O PROCESSO DE COMPRAS E CONTRATAÇÕES DE SERVIÇOS DA OXITENO JOSÉ RONALDO HACK BERLIM UBIRATAN AUGUSTO SILVA WILSON ANTONIO DE JESUS MOURA

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1 O PROCESSO DE COMPRAS E CONTRATAÇÕES DE SERVIÇOS DA OXITENO JOSÉ RONALDO HACK BERLIM UBIRATAN AUGUSTO SILVA WILSON ANTONIO DE JESUS MOURA Salvador-BA, setembro/2003

2 UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA CURSO DE ESPECIALIZAÇÃO EM CAPACITAÇÃO GERENCIAL O PROCESSO DE COMPRAS E CONTRATAÇÕES DE SERVIÇOS DA OXITENO Trabalho monográfico elaborado por José Ronaldo Hack Berlim, Ubiratan Augusto Silva e Wilson Antonio de Jesus Moura com o objetivo de obter o título do curso de especialização em capacitação gerencial, sob a orientação da Profª. Elizabete Loiola. Salvador, setembro/2003

3 A primeira e a melhor das vitórias é a conquista de si mesmo. Platão

4 SUMÁRIO INTRODUÇÃO CAPÍTULO I OXITENO NORDESTE S.A. 1.1 UM BREVE HISTÓRICO UMA ABORDAGEM ATUAL CAPÍTULO II O PROCESSO DE COMPRAS E CONTRATAÇÕES DE SERVIÇOS DA OXITENO 2.1 DEFINIÇÃO FATORES BÁSICOS PROCEDIMENTOS CONCLUSÃO ANEXOS BIBLIOGRAFIA

5 INTRODUÇÃO O tema desta monografia O processo de Compras e Contratações de Serviços da Oxiteno emergiu em função da realidade vivenciada no nosso exercício profissional de 1979 a 2003, quando atuamos na área de Compras e Contratações de Serviços. Foram observados, durante esse período, mudanças nos procedimentos de Compra e Contratações com a finalidade de agilizar e padronizar o processo de compras, desburocratizando, reduzindo custos fixos e operacionais e facilitando a consulta aos fornecedores em curto espaço de tempo. Partindo dessa realidade, sentimos a necessidade de realizar estudo mais aprofundado sobre o seguinte problema: Qual a importância do processo de Compras e Contratações de Serviços para a Oxiteno? Esse questionamento levou-nos à elaboração da seguinte hipótese: O processo de Compras e Contratações de Serviços da Oxiteno é importante, já que exige do profissional de compras eficiência ao realizar os procedimentos necessários para suprir as necessidades da Organização e qualificação na Contratação de Serviços, uma vez que a eficiência e eficácia implicam, também, diretamente na produtividade da empresa. Este projeto é de natureza teórica e para sua realização foram utilizados como instrumentos a coleta de dados e pesquisa bibliográfica, bem como a experiência profissional dos autores.

6 O trabalho está estruturado em dois capítulos. O primeiro retrata um breve histórico a respeito da Oxiteno desde a sua fundação até os tempos atuais. No segundo capítulo, é abordado o Processo de Compras e Contratações de Serviços na Oxiteno, informando a definição e objetivos de Compras/Contratações, seus fatores básicos no processo e procedimentos. Esta monografia tem o objetivo de informar que para alcançar os resultados almejados e não comprometer a produtividade da Empresa é fundamental manter a qualidade dos procedimentos realizados no Processo de Compras/Contratações. CAPÍTULO I: OXITENO NORDESTE S.A. 1.1 Um breve histórico A Oxiteno Nordeste S.A. Indústria e Comércio está localizada na Rua Benzeno, 1065, Pólo Petroquímico em Camaçari, Salvador-BA. Em novembro de 1992, o grupo Ultra formalizou a fusão da Oxiteno com a Ultraquímica, permanecendo a razão social Oxiteno Nordeste S.A. Indústria e Comércio. No ano de 1996 a unidade de Óxido I foi ampliada, a partir de investimento de US$ 100 milhões, tornando a OXITENO a maior produtora de Óxido de Eteno da América Latina. A Oxiteno Nordeste S.A. busca em sua missão atender à demanda de produtos químicos dentro do padrão de qualidade, serviço, custo e segurança requeridos pelo mercado onde atua.

7 Por meio desse investimento, a empresa passa a beneficiar a sociedade, seus parceiros comerciais, colaboradores e acionistas. 1.2 Uma abordagem atual A Oxiteno, controlada pelo Grupo Ultra, é uma das maiores companhias químicas do país, com ampla atuação no mercado interno e externo, e completamente integrada nas operações produtivas de suas quatro diferentes Unidades Industriais (Camaçari, Mauá, Tremembé e Triunfo). Estas operações se iniciam na segunda geração petroquímica e se estendem às especialidades químicas, atendendo a mais de 30 segmentos de mercado, destacando-se os de agroquímicos, sendo líder no fornecimento de tensoativos e solventes para aplicação em formulações agroquímicas; alimentos atuando de forma destacada na indústria alimentícia, com ênfase no fornecimento de ingredientes para o setor de panificação. Recentemente, foram acrescentadas novas tecnologias, que trazem novos produtos para a linha de comercialização, permitindo ampliar, de forma significativa, a participação em outros mercados, como indústrias de biscoitos, chocolates, sorvetes, margarinas/gorduras e massas; cosméticos, tais como álcoois sulfatados, álcoois etoxilados, alcanolamidas, polietilenoglicóis, betaínas, bases autoemulsionáveis, perolizantes, emolientes, emulsionantes e espessantes; couros, tendo disponível para os curtumes e os formuladores de produtos auxiliares para o setor coureiro uma linha de produtos e especialidades químicas para aplicação em diversas etapas do beneficiamento do couro nos processos de remolho, caleiro, curtimento, recurtimento e acabamento; detergentes, como éteres glicólicos, etanolaminas, álcoois sulfatados, nonilfenóis etoxilados, álcoois etoxilados, álcoois EO/PO, polietilenoglicóis, alcanolamidas, betaínas e especialidades químicas; embalagens para bebidas, fios e filamentos de poliéster, fluidos para freios, linha de produtos para a indústria de petróleo como desidratantes de gases, agentes de dessulfurização, preventores de emulsão, inibidores de incrustação,

8 dispersantes para derramamento de óleo, detergentes, solventes, emulgadores, aditivos para cimentação e sistemas sintéticos de fluidos de perfuração e tintas e vernizes produzindo uma ampla linha de solventes oxigenados, além de especialidades químicas que se tornaram as alternativas preferidas pelos formuladores nas diversas fases de produção e aplicação de seus produtos, como dispersão, solubilização, diluição, emulsificacão, coalescência e controle de evaporação, entre outras. A liderança tecnológica e diferenciação pela prestação de serviços colocam a empresa em posição destacada dentro do mercado. Nos itens pesquisa e desenvolvimento, a Oxiteno aloca cerca de 2% de sua receita anual, fortalecendo continuamente os serviços de assistência aos clientes, aumentando a sua capacitação tecnológica em processos e no desenvolvimento de novos produtos e aplicações. Buscando qualidade no atendimento de seus clientes, a empresa atua em vendas diretas e por meio de sua rede de distribuidores autorizados. A Oxiteno trabalha permanentemente para prover soluções que atendam às necessidades de seus clientes. Dentre os serviços que disponibiliza aos clientes pode-se citar: Desenvolvimento e Pesquisa conjunta de novos produtos e aplicações. Orientação Técnica na utilização de nossos produtos, sugerindo formulações e otimizações de processo. Melhoria de performance dos produtos de nossos clientes, inclusive no que se refere à toxicologia, biodegradação, irritabilidade e demais aspectos relacionados à sua segurança. Apoio técnico na atuação junto aos órgãos reguladores. Treinamento e prestação de serviços em técnicas analíticas e de avaliação de performance. Fornecimento com Qualidade Assegurada. A Área de Suprimentos da empresa é responsável pelo desenvolvimento e compra de matérias-primas (ver anexo), embalagens (tambores metálico e de polietileno, bombona, sacaria e container), equipamentos de

9 projetos e materiais de manutenção/diversos. Tem como filosofia privilegiar a relação de parceria com seus fornecedores, objetivando qualidade, pontualidade, ética nas negociações e otimização da relação custo/benefício. A Oxiteno tem entre seus princípios proporcionar os meios para o aprimoramento contínuo de seus profissionais, incentivando-os a utilizar plenamente suas potencialidades; reconhecer e recompensar o desempenho de seus empregados; promover o espírito de cooperação entre seus empregados, estimulando-os a considerar as pessoas envolvidas nos processos como valiosos clientes. A Empresa entende que a qualificação profissional de seus empregados é fundamental para o atingimento de padrões diferenciados de competitividade e, em razão da qualidade de seus profissionais, é que a empresa atingiu, nos últimos anos, resultados destacados em relação à indústria química brasileira. A Área de Recursos Humanos da Oxiteno apoia seus executivos na busca de profissionais sintonizados com os princípios da Empresa. Para tanto, procura estabelecer ambiente de trabalho propício ao desenvolvimento dos empregados. O modelo organizacional em Células de Trabalho, substituindo o modelo hierárquico funcional e ampliando a flexibilidade da estrutura, reforça o conceito de Trabalho em Equipe. Processos de trabalho têm sido simplificados e a reorganização das atividades foi promovida pelas equipes das unidades industriais. Os clientes têm sido atendidos e as mudanças tecnológicas e tendências de mercado têm sido compreendidas e absorvidas com maior agilidade. Foi facilitada a efetiva participação dos empregados na proposição de ações, nos processos decisórios e no compartilhamento das informações. No que se refere à Educação Continuada, os investimentos têm sido crescentes por meio de cursos de idiomas, graduação, pós-graduação, além de treinamentos comportamentais e técnicos (no Brasil e no Exterior). Esses

10 recursos são considerados imprescindíveis para garantir o nível de competitividade da Oxiteno no mercado mundial. Para garantir a qualidade dos produtos durante o manuseio e a armazenagem, são desenvolvidos programas de melhoria contínua com os prestadores de serviços contratados, que incluem os terminais químicos de armazenagem, companhias de transportes terrestres e marítimos e inspetoras reconhecidas internacionalmente. Todas as operações são realizadas seguindo procedimentos específicos, periodicamente auditados e revisados, acompanhados de novos treinamentos. Processos de qualificação e análises de desempenho das empresas de tancagem nos terminais e transportadoras são utilizados para garantir a disponibilidade e qualidade dos equipamentos. Da troca de informações, por via eletrônica, com os transportadores rodoviários resulta o alto índice de pontualidade nos carregamentos, entregas e adequação dos equipamentos auxiliares para descarga. A organização participa do desenvolvimento de projetos específicos de logística para clientes, desde a escolha da embalagem mais adequada e o transporte, até o programa de treinamento. A Oxiteno é a primeira empresa do gênero a receber Certificação QS 9000/98, exigida pelas principais empresas do setor automobilístico. O sistema de qualidade dessa empresa tem como objetivo assegurar a qualidade de seus produtos e serviços de modo a atender às necessidades e expectativas de seus clientes. A certificação de todas as áreas é o início da busca da Qualidade Total, estando a organização crescentemente envolvida nesse programa.

11 CAPÍTULO II: O PROCESSO DE COMPRAS E CONTRATAÇÕES DE SERVIÇOS DA OXITENO NORDESTE S/A 2.1 Definição Considera-se compra a toda aquisição remunerada de bens, produtos e serviços, cujo objetivo é suprir as necessidades de consumo da Organização, independente do tipo de uso (consumo ou produção). Atualmente, é necessário comprar no tempo certo, com qualidade garantida pelo menor custo. 2.2 Fatores básicos 1. Qualidade do produto: analisando as exigências ou solicitações dos clientes internos ou externos, o fornecedor qualificado oferece produto, seguindo um padrão de fabricação que garante a qualidade do produto. Prazo de entrega: o fornecedor é tratado como parceiro e reconhece a sua organização da mesma forma, conhece os riscos e custos de desfazer essa parceria ou negligenciar em qualidade, prazos, ou condições de entrega. Todos os clientes e negócios são valorizados, assim espera-se fidelidade.

12 2. Custos: o fornecedor qualificado conhece as intenções de compra dos seus clientes e preocupa-se em negociar seus preços, apresentar as necessidades de repassar os custos quando são inevitáveis. Existe ainda a possibilidade de se reduzir os custos da aquisição quando o volume negociado é vantajoso para ambas as partes. 4. Negociação: o processo de negociação inclui todas as exigências do cliente para o fornecedor. É nessa etapa da aquisição que o fornecedor irá elaborar o plano de ação, buscando o melhor atendimento e a melhor proposta para seu cliente. Por outro lado, o cliente estará buscando todos os seus objetivos, inclusive o menor custo para a aquisição, descontos, condições e prazo de pagamento. 2.3 Procedimentos A área de Compras Contratações de Serviços é um órgão de prestação de serviços para as demais células. O procedimento dá-se a partir da Requisição de Compra RC, documento que formaliza a necessidade de aquisição de bem, produto ou serviço. Essa requisição, após cadastrada, é direcionada pelo sistema para o Comprador que realizará a aquisição, podendo este ser lotado na Gerência de Compras de Equipamentos e Materiais da Bahia (Gecem-BA) ou de São Paulo (Gecem-SP).

13 Cabe ressaltar que se o material for solicitado em caráter de emergência/urgência e a classe desse material estiver designado para o Comprador de Gecem-SP, será solicitada a transferência dessa RC para Gecem-BA, ou serão indicados os fornecedores locais para consulta, a fim de atender o prazo requerido. Para registrar as propostas dos fornecedores, é elaborado um Mapa Comparativo para avaliar a melhor oferta, decidir qual o fornecedor mais indicado e emitir a Ordem de Compra OC (documento que contém as condições gerais de fornecimento pactuados entre as partes). Dado esse processo, a aquisição de materiais com análise técnica (Parecer Técnico) é enviado ao requisitante para avaliação e aprovação antes da emissão da Ordem de Compra. A autorização da aquisição de serviços, com ou sem materiais aplicados fornecidos por terceiros, emitido pelas áreas da Oxiteno é realizada por meio de Carta de Autorização.

14 CONCLUSÃO A experiência vivenciada no campo de trabalho levou-nos a relatar a respeito do nosso exercício profissional na Oxiteno. Uma organização que atua no mercado interno e externo, tornando-se a maior produtora de Óxido de eteno da América Latina. Existem hoje, quatro unidades industriais localizadas em Camaçari, Mauá, Tremembé e Triunfo. Porém, demos ênfase à Oxiteno de Camaçari por ser o local onde atuamos desde os anos 70. Sabe-se que a empresa tem liderança na tecnologia e qualificação nos serviços prestados aos clientes, privilegiando sempre a relação de parceria com seus fornecedores. Essa Organização tem ainda a qualificação profissional de seus empregados como ícone para alcançar resultados favoráveis e continuar participando, de forma efetiva e eficaz, do mercado mundial. Para tanto, a Empresa realiza investimentos nos itens educacional e profissional dos seus empregados, com a finalidade de obter melhorias contínuas na prestação de serviços e garantir o sistema de qualidade. Para realizar o processo de compras e contratações de serviços da Oxiteno, o comprador deve efetuar procedimentos que são necessários e fundamentais para alcançar resultados positivos e obter êxito na compra. Sendo assim, é imprescindível que esse empregado esteja atento à qualidade do produto oferecido pelo fornecedor, ao prazo de entrega, aos custos e à negociação, fase onde se define a melhor oferta.

15 Exige-se que o profissional tenha conhecimentos específicos na área de compras/contratações de serviços, capacidade de articulação/negociação e competência para realizar esse processo, uma vez que qualquer descuido ou má negociação pode interferir negativamente na produção da organização. Conclui-se, portanto, que o processo de compras e contratações de serviços é de suma importância para a Oxiteno por estar diretamente vinculado à produtividade e, conseqüentemente, à qualidade, requisitos básicos para o sucesso de uma empresa.

16 ANEXOS

17 Matérias-Primas Eteno Derivados de Propeno >Álcool isodecílico > Álcool isotridecílico > Isobutanol > Isopropanol > N-Butanol > Noneno > Óxido de propeno > Propileno glicol Derivados de Benzeno > Ciclohexano > Fenol > Linear alquilbenzeno Derivados do Gás Natural > Ácido acético > Aldeido acético > Amônia anidra > Anidrido acético > Formol > Formaldeido > Metanol Óleos, Álcoois Graxos Naturais e Outros Derivados >Ácido graxo de óleo láurico hidrogenado > Ácido graxo de soja > Ácido oleico animal

18 > Ácido oleico animal > Ácidos esteáricos (soja, palma e sebo) > Álcoois graxos (álcool laurílico, álcool ceto-estearílico, álcoois cetílicos) > Amina primária de sebo destilada > Óleos láuricos (PKO, óleo de babaçu refinado, óleo de coco) Derivados da Cana-de-Açúcar > Etanol > Óleo fusel > Sorbitol 70% Outras >Ácido fosfórico > Ácido láctico > Ácido tartárico > Carbonato de cálcio > Corrente C4 > Meta bisulfito de sódio > Naftaleno > Oxigênio > Parafinas > Soda caústica > Solvente aromático C9 > Sulfato de sódio anidro UNIDADES INDUSTRIAIS Camaçari Unidades de Processo Capacidade (

19 t/ano ) Óxido de Eteno Etilenoglicóis Etanolaminas Éteres Glicólicos Etoxilados Mauá Unidades de Processo Capacidade ( t/ano ) Óxido de Eteno Etilenoglicóis Éteres Glicólicos Acetatos Fluidos Funcionais Álcoois Naturais C4 e C Etoxilados / Propoxilados Alquilados Ésteres Emulsificantes Tremembé Capacidade ( Unidades de Processo t/ano ) Sulfatados e Sulfonados Fluidos Funcionais Ésteres Amidas Betaínas Naftalenos Sulfonados Polímeros Outras Especialidades 2.000

20 Triunfo Capacidade ( Unidades de Processo t/ano ) Metil-Etil-Cetona sec-butanol

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