Gestão da Qualidade: Gerenciamento das Diretrizes

Transcrição

1 Gestão da Qualidade: Gerenciamento das Diretrizes Curso de Especialização em Gestão da Produção Prof. MSc. Artur Henrique Moellmann UNESP Universidade Estadual Paulista FEG Faculdade de Engenharia do Campus de Guaratinguetá DPD Departamento de Produção agosto

2 Gestão da Qualidade: Gerenciamento das Diretrizes MODELO GERAL DE GESTÃO DA QUALIDADE Carvalho, M. M. de; Rotondaro, R. G. Gestão da qualidade: teoria e casos. Elsevier,

3 Objetivos Por meio do Gerenciamento das Diretrizes, procurase criar condições para o gerenciamento das prioridades da organização no dia-a-dia. Trata-se de uma sistemática para alinhar a organização em torno de seus objetivos estratégicos, mostrando a contribuição que se deve esperar de cada uma de suas partes, orientadas por indicadores de desempenho apropriados e guiadas por planos de ação consistentes. 3

4 Introdução Hierarquia das necessidades de uma organização (King) Fase 4 Fase 3 Mesma visão para toda a organização Alinhamento Fase 2 Autodiagnóstico Fase 1 Fase 0 Gerenciamento de processos Foco único no resultado/ objetivo 4

5 Introdução Componentes de uma diretriz (C) Condições de Contorno (D) Linha Mestra (indicação das estratégias de ação) (B) Objetivo (Quantitativo e ao longo do tempo) (A) Direção (o que se deseja conquistar, para onde caminhar) 5

6 Introdução Exemplo de diretriz DIREÇÃO OBJETIVO CONDIÇÕES DE CONTORNO LINHAS MESTRAS Redução do custo de compra dos materiais De: Y reais Para: 0,80 x Y reais Sem investimentos diretos ($) nos meios produtivos Manter a qualidade do produto entregue pela organização Não aumentar o estoque de matérias-primas Avaliar compras a custo global Parcerias com melhores fornecedores Comprar a melhor qualidade pelo menor preço 6

7 O Gerenciamento das Diretrizes Segundo Merli o Gerenciamento de Diretrizes pode ser definido como um processo cuja finalidade é articular uma diretriz e os objetivos associados em: Estrutura analítica da articulação DIRETRIZES Tempos Áreas de atuação Modo de atuação Responsabilidade e recursos 7

8 O Gerenciamento das Diretrizes Descrição do gerenciamento das diretrizes Desdobrar até chegar ao ponto de entender, passando do geral para o particular, com finalidade de articular ações para o alcance de objetivos, sendo os níveis hierárquicos superiores os grandes promotores das mudanças da organização. 8

9 O Gerenciamento das Diretrizes Finalidade do gerenciamento das diretrizes Dar direcionamento para a organização e estabelecer consenso entre suas diferentes partes A sigla IDÉIA serve para indicar o conjunto de etapas que devem constar no gerenciamento das diretrizes I D E I A Incentivar a geração de idéias Desenvolver iniciativas de melhoria que apresentem resultados significativos, mesmo a curto prazo Estabelecer o consenso da organização em relação aos objetivos de melhoria Intensificar contatos Assegurar a coerência entre as diretrizes e ações por meio da cadeia de comando, com ações e objetivos claramente definidos em cada nível ou a cada microprocesso, tornando possível controlar as atividades de melhoria no dia-a-dia 9

10 Aplicação do Gerenciamento das Diretrizes Aplicação do gerenciamento das diretrizes Pode ser aplicado a qualquer tipo de objetivo (custo, produtividade, qualidade, tempo de ciclo ou retorno sobre investimento) Condições necessárias : 1) Comprometimento por parte dos responsáveis pelo gerenciamento da função ou da área que deve contribuir para o atendimento/cumprimento da diretriz. 2) Completa assimilação da dinâmica e dos objetivos do ciclo PDCA. 3) Conhecimento dos processos de gerenciamento voltados às atividades de melhoria. 4) Conhecimento e pratica na utilização das ferramentas para diagnostico e solução de problemas. 5) Comprovação da existência de recursos/condições para revisar/mudar o processo 6) Clara disposição e determinação para definir objetivos. 10

11 Aplicação do Gerenciamento das Diretrizes Etapas preliminares Pré-estudo para especificações de diretrizes Principais processos de avaliação (Medições atuais + Auditorias) Medição da satisfação dos usuários internos e externos (Pesquisa) Avaliação Internas Perfis externos da qualidade Perfis internos da qualidade Correlações internas/externas Lacunas em relação a concorrentes Tendências Outras avaliações dos sistema da qualidade (Pesquisa + Auditorias) Pré-estudo da direção superior: - Situação e tendências - Áreas criticas e lacunas - Áreas de melhorias sugeridas 11

12 Aplicação do Gerenciamento das Diretrizes Etapas preliminares Especificação das potenciais diretrizes Melhores práticas Pré-estudo Linhas mestras Métodos Planos estratégicos de gestão (objetivos) Áreas prioritárias para intervenção COMO O QUE, QUANTO E QUANDO ONDE DIRETRIZES 12

13 Aplicação do Gerenciamento das Diretrizes Etapas preliminares Processo de explicitação da diretriz e ferramentas utilizadas Diagrama de Causa e Efeito Diagrama de Relações Diagrama em Matriz Diagrama de Afinidades Diagrama de Pareto Plano Estratégico e Planos de Gestão Diagrama em Arvore Brainstorming Macro indicadores selecionados Macro indicadores potenciais 13

14 Aplicação do Gerenciamento das Diretrizes Desdobramento dos objetivos e articulação das ações A explicitação da diretriz busca indicar as áreas de melhorias operacional. Na busca, cuida-se da articulação da diretriz em níveis sucessivos de detalhe até encontrar as referidas áreas Conceitos fundamentais: 1) Área de melhoria: é um micro processo de importância ou mesmo uma área de atividade que contém um micro processo importante, com indicadores passíveis de quantificação; 2) Área de melhoria operacional: é uma área de melhoria, de dimensões e características tais que permitem definir projetos de melhoria específicos 3) Projeto: conjunto de atividades para resolver um problema especificado, com um objetivo a alcançar, um horizonte de tempo para seu desenvolvimento, com recursos alocados e responsabilidade definidas 14

15 Aplicação do Gerenciamento das Diretrizes Desdobramento da diretriz - Sequência Política Área de melhoria 1º Nível Área de melhoria Nível N Área de melhoria Operacional Projetos Ações 15

16 Tipos de desdobramento das Diretrizes Desdobramento e articulação em série A diretriz é articulada individualmente em cada uma das passagens de nível, verificando-se a coerência com as linhas mestras e as condições de contorno. A definição dos objetivos individuais em cada nível resulta do somatório dos objetivos do nível inferior subseqüente. 16

17 Tipos de desdobramento das Diretrizes Desdobramento e articulação em paralelo A diretriz e o objetivo são articulados, simultaneamente, em cada uma das passagens de nível. A verificação da coerência, seja da política ou do objetivo, também é efetuada em cada passagem de nível. 17

18 Tipos de desdobramento das Diretrizes Desdobramento das metas e dos meios O desdobramento das metas e o desdobramento dos meios devem ser realizados com a consideração simultânea dos mesmos, sob o risco de estabelecer e propagar metas inviáveis. Os meios consideram os recursos a serem empregados para que as metas sejam alcançadas, podendo ser utilizada uma matriz L para evidenciar a relação entre metas e meios. 18

19 Tipos de desdobramento das Diretrizes Matriz L de desdobramento de metas e meios 3 item da meta que exerce forte impacto sobre a melhoria 2 algum efeito 1 efeito limitado 19

20 Tipos de desdobramento das Diretrizes Desdobramento das prioridades da organização - DEPRO É o sistema que deve ser utilizado para monitorar continuamente os resultados que levam a atingir os objetivos propostos para a realização do desdobramento das diretrizes. Ele utiliza vários conjuntos de diagramas de causa e efeito, associados a uma etapa do desdobramento das diretrizes. 20

21 Tipos de desdobramento das Diretrizes Desdobramento das prioridades da organização - DEPRO TIPO DE DIAGRAMA DEPRO DEPRO MESTRE SUBDEPRO DEPRO DE AÇÃO QUANDO SE APLICA Para monitorar o primeiro desdobramento do desdobramento das diretrizes Para monitorar o primeiro desdobramento subseqüentes do desdobramento das diretrizes Para monitorar os projetos de melhoria definidos no desdobramento das diretrizes, que corresponde ao CEDAC de Fukuda 21

22 Tipos de desdobramento das Diretrizes Desdobramento das Diretrizes (Primeiro Desdobramento) Desdobramento das Diretrizes (Segundo Desdobramento) Legenda Cartão de Problema Cartão de Sugestão Figura 6.18: Relações entre DEPRO e o desdobramento das diretrizes 22

23 Tipos de desdobramento das Diretrizes Desdobramento das prioridades da organização - DEPRO O DEPRO apresenta uma estrutura semelhante a de um conjunto de relações de causa e efeito LADO DE CAUSAS LADO DE EFEITOS Gráfico para monitorar o Objetivo Figura 6.19: A estrutura básica do quadro DEPRO 23

24 Tipos de desdobramento das Diretrizes Subobjetivo Subobjetivo Objetivo Subobjetivo Subobjetivo Figura 6.20: Desdobramento de objetivos em subobjetivos 24

25 Tipos de desdobramento das Diretrizes Subobjetivo Subobjetivo Objetivo Subobjetivo Subobjetivo Figura 6.21: Adição de cartões de problemas e sugestões no diagrama EPRO 25

26 Considerações Considerações acerca do conceito de desdobramento dos objetivos de uma empresa Empresa autoritária: objetivos e estratégias desdobrados de cima para baixo, onde todos sabem quais são os objetivos localizados, e qual é o objetivo maior (motivador). Não é garantido alcançar as metas e/ou otimizar o resultado global, pois a conexão entre estes objetivos e os CTQs podem não estar claras. Empresa sem plano estratégico definido: cada área é instigada a especificar seu plano de melhorias, relacionando as lacunas entre os resultados de seus processos e as expectativas dos clientes. O problema poderá estar no alinhamento com os processos (predecessores e sucessores) de outras áreas. 26

27 Considerações Segundo o Prof. Yoji Akao, ao se detalhar o desdobramento das diretrizes, se confirma a visão abrangente, sistêmica, de longo alcance... Realizar o desdobramento das diretrizes implica estabelecer um planejamento estratégico sincronizado com a gestão diária. Com o desdobramento das diretrizes, a alta gerência exerce o papel que lhe é de direito, ou seja, assegurar o controle eficaz da empresa de modo que suas estratégias de médio e longo prazos se concretizem na forma de modificações pertinentes na rotina diária. Para as muitas empresas que já avançaram no TQC, provavelmente hoje estão preparadas para subir esse patamar (notar a convergência com o TQM). E o desdobramento das diretrizes também pode ajudar aquelas empresas que estão iniciando no TQC. Com o exercício do desdobramento das diretrizes, assegura-se que cada modificação em recursos humanos, procedimentos, matérias-primas ou equipamentos estará em harmonia com os planos anuais da alta gerência, e estes, por sua vez, estarão sintonizados com o planejamento de longo prazo. Nas fases iniciais do TQC, há um grande número de modificações sendo implantadas, e o desdobramento das diretrizes auxilia a alinhar essas modificações com as metas gerenciais. Reflete a essência de um gerenciamento eficaz, integrando metas, meios para atingir as metas, especificações para medir o atingimento das metas e ações de cunho prático. (José Luís Duane Ribeiro e Mauro Mitio Yuki, sobre o livro Desdobramento das Diretrizes para o Sucesso do TQM, de autoria do Dr. Yoji Akao) 27