Manual de Compras. Calcular a Curva ABC de Vendas do produto.

Transcrição

1 Manual de Compras Antes de se começar a operar a tela de compras, é necessário estabelecer a configuração ideal para o seu negócio. Este manual não visa impor a melhor forma ou o melhor calculo para se comprar, mesmo porque acreditamos que a realidade de cada cliente varia para com os outros. Aconselhamos o uso de consultorias na área, que lhe ajudarão, conforme suas necessidades, a definir os melhores parâmetros e configurações para o sistema ser uma ótima ferramenta auxiliar na hora de fazer compras: Estabelecer o estoque mínimo e o máximo (em dias) para cada curva de vendas dos seus produtos, preferencialmente por Grupo (ou Categoria) de produtos, tendo como parâmetros, dados como: - Após o pedido feito, quanto tempo leva para receber este produto? - Quanto custa ter o produto no estoque parado? - É um produto de uso sazonal? (Se sim, separar em um grupo/subgrupo só para eles) Comprar através de demanda, ou seja de média de venda requer pelo menos 9 semanas de movimentação, para que o sistema possa lhe fornecer a quantidade exata que provavelmente deve-se vender nos próximos dias. Mesmo assim, não é só preciso pedir para o sistema calcular média, é necessário analisar vários parâmetros como os já descritos acima, e configurar cada grupo de produtos e curva da forma que melhor o atenda. Primeiro Passo: =========== Calcular a Curva ABC de Vendas do produto.

2 Pode-se calcular a curva ABC de produtos: - escolhendo o período para calculo (pelo menos 60 dias é aconselhável) - escolhendo por quantidade vendida ou por valor vendido (geralmente usa-se quantidade) - escolhendo o tipo de venda (a vista, a prazo ou ambos) - finalmente escolhendo o tipo de calculo, por %Ranking de vendas (ex: 50% da quantidade vendida é de produtos da curva A), por % Valor das vendas (mesma coisa do anterior porém ponderando-se por valor) ou por Qtde vendida (ex: Quem vendeu mais que 50 unidades é curva A). Apertando F3 o sistema irá fazer o calculo, isto pode ser uma operação demorada dependendo da movimentação da loja(s) e do período selecionado. Depois que o sistema traz os produtos calculados você deverá apertar F7 para este atualizar no banco de dados esses cálculos. OBS: O Ideal é deixar essa operação automatizada para rodar 1 vez por semana de madrugada. Veremos isso mais para frente. OBS: Alguns clientes gostam que esse calculo da curva, seja separado por grupo. Ex: ranking de Perfumaria separado do ranking de medicamentos. Para isso temos o botão Filtro de Grupos e especificações que deve ser apertado antes do F3 para calculo da curva. O calculo então deverá ser feito em várias etapas, um para cada coleção de produtos que se queira Agrupar no ranking. Segundo Passo: ============ Configurar o calculo da demanda.

3 Agora que já sabemos quais produtos são da curva A (mais vendidos), Curva B (com alguma venda), Curva C (com pouca venda), Curva D (Não vendidos), precisamos parametrizar o sistema com o estoque mínimo e máximo que queremos para cada curva desta. Ex: se colocarmos muito poucos dias para a curva A (aquela que mais gira, provavelmente poderemos ter alguma falta desses produtos, caso de um dia para outro este tenha sua venda superando a Média. Da mesma forma se Colocarmos muitos dias em estoque para um produto que sai muito pouco como o caso da curva C, estaremos com dinheiro investido em estoque que muito provavelmente ficará parado muito tempo. O Ideal é colocar um numero de dias em cada curva que seja suficiente para vendas acima da média, e que dê tempo para uma reposição do fornecedor. Se você compra todos os dias poderá trabalhar com um numero menor em todas as curvas. O Estoque máximo é a quantidade que será pedida, toda a vez que o estoque atingir o minimo, ou seja, quando o estoque atingir o mínimo, o sistema calcula o estoque para atender o máximo. Uma configuração de exemplo para quem compra diariamente seria: Curva A: Curva B: Curva C: frente. Minimo Dias: 5 Minimo Dias: 3 Minimo Dias: 2 Maximo Dias: 8 Maximo Dias: 5 Maximo Dias: 3 OBS: Este calculo pode ser configurado para rodar todos os dias a noite, veremos como fazer mais para OBS: Se você faz compras grandes semanalmente e diariamente só repõem as faltas, terá que mudar esses parâmetros acima quando for comprar para a semana e mudar novamente quando comprar a reposição diária. E mandar Processar sempre que mudar. Caso contrário o sistema não irá lhe trazer os números desejados. OBS: O numero de dias desejável é sempre 90 dias, mas caso não tenha todo esse tempo de movimentação em seu banco de dados ou queira um peso maior nas ultimas vendas (no caso dos sazonais) aconselho a utilizar a tela de peso/semanas. Nesta tela põem um peso em percentual para cada semana. A soma dos percentuais deve sempre somar 100%. No exemplo ao lado a ultima semana (1) tem um peso de 20%, ou seja, bem maior do que as demais com 11%. Desta forma o sistema acompanhará mais rapidamente as variações das vendas.

4 OBS: Configuração dos Grupos é para um ajuste mais fino do calculo. Ideal para produtos cujo fornecedor demora mais para entregar. Ou para grupos que não são comprados todos os dias, como no caso da perfumaria que pode-se fazer uma cotação antes de adquirir. No cadastro de Grupos. Existe a Aba: Calculo da Demanda, Nela deve ser colocada a exceção, ou seja, naqueles grupos que você não compra todos os dias ou cuja a reposição demora. Da mesma forma que é feito na configuração geral da demanda, aqui você colocará os dias de estoque. Ex: A perfumaria que é reposta semanalmente o numero poderia ficar: Curva A, minimo: 20 Maximo: 30 Curva B, Minimo: 17 Maximo: 25 Curva C, Minimo: 15 Maximo: 20 Calculo Automatizado da Demanda: Como falado anteriormente, em lojas cujo movimento seja grande, o ideal é que o sistema calcule Curva ABC semanalmente e a demanda diariamente de madrugada, poupando o comprador de perder tempo pedindo para o sistema calcular toda vez e/ou deixando a rede lenta pois sobrecarrega o servidor. Para isso peça a pessoa responsável pela informática ou para o suporte BIG para configurar no servidor este calculo. Entre os parâmetros, é colocado a periodicidade e horário em que esses cálculos devem ser feitos. OBS: Este programa fica rodando no servidor.

5 Terceiro Passo: ============ Fazendo o Pedido Agora que terminamos todas as preliminares de configuração, podemos entrar definitivamente em nossa tela de compras. A mesma tela de compras é utilizada para fazer o remanejamento de estoque entre as lojas.

6 Procuramos colocar todas as ferramentas necessárias em uma única tela, a fim de permitir uma maior agilidade do comprador na hora do pedido. Esta primeira tela chamamos de filtro principal, onde você irá dizer o que quer fazer no momento. A primeira tarefa é escolher o tipo de filtro principal: - Por mínimo. Ou seja toda vez em que o estoque atual seja menor que o estoque minimo calculado pela demanda. (também é possível modificar esse filtro alterando a configuração da forma que quisermos. Ex: estoque > Maximo. Para filtrarmos produtos em excesso, o qual podemos remanejar para outras lojas). - Repor o que Vendeu. Ou seja, tudo o que foi vendido no período selecionado é listado com as suas quantidades. (usado quando ainda não se tem movimento para o calculo da demanda. Também é uma forma de se comprar mesmo com movimento e demanda calculada, mas saiba aplicar os filtros que o sistema disponibiliza, ou então você poderá comprar coisas que muitas vezes não necessita, ficando investido no estoque parado ou muitas vezes vencendo e perdendo. - Produtos não vendidos. Não utilizado para Compras, mas é um filtro para trazer esses produtos, e fazer um remanejamento deles. - Todos os produtos. O Sistema traz uma lista de A a Z de todos os produtos. ( Saiba aplicar os filtros complementares) A segunda tarefa é escolher as opções (As opções são Habilitadas e Desabilitadas conforme o tipo de filtro). Pedir sempre 1 para estoque 0 (Ou seja zerou, mesmo que não tem demanda, pede 1. * Cuidado para não fazer isso com a curva D!!!! Filtrar produtos com Estoque > quantidade Vendida (habilitado na reposição, este filtro traz apenas os produtos cuja quantidade vendida seja maior que o estoque atual. Ex: Hoje vendeu 3 e só tenho mais 2 no estoque). Incluir Transferências (Configuração de acordo com a forma que você trabalha nas lojas, se o sistema deve tratar as transferências como se fossem vendas para calculo das saídas, então, acione essa opção). Utilizar demanda da Filial ( Utilizado quando uma loja é muito nova e ainda não tem movimento para determinar o estoque minimo e maximo; Ou quando se tem o Delivery em como uma loja separada da atual, porém utiliza-se o estoque desta loja.) Tarefas Complementares (Filtro): Escolha (marca / Desmarca) os grupos; as especificações; os fabricantes; os cadernos de ofertas que se quer pedir desta vez. (utilizado para negociações especiais com fabricantes/fornecedores ). OBS: Quando se está na central, pode-se fazer compras para todas as lojas de uma única vez, em uma única tela, para isso, selecione as filiais que se quer trabalhar no lado inferior direito dessa tela. Ferramentas Especiais desta tela: Salvar Filtro - Se você tem um grupo de produtos ou de fabricantes que está sempre negociando, para não ter que digitar toda vez, salve este filtro. Restaurar Filtro Para trazer um filtro gravado na opção anterior. Data Hora da ultima Atualização Para quem trabalha com compras de outras lojas, verifique a ultima atualização das lojas, para garantir que o estoque apresentado não está defasado. Atualizar Demanda Se você não utiliza o calculo de demanda automático, anteriormente mencionado, ou deseja uma demanda especial para determinados fabricantes, etc. Neste botão você pode mandar o sistema calcular a demanda utilizando outros parâmetros diferentes dos padrões configurados.

7 Clique em Filtrar para o sistema trazer os produtos que foram pedidos, nas quantidades pedidas. O sistema traz uma relação de produtos e quantidades conforme as configurações padrões e filtros utilizados na tela anterior. Os campos apresentados na grade superior, são dos produtos a serem pedidos. Tecle Ctrl+F12 para selecionar os Campos que devem aparecer nesta grade.

8 Acima existem 2 (dois) totais, um com todos os produtos que estão na tela, o outro só com os produtos marcados. Assim como em todo o sistema BIG a filosofia é de marcar os produtos que se quer pedir naquele momento, assim, apenas do produto estar na tela, não quer dizer que ele irá para o pedido a ser gerado, ele precisa estar marcado aparecendo em fundo vermelho para entrar. Na medida em que se navega na grade através do mouse ou das setas do teclado, o sistema vai mostrando estatísticas de Vendas e de Entradas para orientar melhor o Comprador. Estatística de vendas, pode-se escolher a media da semana (7 dias), media do mês, total da semana (7 dias), total do Mês, as ultimas vendas, as transferências e remanejamentos pendentes. Basta selecionar o tipo neste menu. Estatística de Entradas, pode-se escolher a media da semana (7 dias), total da Semana (7 dias), total do Mês, as ultimas entradas (com data, fornecedor), as Transferências e remanejamentos pendentes, os descontos nos fornecedores, Pedidos pendentes para Entrega, e o percentual Entrada / Venda. Mesmo já utilizando os filtros na tela anterior, é possível acrescentar novos filtros utilizando qualquer campo da grade. Criando n possibilidades de trabalho. Clique na Seta para baixo no titulo do campo para filtrá-lo. Selecione Todos (sem filtro); Criar Filtro; Em Branco; Não Branco. No Exemplo ao Lado, estou filtrando o Fabricante, colocando que eu quero somente Medley. Clique em OK

9 Em Outro Exemplo ao lado, estou filtrando o campo Curva ABC Quero trabalhar apenas com a Curva A Resultado: Note que na parte inferior da grade o sistema cria 2 (dois) marcadores, o primeiro é para excluir o filtro, o segundo é para Ignorá-lo, sem excluir... No Botão Customize você pode alterar este filtro sem precisar apagar e criar outro. Alem de poder colocar as funções de Agrupamento E e OU. Pode-se também salvar o filtro, restaurar, acrescentar ou tirar parâmetros.

10 Na tela do pedido Digite Ctrl+A e veja as opções os comandos possíveis. Retorno do Pedido Eletrônico Quando se tem um arquivo de retorno do fornecedor e deseja processá-lo, eliminando os produtos atendidos e verificando os que não foram para pedir para outro fornecedor. CTRL+9 Lista de Faltas Para ver as encomendas dos clientes, digitadas pelos balconistas. Marque os produtos para serem incluídos com F5. Pedidos Pendentes para Entrega Para ver os pedidos que estão pendentes para entrega do produto em evidencia na tela. CTRL+R Marca produtos em transferência ou remanejamento Útil para saber quais produtos estão para chegar na loja através de transferência ou remanejamento. Pedidos pendentes para Entrega. Através de Pedido Eletrônico ou Pedido Normal OBS: É importante gerar pedido mesmo para os não eletrônicos, a fim do sistema não pedir novamente os produtos que já foram pedidos e estão pendentes para entrega.

11 CTRL+M Altera mínimo Absoluto. Este estoque mínimo (em quantidade) não é alterado pelo sistema. Útil para produtos recém lançados e que não tem uma média de vendas para o sistema pedir automático. Retorno do pedido Eletrônico Quando for feita uma comunicação fora do sistemabig que não tenha sito processada ainda. Selecione o Arquivo de retorno do fornecedor, o fornecedor, e se converte caixas em unidades. Converter para Caixa Sistema pergunta se converte as unidades em Caixa. Salve seus pedidos!!! Quando estiver trabalhando em um pedido e precisar sair ou trabalhar em outro pedido, marque todos os itens da grade e salve. Este pedido é salvo apenas como temporário, não ficando pendente. Mais tarde quando for continuar, use o botão Restaurar Pedido

12 Gerar Pedido!! Marque os itens que devem ser transmitidos eletronicamente ou que serão enviados para cotação ou que você está pedindo manualmente. OBS. Sempre crie pedidos dos itens que você está pedindo, mesmo dos manualmente por telefone, só assim o sistema poderá saber que ele está pendente para entrega, informando o comprador e não gerando solicitação novamente. Coloque uma descrição para melhor identificar Essas Observações são úteis na entrada da mercadoria e na geração do Contas a Pagar, quem estiver executando esta tarefa posteriormente irá ver estas observações. Para cada fornecedor (conforme layout informado por eles) é apresentada uma tela com informações que eles pedem (de negociação, prazo, oferta, etc...)

13 Inclui Manual Entre com o nome ou o código de Barras dos produtos que o sistema não gerou automaticamente, mas que você queira pedir. Remanejamento Manual Ao navegar pelos itens, você pode estar verificando que o produto que está faltando em uma loja está sobrando em outro. Clique sobre ele com o botão direito do mouse e o menu abaixo irá aparecer, liberando a opção Remanejamento Manual. Então Selecione a Loja Origem e a Loja Destino. Coloque a Quantidade a ser enviada e uma Observação. Pronto!! Na próxima vez em que a Loja comunicar, esta receberá o aviso para transferir o produto.

14 O Remanejamento Automático tem duas funções: - Quando na primeira tela do pedido, você seleciona estoque < mínimo, você irá pegar o excesso das outras lojas e completar a loja atual ate esta atingir o mínimo. (Na tela abaixo selecione a opção: Repor até atingir o mínimo). - Quando na primeira tela do pedido, você seleciona estoque > Maximo (ou seja excesso), você irá pegar o excesso desta loja e enviar para as lojas que estão em falta deste produto. (Na tela abaixo selecione a opção: Remanejar excesso).