Números de Série é uma gestão utilizada em empresas que trabalhem com artigos/equipamentos eletrónicos.

Transcrição

1 O que é o módulo Números de Série e IMEI? Para que serve? Números de Série é uma gestão utilizada em empresas que trabalhem com artigos/equipamentos eletrónicos. Cade um destes equipamentos vem sempre acompanhado com um número de identificação do aparelho. No caso do IMEI, trata-se de um número identificativo utilizado em telemóveis. No momento da Compra (entrada) ou da Venda (saída), indique quais os Números de Série ou IMEI que são movimentados. Nota: o modo de funcionamento de gestão de Números de Série ou IMEI é igual. O que muda é na configuração do Artigo (à frente veremos). Passos para Ativação/Configuração do Módulo Números de Série e IMEI: É importante referir que para começar a gestão dos Números de Série ou IMEI não pode ter faturado um artigo sem estar devidamente configurado. 1. Ativar a gestão de Números de Série ou IMEI nas fichas de Artigos Aceda a Tabelas -» Artigos -» Artigos e selecione o artigo pretendido. Uma vez na Ficha de Artigo, no separador Stock selecione a opção Núm.Série ou IMEI no campo Modo de Tratamento. 1 de 6

2 Símbolo dos Números de Série Símbolo de IMEI Movimentar Artigos e registar os Números de Série ou IMEI Documento de Compra (Registo e Entrada de Artigos) Uma vez no registo, por exemplo, de uma Fatura de Compra, ao inserir um Artigo nas linhas de venda e que tenha ativa a opção de Núm.Série ou IMEI abre, automaticamente, uma janela: Insira um Número de Série e, se pretender inserir mais que um, clique em Enter. No fim de inserir todos os Números clique em Gravar. Nota: quando finalizar o Registo do Documento, este irá ficar guardado com os Números de Série ou IMEI que inseriu. Para consultar os que foram movimentados num determinado documento clique em ou nas linhas de Artigo. 2 de 6

3 Documento de Venda (Registo e Saída de Artigos) O processo é idêntico. Quando vender um Artigo que tenha Números de Série ou IMEI irá abrir uma janela com os registos disponíveis para Venda. Isto é, para transacionar Números de Série ou IMEI terá que ter comprar primeiro. Só poderá vender se os registos existirem na sua base de dados. Importar Números de Série ou IMEI No momento em que está a registar um documento de Compra ou Venda pode inserir Números de Série ou IMEI através de um ficheiro excel/xls. Para tal clique em Importar NºSérie/Imei. 3 de 6

4 Efetue o download do ficheiro modelo e preencha com a informação pretendida. Grave o ficheiro e insira para concluir a importação. Automaticamente, na linha de venda, serão inseridas as quantidades e informações de Números de Série ou IMEI. - Quando imprimir um documento de Venda ou Compra que contenha informação de Números de Série ou IMEI, a informação irá aparecer na impressão em baixo da linha de cada Artigo. 4 de 6

5 Converter documentos com Números de Série ou IMEI No CloudGest pode converter vários documentos em Fatura ou Venda a dinheiro. A saber: - Encomendas - Fatura Proforma - Guia de Transporte - Consignações - Guia de Remessa Ao converter um determinado documento tem que ter em atenção alguns pormenores (Certificação pela AT): Converter uma Encomenda - Inserção da informação dos Núm.Série e IMEI no momento em que converter em Fatura, VD ou Remessa. - Informação de Núm.Série e IMEI só aparece na impressão da Fatura, VD ou Remessa, bem como no registo. Converter uma Fatura Proforma - Inserção da informação dos Núm.Série e IMEI no momento em que converter em Fatura. - Informação de Núm.Série e IMEI só aparece na impressão da Fatura, bem como no registo. Converter uma Guia de Transporte - Inserção da informação dos Núm.Série e IMEI no momento em que criar a Guia de Transporte. - Informação de Núm.Série e IMEI aparece na impressão da Guia de Transporte e no documento da conversão: Fatura, bem como nos dois registo. - Tem sempre que resolver a Guia de Transporte. Tem 2 opções: ou converte em Fatura ou terá que Anular o documento para repor os Núm.Série e IMEI como disponíveis. Converter uma Guia de Consignação - Inserção da informação dos Núm.Série e IMEI no momento em que criar a Guia de Consignação. - Informação de Núm.Série e IMEI aparece na impressão da Consignação e no documento da conversão: Fatura, bem como nos dois registo. - Tem sempre que resolver a Guia de Consignação. Tem 2 opções: ou converte em Fatura ou terá que Devolver o documento para repor os Núm.Série e IMEI como disponíveis. 5 de 6

6 Converter uma Guia de Remessa - Inserção da informação dos Núm.Série e IMEI no momento em que criar a Guia de Remessa. - Informação de Núm.Série e IMEI aparece na impressão da Guia de Remessa e no documento da conversão: Fatura, bem como nos dois registo. - Tem sempre que resolver a Guia de Remessa. Tem 2 opções: ou converte em Fatura ou terá que Estornar/ Devolver o documento para repor os Núm.Série e IMEI como disponíveis. Nota: Na base de dados não podem existir Números de Série / IMEI repetidos. Se tentar criar um Número de Série / IMEI que já existe irá aparecer uma mensagem de erro: Número de Série / IMEI existente. Mesmo que sejam Número de Série / IMEI em Artigos diferentes, não é possível. 6 de 6