Iniciação - 1. Fatos geradores de projetos Desenvolver Termo de Abertura do Projeto Identificar os Stakeholders. Mauricio Lyra, PMP

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Thiago Rocha Figueira
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1 Iniciação - 1 Fatos geradores de projetos Desenvolver Termo de Abertura do Projeto Identificar os Stakeholders 1

2 Fatos Geradores de projetos Necessidade da empresa Demanda do marcado Solicitação do cliente Exigência jurídica Avanço tecnológico Necessidade social Entender como o projeto surgiu, muitas vezes, ajuda a esclarecer as metas e o escopo do projeto 2

3 Seleção e Priorização de projetos Métodos Financeiros Período de payback Fluxo de caixa descontado Análise custo x benefício Taxa interna de retorno (TIR) Retorno sobre investimento (ROI) Valor presente líquido (VPL) 3

4 Seleção e Priorização de projetos Métodos Ponderados Planejamento estratégico Riscos e impactos Restrições 4

5 Seleção e Priorização de projetos 5

6 PROCESSO DE INICIAÇÃO É o processo em que o projeto é criado e viabilizado ou rejeitado. Uma vez aprovado o projeto, o termo de abertura é desenvolvido, o gerente de projeto é designado e a organização reconhece que deve iniciar o projeto O Grupo de processos de iniciação é constituído pelos processos que facilitam a autorização formal para iniciar um novo projeto ou uma fase do projeto. Os processos de iniciação são freqüentemente realizados fora do escopo de controle do projeto pela organização ou pelos processos de programa ou de portfólio, o que pode tornar os limites do projeto menos evidentes para as entradas iniciais do projeto. Por exemplo, antes de começar as atividades do Grupo de processos de iniciação, os requisitos ou as necessidades de negócios da organização são documentados. É possível estabelecer a viabilidade do novo empreendimento através de um processo de avaliação das alternativas para selecionar a melhor. São desenvolvidas descrições claras dos objetivos do projeto, incluindo as razões pelas quais um projeto específico se constitui na melhor solução alternativa para satisfazer os requisitos. A documentação dessa decisão também contém uma descrição básica do escopo do projeto, das entregas, da duração do projeto e uma previsão dos recursos para a análise de investimentos da organização. A estrutura do projeto pode ser esclarecida através da documentação dos processos de seleção do projeto. O relacionamento do projeto para o plano estratégico da organização identifica as responsabilidades do gerenciamento dentro da organização. Em projetos com várias fases, os processos de iniciação são realizados durante fases subseqüentes para validar as premissas e as decisões tomadas durante os processos originais Desenvolver o termo de abertura do projeto e Desenvolver a declaração do escopo preliminar do projeto. 6

4.1 Desenvolver Termo de Abertura do Projeto O Termo e Abertura do Projeto (Project Charter) documenta as necessidades do negócio, as justificativas do projeto, o atual entendimento das necessidades

7 4.1 Desenvolver Termo de Abertura do Projeto O Termo e Abertura do Projeto (Project Charter) documenta as necessidades do negócio, as justificativas do projeto, o atual entendimento das necessidades do cliente, os resultados que se pretendo satisfazer com o novo produto, serviço ou resultado, assim como: 1. Propósito do projeto ou justificativa; 2. Objetivos mensuráveis do projeto e critérios de sucesso relacionados; 3. Requisitos em nível macro; 4. Macro descrição do projeto; 5. Macro características do produto; 6. Cronograma sumarizado; 7. Orçamento sumarizado; 8. Requisitos de aprovação do projeto (o que constitui sucesso no projeto? Quem decide que o projeto é um sucesso? Quem encerra o projeto?); 9. Designação do gerente de projeto, suas responsabilidades e nível de autoridade; 10. Nome e responsabilidades da pessoa que autoriza o projeto 7

4.1 Desenvolver Termo de Abertura do Projeto Desenvolver Termo de Abertura do Projeto é o processo que desenvolve o documento que formaliza e autoriza o projeto ou uma de suas fases, documenta os

8 4.1 Desenvolver Termo de Abertura do Projeto Desenvolver Termo de Abertura do Projeto é o processo que desenvolve o documento que formaliza e autoriza o projeto ou uma de suas fases, documenta os requisitos inicias que satisfaçam as necessidades e expectativas dos stakeholders. Após a aprovação do Termo de Abertura o projeto está formalmente iniciado. Ele também estabelece o relacionamento entre o projeto e a estrutura da organização. Um gerente de projetos deve ser identificado e designado o mais cedo possível. Ele deve ser designado antes do inicio do planejamento e preferencialmente enquanto o Termo de Abertura está sendo elaborado (é recomendado que ele participe da elaboração do Termo de Abertura) pois este estabelece sua autoridade. O patrocinador autoriza o projeto aprovando o Termo de Abertura. Usualmente os projetos são aprovados fora do contexto do gerenciamento de projetos. Os projetos são iniciados para atingir objetivos de negócio ou por influências externas. Estes, geralmente, são os gatilhos que criam as necessidades de novos negócios, plano de negócios, problemas a serem resolvidos, etc. Projetos estão ligados aos objetivos estratégicos, existem para atingir os objetivos estratégicos. 8

13.1 Identificar Stakeholders 1 Registro dos Stakeholders A principal saída deste processo é o registro dos stakeholders, que inclui todos os detalhes sobre cada stakeholders identificado:

9 13.1 Identificar Stakeholders 1 Registro dos Stakeholders A principal saída deste processo é o registro dos stakeholders, que inclui todos os detalhes sobre cada stakeholders identificado: Identificação: Nome, posição na organização, papel no projeto, telefone, ; Avaliação: Principais pedidos, expectativas e influência potencial no projeto; Classificação: Interno/externo, a favor/neutro/resistente, etc. Algumas informações relacionadas a certos stakeholders podem ser muito sensíveis para serem incluídas neste registro, que é público. O gerente de projetos deve julgar os benefícios de registrar estas informações bem como o nível de detalhe de cada uma. There are multiple classification models used for stakeholders analysis, such as: Power/interest grid, grouping the stakeholders based on their level of authority ( power ) and their level or concern ( interest ) regarding the project outcomes; Power/influence grid, grouping the stakeholders based on their level of authority ( power ) and their active involvement ( influence ) in the project; Influence/impact grid, grouping the stakeholders based on their active involvement ( influence ) in the project and their ability to effect changes to the project s planning or execution ( impact ); and Salience model, describing classes of stakeholders based on their power (ability to impose their will), urgency (need for immediate attention), and legitimacy (their involvement is appropriate). 9

13.1 Identificar Stakeholders Identificar Stakeholders é o processo onde são identificadas todas as pessoas ou organizações impactadas pelo projeto, documentar suas informações relevantes,

10 13.1 Identificar Stakeholders Identificar Stakeholders é o processo onde são identificadas todas as pessoas ou organizações impactadas pelo projeto, documentar suas informações relevantes, envolvimento e impacto no sucesso do projeto. É fundamental identificar todos os stakeholders a fim de aumentar as chances de sucesso do projeto. Stakeholders são pessoas e organizações como clientes, patrocinadores, fornecedores e público que estão ativamente envolvidos no projeto ou seus interesses podem ser positivamente ou negativamente afetados pela execução ou término do projeto. Eles também podem exercer influência sobre o projeto e seus entregáveis. Podem ter diferentes níveis hierárquicos e de poder na organização, podendo ser, inclusive, externos à organização. A identificação mais cedo possível dos stakeholders é um fator crítico de sucesso para o projeto assim como a análise de seus interesses, expectativas, importância e influência. A estratégia de abordagem e gerenciamento de cada um deles será determinada em função da disponibilidade e envolvimento a fim de maximizar as influências positivas e mitigar os potenciais impactos negativos. A estratégia deve ser periodicamente revisada durante a execução do projeto e ajustada quando necessário. A maioria dos projetos têm muitos stakeholders e, como o tempo do gerente de projetos é limitado e deve ser utilizado da maneira mais eficiente possível, eles precisam ser classificados de acordo com seus interesses, influência e envolvimento no projeto. Assim o gerente poderá dar foco naqueles mais relevantes para garantir o sucesso do projeto. 10

Análise dos Stakeholders Análise dos stakeholders é um processo onde devem ser observados aspectos quantitativos e qualitativos de cada envolvido para determinar quais interesses devem ser

Ela também ajuda a identificar quais relacionamentos, coligações e parcerias serão necessárias para aumentar as chances de sucesso do projeto.

11 Análise dos Stakeholders Análise dos stakeholders é um processo onde devem ser observados aspectos quantitativos e qualitativos de cada envolvido para determinar quais interesses devem ser contabilizados para o projeto. Ela identifica os interesses, expectativas e influências de cada stakeholders e os relaciona com os propósitos do projeto. Ela também ajuda a identificar quais relacionamentos, coligações e parcerias serão necessárias para aumentar as chances de sucesso do projeto. Stakeholder analysis generally follows the steps described below: Identify all potential project stakeholders and relevant information, such as their roles, departments, interests, knowledge, expectations, and influence levels. Key stakeholders are usually easy to identify. They include anyone in a decisionmaking or management role who is impacted by the project outcome, such as the sponsor, the project manager, and the primary customer. Identifying other stakeholders is usually done by interviewing identified stakeholders and expanding the list until all potential stakeholders are included. Analyze the potential impact or support each stakeholder could generate, and classify them so as to define an approach strategy. In large stakeholder communities, it is important to prioritize the stakeholders to ensure the efficient use of effort to communicate and manage their expectations. Assess how key stakeholders are likely to react or respond in various situations, in order to plan how to influence them to enhance their support and mitigate potential negative impacts. 11

12 Exercício Caso CHS Elaborar o Termo de Abertura do Projeto Elaborar a Matriz de Análise dos Stakeholders 12

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