1. DESCRIÇÃO DO SIE Sistema de Informações para o Ensino

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1 1. DESCRIÇÃO DO SIE Sistema de Informações para o Ensino O SIE é um sistema aplicativo integrado, projetado segundo uma arquitetura multicamadas, cuja concepção funcional privilegiou as exigências da Legislação informatizando de maneira inteligente todos os processos que ocorrem no dia-a-dia das Instituições de Ensino. Seus módulos possuem integração nativa, automatizando os procedimentos de trabalho de cada Instituição com a tecnologia de Workflow associada à Gestão Eletrônica de Documentos. O SIE está dividido nos seguintes Sub-Sistemas: Sub-Sistema de Gerenciamento e Controle de Acesso (SGCA); Sub-Sistema Integrado de Protocolo; Sub-Sistema Acadêmico dividido nos seguintes módulos: Controle Acadêmico: Organização do Ensino; Oferta de Disciplinas; Matrícula; Aluno; Cadastro do Professor; Produção e Avaliação Institucional; Processo Seletivo (Vestibular); Assistência Estudantil; Controle Financeiro; Controle de Eventos. Sub-Sistema Integrado de Administração Orçamentária e Financeira, dividido nos módulos: Programação Orçamentária, Programação Financeira, Execução Orçamentária e Financeira; Sub-Sistema Integrado de Serviços Gerais, divido nos módulos: Cadastros Gerais e Auxiliares, Espaço Físico, Patrimônio, Frota, Materiais, Licitação e Compras; Sub-Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos dividido nos módulos: Cadastros Básicos, Dados Pessoais, Gestão de Recursos Humanos, Folha de Pagamento, Geração de Arquivos e Consultas e Relatórios;

2 Para melhor visualizar como esses Sistemas se integram. No centro da figura acima, se encontra o Sistema de Gerenciamento e Controle de Aplicações (SGCA) que efetua o controle de usuários e a execução das aplicações, circundado pelo Sistema de Gerência de Documentos que realiza a integração de todos os módulos da solução. O Sistema de Apoio a Decisão - SIG Informação Gerencial complementa a integração dos módulos fornecendo informações de todas as áreas para uma análise gerencial. 2. BENEFÍCIOS: O SIE integra as áreas da gestão acadêmica e da gestão administrativa das Instituições de Ensino, visando a melhoria da eficiência e efetividade no desempenho de todas as atividades e o alcance dos resultados planejados, possibilitando a automação dos processos e dos projetos, além do compartilhamento e armazenamento das informações de forma integrada, propiciando os seguintes benefícios: Na gestão administrativa automatiza, compartilha e integra o controle das informações das áreas de controle de acesso, protocolo, workflow e recursos humanos em um único sistema. Na gestão acadêmica, automatiza, compartilha e integra o controle das informações das áreas de ensino, pesquisa e extensão em um único sistema. Permite a integração e o compartilhamento de informações de todas as áreas das gestões, acadêmica e administrativa.

3 Possibilita ágil obtenção de informações nas áreas abrangidas pela solução proposta, de forma a subsidiar as tomadas de decisões administrativas. Possibilita a economia de recursos e a redução de retrabalho, contribuindo para o aumento da produtividade dos servidores envolvidos. Torna efetiva a consolidação de relatórios das informações, possibilitando o aperfeiçoamento do planejamento administrativo e educacional da Instituição. Permite o acesso de forma clara e estruturada das informações pelos órgãos de controle e pela sociedade em geral. O SIE foi desenvolvido especificamente para instituições de ensino com uma arquitetura de multicamadas, e cuja toda a funcionalidade está adequada às exigências de legislação, bem como, possui automatização dos processos que evita a replicação de dados. A agregação de benefícios ao unificar procedimentos e compartilhar informações, bem como a economia de escala, proporcional ao número de processos automatizados, corrobora com a iniciativa de contratação de um sistema único para toda a Universidade, que possa ser implantado de forma escalonada. Muitas operações fundamentais para o funcionamento das Universidades estão fortemente dependentes dos serviços disponíveis em sua rede de computadores, de maneira que se torna necessário o constante aperfeiçoamento desses serviços e a implantação de novos, que produzam impacto positivo sobre o desempenho institucional. O SIE visa, entre outras soluções, a melhoria na disponibilidade dos serviços de TI e a adequação dos processos de trabalho às melhores práticas de gestão e às demandas governamentais. Propicia a Universidade maior confiabilidade dos dados, que poderão ser monitorados em tempo real, e a diminuição do retrabalho, que é conseguido através da integração e disponibilização das informações aos servidores responsáveis pelas tarefas. A tomada de decisões também ganha outra dinâmica. Com o ERP, todas as áreas são informadas e se preparam de forma integrada. Provê a documentação dos processos para melhor especificação dos sistemas de informação que os apóiam. Facilita a gestão dos recursos humanos neles empregados (seja sob o aspecto do recrutamento, da seleção ou da qualificação), por meio da possibilidade de mapear as competências vinculadas às pessoas e aos processos.

4 Propicia a normalização e padronização dos procedimentos, inclusive sua aderência aos princípios dos programas de qualidade. Permite a simulação da sua execução das tarefas, de modo a dimensionar os recursos adequados às necessidades. Serve de apoio ao desenvolvimento de toda logística necessária à execução dos procedimentos a cargo da Universidade. Possibilita a estruturação de indicadores de desempenho vinculados aos processos, oferecendo à alta administração instrumentos de apoio à gestão organizacional. Permite que se analise a performance dos processos de modo a identificar os possíveis gargalos que prejudiquem o desempenho das atividades. Permite que se analise e defina a estrutura organizacional ideal e compatível com a execução dos processos. Permite a institucionalização da informação. Provê o aumento da qualidade da documentação dos procedimentos. Promove a otimização contínua da operacionalidade dos processos, permitindo um melhor nível de prestação de serviços aos clientes externos e ou internos. 3- CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DOS SISTEMAS Processa em ambiente multiusuário, permitindo a realização de tarefas concorrentes; Funciona em rede, com tecnologia 3 camadas; Servidor de Banco de Dados: LINUX, OS400 ou Windows Server; Servidor WEB: Linux ou AS400 ou Windows Server; Servidor de Aplicações: Windows Server; Estações de trabalho (clientes): WindowsNT/Vista ou LINUX c/ Terminal Server Armazenar, processar e representar datas anteriores, atuais e posteriores ao ano 2000; Controla o uso dos sistemas, oferecendo total segurança contra a violação dos dados ou acessos indevidos às informações, através do uso de senhas, permitindo configuração das permissões de acesso individualizadas por usuário e função; Registra as atualizações efetuadas sobre cadastros e movimentações, o código do operador e a data da operação;

5 Atualiza on-line os dados de entrada, permitindo acesso às informações atualizadas imediatamente após o término da transação; Baseado no conceito de controle de transações, mantendo a integridade do Banco de Dados em quedas de energia e falhas de software/hardware; Possui opção de fazer e desfazer as ações executadas pelos sistemas aplicativos; Possui padronização do uso de teclas e funções, em todos os sistemas, de forma a facilitar o seu aprendizado e operação; Possui rotinas de backup e restore claras e documentadas para facilitar os procedimentos relativos à segurança dos dados; Utiliza arquivos e tabelas que envolvam valores do conceito de baixas lógicas, de modo a preservar o histórico das alterações efetuadas; Permite personalizar relatórios e telas com a identificação da Instituição; Permite a visualização dos relatórios em tela e a gravação opcional desse em arquivos, com saída em disquete ou disco rígido, e a seleção da impressora da rede desejada; Parametrizado pelo usuário, em tabelas de fácil compreensão e atualização; Permite a consulta de todas as tabelas dos sistemas, no momento de sua utilização; Assegura a integração de cadastros e tabelas de cada sistema aplicativo, garantindo que a informação seja alimentada uma única vez; Desenvolvido para ambiente gráfico e para suportar a utilização de mouse; Garante que os sistemas aplicativos tenham integração total entre seus módulos ou funções; Garante que os relatórios tenham totalização a cada quebra de item e geral; Help on-line; Desenvolvido em linguagem orientada a objeto Delphi e JAVA. Disponibiliza os programas, os fontes dos programas clientes e servidoras, modelagem de dados e dicionário de dados; Possibilita gerar gráficos e planilhas nos relatórios; Possui Workflow dinâmico embutido no sistema agilizando a tramitação de documentos eletrônicos; Utiliza caixa postal com conceito de pró-ativa com tratamento arquivístico de documentos físicos e eletrônicos; Possui planilha de cálculo ou similar para definição das regras da folha de pagamento e validação de campos; Permite alterar o label e hints dos campos da tela das aplicações.

6 Permite anexar aos documentos eletrônicos do workflow arquivos de som, imagens, planilhas de qualquer software do mercado; Permite enviar mensagens eletrônicas (mail) em um passo do workflow; Armazena todos os cálculos realizados (Folha de Pagamento) permitido demonstrar ao funcionário as variáveis utilizadas e o valor das mesmas; Homologado pelo PNUD/PNAFM. Estrutura modular com módulos integrados; Plataforma Cliente/Servidor; Compatível com ambiente multiusuário, permitindo a realização de tarefas concorrentes; Registra nas atualizações efetuadas sobre cadastros e movimentações, o código do operador e data da operação; Possui LOG seletivo, permitindo registrar as atualizações efetuadas a nível de tabela ou de campo, contendo as seguintes informações: data, operador, registro/campo alterado, valor anterior, valor atual; Possui atualização on-line dos dados de entrada, permitindo acesso às informações atualizadas imediatamente após o término da transação; Possui opção de fazer e desfazer as ações executadas pelos sistemas aplicativos. Ex: Inclusão de requisição de material e estorno de requisição de material; Assegura a integração de cadastros e tabelas de cada sistema aplicativo, garantindo que a informação seja alimentada uma única vez; Possui Ajuda on-line sensível ao contexto com possibilidade de acesso através de tecla de atalho; Possui a facilidade de importação/exportação de dados. 4- INSTITUIÇÕES USUÁRIAS DO SIE Universidade Federal de Santa Maria RS Universidade Federal de Tocantins TO Universidade Federal do Espírito Santos ES Universidade do Estado do Rio de Janeiro RJ Universidade Federal do Acre AC Universidade Federal do Amazonas AM Universidade Federal da Ciência da Saúde de Porto Alegre RS

7 Universidade Federal do Pampa RS Universidade Federal do Paraná PR Universidade Federal de Uberlândia MG Universidade Católica de Pelotas - RS Universidade Regional de Ijui RS Universidade Federal de Alagoas RS Escola Superior do Ministério Público da União DF Centro Federal de Educação Tecnológica do Rio de Janeiro - RJ Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais - MG