19/08/ Revisão ortográfica do Documento Adriano Marra 24/09/ Revisão do documento e retirada do Módulo de Distribuição

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1 SISTEMA DE CONTROLE DE PEDIDOS Versão 3.2 Histórico de Revisão Data Versão Descrição Autor 10/08/ Elaboração do Documento Adriano Marra 14/08/ Revisão do para correção de itens citados pelo professor Wilson Adriano Marra 19/08/ Revisão ortográfica do Documento Adriano Marra 24/09/ Revisão do documento e retirada do de Distribuição Adriano Marra 26/09/ Revisão ortográfica do Documento João Augusto 12/11/ Atualização e revisão João Augusto

2 2 de 19 Sumário 1. INTRODUÇÃO Finalidade Escopo Definições, Acrônimos, e Abreviações Referências POSICIONAMENTO Oportunidade de Negócio Relato do Problema DESCRIÇÃO DOS ENVOLVIDOS Resumo dos Envolvidos NECESSIDADES DOS ENVOLVIDOS Organização e controle de usuários Organização e Controle dos Produtos Estocados Almoxarifado Controle eficiente de pontos remotos Eficiência na Comunicação da Ordem de Serviço Solicitações de Produtos de Forma Eficiente e Eficaz Geração de Relatórios Eficazes, Confiáveis e Abrangentes VISÃO GERAL DO PRODUTO Perspectiva do Produto Suposições Licenciamento e Instalação CARACTERÍSTICAS DO PRODUTO Controle de Pontos Remotos Manter Usuários Manter Produtos Controle de Pedidos Ordem de Serviço Relatório RESTRIÇÕES OUTROS REQUISITOS DO PRODUTO Plataforma de Hardware Utilizada Plataforma de Software Utilizada APROVAÇÃO IT Solutions Project Página 2 de 19 Versão 3.2

3 1. INTRODUÇÃO 1.1 Finalidade 3 de 19 Neste documento serão definidas as características do sistema a ser implantado mediante coleta, análise e definição de requisitos levantados de acordo com as necessidades e requisições específicas do usuário. As informações coletadas e soluções sugeridas por este documento indicarão toda linha de trabalho a ser seguida pelo projeto. 1.2 Escopo Este documento faz referência ao sistema que será desenvolvido pela empresa IT Solutions Project e tem por objetivo erradicar as falhas encontradas no atual método utilizado pela empresa TORRE FORTE CONSTRUÇÕES LTDA na solicitação e controle de produtos. Para o controle de produtos utilizados pelos diversos canteiros de obras, será efetuada a implantação de um sistema integrado de gestão de estoque e pedidos on-line visando aumentar a eficiência e segurança entre a comunicação da matriz e seus pontos remotos bem como o gerenciamento de recursos materiais desde o estoque até sua solicitação; estes recursos são identificados como produtos e classificados como materiais (cimento, vigas, tijolos), ferramentas (pá, marretas, etc.) e equipamentos (britadeiras, misturadores, betoneiras). Implementado o sistema, o engenheiro, quando no canteiro de obras, será capaz de verificar o estoque para então solicitar a quantidade de recursos necessários em tempo real. Através de uma correta gestão de estoque por meio de procedimentos e relatórios gerados por um sistema integrado, a empresa poderá gerir seu capital e empregar seus recursos de forma mais eficaz e econômica. IT Solutions Project Página 3 de 19 Versão 3.2

4 4 de Definições, Acrônimos, e Abreviações A correta interpretação deste documento exige o conhecimento de algumas convenções e termos específicos, que são descritos no documento a seguir. Documento Glossário Referência Referências Documento Data Versão Referência 07/08/ Site Termo de abertura do projeto Ata de reunião nº 01 Ata de reunião nº 02 Ata de reunião nº 03 04/08/ Site 09/08/ Site 14/08/ Site 2. POSICIONAMENTO 2.1 Oportunidade de Negócio Implantado o sistema e organizados os setores pretendidos, a empresa contará com melhor estrutura de atendimento de serviços, gerando maior confiabilidade por parte do contratante de serviços, com cronogramas criteriosamente respeitados. A organização gerada com o sistema aumentará a agilidade nos processos internos da empresa nos setores onde foram encontradas as atuais deficiências, o que acarretará em redução de custos e melhor desempenho da construtora nos serviços oferecidos. IT Solutions Project Página 4 de 19 Versão 3.2

5 2.2 Relato do Problema 5 de 19 O problema: Afeta: Cujos impactos são: Uma solução de sucesso seria: O problema: Afeta: Cujos impactos são: Uma solução de sucesso seria: Acesso indiscriminado dos usuários aos dados de cadastro e solicitações da empresa. Administrativo Ineficiência na manutenção dos dados dos usuários. Dificuldade na identificação de responsabilidades. Acessos não autorizados. 1 Manutenção de Usuários - Cadastramento adequado de usuários (funcionários). - Base de dados robusta e confiável. - Velocidade na aquisição de informações e alteração das mesmas. - Controle de Níveis de Acesso. Desorganização e falta de controle dos produtos estocados no almoxarifado da matriz. Pontos Remotos Falta de visibilidade real dos materiais disponíveis para realização das obras. Falta de estimativa gerencial no que diz respeito à duração dos produtos. Atraso nas compras de materiais, ferramentas e equipamentos para reposição. Aumento de custo na distribuição de materiais devido à urgência das solicitações. Compras realizadas sem a devida cotação. Atraso no cronograma 2 Manutenção de Estoque. - Atualização instantânea do controle dos produtos em estoque mediante a retirada e entrada de itens no almoxarifado da Matriz. IT Solutions Project Página 5 de 19 Versão 3.2

6 6 de 19 O problema: Afeta: Cujos impactos são: Controle de pontos remotos ineficiente. Ponto remoto Administrativo. Inadequada manutenção de pontos remotos. Baixo desempenho no gerenciamento e organização dos pontos remotos pela matriz Segurança da informação. Uma solução de sucesso seria: 3 Controle de Pontos Remotos - Criação de funcionalidades dentro do sistema para controle e gerenciamento do Ponto Remoto. O problema: Afeta: Cujos impactos são: Uma solução de sucesso seria: Ineficiência da comunicação da ordem de serviço. Pontos Remotos Almoxarifado. Engenharia Atraso de informações dos serviços a serem executados. Falhas de cronograma. Falta de controle da equipe de trabalho. 4 Ordem de Serviço - Ordem de serviço on-line para os setores afetados. - Confirmação do recebimento da ordem de serviço pelo ponto remoto. IT Solutions Project Página 6 de 19 Versão 3.2

7 7 de 19 O problema: Afeta: Cujos impactos são: Uma solução de sucesso seria: Solicitação de produtos pelos pontos remotos à matriz ineficiente e ineficaz Pontos Remotos Departamento Financeiro Engenheiros Administrativo Demora na chegada da solicitação à matriz resultando em demora no envio dos produtos aos pontos remotos. Excesso de solicitações sem a prévia consulta de disponibilidade dos produtos no almoxarifado. Alto risco de negócio. Atraso de cronograma e datas de entregas. 5 Controle de Pedidos - Um banco de dados confiável que poderia ser acessado tanto pelos pontos remotos quanto pelo gerente do almoxarifado. - Formulários eletrônicos com campos que atendam às solicitações dos pontos remotos e possam gerar informações a matriz. - Comunicação on-line e em real-time. O problema: Afeta: Cujos impactos são: Uma solução de sucesso seria: Inexistência de relatórios eficazes, confiáveis e abrangentes. Administrativo Gerencial Almoxarifado Engenheiros Tomadas de ações gerenciais sempre atrasadas, ou seja, as ações tomadas são sempre reativas ao problema. Existência apenas de planos contingenciais, não há mitigação dos problemas, pois os gerentes não possuem informações suficientes que possibilitem a previsão de riscos para o projeto. Lentidão na coleta de informações geralmente urgentes. Falta de integração dos dados entre os setores da empresa de uma forma consolidada. 6 Relatórios - Emissão de relatórios a partir da compilação dos diversos dados pertencentes aos diferentes módulos de forma integrada; assim serão disponibilizadas informações importantíssimas a gerencia da empresa, que terá a possibilidade de acompanhar e intervir em tempo real no andamento dos serviços. IT Solutions Project Página 7 de 19 Versão 3.2

8 8 de DESCRIÇÃO DOS ENVOLVIDOS projeto. No quadro abaixo é mostrado um resumo de departamentos e pessoas envolvidas no 3.1 Resumo dos Envolvidos Envolvido/ Função Descrição Responsabilidades Área de Atuação Gerente Eustáquio Borges eustaquio.borges@torre.com.br Detentor do conhecimento do negócio Munir a equipe de projetos com o máximo de informações possível. Informar e emitir as requisições de mudanças provenientes de regras de negócio e/ou do Corpo Gerencial /Usuário Corpo Gerencial Roberto Murilo roberto.murilo@torre.com.br Usuários tomadores de decisão e homologadores do sistema. Emitir requisições de mudanças, homologar o projeto e o sistema depois de concluído. Usuário Moura Akemi Takagi moura.akemi@torre.com.br Gerente de s Adriano Marra adriano.marra@itsolutionsproject.com.br Planejar, Coordenar e fiscalizar o projeto Assegurar que os requerimentos do cliente sejam satisfeitos e que o produto e serviços contratados sejam entregues conforme o cronograma Analista de Sistemas Paulo Takagi paulo.takagi@itsolutionsproject.com.br Análise, Modelagem e Designer do sistema Modelar e planejar toda a infra-estrutura e arquitetura do sistema IT Solutions Project Página 8 de 19 Versão 3.2

9 9 de 19 Analista de Requisitos Ricardo Reis Coleta, aquisição e especificação de UC Definir e especificar os requisitos funcionais e não funcionais do sistema Desenvolvedores Bruno Mota bruno.mota@itsolutionsproject.com.br Desenvolvimento do sistema Desenvolver o projeto de acordo com os requisitos estipulados Treinamento do usuário Bruno Oliveira bruno.oliveira@itsolutionsproject.com.br Coordenador de Teste Janaina Lima janaina.lima@itsolutionsproject.com.br Planejar, Coordenar e fiscalizar o projeto de Teste. Assegurar que os requerimentos do cliente sejam satisfeitos e planejar a execução do projeto de testes no sistema. Analista de Teste João Augusto Conceição joao.augusto@itsolutionsproject.com.br Projetar e Especificar os Testes. Elaborar a estratégia de Testes, Plano de Teste e Casos de Teste. Executor de Teste Gustavo Lemos gustavo.lemos@itsolutionsproject.com.br Executar os Testes. Execução dos casos de teste projetados pelo Analista de teste, Execução do Roteiro de Teste e Gestão de Defeitos. Departamento de Engenharia Murilo Alves murilo.alves@torre.com.br Usuários tomadores de decisão e homologadores do sistema. Emitir requisições de mudanças, homologar o projeto e o sistema depois de concluído. Usuário Aldo Moura moura@torre.com.br IT Solutions Project Página 9 de 19 Versão 3.2

10 10 de 19 Almoxarifado Francisco Dutra (gerente) Supervisionar as atividades de recepção, estocagem, manipulação e expedição dos produtos utilizados pela empresa, visando assegurar o abastecimento de recursos. Responsável por supervisionar o adequado armazenamento e distribuição dos produtos, visando preservar sua integridade e segurança, atendendo prontamente as solicitações feitas. Usuário Auxiliar Administrativo Marco Fernandes marco.fernandes@torre.com.br Douglas Rocha douglas.rocha@torre.com.br Atua no setor administrativo. Realizar aquisições para o almoxarifado na matriz, ou seja, responsáveis por emissões de relatórios gerenciais e compras de materiais e produtos. Usuário Departamento Financeiro Fernanda Machado fernanda.machado@torre.com.br Daniela Pacheco Atuam no setor financeiro no controle das finanças da empresa. Supervisionar as atividades de compras, contas a pagar e receber, visando assegurar o cumprimento de todas as obrigações financeiras da empresa. Usuário daniela.pacheco@torre.com.br Engenheiro(s) Vagner Pedrosa vagner.pedrosa@torre.com.br Paulo Giovanni Atua na elaboração e acompanhamento de todas as etapas de projetos de construção. Responsável por solicitar equipamentos e materiais conforme o desenvolvimento das obras e serviços. Usuário paulo.giovani@torre.com.br Fernando Villa fernando.villa@torre.com.br Sergio Sodré sergio.sodre@torre.com.br IT Solutions Project Página 10 de 19 Versão 3.2

11 11 de NECESSIDADES DOS ENVOLVIDOS 4.1 Organização e controle de usuários ITENS Importância DESCRIÇÃO 1 Manutenção de Usuários Primordial Importante Útil Principais Preocupações Solução Atual Os usuários têm acesso indiscriminado aos dados de cadastro e solicitações da empresa. O controle de identificação e acesso aos dados é efetuado por meio de formulários e planilhas eletrônicas. Solução Proposta Desenvolver um módulo para cadastro de usuários, com níveis de acesso ao sistema no qual, o usuário cadastrado de acordo com o seu nível de permissão poderá ou não incluir, consultar, alterar ou excluir qualquer dado no sistema, tanto nos dados de cadastro de usuários, quanto na área de pedidos ou estoque da empresa. 4.2 Organização e Controle dos Produtos Estocados Almoxarifado. ITENS Importância DESCRIÇÃO 2 Manter Produto. Primordial Importante Útil Principais Preocupações Falta de controle dos produtos em estoque e solicitações feitas a este, ocasionam o atraso na reposição de materiais e equipamentos, desvios e perdas de produtos e erros relativos IT Solutions Project Página 11 de 19 Versão 3.2

12 12 de 19 à quantidade e disponibilidade dos mesmos no estoque prejudicando a demanda de pedidos de materiais e equipamentos ocasionando conseqüentemente prejuízos financeiros. Solução Atual O estoque é controlado através de planilhas eletrônicas, sendo que o controle das saídas e reposições de materiais e equipamentos é realizado por meio de formulários manuscritos. Solução Proposta Será desenvolvido um módulo no qual o usuário poderá incluir, consultar, alterar e excluir itens contidos no estoque; esse módulo também conterá um aplicativo que fará o gerenciamento em tempo real das entradas e saídas de itens, bem como a quantidade e disponibilidade dos mesmos no estoque; além disso, haverá alertas para reposição do estoque mínimo de itens básicos e dos itens essenciais para o correto andamento das obras. 4.3 Controle eficiente de pontos remotos ITENS Importância DESCRIÇÃO 3 Manter Pontos Remotos Primordial Importante Útil Principais Preocupações Inadequada manutenção de pontos remotos. Baixo desempenho no gerenciamento e organização dos pontos remotos pela matriz Segurança da informação. Solução Atual Solução Proposta Os pontos remotos são cadastrados em um formulário contendo, o detalhamento das obras realizadas pelo ponto remoto, responsável, localização e outros dados necessários. O sistema conterá um módulo Controle de Pontos Remotos que será desenvolvido para englobar as principais funcionalidades correspondentes aos dados de cadastro e manutenção de pontos remotos, sendo: - Incluir Ponto Remoto; - Consultar Ponto Remoto; IT Solutions Project Página 12 de 19 Versão 3.2

13 13 de 19 - Alterar Ponto Remoto; - Detalhar Ponto Remoto; - Encerrar Ponto Remoto. 4.4 Eficiência na Comunicação da Ordem de Serviço ITENS Importância DESCRIÇÃO 4 Ordem de Serviço Primordial. Importante. Útil. Principais Preocupações Solução Atual Solução Proposta Incoerência no detalhamento da Ordem de Serviço. A ordem de serviço é transmitida ao engenheiro responsável por fax ou comunicação telefônica, este reúne toda a equipe e providencia a solicitação de equipamentos e materiais. Desenvolver um módulo no qual a matriz preencherá um formulário descrevendo a ordem de serviço com data de criação, código da ordem de serviço, descrição do serviço, especialidade do serviço, materiais necessários e o responsável, ou seja, todas as informações necessárias para correto envio de recursos para o devido ponto remoto. A requisição será enviada em tempo real ao setor responsável. 4.5 Solicitações de Produtos de Forma Eficiente e Eficaz ITENS Importância DESCRIÇÃO 5 Controle de Pedidos Primordial Importante Útil IT Solutions Project Página 13 de 19 Versão 3.2

14 14 de 19 Principais Preocupações Os pedidos são feitos de modo desordenado e sem um padrão fixo, criando erros na quantidade e especificação de materiais e equipamentos solicitados; estes erros geram atrasos no cronograma e trabalhos desnecessários, tanto para o setor de almoxarifado, quanto para os canteiros de obras, além de prejuízos financeiros para a empresa. Solução Atual As solicitações são efetuadas através de um documento de requisição de material e equipamento; esses documentos são criados de forma manuscrita e enviados por um office-boy e, na indisponibilidade do mesmo, as solicitações são redigidas e enviados via e fax. Quando a requisição é urgente, por motivo de andamento da obra, o pedido é feito via ligação telefônica. Solução Proposta Criar um módulo em que o engenheiro visualizará, através de consulta, uma lista de materiais e equipamentos disponíveis; daí, o usuário poderá selecionar os itens necessários bem como sua quantidade. Esse documento de requisição será enviado em tempo real, recebido pelo setor de almoxarifado e atendido conforme a disponibilidade no estoque da empresa. 4.6 Geração de Relatórios Eficazes, Confiáveis e Abrangentes ITENS Importância DESCRIÇÃO 6 Relatórios Primordial Importante Útil Principais Preocupações As informações contidas pelos relatórios dos diferentes setores da empresa são geradas de modo desorganizado, sem sincronia; esses desencontros geram erros e afetam a confiabilidade nos dados gerados. Solução Atual Os Relatórios são elaborados em editores de texto com padrões e formatações diferentes de acordo com setores em que foram gerados após sua confecção e tramite, sendo arquivados em pastas. IT Solutions Project Página 14 de 19 Versão 3.2

15 15 de 19 Solução Proposta Desenvolver um módulo para a emissão de relatórios gerenciais para o acompanhamento das ações e eficácia dos setores envolvidos. Estes relatórios serão elaborados através da integração dos dados e relatórios gerados nos demais módulos; os relatórios emitidos poderão ser visualizados e impressos, servindo de base para o monitoramento e controle do desenvolvimento das obras e funções dos setores envolvidos, já que os dados dos relatórios serão atualizados de forma on-line e real-time. 5. VISÃO GERAL DO PRODUTO 5.1 Perspectiva do Produto O deverá ser capaz de suprir as atuais necessidades da empresa de construção civil, Torre Forte Construções LTDA, agregando funcionalidades que irão aperfeiçoar os processos realizados pela empresa nos departamentos de compras, estoque e operacional. O sistema poderá ser entregue por módulos individuais e a integração será feita através da base de dados que será a mesma utilizada por todos os módulos. A vantagem na utilização deste sistema e que ele será desenvolvido como aplicativo web sendo possível ter acesso em qualquer terminal ligado a internet via browser. 5.2 Suposições Espera-se que a empresa Torre Forte Construções LTDA, até o término do sistema seja capaz de suprir as seguintes necessidades: Adequação da infra-estrutura tecnológica interna da empresa. Uso de dispositivos portáteis nos canteiros de obras para que o sistema seja acessado. Meio de comunicação (internet móvel) entre a matriz da empresa e os diversos canteiros de obras. 5.3 Licenciamento e Instalação A licença utilizada no software terá vencimento semestral devendo ser solicitada uma nova chave junto à empresa desenvolvedora do projeto para revalidação do sistema. IT Solutions Project Página 15 de 19 Versão 3.2

16 16 de 19 A instalação do sistema ficará a cargo da empresa IT Solutions Project que disponibilizará, conforme normas contratuais, treinamento a uma equipe designada pela empresa Torre Forte Construções LTDA. Esta equipe será responsável por controles e cadastros a serem modificados. 6. CARACTERÍSTICAS DO PRODUTO O, com o objetivo de atender as necessidades levantadas, possuirá características que serão desenvolvidas em módulos distintos, porém integrados, descritos a seguir: 6.1 Controle de Pontos Remotos. O módulo Controle de Pontos Remotos será desenvolvido para englobar as principais funcionalidades correspondentes aos dados de cadastro e manutenção de pontos remotos, sendo: - Incluir Ponto Remoto; - Consultar Ponto Remoto; - Alterar Ponto Remoto; - Detalhar Ponto Remoto; - Encerrar Ponto Remoto; 6.2 Manter Usuários. O módulo Cadastro de Usuários será desenvolvido para englobar as principais funcionalidades correspondentes aos dados de usuários e permissões de acesso destes às operações do sistema; quanto aos dados dos usuários, será possível, por exemplo, consulta, inclusão e alteração de engenheiros, gerentes e outros atores do sistema. 6.3 Manter Produtos Esse módulo terá como característica a entrada e saída de materiais e equipamentos do almoxarifado central da matriz. Foi idealizado para englobar as principais funcionalidades IT Solutions Project Página 16 de 19 Versão 3.2

17 17 de 19 correspondentes aos usuários deste setor, como por exemplo: consulta, inclusão, detalhe, alteração e exclusão de produtos diversos utilizados pelos diferentes canteiros de obras. 6.4 Controle de Pedidos. Responsável pelas funcionalidades de solicitação e consulta de materiais e equipamentos utilizados nos canteiros de obras, produtos estes especificados nas ordens de serviço. Neste módulo o usuário poderá consultar a lista de produtos cadastrados no banco de dados, filtrando pelo tipo de material ou equipamento ou por parte do nome dos mesmos. Assim o usuário poderá selecionar itens e quantidades necessários que serão adicionados a uma lista de pedidos, sendo esses pedidos confirmados e atendidos conforme a disponibilidade dos recursos no almoxarifado da empresa. 6.5 Ordem de Serviço. É de responsabilidade do de Ordem de Serviço a comunicação on-line e realtime da matriz com os pontos remotos. Este módulo permitirá ao Engenheiro, responsável pelo ponto remoto, realizar o enfileiramento de demandas, atividades e projetos da matriz, aumentando assim o poder de gerenciamento e planejamento de suas ações. Será disposto um formulário eletrônico para o preenchimento da ordem de serviço com todas as características referentes à data inicial, responsável e localização do ponto remoto e descrição do serviço nos canteiros de obras. 6.6 Relatório. O Relatório terá como característica a emissão de relatórios gerenciais dos demais módulos. Estes relatórios são gerados a partir da compilação dos diferentes dados pertencentes aos diferentes módulos de forma integrada. Disponibilizará assim, informações importantíssimas a gerencia da empresa Torre Forte Construções LTDA., que terá a possibilidade de acompanhar e intervir em tempo real no andamento dos serviços, pois todos os dados dos relatórios serão atualizados de forma on-line. 7. RESTRIÇÕES Seguem-se as restrições ao desenvolvimento do produto: IT Solutions Project Página 17 de 19 Versão 3.2

18 18 de 19 - Indisponibilidade dos detentores do negócio no processo de levantamento de requisitos; - Indisponibilidade do ambiente de desenvolvimento; - Falta de tempo hábil e falta de estimativa de prazo coerente; - Escopo não definido ou com alto número de requisições de mudanças provenientes dos gestores; - Custo mal estimado, comprometendo a finalização do projeto; - Equipe de desenvolvimento pouco experiente ou curva de aprendizado muito ampla; - Alta complexidade dos requisitos do sistema e requisitos mal levantados e descritos. 8. OUTROS REQUISITOS DO PRODUTO 8.1 Plataforma de Hardware Utilizada Ambiente Recurso Quantidade Nome e Tipo IT Solutions Estação de trabalho 6 Estação 1 a 6 - Processador: Intel Pentium GHz AT MB de memória RAM - 80 GB de disco 8.2 Plataforma de Software Utilizada Nome do Software Versão Tipo e Outras Observações Sun JDK 1.5.0_06 Java Virtual Machine Internet Explorer 6.0 ou superior Resolução 1024 x 768 Navegador da Internet Mozilla Firefox Resolução 1024 x 768 Navegador da Internet Windows 2000 e XP. Sistema operacional 9. APROVAÇÃO Estou ciente e de acordo com as informações passadas por mim para composição deste IT Solutions Project Página 18 de 19 Versão 3.2

19 19 de 19 documento e com o conteúdo deste. Data: 18/08/2010 Data: 18/08/2010 RESPONSÁVEL SOLICITANTE Adriano Marra Gerente de s IT- Solutions Project Professor Wilson Amaral Martins Engenharia de Software Faculdade de Tecnologia SENAC IT Solutions Project Página 19 de 19 Versão 3.2