GESTÃO DOCUMENTAL CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E ATOS PREPARATÓRIOS PARA SUA ELIMINAÇÃO

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1 Ministério Público P do Estado de São Paulo GESTÃO DOCUMENTAL CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E ATOS PREPARATÓRIOS PARA SUA ELIMINAÇÃO

2 DOCUMENTO DE ARQUIVO CICLO DE VIDA LOCAL DE GUARDA VALOR DO DOCUMENTO PRAZO DE GUARDA USUÁRIO 1ª idade UNIDADE PRODUTORA Administrativo TEMPORÁRIA 2ª idade ARQUIVO CENTRAL Legal Fiscal O documento pode ser eliminado após cumprir seu prazo de guarda Público interno 3ª idade ARQUIVO CENTRAL Histórico Probatório Informativo PERMANENTE O documento deve ser preservado definitivamente Público interno e/ou Público externo

3 DOCUMENTO DE ARQUIVO CICLO DE VIDA LOCAL DE GUARDA VALOR DO DOCUMENTO PRAZO DE GUARDA USUÁRIO 1ª idade UNIDADE PRODUTORA Administrativo TEMPORÁRIA 2ª idade ARQUIVO CENTRAL Legal Fiscal O documento pode ser eliminado após cumprir seu prazo de guarda Público interno 3ª idade ARQUIVO CENTRAL Histórico Probatório Informativo PERMANENTE O documento deve ser preservado definitivamente Público interno e/ou Público externo

4 DOCUMENTO DE ARQUIVO Possui valor de prova Reconstitui fatos Autoriza, inicia ou regulamenta ações Protege propriedades e direitos individuais e coletivos Permite planejar, relatar e avaliar situações

5 O QUE É GESTÃO DOCUMENTAL? Produção Classificação Avaliação Tramitação Uso Arquivamento Reprodução

6 O QUE É GESTÃO DOCUMENTAL? Produção Classificação Avaliação Tramitação Uso Arquivamento Reprodução

7 GESTÃO DOCUMENTAL CLASSIFICAÇÃO AVALIAÇÃO Plano de Classificação Tabela de Temporalidade Agilidade na recuperação de documentos e informações Otimização na ocupação de espaços físicos e redução de custos Eliminação segura de documentos desprovidos de valor Racionalização da produção documental análise quantitativa e qualitativa Preservação adequada de documentos de guarda obrigatória e/ou históricos Atendimento aos dispositivos legais que protegem o patrimônio documental público

8 GESTÃO DOCUMENTAL CLASSIFICAÇÃO AVALIAÇÃO Plano de Classificação Tabela de Temporalidade ATO NORMATIVO Nº N 428/2006 PGJ-CGMP DOE

9 Ato Normativo nº n 428/2006 PGJ-CGMP Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos adotados pelo Ministério Público de São Paulo, e dá outras providências. Anexo I Plano de Classificação Anexo II Tabela de Temporalidade Anexo III Código de Unidades Produtoras Anexo IV Código das Matérias de Atuação Cível e Criminal Anexo V Índice Anexo VI Relação de eliminação Anexo VII Edital de ciência de eliminação Anexo VIII Termo de eliminação

10 Ato Normativo nº n 428/2006 PGJ-CGMP Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos adotados pelo Ministério Público de São Paulo, e dá outras providências. Anexo I Plano de Classificação Anexo II Tabela de Temporalidade Anexo III Código de Unidades Produtoras Anexo IV Código das Matérias de Atuação Cível C e Criminal Anexo V Índice Anexo VI Relação de eliminação Anexo VII Edital de ciência de eliminação Anexo VIII Termo de eliminação

11 CLASSIFICAÇÃO Operação que consiste em classificar todo e qualquer documento no momento de sua produção, atribuindo um código de classificação de acordo com a natureza do documento PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo (processo, expediente, documento avulso)

12 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Função: 04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS Subfunção: Controle de compras, serviços e obras Atividade: Licitação e administração de contratos Documentos: Contratos Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos Processo relativo aos trabalhos de Comissão Permanente ou Especial de Licitação

13 CLASSIFICAÇÃO DE MATÉRIAS 2000 ÁREA FIM 2100 CÍVEL 2101 MATÉRIA DE ACIDENTE DO TRABALHO E PREVIDENCIÁRIA 2102 MATÉRIA DE CIDADANIA 2103 MATÉRIA DE CONSUMIDOR 2104 MATÉRIA DE FALÊNCIA E CONCORDATA 2105 MATÉRIA DE FAMÍLIA E SUCESSÕES 2106 MATÉRIA DE FUNDAÇÕES 2107 MATÉRIA DE HABITAÇÃO E URBANISMO 2108 MATÉRIA DE IDOSOS E SAÚDE PÚBLICA 2109 MATÉRIA DE INFÂNCIA E JUVENTUDE 2110 MATÉRIA DE MANDADO DE SEGURANÇA 2111 MATÉRIA DE MEIO AMBIENTE 2112 MATÉRIA DE MENORES E INCAPAZES 2113 MATÉRIA DE PESSOAS PORTADORAS DE DEFICIÊNCIAS 2114 MATÉRIA DE REGISTROS PÚBLICOS 2115 MATÉRIAS POSSESSÓRIA E FUNDIÁRIA 2200 CRIMINAL 2201 CRIMES DE COMPETÊNCIA DO JUÍZO COMUM 2202 CRIMES DE COMPETÊNCIA DO JUIZADO ESPECIAL CRIMINAL 2203 CRIMES DE COMPETÊNCIA DO TRIBUNAL DO JÚRI 2204 CRIMES DE COMPETÊNCIA DAS AUDITORIAS MILITARES 2205 CRIMES DE COMPETÊNCIA ORGINÁRIA DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA 2300 ELEITORAL

14 CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO / Unidade produtora Matéria Função Subfunção Atividade PJ Brotas Matéria de Meio Ambiente PPIC/IC com TAC Série documental

15 FAVORECE A PADRONIZAÇÃO Contas da Eletropaulo Contas da Embratel Conta de água USE Processo de pagamento p de contas de utilidade públicap Folha de remessa Remessa de papéis Remessa de autos Guia de remessa USE Relação de remessa de documentos

16 Ato Normativo nº n 428/2006 PGJ-CGMP Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos adotados pelo Ministério Público de São Paulo, e dá outras providências. Anexo I Plano de Classificação Anexo II Tabela de Temporalidade Anexo III Código de Unidades Produtoras Anexo IV Código das Matérias de Atuação Cível e Criminal Anexo V Índice Anexo VI Relação de eliminação Anexo VII Edital de ciência de eliminação Anexo VIII Termo de eliminação

17 Ato Normativo nº n 428/2006 PGJ-CGMP Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos adotados pelo Ministério Público de São Paulo, e dá outras providências. Anexo I Plano de Classificação Anexo II Tabela de Temporalidade Anexo III Código de Unidades Produtoras Anexo IV Código das Matérias de Atuação Cível e Criminal Anexo V Índice Anexo VI Relação de eliminação Anexo VII Edital de ciência de eliminação Anexo VIII Termo de eliminação

18 AVALIAÇÃO Processo de análise criteriosa que permite a identificação do valor dos documentos, para efeito de definição dos prazos de sua guarda e de sua destinação final TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação final de cada série documental

19 ELIMINAÇÃO DESTINAÇÃO FINAL GUARDA PERMANENTE

20 ELIMINAÇÃO DESTINAÇÃO FINAL GUARDA PERMANENTE

21 Ato Normativo nº n 428/2006 PGJ-CGMP Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos adotados pelo Ministério Público de São Paulo, e dá outras providências. Anexo I Plano de Classificação Anexo II Tabela de Temporalidade Anexo III Código de Unidades Produtoras Anexo IV Código das Matérias de Atuação Cível e Criminal Anexo V Índice Anexo VI Relação de eliminação Anexo VII Edital de ciência de eliminação Anexo VIII Termo de eliminação

22 TABELA DE TEMPORALIDADE

23 ELIMINAÇÃO O que fazer? Como fazer O QUE FAZER? Selecionar os documentos que já cumpriram prazos na unidade produtora de acordo com definição da tabela de temporalidade Quem fará? Quando fazer? Onde fazer?

24 ELIMINAÇÃO O que fazer? Como fazer? Quem fará? Quando fazer? Onde fazer? COMO FAZER? Identificar Mensurar Relacionar os documentos identificados para descarte anotando: Série documental Quantidade Data-limite Elaborar a relação de eliminação conforme Anexo VI (AN 428/06) Encaminhar documentos para a Área de Gestão Documental para posterior fragmentação

25 COMO MENSURAR Roteiro para mensuração de documentos textuais Pequeno texto elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) para auxiliar na quantificação de documentos existentes nos arquivos institucionais. Disponível em em Gestão Documental

26 ELIMINAÇÃO O que fazer? QUEM FARÁ? Oficial de promotoria Orientação técnica da Área de Gestão Documental Como fazer? Quem fará? Quando fazer? Onde fazer?

27 ELIMINAÇÃO O que fazer? Como fazer? Quem fará? Quando fazer? QUANDO FAZER? A seleção poderá ser realizada ao longo do ano Deverá ser observado o calendário anual de eliminação definido pela Área de Gestão Documental e disponibilizado no Portal MP Onde fazer?

28 ELIMINAÇÃO O que fazer? Como fazer? Quem fará? ONDE FAZER? A seleção será na própria unidade produtora para posterior encaminhamento para a Área de Gestão Documental Quando fazer? Onde fazer?

29 Ato Normativo nº n 428/2006 PGJ-CGMP Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos adotados pelo Ministério Público de São Paulo, e dá outras providências. Anexo I Plano de Classificação Anexo II Tabela de Temporalidade Anexo III Código de Unidades Produtoras Anexo IV Código das Matérias de Atuação Cível e Criminal Anexo V Índice Anexo VI Relação de eliminação Anexo VII Edital de ciência de eliminação Anexo VIII Termo de eliminação

30 MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO Procuradoria Geral de Justiça Comissão de Avaliação de Documentos RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº / De acordo com o artigo do Ato Normativo nº - PGJ-CGMP, publicado no DOE em de de, após avaliação documental prévia e em conformidade com os prazos de guarda definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos do Ministério Público do Estado de São Paulo, aprovada pelo Ato Normativo nº - PGJ, publicado no DOE em de de, encaminhamos à Comissão de Avaliação de Documentos, para análise e aprovação, a relação abaixo: Série documental: Datas-limite: Quantidade (em nº de caixas): Observações: Série documental: Datas-limite: Quantidade (em nº de caixas): Observações: Total (em nº de caixas): (Local, data, nome do responsável pela Unidade Produtora e assinatura)

31 A importância do procedimento adequado quarta-feira, 20 de fevereiro de h13 Polícia Polícia prende mais um homem acusado de estelionato A polícia prendeu na última terça-feira (19), um homem que aplicava vários golpes usando informações de documentos que ele encontrava no lixo. Depois que achava os documentos, o desempregado Glaybson Ricardo Gomes de Lima, de 31 anos, ligava para as operadoras como se fosse o titular e solicitava a inclusão de um novo dependente. Posteriormente, os cartões eram entregues na casa dele. O acusado usava o nome, endereço, identidade e CPF das vítimas. Todas as informações, Glaybson conseguia no lixo: extratos de contas, contratos antigos, xerox de documentos que as próprias vítimas jogavam no lixo. Disponível em Acesso em 21/02/ vídeo do golpista

32 O QUE É GESTÃO DOCUMENTAL? Produção Classificação Avaliação Tramitação Uso Arquivamento Reprodução

33 GESTÃO DOCUMENTAL OBJETIVOS Implantar política arquivística Elaborar normas e procedimentos técnicos-administrativos Racionalizar a produção documental Eliminar documentos desprovidos de valor Preservar adequadamente os documentos importantes para a Instituição e sociedade

34 GESTÃO DOCUMENTAL BENEFÍCIOS Agiliza a recuperação de documentos e informações Padroniza a rotina administrativa Otimiza o uso do espaço físico Racionaliza a guarda de documentos Confere qualidade aos serviços Contribui com a preservação do patrimônio documental e a memória institucional Centraliza a fragmentação e destinação dos resíduos gerados Favorece a segurança da informação Auxilia na redação de documentos oficiais Estimular o reaproveitamento de insumos Reduz o consumo de papéis Contribui com o Programa de Gestão Ambiental Programa Reduso

35 LEGISLAÇÃO FEDERAL Constituição 1988 Cabem à Administração Pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. 2º, Art. 216

36 LEGISLAÇÃO FEDERAL Lei nº 8.159/91 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à Administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação ão. Artigo 1º, Lei nº 8.159/91.

37 LEGISLAÇÃO FEDERAL Lei nº 8.159/91 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso avaliação e arquivamento em fase corrente ou intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Artigo 3º, Lei nº 8.159/91.

38 LEGISLAÇÃO FEDERAL Decreto nº 4.073/02 Regulamenta a Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados Responsabiliza pela preservação adequada de documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas os órgãos e entidades do Poder Público bem como os agentes públicos p no exercício cio de seu cargo ou função

39 ATOS NORMATIVOS Ato Normativo nº 428/2006 PGJ-CGMP Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos adotados pelo Ministério Público de São Paulo, e dá outras providências. Ato Normativo nº 429/2006 PGJ Institui as Normas de Serviço do Ministério Público de São Paulo, dispõe sobre a organização das Secretarias das Promotorias de Justiça e dá outras providências. Ato Normativo nº 500/2007 PGJ-CGMP Revoga o Ato Normativo nº. 188-PGJ-CGMP, institui e consolida a relação de livros e pastas obrigatórias e define a responsabilidade pela guarda e conservação dos livros e pastas.

40 LEMBRE-SE Livros e documentos em andamento ou findos deverão ser BEM CONSERVADOS pelo oficial de promotoria, e quando for o caso, encadernados, classificados ou catalogados Utilizar impresso segundo modelo oficial do MP Utilizar caligrafia legível, com tinta escura nos livros, assentamentos e autos de procedimentos

41 LEMBRE-SE IMPEDIR O ACESSO dos autos a terceiros, sem expressa autorização do Promotor de Justiça NÃO REVELAR qualquer fato de que tenha ciência em razão do cargo e que deva permanecer em segredo, ou facilitar-lhe a revelação

42 Referente: Processo Administrativo Disciplinar nº xx/200x Acusado: xxxxxx (Área Regional de xxxxxxxxx) Advogado: Drs.: xxxxxxxxxxxxxxx, OAB/SP nº xxxxxxxxx Decisão do Procurador-Geral de Justiça de xx-xx-200x "Em face do exposto, acolho integralmente o relatório final da Comissão Processante Permanente e julgo procedentes as imputações contidas na portaria inicial. Em conseqüência, aplico ao Oficial de Promotoria do SQC-III-QMP, designado na Promotoria de Justiça de xxxxxxxx, nome xxxx, RG. nº xxxxx, a Pena de Demissão, a Bem do Serviço Público, com fundamento no art. 251, inciso V, c.c. o art. 257, inciso III, ambos da Lei Estadual nº /68, por haver descumprido o dever funcional preconizado no art. 241, inciso IV (guardar sigilo sobre assuntos da repartição e, especialmente, sobre despachos, decisões ou providências) todos da Lei Estadual nº /68. Perderá, ainda, o acusado, todas as vantagens e direitos decorrentes do exercício do cargo, devidos como prêmio de assiduidade, tudo conforme dispõe o art. 254, 1º, da Lei Estadual nº /68."

43 DOCUMENTO = PATRIMÔNIO CULTURAL Quaisquer ações que impliquem em destruição, inutilização ou deterioração do patrimônio documental público é considerada crime contra o patrimônio cultural, com penas previstas na legislação Lei federal n.º 9.605/98, art. 62 Decreto federal n.º 3.179/99, art. 49 Código Penal, no art. 305

44 CONCLUSÕES

45 POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL Responsabilidade compartilhada pela gestão e preservação adequada de documentos Poder público Agente público Cidadão Democratiza o acesso à informação Cidadão Favorece a cultura preservacionista sem perder de vista a racionalização administrativa Poder Público e Cidadão O Meio Ambiente Cultural agradece!

46 Legislação federal Atos normativos Calendário Modelos de formulários Comunicados Disponível em Programa de Gestão Documental

47 GESTÃO DOCUMENTAL Contato (11)

48 PELA ATENÇÃO MUITO OBRIGADA!