um Núcleo Etapa 1: Planejamento do Núcleo Deve-se levar três coisas em consideração, quando se forma um núcleo: (1) onde se localizará o núcleo, (2) que tipo de sócios constituirão o núcleo e (3) qual será o enfoque do núcleo. Onde se localizará o núcleo? Pode-se formar núcleos em qualquer lugar dentro do distrito do clube matriz. O mais importante é que se pense nas necessidades da comunidade ao formar um núcleo. Talvez seja adequado conduzir uma Avaliação das Necessidades da Comunidade para identificar os tipos de projetos de serviço que a comunidade quer e necessita. De quem consistirá o núcleo? Para formar um núcleo, precisa-se de pelo menos cinco sócios. Deve se determinar se o núcleo terá sócios em geral ou se será composto por um grupo específico de pessoas. Há Leos Ômegas atingindo a idade máxima de afiliação Leo na comunidade que gostariam de iniciar um núcleo? Será que os jovens adultos da comunidade querem fazer as coisas de forma diferente do que o clube matriz, mas ainda querem aprender com eles fazendo parte de um núcleo? Outros grupos a serem considerados são mulheres, militares da reserva e comunidades étnicas locais. O núcleo terá um enfoque específico? Deve se determinar se o núcleo terá um enfoque específico. Por exemplo, o núcleo pode se concentrar em uma necessidade específica da comunidade, tal como apoio a atletas das Olimpíadas Especiais ou cuidados com o meio ambiente. Ou será que o núcleo irá preferir assumir projetos para a comunidade conforme surgirem as necessidades? Etapa 2: Recrutamento de sócios Ao criar uma lista de sócios potenciais para o núcleo, deve se consultar o governador de distrito, membros do gabinete, ex-dirigentes do distrito, comerciantes locais ou outros contatos que os Leões possam ter no local do núcleo. O Guia de Recrutamento de Novos Sócios para Clubes Simplesmente convide! é uma ótima fonte de referências. O Simplesmente convide! guia os clubes através do processo de recrutamento de novos sócios e de gerenciamento com eficiência do crescimento do clube; pode-se aplicar estes mesmos princípios para o recrutamento dos sócios do núcleo. Assim que se compilar uma lista de sócios potenciais, pode-se iniciar os preparativos para a reunião informativa. Etapa 3: Realização da Reunião Informativa As reuniões informativas são realizadas para que os Leões reúnam-se com sócios potencias e discutam a formação do núcleo. A reunião deverá ajudar a gerar interesse em se tornar um Leão. Algumas reuniões informativas abordam tópicos como: Como um núcleo poderá ajudar a comunidade Exemplos de projetos do clube matriz e projetos potenciais do núcleo Explicação do apoio oferecido pelo clube matriz, distrito, distrito múltiplo e Sede Internacional Testemunhos dos sócios do clube matriz, explicando os benefícios recebidos ao se tornarem Leões Preenchimento do formulário de Inscrição para Sócio 2

5 Após a reunião informativa, deve-se contatar os participantes para agradecer pelo tempo dedicado, confirmar o interesse de se afiliarem e convidá-los a participarem de uma reunião organizacional. Pode-se incentivá-los a trazer amigos, família e colegas de trabalho ou outras pessoas interessadas em se afiliar ao núcleo. Etapa 4: Realização da Reunião Organizacional A reunião organizacional deverá ser a primeira reunião do núcleo proposto. Os seus participantes serão os sócios potenciais do núcleo, e poderão incluir os representantes do clube matriz, o governador de distrito, membros do gabinete e outros indivíduos interessados. A reunião organizacional pode ser conduzida pelo presidente do clube matriz, representante do núcleo, assessor de extensão do distrito, ex-dirigente ou algum Leão qualificado. Algumas reuniões organizacionais abordam tópicos como: Informações sobre as operações do núcleo Responsabilidades dos sócios Estrutura e história de Lions Clubs International Explicações detalhadas sobre o cargo de cada dirigente Estrutura de quotas do núcleo Nome para o clube Também durante a reunião organizacional, os dirigentes do núcleo deverão ser eleitos. Os núcleos elegem um presidente, secretário e tesoureiro para liderarem o núcleo. O clube matriz nomeia um representante do núcleo para atuar como elo entre a matriz e o núcleo. Etapa 5: Envio da Notificação de Formação de Núcleo Depois da reunião organizacional, preencha a Notificação de Formação de Núcleo/Atualização de Dirigentes e o Relatório de Sócios do Núcleo e envie ambos a Lions Clubs International. Responsabilidades e papel do clube matriz É da responsabilidade do clube matriz oferecer assistência ao núcleo, obtendo e mantendo um alto nível de compromisso, atividades e entusiasmo. O sucesso do núcleo requer contato contínuo, interesse e aconselhamento do clube matriz. O clube matriz deverá: Oferecer assistência na formação do núcleo Nomear um Leão experiente para ser o representante do núcleo Enviar a Notificação de Formação de Núcleo/Atualização de Dirigentes à Sede Internacional Enviar o Relatório de Sócios do Núcleo à Sede Internacional, ou atualizar os sócios usando o sistema online de relatórios (o sistema online de relatórios está disponível somente para núcleos existentes) Processar os pedidos de afiliação e verificar se cada pedido foi devidamente aprovado e enviado à Sede Internacional Ajudar a desenvolver um plano de aumento de sócios Assegurar que os dirigentes do núcleo recebam a devida orientação, apoio e treinamento Assegurar que as eleições para dirigentes de núcleo sejam devidamente realizada todos os anos Incentivar que os sócios do núcleo participem das atividades do clube matriz e do distrito Informações detalhadas sobre a reunião informativa e organizacional podem ser encontradas no Guia de Desenvolvimento de Novos Clubes. Nome do Núcleo Os núcleos devem seguir as diretrizes para nomes de clubes estabelecidas para novos Lions clubes, e automaticamente recebem a denominação de Núcleo. O núcleo deverá ser chamado pelo nome do município ou de uma divisão governamental equivalente de onde esteja localizado. Como os núcleos são muitas vezes localizados no mesmo município do seu clube matriz, deve-se acrescentar uma designação distinta ao nome do núcleo. Se o clube torna-se um clube totalmente constituído, o núcleo irá manter o seu nome do clube, e a denominação de Núcleo será substituído por Lions Clube. Deve-se consultar o Manual de Normas da Diretoria de Lions Clubs International para mais informações. GUIA PARA NÚCLEOS 3

6 Enviar pedidos de materiais para o núcleo à Sede Internacional Atualizar os dirigentes de clube junto a Lions Clubs International usando a Notificação de Formação de Núcleo/Atualização de Dirigentes Comitê Executivo do Núcleo O comitê executivo do núcleo é formado pelos dirigentes do núcleo (presidente, secretário e tesoureiro), contando ainda com o representante do núcleo. Os dirigentes iniciais do núcleo servem até o encerrar do primeiro ano Leonístico e podem servir durante o segundo ano, se forem re-eleitos. O ano Leonístico de Lions Clubs International e de todos os clubes é de 1º de julho a 30 de junho. O cargo de presidente do núcleo não é pré-requisito para nenhum cargo de serviço do distrito, incluindo presidente de região/divisão ou governador de distrito. O comitê executivo é responsável pelo seguinte: Presidente do Núcleo Servir como líder do núcleo Servir na diretoria do clube matriz Participar das reuniões de diretoria e/ou reuniões gerais do clube matriz Familiarizar-se com o estatuto e regulamentos do clube matriz Comunicar-se regularmente com o clube matriz Estabelecer um plano para o ano* Formar comitês em apoio às operações do núcleo* Fazer convocações para as reuniões Planejar e selecionar atividades de serviço comunitário** * Leia o Manual de Dirigentes de Clube para mais informações ** Considere usar a Avaliação das Necessidades Comunitária. Preparar e enviar um relatório de atividades do núcleo ao clube matriz usando o Relatório Mensal de Atividades do Núcleo Coletar e entregar as quotas ao tesoureiro do clube matriz Emitir extratos para cada sócio referentes às quotas e outras obrigações financeiras devidas ao clube matriz Servir como editor, ou comunicar-se regularmente com o editor dos boletins do núcleo Responder às perguntas e solicitações feitas ao núcleo Tesoureiro do Núcleo Criar e administrar as contas e orçamentos do núcleo Registrar os pagamentos e depósitos do núcleo Preparar o Relatório Financeiro Mensal e enviá-lo ao clube matriz Receber o dinheiro das quotas do secretário do núcleo Pagar as contas do núcleo Enviar as quotas internacionais, de distrito múltiplo e distritais ao tesoureiro do clube matriz e depositar as quotas do núcleo na conta administrativa do núcleo Representante do Núcleo Servir como dirigente do comitê executivo do núcleo Manter uma comunicação aberta entre o clube matriz e o núcleo Oferecer assistência ao núcleo, semelhante a que é oferecida por um Leão orientador Desenvolver um relacionamento positivo com os sócios do núcleo Ajudar o presidente do núcleo a preparar o Relatório Mensal de Atividades do Núcleo Manter o núcleo ciente das atividades do clube matriz e normas que afetam o núcleo Participar das reuniões do núcleo Secretário do Núcleo Servir como administrador do núcleo Manter os registros gerais do clube, tais como atas, frequência, eleições e quadro associativo Enviar dados sobre novos sócios, baixas, transferências e outras mudanças no quadro associativo para o clube matriz, usando o Relatório de Sócios do Núcleo Usar a Notificação de Formação de Clube/ Atualização de Dirigentes para atualizar os dirigentes do clube, enviando-o ao clube matriz 4

7 Quadro Associativo do Núcleo Sócios do Núcleo Apenas as pessoas de maioridade legal e de reconhecida idoneidade moral e reputação em suas comunidades deverão ser convidadas a serem sócias de um núcleo. Todos deverão ser aprovados pelo clube matriz antes de se tornarem sócios. Os sócios do núcleo devem ser incentivados a participar das reuniões programadas no clube matriz. Eles são sócios votantes do clube matriz quando participam das reuniões do clube matriz. (Os sócios do núcleo serão computados para fins de quórum do clube matriz somente quando estiverem presentes em pessoa ou nas reuniões do clube matriz.) Os sócios do núcleo devem também servir nos comitês do núcleo. Qualquer sócio do núcleo poderá servir na diretoria do clube matriz se for eleito. Quotas A joia de ingresso por cada novo sócio do núcleo é US$ 35,00. Os atuais sócios de outros clubes ou indivíduos que tenham deixado um Lions clube em dia com suas obrigações poderão se transferir para o núcleo sem custo adicional dentro dos próximos 12 meses. Os sócios do núcleo pagam quotas internacionais, distritais e de distrito múltiplo, juntamente com as quotas do núcleo. O núcleo pode definir quotas para o clube que sejam diferentes das do clube matriz. Envia-se as quotas internacionais, de distrito múltiplo e distritais ao tesoureiro do clube matriz e se deposita as quotas de núcleo na conta administrativa do núcleo. Há descontos disponíveis para unidades familiares qualificadas, estudantes, formandos Leo e jovens adultos. Adição de um novo sócio Quando acrescentar um novo sócio ao núcleo, o Formulário de Pedido de Afiliação deverá ser enviado para a aprovação da diretoria do clube matriz. O clube matriz poderá enviar um Relatório de Sócios de Núcleo juntamente com o Relatório Mensal de Movimento de Sócios ou acrescentar os novos sócios do núcleo online, usando o MyLCI. Ao preencher a Inscrição para Sócios para um sócio de núcleo, não se deve esquecer de incluir o sócio padrinho. O núcleo, como parte do clube matriz, receberá cobertura de seguro fornecida por Lions Clubs International. O secretário do clube matriz possui literatura detalhando este tipo de cobertura. Adição de sócios do Núcleo ao MyLCI Assim que a Notificação de Formação de Núcleo/Atualização de Dirigentes for recebida na Sede Internacional, o secretário do clube matriz terá a opção de selecionar o nome do núcleo na aba que contém informações básicas sobre os sócios no MyLCI, quando acrescentar novos sócios. Se o MyLCI for utilizado, o Relatório de Sócios do Núcleo não precisará ser enviado à Sede Internacional. Os Kits de Novos Sócios estão disponíveis no Departamento de Materiais para Clubes, devendo ser encomendados pelo secretário do clube matriz para cada sócio do núcleo. Mudanças no quadro associativo Ao se fazer baixas de sócios ou atualização de dados sobre novos sócios, deve se preencher o Relatório de Sócios do Núcleo enviando-o ao secretário do clube matriz. GUIA PARA NÚCLEOS 5

8 Número de Identificação Fiscal de Núcleo dos EUA (EIN) Os núcleos dos EUA têm duas opções para a obtenção de um EIN, a fim de abrir uma conta bancária: 1. Usar o número EIN do clube matriz. O núcleo, com a permissão do clube matriz, pode usar o número EIN do clube matriz para abrir uma conta bancária. Neste caso, o clube matriz seria responsável por reportar a renda anual do núcleo para a Receita Federal na sua declaração de renda. Embora o núcleo ainda tenha controle sobre a sua própria conta bancária, todos os extratos/informações fiscais devem ser fornecidos ao clube matriz. 2. Registrar um novo número EIN. Se um clube decidir cadastrar o seu próprio EIN, ele deve preencher as guias 990-N, 990-EZ ou 990 anualmente. Pode se cadastrar online para obter um EIN Para obter informações adicionais sobre declaração de renda nos EUA, basta visitar a página de Recursos Legais. Se o seu núcleo tiver mais dúvidas sobre o uso ou o cadastro de um número EIN, envie um a legal@lionsclubs.org Operações do Núcleo Reuniões Os Lions clubes são incentivados a se reunirem pelo menos duas vezes ao mês, e os núcleos são incentivados a fazer o mesmo. Alguns núcleos realizam uma reunião geral e uma reunião do comitê executivo. As reuniões bem planejadas, com limites de tempo pré-determinados, são muito importantes, e as reuniões gerais do comitê executivo precisam seguir uma agenda. O Manual de Dirigentes de Clube oferece informações sobre o planejamento das reuniões. Estatuto e Regulamentos Já que o núcleo faz parte do clube matriz, ele é governado pelo estatuto e regulamentos do clube matriz. Além do estatuto e regulamentos do clube matriz, o da associação internacional, distrito múltiplo e distrito governam as atividades Leonísticas, como também as normas adotadas pela diretoria internacional. Comunicações Cada núcleo estabelece o seu próprio método de comunicação com os sócios. Um boletim, página no Facebook ou blog são boas ideias. Já que o secretário do núcleo é um dos sócios mais bem informados do núcleo, normalmente ele fica encarregado também pelas comunicações. Recrutamento e satisfação dos Sócios Um núcleo deverá ter sócios ativos para efetivamente servir à comunidade. Se possível, escolha um assessor de sócios e estabeleça um comitê do quadro associativo. O recrutamento para um núcleo é semelhante ao recrutamento para um clube tradicional. O Guia de Recrutamento de Novos Sócios Simplesmente convide! descreve o processo de quatro etapas para o aumento de sócios e é um ótimo recurso para núcleos que queiram recrutar novos sócios. Consulte também o seu representante do núcleo e os dirigentes do clube matriz para ter ideias de como recrutar. Você poderá também usar o Folheto para Núcleos para explicar aos sócios potenciais qual é o propósito do núcleo, ou ainda usar do Modelo de Folheto para Núcleos para personalizar um folheto especificamente do seu clube. Assim que os sócios entrarem para o núcleo, o Guia de Satisfação dos Sócios ajudará a assegurar que eles estejam recebendo a experiência que esperam de seu clube. Finanças do Núcleo Orçamento A maioria dos núcleos usa um sistema financeiro e orçamentário, que inclui a preparação antecipada das receitas e despesas do núcleo durante um período específico, e depois a preparação do orçamento. 6

9 O núcleo deverá ter dois orçamentos para o ano Leonístico (de julho a junho): 1. Orçamento administrativo: O orçamento administrativo financia as operações do núcleo. A sua renda é proveniente principalmente das quotas, mas pode também incluir rifas, aumento no custo das refeições, multas e leilões do clube. 2. Orçamento para as atividades: O orçamento para as atividades financia os projetos e iniciativas do núcleo. A sua renda advém principalmente projetos especiais de angariação de fundos na comunidade. Os núcleos podem abrir as suas próprias contas e podem decidir se concederão ou não autorização ao clube matriz para constar na conta. De qualquer forma, o núcleo deve fornecer ao clube matriz o Relatório Financeiro Mensal de Núcleo para que o clube matriz possa continuar a oferecer apoio e orientação ao núcleo. Angariação de fundos O dinheiro proveniente da angariação de fundos deverá ser utilizado no orçamento para atividades do núcleo. Em nenhuma circunstância, a renda proveniente dos projetos de arrecadação de fundos poderá ser usada para custos administrativos do núcleo, contudo, despesas legítimas relacionadas à arrecadação poderão ser descontadas. Pedidos de materiais para clubes Para encomendar mercadorias da marca Lions Clubs International, materiais para clubes e prêmios, basta visitar a loja online de LCI. Os itens que não exigem personalização poderão ser encomendados diretamente da Sede Internacional, fazendo-se o pagamento com um cartão de crédito ou antecipadamente. As mercadorias personalizadas com o nome do núcleo devem ser solicitadas através do clube matriz. Apenas o secretário do clube matriz poderá fazer pedidos de materiais para serem pagos por determinada conta. Conversão de um Núcleo e Solicitação de Carta Constitutiva Quando um núcleo chegar a 20 sócios, ele poderá considerar tornar-se um clube constituído. Deve-se preencher o Formulário de Conversão de Núcleo, assinado pelo secretário do clube matriz, e a Solicitação de Carta Constitutiva deverão ser enviados a Lions Clubs International para que recebam a isenção de taxa de transferência e indiquem que o núcleo foi fechado. Dissolução do Núcleo O núcleo poderá ser dissolvido pela maioria dos votos do quadro associativo do clube matriz, incluindo os sócios do núcleo. Se o núcleo for dissolvido, os seus sócios se tornarão sócios ativos do clube matriz, devendo ser incentivados a participar das atividades do clube matriz. Uma comunicação por escrito de um dirigente do clube matriz ou do distrito deverá ser enviada à Sede Internacional, anunciando que o núcleo foi dissolvido. Todo o dinheiro restante em contas de um núcleo quando o mesmo se dissolve será transferido para a conta do clube matriz para ser usado na comunidade do núcleo. Recursos para o Núcleo Lions Clubs International dispõe de muitos recursos para apoiar o núcleo. Basta entrar em contato com o Departamento de Operações para Aumento de Sócios e Novos Clubes pelo memberops@lionsclubs.org para encomendá-los ou digitar o nome da publicação na caixa de busca no website de LCI para fazer o download. Kit de Núcleo Folheto para Núcleos (CB-17) Formulário de Conversão de Núcleo (CB-21) Guia para Núcleos (CB-4) Manual de Dirigentes de Clube (LA-15) Estatuto e Regulamentos (LA-2) Formulário de Inscrição para Sócios (ME-6B) Notificação de Formação de Núcleo/Atualização de Dirigentes (CB-1) Relatório de Sócios do Núcleo (CB-2) Outros recursos Guia de Planejamento da Entrega da Carta Constitutiva (TK-26) Modelo de Folheto para Clubes (MK-20A) Avaliação das Necessidades Comunitárias (MK-9) Guia de Formação de Novos Clubes (TK-1) Guia de Recrutamento Simplesmente convide! (ME-300) Todo o dinheiro restante em contas de um núcleo quando o mesmo se converte em um clube constituído será transferido para as contas do Lions clube recém-fundado. GUIA PARA NÚCLEOS 7

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11 RELATÓRIO MENSAL DE ATIVIDADES DE NÚCLEO (Favor enviar este relatório ao clube matriz todos os meses.) Nome do núcleo: Mês: Ano Projetos e Atividades Propostas Data Descrição Meta Projetos e Atividades Realizadas Data Descrição Resultado

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13 RELATÓRIO FINANCEIRO MENSAL DE NÚCLEO (Favor enviar este relatório ao clube matriz todos os meses.) Este registro é para o Núcleo. Conta (de atividades ou administrativa) Data Descrição da transação Crédito ou Débito

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16 Departamento de Operações para Sócios e Novos Clubes 300 W 22nd St. Oak Brook, IL, EUA clubbranch@lionsclubs.org Telefone: Fax: CB-4 PO 5/17