Planejamento. Futuro. Técnica ou processo que serve para lidar com o futuro. O que aumenta a incerteza nas organizações. Incerteza nas organizações

Transcrição

1 Fonte: Introdução à Administração de Antonio Cesar Amaru Maximiano Índice Definição de planejamento Incertezas Eventos previsíveis Processo de planejamento Decisões de planejamento Planejar Atitudes em relação ao planejamento Atividades de planejamento Técnicas para estudar o futuro Objetivos Hierarquia de objetivos Administração por objetivos Processo de planejamento Planos eficaz Técnica ou processo que serve para lidar com o futuro Futuro Inevitável Incerto Poucas informações Falta de controle sobre os eventos Incerteza nas organizações Falta de conhecimento Concorrência Consumidores Fornecedores Fontes de financiamento Políticas governamentais Mão-de-obra O que aumenta a incerteza nas organizações Objetivos comuns dos concorrentes Conquistar os mesmos clientes P i d t Possuir mesmos produtos Disputar o mesmo mercado Querer a mesma matéria-prima Buscar os mesmos profissionais

2 Eventos previsíveis Processo de Ferramenta utilizada para administrar as relações com o futuro. Atos e decisões conhecidas Acontecimentos regulares Alunos Pagar uma taxa 2a. Chamada de uma prova Trabalho para apresentar Hotel Carnaval São João Semana Santa 7 de Setembro Decisões de Procuram influenciar o futuro Serão colocadas em prática no futuro Planejar Definir objetivos ou resultados a serem alcançados; Definir meios para possibilitar a obtenção dos resultados; Planejar Interferir na realidade, para passar de uma situação conhecida a outra situação desejada, em um determinado espaço de tempo; Agir no presente afetando o futuro, reduzindo as incertezas. Atitudes em relação ao planejamento Proativa Forças que impulsionam e desejam as mudanças; Espírito renovador; Capacidade de adaptação a novas situações; Antecipação de novas situações.

3 Atitudes em relação ao planejamento Reativa Forças que desejam e preservam a estabilidade; Apego às tradições e espírito conservador; Incapacidade de adaptação a novas situações. Proativa Processam positivamente as informações dos ambientes interno e externo Geramdinamismo Ouvem e reagem Atuam com rapidez Reativa Preservam a estabilidade; Processam negativamente as informações dos ambientes interno e externo; Pregamossistemasdecontroleeos procedimentos padronizados; As convenções são estimuladas. Equilíbrio de atitudes em relação ao planejamento Proativa Crescimento; Mudança; Reativa Manter o equilíbrio; Impedir mudanças desnecessárias ou muito rápidas; DADOS DE ENTRADA INFORMAÇÕES MODELOS E TÉCNICAS DE PLANEJAMENTO AMEAÇAS E OPORTUNIDADES PROJEÇÕES DECISÕES QUE AFETAM O FUTURO PROCESSO DE PLANEJAMENTO ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS DE ENTRADA CRIAÇÃO E ANÁLISE DE ALTERNATIVAS DECISÕES ELABORAÇÃO DE PLANOS OBJETIVOS RECURSOS MEIOS DE CONTROLE Atividades de planejamento Criar o futuro; Preparar para eventos futuros planejados; Coordenar. ETC. Figura 6.2 Três etapas ou decisões do processo de planejamento.

4 Atividades de planejamento Criar o futuro Interferir no curso dos eventos; Mudar a situação presente; Construir o futuro; Atividades de planejamento Eventos futuros planejados (1/2) Decisões passadas projetam-se nos eventos do futuro: Ex: Entrega de produtos vendidos, pagar a fatura da compra. Situação presente evolui de forma previsível: Ex: Os donos da empresa estão muito velhos e os sucessores ainda tem muito pouca experiência para assumir; Atividades de planejamento Eventos futuros planejados (2/2) Regularidade ou sazonalidade conduzem a fatos previsíveis: Ex: Data de pagamento de impostos, relatórios mensais, moda inverno e verão Probabilidade de repetição de fatos passados: Ex: Secas, enchentes, violência em campos de futebol, etc Atividades de planejamento Coordenação Encadeamento de meios e fins Ex: Produção e vendas Análise de séries temporais; Projeções derivadas; Relações causais; Pesquisas de opinião e atitudes; Método Delfos. Análise de séries temporais Estudo de dados ao longo de períodos, avaliando tendências: Exemplos:» Vendas diárias de automóveis,» Casamentos, mês a mês, nos últimos 10 anos Premissa: Futuro é a continuação do passado Obs: Nem sempre é seguro e muitas projeções não são confirmadas

5 Projeções derivadas Estudo para identificar associações entre o comportamento de duas variáveis: Exemplos: Construção de casas e vendas de móveis Crescimento de renda e aumento do consumo Crimes em determinadas horas do dia. Relações causais Determinar razões para acontecimentos baseados em comportamentos: Exemplos:» A cada 5 clientes que entram na loja, 1 compra.» Para cada 50 visitas dos vendedores externos, 8 cotações são pedidas e 2 vendas são realizadas. Pesquisas de opinião e atitudes Compreender as tendências do presente para fazer projeções: Exemplos:» Solicitar aos clientes que opinem sobre a qualidade dos produtos.» Saber dos clientes que preço pagariam por um determinado serviço. Método Delfos Pesquisa de opinião sobre um assunto específico, junto a um grupo de especialistas. São realizadas várias rodadas, d sendo a cada uma delas informados aos especialistas os resultados. É pressuposto que a informação dos resultados ajude a aprimorar o grau de acerto. Delfos Antigo oráculo grego ao qual se recorria para pedir conselhos sobre o futuro. Objetivos São os resultados finais em direção aos quais a atividade é orientada.

6 Forças que produzem objetivos Forças internas Forças externas Objetivos Forças que produzem objetivos Internas Disponibilidade ou falta de recursos; Necessidade de atender as encomendas de clientes; Motivações dos administradores; Inovações de produtos e serviços; Insatisfação com as condições de trabalho. Forças que produzem objetivos Externas Entrada e saída de concorrentes no mercado; Pressões exercidas pelo governo; Legislação; Desejos e necessidades dos consumidores. Tipos de objetivos Estratégicos Específicos Explícitos e implícitos Objetivos estratégicos Baixo grau de definição; Ponto de partida para os objetivos específicos; Estão no início da cadeia de objetivos; Ex: O objetivo da empresa é prestar serviços na área de saúde. Outras denominações: Gerais, principais, conceituais Objetivos específicos Possuem natureza operacional, indicando ações precisas a serem realizadas; Está associado a um indicador de desempenho: quantidade, data, nível de qualidade, nível de utilização de recursos, etc); Ex: Produzir 150 peças até o dia 31/03/2003

7 Objetivos explícitos e implícitos Explícitos são a linha de conduta oficial; Implícitos são os que de fato a organização procura realizar. Exemplos: Participar de uma feira das indústrias é o objetivo explícito. Divulgar a imagem da organização é o objetivo implícito. Hierarquia de objetivos Estratégia é uma escolha de objetivos para realizar outros objetivos. Cadeia de meios e fins é a sucessão de objetivos interligados. Hierarquia de objetivos Objetivos estratégicos Objetivos específicos de primeira ordem Objetivos específicos de segunda ordem» Objetivos específicos cos de terceira ordem Hierarquia de objetivos Exemplo: Ser a maior empresa do ramo de parques do nordeste Possuir uma área de 200 hectares Negociar com governo estradas de acesso Construir 20 brinquedos de alta tecnologia Ser referência em segurança e atendimento Administração por objetivos Estabelecimento de objetivos associados ao desempenho; Baseado na avaliação do grupo e da chefia; Forma específica de praticar o processo de planejamento. Administração por objetivos Definir os objetivos específicos Identificar as áreas principais de resultados ou desempenho Volume de vendas, Quantidade de contratos, Peças produzidas Estabelecer objetivos Aumentar as vendas em 10% Conseguir uma venda a cada 10 contatos

8 Administração por objetivos Definir o tempo Definir um prazo para a realização do objetivo com pontos de controle para verificação do desempenho. Administração por objetivos Feedback sobre desempenho Avaliar ao longo do tempo; Redefinir plano para o período seguinte ao final do prazo; Ações complementares podem ser definidas para apoiar a realização do plano: Contratação de mais vendedores Novos funcionários na produção Processo de planejamento Consiste em definir planos; Contém objetivos e formas de realização; Etapas do processo de planejamento: Definição de objetivos; Definição dos meios de execução; Definição dos meios de controle. Processo de planejamento Definição dos objetivos O que se quer realizar Definição dos meios de execução Como se vai realizar Estratégia = escolha dos meios Políticas Procedimentos Atividades Recursos Processo de planejamento Meios de execução Políticas Orientam o comportamento a longo prazo Procedimentos O que fazer em cada situação. São as atividades padronizadas Atividades São ações definidas, uma a uma, e onde se vão empregar os recursos Recursos São as instalações, equipamentos, matérias-primas, pessoas, tempo, informações, etc. Processo de planejamento Definição dos meios de controle Meios para verificar se os objetivos estão sendo realizados Acompanhamento da execução das atividades e o grau de realização dos objetivos Sistemas de produção de informações sobre o andamento das atividades; Forma de processamento, apresentação e destinação das informações; Definição das decisões a serem tomadas com base nas informações.

9 Objetivos secundários Forças internas e externas Objetivos principais Quadro 6.3 Processo de planejamento. Meios de execução Meios de controle Políticas Atividades Produção de informações Procedimentos Processamento de informações Decisões de controle Recursos Sistemas de controle Planos Documento que registra o resultado do processo de planejamento Devem ser: Explicitados Formalizados Escritos Com o objetivo de: Ficarem documentados Serem comunicados Serem atribuídas responsabilidades Atenderem as exigências legais Serem avaliados e comprovados OBJETIVOS RECURSOS PLANO XYZ A FORMA E O CONTEÚDO DOS PLANOS VARIAM DE UMA ORGANIZAÇÃO PARA OUTRA. MEIOS DE CONTROLE São classificados pelo(a): Permanência Alcance do tempo Abrangência Freqüência Formalidade Figura 6.3 Três componentes de um plano. Permanência Permanentes São decisões automáticas» Políticas» Procedimentos» Objetivos» Estratégias Singulares São finitos e se encerram ao serem alcançados» Planos de atividades» Cronogramas de execução» Orçamento anual Alcance do tempo Os tempos variam a cada empresa Curta Média Longa duração Pode-se atribuir o ano presente a curta, o próximo ano a média e os cinco próximos a longa duração

10 Abrangência Toda a empresa Políticas corporativas ou políticas de negócios Áreas específicas São definições baseadas nas políticas corporativas. Importância na hora de definir políticas» Comprar ou alugar: Finanças» Promoções internas ou recrutamento externo: RH» Marketing em massa ou segmentado: Vendas Freqüência É a classificação pelo tempo que devem ser elaborados e revistos os planos Anual Semestral Mensal Eventual Formalidade Definidos pela intensidade de explicitação e documentação Alguns são seguidos embora não sejam explícitos. São firmados pelo uso e costumes, tornando-se planos implícitos. eficaz Base sólida de informações Definição precisa de objetivos Elasticidade Predominância da ação Base sólida de informações Pesquisar e analisar os dados Montar o cenário atual e desejado; Verificar recursos disponíveis e necessários; Definição precisa dos objetivos Verificar se os objetivos são realistas e se os dados estão bem dimensionados, evitando frustrações. Base sólida de informações Elasticidade Avaliar variações possíveis de ocorrer, evitando refazer os planos em casos de alterações no ambiente. Predominância da ação Realizar. As ações devem ter mais importância que o próprio planejamento.

11 Níveis de planejamento Planos Estratégicos Definir o que se vai oferecer e a quem oferecer; Responsabilidade da alta direção. Planos Funcionais Definir como as diversas áreas da empresa devem trabalhar. Responsabilidade dos gerentes das áreas e de áreas especializadas. Planos Operacionais Definir as atividades e os recursos a utilizar na realização dos objetivos. São característicos da base da pirâmide organizacional.