Prof. Ricardo Beck Noções de Informática Professor: Ricardo Beck

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1 Noções de Informática Professor: Ricardo Beck Prof. Ricardo Beck Página 1 de 33

2 Noções de Informática PLANILHA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL Conceitos Iniciais Muitas das funcionalidades apresentadas no Microsoft Word são as mesmas no Microsoft Excel e PowerPoint, portanto vamos analisar somente as situações que ainda não foram apresentadas. A seguir podemos observar a janela do Microsoft Excel. Observe: Dica: Podemos observar na barra de planilhas o botão que permite a inserção de uma nova planilha na pasta de trabalho. Conceitos Iniciais Agora que conhecemos o ambiente do Excel é importante conhecermos a nomenclatura utilizada. Quando criamos um novo arquivo do Excel, este arquivo é denominado Pasta de Trabalho, por isso do nome automático Pasta1.xls, cada pasta de trabalho aberta traz consigo três planilhas denominadas sucessivamente Plan1, Plan2 e Plan3, porém podemos ter arquivos do Excel com apenas uma planilha ou ainda com várias. Podemos definir o nome de cada planilha, uma das formas para esta ação é aplicar botão direito do mouse escolhendo a opção Renomear. Prof. Ricardo Beck Página 2 de 33

3 Para a interseção de uma coluna com uma linha damos o nome de célula, e nomeamos esta célula de acordo com a relação letra da coluna e, em seguida, número da linha, observe na imagem a seguir: Célula B3 Caixa de nome Ao lado da barra de fórmulas encontramos a Caixa de nome que Indica a célula ativa, é possível alterar a referencia da célula para um nome, para isso basta clicar na caixa de nome digitar o novo nome para a célula e teclar ENTER. Editando a planilha Seleção e intervalos Para selecionar células podemos utilizar recursos já estudados anteriormente nos capítulos de Windows e Word, entre eles podemos citar: A utilização da tecla CTRL para seleção aleatória de células e a tecla SHIFT para seleção do intervalo entre cliques do mouse. A movimentação pelas células da planilha pode ser realizada utilizando as setas cursoras do teclado, caso o usuário pressione a tecla SHIFT durante este procedimento as células serão selecionadas, procedimentos semelhantes aos utilizados para selecionar textos no Word. Quando precisamos realizar cálculos é normal a necessidade de nos referenciarmos a intervalos de células podemos utilizar a seguinte relação. : ; INTERVALO (até) ALEATÓRIO (e) Prof. Ricardo Beck Página 3 de 33

4 Assim podemos definir que o intervalo de células, por exemplo, de A2 até B4 é representado por A2:B4 E no caso da seleção ser apenas da célula A2 e B4, representamos por A2;B4. Atenção: esta relação é fundamental para provas de concursos. Caso o usuário clique no cabeçalho da coluna ou no cabeçalho da linha, toda a coluna ou linha serão selecionadas, para representar esta seleção podemos utilizar conforme o exemplo a seguir: Situação Representação Todas as células da coluna A A:A Todas as células da linha 2 2:2 Todas as células da coluna B até a E B:E Prof. Ricardo Beck Página 4 de 33

5 Todas as células da linha 3 até a 8 3:8 Inserindo dados Para inserir dados em uma planilha do Excel basta selecionar a célula desejada e digitar os dados, para realiza qualquer alteração é possível utilizar a barra de fórmulas ou simplesmente selecionar a célula desejada e aplicar duplo clique ou ainda pressionar F2. Atenção: pelo padrão do Excel, quando inserimos dados em uma célula, caso as células à direita estejam vazias o conteúdo será apresentado sobre elas, mas cuidado para alterar o conteúdo da célula é necessário editar o local correto, observe a imagem a seguir, pode parecer que os termos de Excel estejam nas células B1 e C1, porém não estão, todo conteúdo está na célula A1. Copiando Dados Os procedimentos para cópia são muito parecidos com os já analisados em outros capítulos, uma das diferenças básicas é que a seleção para a cópia ou recorte, apresentará um tracejado em movimento indicando que a área será copiada ou movida para outro local. Prof. Ricardo Beck Página 5 de 33

6 Dica: observaremos na sequência deste capítulo que a função copiar é fundamental para replicarmos a aplicação de fórmulas em nossa planilha. Se observarmos uma célula selecionada, caso o usuário posicionar o mouse no canto direito inferior da célula será apresentado o sinal de +, este local é denominado alça de preenchimento e equivale a função copiar Por exemplo, se a célula possui a palavra Casa e o usuário clicar e arrastar a alça de preenchimento para qualquer posição a palavra será copiada, observe: O interessante é que a alça de preenchimento pode trabalhar com listas ou com sequências, no caso do usuário digitar em uma células a palavra Fevereiro e utilizar a alça de preenchimento, as células que forem arrastadas apresentarão os meses subsequentes desta relação, a isto damos o nome de Listas. Se a alça for arrastada para cima ou para a esquerda serão apresentados os meses anteriores e se a alça for arrastada para a direita ou para baixo serão apresentados os próximos meses. Prof. Ricardo Beck Página 6 de 33

7 Formatando células Podemos definir qual tipo de dado será apresentado na célula como também de que forma, para isso utilizaremos a opção Célula encontrada através do menu Formatar e será apresentada a janela Formatar Células. Calculando no Excel Para informarmos para o Excel que queremos que ele execute um cálculo é necessário digitar = (igual) antes de realizar os cálculos. Conhecendo este detalhe de informar o = antes do cálculo, basta informar os valores ou células que deverão ser calculadas. Operadores Prof. Ricardo Beck Página 7 de 33

8 Mas para realizarmos algum tipo de cálculo matemático é necessário conhecer alguns operadores lógicos e matemáticos e, além disso, conhecer o seu nível de prioridade, observe: Não basta conhecer os operadores, é fundamental conhecer a ordem de prioridade, observe. Item ( ) ^ * e / + e - Maior prioridade Menor prioridade Por exemplo, no caso =2*2^2 o resultado é igual a 8, pois antes de resolver a multiplicação é necessário calcular a potência em virtude da prioridade, a maneira de forçar o cálculo da multiplicação antes é a aplicação de parênteses, observe =(2*2)^2, neste caso o valor seria 16. Operador Função < Menor que > Maior que <= Menor ou igual >= Maior ou igual <> Diferente = Igual Atenção: é importante ficarmos atentos ao sinal de diferente (<>) é muito cobrado em provas de concursos. Referências Existem alguns tipos de referencias e, quando o elaborador que complicar uma questão do Excel, normalmente, são cobradas as situações de referências, portanto fique atento. Prof. Ricardo Beck Página 8 de 33

9 o Referências Relativas As referencias relativas são representadas pelo próprio endereço da célula, por exemplo, A3 é uma referencia relativa. O grande detalhe está na maneira com que esta referencia se comporta no momento em que a copiamos para outro local na planilha, pois neste caso a indicação de colunas e linhas vai variar conforme o número de colunas e linhas distante do ponto original observe. Na imagem anterior suponha que o conteúdo de B2 seja copiado para C4, desta forma de B2 até C4 vamos variar 2 linhas e 1 coluna, estes valores precisam ser agregados na função original, ou seja, a fórmula ficaria algo como =B3+B5. Prof. Ricardo Beck Página 9 de 33

10 Estas situações são muito cobradas em provas de concursos. Atenção: quando o destino da cópia está à direita ou abaixo do ponto de origem são somadas as linhas e colunas, no caso do destino da cópia ser uma célula mais acima ou mais à esquerda da origem, o número de colunas ou linhas que variaram deve ser subtraído. Dica: A alça de preenchimento observada antes neste capítulo, é de suma importância na elaboração de planilhas, tendo em vista que em uma planilha onde seja necessário repetir a mesma fórmula em células vizinhas na mesma coluna, basta aplicar duplo clique na alça de preenchimento. Duplo clique No caso apresentado anteriormente a fórmula será copiada até que não encontre valor na célula imediatamente a sua esquerda. o Referências Absolutas Prof. Ricardo Beck Página 10 de 33

11 Agora imagine a situação onde o usuário deseja copiar a fórmula porém não deseja que suas referencias sejam alteradas, para estas situações utilizamos as referencias absolutas. Esta referencia consiste em marcar os endereços de células com o sinal de $ antes da linha e da coluna bloqueando a alteração durante a cópia, um exemplo de referência absoluta poderia ser $B$3. o Referências Mistas No caso do usuário desejar travar apenas uma linha ou apenas a coluna utilizando referencias absolutas, pode utilizar a marcação $ apenas no local desejado, por exemplo, A$5 a coluna possui uma referencia relativa, ou seja, vai variar no momento da cópia e a linha não vai variar pois recebeu uma referencia absoluta, com isso temos as duas referencias na mesma célula, uma referencia mista. o Referencias 3D ou tridimensionais Prof. Ricardo Beck Página 11 de 33

12 Imagine se fosse necessário acessar uma célula em outra planilha, a esta situação denominamos referencia 3D, por exemplo a célula C4 da planilha Plan3, realizamos esta referencia informando ao Excel =Plan3!C4, ou seja o sinal! separa a planilha da célula que será consultada. o Referencias externas Na referencia anterior realizávamos uma indicação de célula em outra planilha, porém no mesmo arquivo, para realizar referencias a células em outros arquivos basta informar o nome do arquivo entre colchetes, observe: =[Contas.xls]Jan!$C$5, neste caso a célula C5, com referencias absolutas, localizada na planilha denominada Jan e localizada no arquivo denominado Contas. Para realizar referencias a arquivos localizados na rede, Internet ou em outra pasta do próprio computador, devemos informar o caminho entre apóstrofos, observe, Prof. Ricardo Beck Página 12 de 33

13 ='C:\[Receita.xls]Mar'!A2, célula A2, planilha Mar, do arquivo Receita.xls, observe que o apóstrofo final é colocado antes do sinal de!. Funções São fórmulas predefinidas para auxiliar o usuário, existem muitas funções, abaixo podemos observar algumas delas. Através da barra de fórmulas encontramos o botão Inserir função. que nos dá acesso a janela de Função Sintaxe Aplicação SOMA SOMA(valor1;valor2...) Ex: SOMA(A1:D4) Soma os valores do intervalo de Retorna a soma dos valores, pode conter intervalos de dados. A1 até D4. MÉDIA MÉDIA(valor1;valor2...) Retorna a média aritmética Ex: MÉDIA(A1:D4) dos valores, pode conter Calcula a média aritmética dos intervalos de dados. valores do intervalo de A1 até D4. SE SE(condição; verdadeira; falsa) Consiste em uma estrutura Prof. Ricardo Beck Página 13 de 33

14 Função Sintaxe Aplicação Ex: SE(A1>A2;0;1) Apresenta 0 caso o valor de A1 for maior do que o valor de A2 e apresenta 1 se o valor de A1 não for maior do que o valor de A2. condicional onde se a condição for verdadeira realiza apenas as funções compreendidas no item verdadeira descartando os itens em falsa e vice-versa. MÁXIMO MÁXIMO(valor1;valor2...) Retorna o maior valor Ex: MÁXIMO(A1:D4) encontrado entre os valores, Retorna o maior valor do pode conter intervalos de intervalo de A1 até D4. dados. MÍMINO MÍNIMO(valor1;valor2...) Retorna o menor valor Ex: MÍNIMO(A1:D4) encontrado entre os valores, Retorna o menor valor do pode conter intervalos de intervalo de A1 até D4. dados. MAIOR MAIOR(matriz, k) Retorna o maior valor k- ésimo do conjunto de dados. Use esta função para retornar valores com uma posição específica relativa em um conjunto de dados. MENOR MENOR(matriz, k) Retorna o menor valor k- ésimo do conjunto de dados. Use esta função para retornar valores com uma posição específica relativa em um conjunto de dados. AGORA AGORA( ) Retorna a data e hora atuais, formatadas como data. Prof. Ricardo Beck Página 14 de 33

15 Função Sintaxe Aplicação HOJE HOJE( ) Retorna da data atual, formatada como data. MAIÚSCULA MAIÚSCULA(texto) Ex: MAIÚSCULA(A3) Transforma o texto localizado em A3 em maiúsculo. Transforma o texto ou conteúdo de célula em maiúsculas. MINÚSCULA MINÚSCULA(texto) Ex: MINÚSCULA(A3) Transforma o texto localizado em A3 em minúscula. CONT.VALORES CONT.VALORES (valor1;valor2...) Ex: CONT.VALORES(A1:D4) Retorna o número de células que possuem algum tipo de valor. CONT.NUM CONT.NUM (valor1;valor2...) Ex: CONT.NUM(A1:D4) Retorna o número de células que possuem valores numéricos. CONT.SE CONT.SE(intervalo;critérios) Ex: CONT.SE(A1:D4; >3 ) Apresenta o número de células do intervalo de A1 até D4 que satisfazem a condição maior do que 3. E E(valorlógico1;valorlógico2...) Ex: E(A1=2;A2=3) Apresenta VERDADEIRO se o conteúdo de A1 for igual a 2 e o Transforma o texto ou conteúdo de célula em minúsculas. Conta o número de células que não estão vazias, pode conter intervalos de dados. Conta o número de células que possuem apenas valores numéricos, pode conter intervalos de dados. Conta de determinado intervalo apenas os valores que satisfizerem os critérios informados. Verifica as comparações e retorna VERDADEIRO se todas as condições forem verdadeiras ou FALSO caso Prof. Ricardo Beck Página 15 de 33

16 Função Sintaxe Aplicação OU conteúdo de A2 for igual a 3, caso contrário apresentará FALSO. OU(valorlógico1;valorlógico2...) Ex: OU(A1=2;A2=3) Apresenta VERDADEIRO se o conteúdo de A1 for igual a 2 ou o conteúdo de A2 for igual a 3, no caso dos dois serem diferentes apresentará FALSO. apenas uma seja falsa, pode ser utilizado com outras funções como SE. Verifica as comparações e retorna VERDADEIRO caso apenas uma condição for verdadeira ou FALSO caso todas sejam falsas, pode ser utilizado com outras funções como SE. Avisos de erro Eventualmente quando realizamos operações que por algum motivo não podem ser realizadas pelo Excel, ele apresenta na células as seguintes indicações: Indicação #VALOR! #DIV/0! #REF! Descrição Este erro é apresentado quando um argumento ou componente da fórmula não condiz com o contexto do cálculo, por exemplo, na célula A2 encontramos o valor a e na célula A3 o valor 2, caso em A4 o usuário digite a fórmula =A2+A3 o resultado será #VALOR!, pois o Excel não consegue, desta maneira, somar a+2. Apresenta uma divisão por 0, imagine em A2 o valor 0 e em A3 o valor 4, caso em A4 o usuário digite a fórmula =A3/A2 o resultado de uma divisão por zero seria, neste caso, #DIV/0! Observamos nas referencias relativas que as referencias variam de acordo com o destino onde foram coladas, afora imagine na célula B3 a fórmula =A1, caso o usuário copie esta fórmula para B2, o resulta deveria ser =A0, porém não existem a referencia A0, neste caso o Excel informa #REF! Prof. Ricardo Beck Página 16 de 33

17 Indicação #NOME? Descrição Na sequência deste capítulo conheceremos as funções, uma função muito conhecida é a SOMA, caso o usuário digite seu nome errado, por exemplo, SOME, o Excel retornará #NOME? pois o nome da função está com erros de sintaxe. Atenção: quando na célula é apresentado um conjunto de #, exemplo, #######, isso indica que a largura da coluna não comporta a apresentação dos dados de acordo com a formatação da célula, porém se observarmos a barra de fórmulas apresentará a fórmula ou valor encontrado na célula. Menu Arquivo A área possui funcionalidades semelhantes às encontradas no Microsoft Word. A seguir poderemos observar algumas faixas de opções. Faixa de opções Área de Transferência Fonte Alinhamento Prof. Ricardo Beck Página 17 de 33

18 Número Estilo Células Edição Faixa de opções Tabelas Ilustrações Prof. Ricardo Beck Página 18 de 33

19 Gráficos Minigráficos Filtros Links Textos Prof. Ricardo Beck Página 19 de 33

20 Símbolos Faixa de opções Temas Configurar Página Dimensionar para Ajustar Opções de Planilha Organizar Prof. Ricardo Beck Página 20 de 33

21 Faixa de opções Biblioteca de Funções Nomes Definidos Auditoria de Fórmulas Cálculo Faixa de opções Obter Dados Externos Prof. Ricardo Beck Página 21 de 33

22 Conexões Classificar e Filtrar Ferramentas de Dados Estrutura de Tópicos Prof. Ricardo Beck Página 22 de 33

23 Faixa de opções Revisão de Texto Idioma Comentários Alterações Faixa de opções Modos de Exibição de Pasta de Trabalho Mostrar Prof. Ricardo Beck Página 23 de 33

24 Zoom Janela Macros Menus no Excel 2003 Ao analisar a versão anterior do Excel fique atento aos seguintes itens de menus. A indicação Menu Arquivo apresentará os pontos mais importantes de cada menu. Menu Editar Prof. Ricardo Beck Página 24 de 33

25 o Limpar A opção limpar permite excluir dados ou formatos de uma célula, eventualmente precisamos apagar o conteúdo sem remoer a formatação e vice-versa. No caso de remover apenas a formatação podemos utilizar a opção Formatos, observe as opções. Menu Exibir Menu Inserir Prof. Ricardo Beck Página 25 de 33

26 o Gráfico... Através desta opção é iniciado o assiste de gráfico que permite a criação de uma gráfico dos dados selecionados da planilha. É muito comum encontrarmos questões sobre gráficos, portanto fique atento a este item. Quando iniciamos o assistente podemos definir o tipo do gráfico, observe na imagem alguns tipos. Caso o usuário clique no botão e o mantenha pressionado será apresentada uma prévia do gráfico com os dados selecionados na planilha. Utilizando o botão é possível passar para o próximo passo da criação de gráficos. Dica: a tecla F11 cria, automaticamente, um gráfico de colunas com os dados selecionados na planilha como uma nova planilha no arquivo. Prof. Ricardo Beck Página 26 de 33

27 Em seguida o usuário pode informar se o gráfico será em função das linhas ou das colunas, será possível ver a diferença nos dados que serão apresentados na legenda. Na terceira etapa é possível realizar diversas configurações, como: qual o título do gráfico, quais linhas de grade será apresentadas entre outras. Atenção: cada guia leva a um grupo de configurações diferentes. Na quarta e última etapa o usuário precisa definir se o gráfico será apresentado como uma nova planilha no arquivo do Excel, ou como um objeto em uma planilha. Atenção: para editar o gráfico após sua criação basta que o usuário aplique duplo clique sobre o item desejado, para abrir a janela de configuração daquela área. Dica: em gráficos em que é possível a apresentação de dados percentuais o próprio assistente disponibiliza esta opção nos passos de criação de gráficos. Dica: o tipo de gráfico de dispersão pode ser utilizado para a representação de funções do primeiro e do segundo graus. o Nome Entre as opções disponibilizadas através desta opção é possível dar nome a um endereço ou intervalo da planilha, por exemplo, caso o usuário deseje somar o valor de A4:D5 ao invés de digitar este intervalo ele pode atribuir um nome a esta referencia como contas, desta forma para executar a soma basta utilizar, por exemplo, a função =soma(contas) e o Excel retornará o valor da soma dos valores contidos em A4:D5. Para isso basta selecionar o intervalo de dados e utilizar a opção Nome sub-opção Definir..., observe a figura a seguir. Prof. Ricardo Beck Página 27 de 33

28 o Comentário Como no Word, o Excel também permite a criação de comentários, porém com o detalhe que o comentário será representado por um sinal no canto superior direito da célula. Menu Formatar o Formatação condicional Como o próprio nome diz, através desta opção é possível aplicar uma formatação com base em uma condição, podemos ter três condições por célula, observe a janela da formatação condicional. Um exemplo prático, se o valor da célula for menor que zero deixe o texto na cor vermelha, caso contrários deixe na cor azul. Para isso podemos escolher as opções diretamente nos itens disponibilizados na janela Formatação Condicional. Menu Ferramentas Prof. Ricardo Beck Página 28 de 33

29 o Proteger É possível proteger, através de uma senha, a planilha selecionada ou a pasta de trabalho inteira. Atenção: no guia Proteção da opção Formatar células, acessada por meio do menu Formatar, encontramos a opção para bloquear ou ocultar células, estas opções só funcionarão com a planilha protegida. o Atingir meta... Como o nome diz através desta função podemos definir uma meta a ser atingida, porém alguns itens precisão ser observados como: a célula que receberá o resultado proveniente desta ferramenta deve ser uma função ou cálculo com valores numéricos, o valor deve ser um número e não uma referencia a uma célula e finalmente a célula a ser alternada não pode ser um intervalo e sim apenas um célula. Para exemplificar esta ferramenta imagine a seguinte situação: Nos gastos apresentados encontramos um total de 950, que foi obtido por meio de uma função, mas imagine que o salário do usuário é de 900, neste caso temos uma meta a atingir, podemos utilizar a ferramenta atingir meta, observe: Prof. Ricardo Beck Página 29 de 33

30 No exemplo, definimos a célula B7 que é o local da soma dos nossos gastos, nossa meta é de 900, por este motivo no campo Para valor, informamos 900 e finalmente de onde vamos tirar o valor que excedeu, no exemplo foi utilizada a célula B5 que refere-se ao telefone, parece um cálculo simples e óbvio, mas utilizamos apenas para entendermos a ferramenta. o Auditoria de fórmulas... Quando acessamos uma planilha que não foi desenvolvida por nós é complicado, em alguns casos, entender a lógica utilizada nos cálculos, para isso podemos utilizar a ferramenta auditoria de fórmulas que apresenta quais dados dependem e precedem a célula selecionada, observe as opções deste item. Observe a aplicação da auditoria em uma planilha: No exemplo anterior, podemos observar os precedentes e dependentes das células. Menu Dados Prof. Ricardo Beck Página 30 de 33

31 o Classificar... Semelhante a opção encontrada no Word, porém com um detalhe fundamental para o Excel, é possível definir se a primeira linha da seleção será utilizada como cabeçalho ou não. Além da possibilidade de definir por três etapas de desempate na classificação. Atenção: os critérios de desempate só serão utilizados nos itens que não foram classificados em virtude da igualdade, por exemplo, no casa da classificação de uma lista de nomes, no caso de homônimos a reclassificação pode ser realizada em relação a outro item como a idade. o Filtrar Podemos criar filtros para pesquisa dos nossos dados, o mais comum de aparecer em concursos é o AutoFiltro que apresenta um componente representado por um botão com uma seta para baixo que permite a apresentação dos itens que foram solicitados, observe. Prof. Ricardo Beck Página 31 de 33

32 Dica: ainda podemos encontrar o Filtro avançado que permite filtrar com base em uma lista de critérios. o Validação... Esta opção é fundamental para passar informações necessárias para o preenchimento de planilhas, além de permitir, ou não, valores com base em critérios estabelecidos pelo usuário. Observe a janela de validação, onde é possível definir os critérios além das mensagens de entrada e de alertas. Menu Janela o Congelar painéis Trava as linhas e colunas a partir do canto superior esquerdo da célula selecionada. Graças a este recurso podemos visualizar várias partes da planilha mantendo a visualização das células que dão nome aos dados. Prof. Ricardo Beck Página 32 de 33

33 Dica: para descongelar os painéis basta repetir a função e escolher a opção Descongelar painéis. Menu Ajuda Prof. Ricardo Beck Página 33 de 33