CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO AMAPÁ CEAP Prof a. Nazaré Ferrão

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1 Centro Ensino Superior do Amapá Curso de Administração Disciplina: ADM. DE REC. MATERIAIS E PATRIMONIAIS Professor: NAZARÉ DA SILVA DIAS FERRÃO Aluno: Turma: 5 ADN FRANCISCHINI, Paulino G.; GURGEL, F. A. Administração de materiais e do patrimônio. São Paulo: Pioneira, MARTINS, Petrônio G.; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de materiais e recursos patrimoniais. 3 ed. rev. São Paulo: Saraiva, III- A GESTÃO DE ESTOQUE 3.4 CONTROLE DE ESTOQUES O objetivo básico do controle de estoques é evitar a falta de material sem que esta diligência resulte em estoque excessivo às reais necessidades da empresa. O controle procura manter os níveis estabelecidos em equilíbrio com as necessidades de consumo ou das vendas e os custos daí decorrentes. Para mantermos este nível de água, no tanque, é preciso que a abertura ou o diâmetro do ralo permita vazão proporcional ao volume de água que sai pela torneira. Se fecharmos com o ralo destampado, interrompendo, assim, o fornecimento de água, o nível, em unidades volumétricas, chegará, após algum tempo, a zero. Por outro lado, se a mantivermos aberta e fecharmos o ralo, impedindo a vazão, o nível subirá até o ponto de transbordar. Ou, se o diâmetro do raio permite a saída da água, em volume maior que a entrada no tanque, precisaremos abrir mais a torneira, permitindo o fluxo maior para compensar o excesso de escapamento e evitar o esvaziamento do tanque. De forma semelhante, os níveis dos estoques estão sujeitos à velocidade da demanda. Se a constância da procura sobre o material for maior que o tempo de ressuprimento, ou estas providências não forem tomadas em tempo oportuno, a fim de evitar a interrupção do fluxo de reabastecimento, teremos a situação de ruptura ou de esvaziamento do seu estoque, com prejuízos visíveis para a produção, manutenção, vendas etc. Se, em outro caso, não dimensionarmos bem as necessidades do estoque, poderemos chegar ao ponto de excesso de material ou ao transbordamento dos seus níveis em relação à demanda real, com prejuízos para a circulação de capital. O equilíbrio entre a demanda e a obtenção de material, onde atua, sobretudo, o controle de estoque, é um dos objetivos da gestão Funções do Controle de Estoque Para organizar um setor de controle de estoques, inicialmente devemos descrever suas funções principais que são: a) determinar "o que" deve permanecer em estoque. Número de itens; b) determinar "quando" se devem reabastecer os estoques. Periodicidade; 1

2 c) determinar "quanto" de estoque será necessário para um período predeterminado; quantidade de compra; d) acionar o Depto de Compras para executar aquisição de estoque; e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informações sobre a posição do estoque; g) manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados; h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados Gráfico de Controle Estoque É uma representação gráfica de variação do estoque de um item (ou vários) em função do tempo. Bastante utilizados pelas empresas e chamados de dente de serra. Apresentam a movimentação (entrada e saída) de uma peça dentro de um sistema de estoque. O ciclo acima representado será sempre repetitivo e constante se: a) não existir alteração de consumo durante o tempo T; b) não existirem falhas adm. que provoquem um esquecimento ao solicitar compra; c) o fornecedor nunca atrasar; d) nenhuma entrega do fornecedor foi rejeitada pelo controle de qualidade.

3 3 Devemos prever essas possíveis falhas na operação como representado abaixo: No gráfico podemos notar, que durante os meses de junho, julho e agosto e setembro, o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de 80 peças Custos dos Estoque É usual ouvirmos "estoque custa dinheiro". A necessidade de manter estoques acarreta uma série de custos às empresas. Os japoneses, pioneiros nos estudos do just-in-time, consideram os estoques uma forma de desperdício. Podemos classificar os custos de manter estoques em três grandes categorias: 1º) Custos Diretamente Proporcionais à Quantidade Estocada. Ocorrem quando os custos crescem com o aumento da quantidade média estocada. Quanto maior o estoque, maior o custo de capital investido.

4 Quanto maior quantidade de itens armazenados, maior a área necessária e maior o custo. Armazenagem quanto mais estoque mais área necessária mais custo de aluguel. Manuseio quanto mais estoque mais pessoas e equipamentos necessários para manusear os estoques mais custo de mão-de-obra e de equipamentos. Perdas quanto mais estoque maiores as chances de perdas mais custo decorrente de perdas. Obsolescência quanto mais estoque maiores as chances de materiais tornarem-se obsoletos mais custos decorrentes de materiais que não mais serão utilizados. Furtos e roubos quanto mais estoques maiores as chances de materiais serem furtados e/ou roubados mais custos decorrentes. Custos de Carregamento dos Estoques são custos necessários para a empresa manter ou carregar os estoques. São os custos de oportunidade, estocagem e manuseio do material, taxas e seguros, perdas e furtos, obsolescência e o custo do capital investido. São também chamados de custos diretamente proporcionais às quantidades estocadas, fatores de custos diretamente proporcionais às quantidades estocadas e custos de carregamento. Custos de Carregamento dos estoques são divididos em duas subcategorias: Custo de capital, correspondendo ao custo do capital investido. Custo do capital = i x P Custo de armazenagem é o somatório de todos os demais fatores de custos, como a própria armazenagem, o manuseio e as perdas. Representando por i a taxa de juros correntes e por P o preço de compra do item de estoque (fornecido por terceiros ou o custo de fabricação) 4 Custo de armazenagem = C A C C = C A + i x P 2º) Custos Inversamente proporcionais à quantidade estocada. São os custos ou fatores de custos que diminuem com o aumento do estoque médio, isto é, quanto mais elevados os estoques médios, menores serão tais custos (ou vice-versa). São os denominados custos de obtenção, no caso de itens comprados, e custos de preparação, no caso de itens fabricados internamente. Para um dado consumo (D) anual constante, se a compra for efetuada uma única vez por ano, o lote (Q) deverá ser de D unidades, e o estoque médio correspondente será de Q/2. Quanto mais vezes se comprar ou se preparar a fabricação, menores serão os estoques médios e maiores serão os custos decorrentes do processo tanto de compras como de preparação.

5 Assim, os custos de compras e preparação são inversamente proporcionais aos estoques médios. Veja o exemplo abaixo: admitindo-se um custo por pedido de compras equivalente a R$ 50,00, para um item cuja demanda anual seja de 10 mil unidades: 5 3º) Custos Independentes da Quantidade Estocada. São aqueles que independem do estoque médio mantido pela empresa, como o custo do aluguel de um galpão, as despesas de manutenção permanecem constantes, como o custo com mão-de-obra para administração do almoxarifado. Mesmo que o estoque seja zerado, o salário de segurança, almoxarifes, carregadores e demais auxiliares deverá ser pago. Estes custos independentes somam-se aos custos de armazenagem que são independentes de estoque. Em geralmente é um valor fixo, independentemente da quantidade estocada. Como os custos fixos independem da quantidade estocada, sua unidade dimensional é medida em unidades monetárias por unidade de tempo, como $/mês ou dolares/ ano, e serão representados por C I. Se somarmos os 3 fatores de custos analisados teremos os custos totais decorrentes da necessidade de se manter estoques (CT). CT = Custos diretamente proporcionais + custos inversamente proporcionais + custos independentes + custos do material comprado Lembrando que: Custos diretamente proporcionais = (C A + i x P) X ( estoque médio) Os custos inversamente proporcionais = (Cp) X (número de pedidos efetuados) CT = (C A + i x P) X ( estoque médio) + (Cp) X (número de pedidos efetuados) + (C I ) custo independente + (DxP) Custo do material comprado Se considerarmos Q o tamanho (invariável) do lote de compras ou de fabricação em unidades, o estoque médio será Q/ 2. Assim: CT = (C A + i x P) X (Q/2) + (Cp) X (D/Q) + C I + DxP

6 6 Resumindo: Os custos diretamente proporcionais : = custos de armazenagem (ou de armazenamento) e de Capital. Os custos inversamente proporcionais = custos de pedidos Os custos independentes = são os custos de manutenção Pressões para a Manutenção de baixos Níveis de Estoques Como vimos, os estoques são também uma forma de desperdício, devendo ser eliminados ou reduzidos a um mínimo possível. Essa proposição, uma das pedras angulares do just-in-time, advoga a eliminação dos estoques até se chegar ao fluxo de urna única peça (one piece flow). No lote de uma única peça, são necessárias tantas preparações ou obtenções quantas forem as unidades demandadas. Por exemplo, para uma demanda de unidades, preparações terão de ser feitas. Evidentemente essa é uma posição extremada que em geral não ocorre nas situações práticas. O que se tem é uma situação em que lotes pequenos são produzidos que podem ser definidos pela adoção do sistema kanban.. Assim, para que haja uma recompensa nos custos totais, há a necessidade de uma grande redução nos custos de preparação ou setup. Mas o que pode ser feito para reduzir inventário? Existem muitas medidas que podem acabar com esse problema, ou pelo menos atenuá-lo. As principais são melhorar a precisão, em termos de quantidades e prazos, das previsões de vendas, reduzir os ciclos de manufatura e conseguir parcerias com os fornecedores, para ter melhores preços e condições de pagamento e prazos, além de qualidade assegurada. Há atualmente diversas metodologias que podem ajudar a empresa na tarefa de manter o inventário em seu nível ideal. O housekeeping e o modelo dos 5 S's, por exemplo, podem ajudar nesse objetivo, ensinando como manter o local de trabalho limpo e organizado. Outras medidas são: redução dos prazos de reaprovisionamento por parte dos fornecedores (JIT); aumento da produtividade de todos os setores, inclusive da gerência; eliminação em todos os setores e em todas as funções, das atividades que não agreguem valor ao produto; estabelecimento de estoques de segurança mínimo e realistas é preciso medi-los sempre e agir imediatamente para corrigir distorções (inventários permanentes e PDCA); introdução do gerenciamento por atividades para isso, pode-se usar o custo ABC como instrumento de reengenharia de processos e de resizing da empresa o redimensionamento, que só dá certo em curtíssimo prazo e acaba com a flexibilidade da empresa perante as mudanças no mercado. balanceamento entre ser um bom fornecedor para seu cliente e um gerador de lucros para sua empresa. Sempre pensando: "Se a empresa fosse minha, eu gastaria este dinheiro desta forma?" Pressões para a Manutenção de Altos Níveis de Estoques Altos níveis de estoques, de um modo geral, significais maior probabilidade de pronto

7 atendimento aos clientes. O pessoal de vendas "gostaria" que os estoques fossem sempre elevados e com grande variedade, pois, dessa forma, teriam muito mais flexibilidade na hora de vender, podendo prometer prazos curtos ou mesmo imediatos para as entregas. O não-atendimento de um pedido, na quantidade e prazo solicitado pelo cliente, traz, certamente, prejuízo à empresa. Embora seja muito difícil quantificar monetariamente esse prejuízo, existem trabalhos publicados que explicam como avaliar as perdas decorrentes do não-atendimento. Os principais itens responsáveis por elevados estoques São: matéria-prima e material em processo não necessários ao balanceamento ótimo do ciclo de produção e produto acabado que não possa ser vendido ou acima do nível necessário para satisfazer a futura demanda e a capacidade de produção. Mas, quem cria estoque em excesso? Muitas empresas não percebem que estão trabalhando com inventário muito acima do ideal, e, quando se dão conta, não conseguem entender a origem do problema. Vejamos agora como algumas áreas elevam em excesso o inventário. A área de marketing aumenta o estoque de materiais quando emite plano de venda otimistas, quando se empenha em exigir o cumprimento do plano de vendas e, em consequência, do plano de manufatura, sem ter pedidos suficiente em carteira, e quando vende, acima da capacidade de produção ou introduz novos produtos sem um plano bem definido de esgotamento dos inventários relativos aos produtos substituídos. A área de engenharia pode ser responsável pelo crescimento do inventário ao fazer modificações de produto que levem à criação de refugos ou materiais, obsoletos, ou que comprimam o tempo necessário para uma colocação em produção de forma ordenada, e ao exigir novos processos de manufatura inexistentes no momento. O controle, da qualidade, pode estabelecer procedimentos que não são compatíveis ou que levam a uma frequência exagerada de interrupções, estabelecendo exigências de controle acima dos níveis de mercado ou não calibrando corretamente os instrumentos de inspeção. O aumento do estoque pode ser criado pela manufatura, se ela fizer os pedidos de materiais considerando um lead time do fornecedor maior do que o necessário (material se acumula no estoque de entrada ou há atraso no início do ciclo de produção), se os pedidos de materiais forem baseados em tempos de ciclo de produção menores que os necessários (falta material em pontos do processo, cresce o estoque em processo, em outros), ou se ela projetar muitos estoques de segurança, por medo de atrasos de entrega pelos fornecedores ou insegurança na estabilidade do processo. Se a manufatura permitir um excesso de paradas dos equipamentos (para manutenção, por falta de operadores ou para análise de refugos, por exemplo) ou baixa eficiência dos operadores, se terminar o processo produtivo antes do prazo de entrega acertado com o cliente ou se aceitar constantemente pedidos não programados, ela também aumentando o nível, e o custo, do inventário. A área de suprimentos poderá ser responsabilizada pelo excesso de inventário se não conseguir obter materiais dentro das condições de preço e qualidade acertados, se permitir entregas de materiais antes do prazo ou em quantidades diferentes da estabelecida; aceitar prazos não realistas dados por fornecedores ou se aceitar "ofertas especiais" de fornecedores. Os gerentes também podem causar excesso de inventário. Isso acontecerá se eles forem incapazes de aceitar "riscos calculados, se criarem um ambiente em que qualquer erro é fatal, se não conseguirem estabilizar o projeto do produto (mudam-no a toda hora), se falharem ao considerar o custo do dinheiro; ou se só se preocuparem com os níveis de inventários na época do balanço anual ou deixarem refugos e materiais obsoletos se acumularem sem um plano de ação para dispor deles. 7

8 A manutenção de estoques traz vantagens e desvantagens às empresas. Vantagens no que se refere ao pronto atendimento aos clientes, e desvantagens no que se refere aos custos decorrentes de sua manutenção. Compete ao administrador de materiais encontrar o ponto de equilíbrio adequado à empresa em certo momento, embora os benefícios decorrentes do pronto atendimento sejam mais difíceis de ser avaliados do que os custos decorrentes. 8