Guia de Usuário Agenda Cadastros e Configurações Versão de Sistema: Setembro 2014 Versão do documento: 2.0

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1 Guia de Usuário Agenda Cadastros e Configurações Versão de Sistema: Setembro 2014 Versão do documento: 2.0

2 Índice Título do documento 1. Objetivos Introdução Configuração de Perfil de Acesso Grupo de Confirmações de agendamentos Configurações Globais das Agendas Configurações de Turnos: Configurações de Período por tipo de agenda: Configuração de Priorizações e Restrições de Exames Configuração de Configurações de Grupos de Convênios para Seletividade Cadastro de Agendas de Exames Operações Cadastro de nova agenda Estrutura da Agenda Configurações Gerais das Agendas Grade de Horários das Agendas Bloqueios de horários Configurações Específicas de Horários na Agenda Horários Flexiveis Aumento de tempo Seleção de horário adicional Dois exames ocupando o mesmo horário Configuração de Percentual de Seletividade por Grupo Configurações de Exceções de Seletividade por Vigência Permissões de Acesso as agendas Agendas de Consultas Estrutura da Agenda de Consultas Convênios que fazem parte da agenda de Consultas Configuração de convênio por profissional nas Agendas de Consultas Horários Específicos da Agenda de Consultas Configuração de tempo de Retorno Configuração de preço de consultas Agendas de Check-up: Estrutura das Agendas de Check-up Versão 1.0

3 12.2. Protocolo de check-up Seleção das agendas executoras dos exames dos protocolos de check-up Agenda de Fisioterapia / Reabilitação Estrutura da Agenda de Fisioterapia / Reabilização Procedimentos da agenda de Fisioterapia / Reabilitação Profissionais da agenda de Fisioterapia /Reabilitação Configuração de Grade horária Cadastro de Motivo de Bloqueio de Agendas Cadastro de grupos de Procedimentos e Exames Principais operações Incluir um novo grupo Cadastro de Feriados Principais operações Inclusão de Novo Feriado Versão 1.0 3

4 1. Objetivos Título do documento O material que está sendo apresentado a você tem o objetivo de orientá-lo quanto aos cadastros e configurações do módulo Agendamento, da solução TOTVS HIS. Boa leitura! 2. Introdução Os cadastros que serão apresentados nesse documento são os relacionados à: Cadastro e Configurações da Agenda. 3. Configuração de Perfil de Acesso Criação de perfil de acesso para atribuir nas agendas. Conceitualmente, trata-se de um grupo de segurança exclusivo para permissões de agendamentos e manipulação de agendas. 4 Versão 1.0

5 Configuração de Perfil de Acesso: Permite criar grupos de acesso para posteriormente atribuir as permissões de operações nas agendas. 4. Grupo de Confirmações de agendamentos O grupo de Confirmações de Agendamentos são configurações para permitir a manipulação dos agendamentos (Confirmar, Remarcar e Cancelar) pela funcionalidade Worklist de Confirmações de Agendamentos. Esta configuração serve para permitir que o usuário tenha permissão de manipular agendamentos em agendas específicas, considerando convênios, status e procedimentos. As permissões são configuradas com base em: Agendas. Status. Convênios. Profissionais. Exames / Procedimentos. Versão 1.0 5

6 Acesso: Título do documento Principais operações: Nome do Grupo: Agendas que podem ser manipuladas pelo grupo: 6 Versão 1.0

7 Status que podem ser manipulados pelo grupo: Somente os status na grid poderão ser manipulados na funcionalidade Worklist de Confirmações de Agendamentos. Convênios que podem ser manipulados pelo grupo: Somente os agendamentos pelos convênios na grid abaixo poderão ser manipulados. Profissionais que fazem parte do grupo: Os profissionais que fazem parte deste grupo terão as permissões necessárias para manipulação de Agendamentos. Versão 1.0 7

8 Título do documento Procedimentos que podem ser manipulados pelo grupo: Somente os Exames/Procedimentos listados na grid farão parte das configurações destes grupos. 5. Configurações Globais das Agendas Configurações para principais conceitos de agendamentos. Estas configurações são comuns para todos os tipos de agendas Configurações de Turnos: Define os turnos do sistema, classificando turnos por range de horário. Estas configurações têm reflexo direto na funcionalidade Assistente, onde é possível indicar o turno desejado para oferta de horários para agendamento. 8 Versão 1.0

9 5.2. Configurações de Período por tipo de agenda: Período Mínimo em Relação ao horário Atual: Esta configuração trata de intervalo entre horário atual e o primeiro horário disponibilizado para agendamento na funcionalidade Assistente (no dia atual). Intervalo de pesquisa: Intervalo de dias default para pesquisa de horários na funcionalidade Assistente. 6. Configuração de Priorizações e Restrições de Exames Esta funcionalidade permite que a funcionalidade Assistente realize as consistências necessárias de priorizações, intervalos e restrições para ofertar composições de horários para agendamentos (agendamento de múltiplos exames): Versão 1.0 9

10 Título do documento Priorização: A priorização serve para classificar a ordenação de múltiplos exames, ao ofertar horários sistema consiste a ordenação correta (não permitindo que um exame prioritário seja agendado após outro exame) Quanto menor o número, maior a prioridade. Em branco significa que o exame não possui uma ordenação definida. Intervalo Anterior e Posterior: Permite que a funcionalidade Assistente consista o intervalo (anterior e posterior) ao ofertar combinações de horários (múltiplos exames). Exemplo: O exame Endoscopia, necessita de 10 minutos de intervalo posterior (para recuperação da anestesia), portanto ao ofertar horários sistema vai consistir que entre o exame Endoscopia e o próximo, serão necessários 10 minutos de intervalo. 10 Versão 1.0

11 Priorização específica entre exames: Permite a configuração de restrições e priorizações específicas entre dois exames. Exemplo: Exame Broncoscopia não possui prioridade, porém ao agendá-lo com o exame Endoscopia, o mesmo assume a prioridade 0 (máxima prioridade). Esta configuração também permite apontar intervalos específicos. Versão

12 Título do documento 7. Configuração de Mensagem padrão: Inserir a mensagem padrão. Macros: As macros, devem ser inseridas na mensagem padrão. Estas macros, buscarão os dados do paciente. Exemplo: Prezado senhor No exemplo acima, a será substituída pelo nome do paciente, ou seja: Prezado senhor paciente Antônio da Silva Horário em que a mensagem deve ser enviada: Horário para agendamento da mensagem automática; 12 Versão 1.0

13 8. Configurações de Grupos de Convênios para Seletividade A seletividade define prioridades para oferta de horários para agendamento de acordo com os convênios selecionados. Código do grupo; Descrição do grupo: Nome do grupo; Prioridade: Prioridade em relação aos outros grupos (quanto menor o número mais prioritário); Compartilhamento de vagas em relação a outros grupos: Permite configurar a liberação de horários de um grupo prioritário com outros de menor prioridade (em caso de não ocupação). Observação: Os grupos de menor prioridade, sempre compartilham horários com os grupos de maior prioridade. Versão

14 Título do documento 9. Cadastro de Agendas de Exames Observações: As Configurações Gerais da Agenda, Grade de Horários da Agenda e Permissões de Acesso da Agenda são idênticas para todos os tipos de agendas (Sessões/Reabilitação, Exames, Ambulatorial com Especialidade, Ambulatorial sem Especialidade e Check-up). Portanto, estas configurações só serão listadas nas sessões 9.4, 9.5 e 9.11 deste documento. 14 Versão 1.0

15 9.1. Operações 9.2. Cadastro de nova agenda Permite o cadastro de uma nova agenda Código: Código da agenda; Descrição da Agenda: Nome da Agenda; Tipo de Agenda: Classificação de agenda (Exames, Ambulatorial com Especialidade, Ambulatorial sem Especialidade, Cirúrgica, Check-up, Sessões / Reabilitação e Call-Center) Unidade de Execução: Unidade da agenda; Estabelecimento: Campo informativo será preenchido automaticamente após informar o campo Unidade de Execução ; Agenda está ativa? Status da Agenda; Mensagem a ser exibida na seleção de agenda; 9.3. Estrutura da Agenda Versão

16 Título do documento Trata da estrutura de agenda. Esta agenda pode ser orientada ao exame, equipamento, profissional, ou todos eles. Os campos indicados, trarão novas consistências as agendas para ofertar horários para o usuário Configurações Gerais das Agendas Permite configurações de encaixes, disponibilização de horários, envio de e horários retroativos. 16 Versão 1.0

17 9.5. Grade de Horários das Agendas Permite configurar a grade horária das agendas, além de classificar os horários: Dias da semana. Vigência Inicial: Vigência da Agenda. Vigência Final: Vigência da Agenda. Horário Início. Horário Fim. Intervalo: Intervalo de criação de horários. Agenda no Feriado. Quantidade de Marcações por Horário: Número de pacientes que deve ocupar cada slot de agendamento. Localização Física: Local onde será atendido o agendamento. Disponibilidade para Check-up: Disponibilizar horário para que agendas de check-up populem automaticamente. Versão

18 Título do documento 9.6. Bloqueios de horários Permite incluir e excluir bloqueios. Um bloqueio não tem efeito sobre pacientes já agendados, porém não permite novos agendamentos. 18 Versão 1.0

19 Pode-se adicionar bloqueios com os seguintes parâmetros: 9.7. Configurações Específicas de Horários na Agenda Permite a criação de horários individuais para cada um dos exames da agenda. Por exemplo, o Exame A : Segunda à Sexta das 08:00 as 18:00 / 45 minutos e Exame B Seg, Qua, Sex das 10:00 as 14:00 / 20 minutos. Para acessar as configurações específicas, inicialmente deve-se selecionar um dos exames da agenda. Versão

20 Título do documento 9.8. Horários Flexiveis Aumento de tempo 20 Versão 1.0

21 Permite adicionar aumento do tempo de duração de exame, mediante pergunta ao realizar agendamento. Este horário adicional, ocupará o slot (ou parte dele) do próximo horário disponível: Para tal, é necessário selecionar na agenda, o exame que deseja permitir o aumento de tempo: Deve-se cadastrar a pergunta que será exibida em tempo de agendamento e inserir quantos minutos serão disponibilizados para o aumento de tempo, conforme figura abaixo: Esta configuração é útil em casos de exames que necessitam de sedação (em casos específicos) Seleção de horário adicional Mediante pergunta listada em tempo de agendamento, sistema permite selecionar um horário adicional. Esta funcionalidade é útil em caso de ultrassom gestacional. Caso a gravidez seja gemelar, sistema permite selecionar um (ou mais) horário(s) adicional(is), ficando um horário para cada feto Dois exames ocupando o mesmo horário Configuração indicada para exames que possam ser realizados em conjunto dentro do mesmo horário de agendamento. Para tal, é necessário selecionar um exame: Versão

22 Título do documento Configuração de Percentual de Seletividade por Grupo Indica o percentual de ocupação para cada um dos grupos de seletividade. No exemplo abaixo, o grupo ouro possui 50% dos horários reservados, o grupo prata 30% e o grupo bronze 20% Configurações de Exceções de Seletividade por Vigência Permite configurar exceções para o percentual de vigência. Configurado por vigência. 22 Versão 1.0

23 9.12. Permissões de Acesso as agendas Permite configurar as permissões de acesso às agendas. Estas permissões podem ser por grupos de agendamentos ou especificamente por usuários. Também é possível indicar quais são as permissões pelo grupo (ou usuário), bem como indicar vigência. Versão

24 Título do documento 10. Agendas de Consultas As agendas de consultas seguem as mesmas estruturas básicas das agendas de Exames. 24 Versão 1.0

25 10.1. Estrutura da Agenda de Consultas Profissional: Obrigatório para agendamento de consultas. Toda agenda de consultas é orientada ao profissional; Especialidade: Não obrigatório: as agendas de consultas podem ou não ser orientadas à(s) especialidade(s) do(s) médico(s); Procedimento: Obrigatório: Procedimentos que serão agendados Convênios que fazem parte da agenda de Consultas Convênios que serão atendidos na agenda. Lembrando que cada agenda de consulta pode ser orientada a vários profissionais e especialidades diferentes. Após adicionar convênio na grid, é necessário configurar quais os planos serão atendidos. Após configurar os convênios e planos, é necessário configurar os convênios da agenda por profissional: Versão

26 Título do documento Configuração de convênio por profissional nas Agendas de Consultas Selecionar o profissional da agenda Os profissionais podem atender determinado convênio e plano com uma vigência pré-definida 26 Versão 1.0

27 10.4. Horários Específicos da Agenda de Consultas Para configurar os horários específicos das agendas de consultas, é necessário configurar uma grade básica: Grade horária específica: Selecionar o profissional. Após selecionar o profissional, sistema habilitará as configurações de grade horária específica Versão

28 Título do documento Procedimento: Procedimentos permitidos no horário selecionado; Coberturas Médicas: Convênios e planos que serão atendidos neste horário. Caso usuário não informe nenhum, sistema permitirá atender todos os convênios e planos que fazem parte da agenda e do profissional; Classificação de horário: Indica se o horário está reservado para atender procedimentos de consulta ou retorno de consultas. 28 Versão 1.0

29 10.5. Configuração de tempo de Retorno Permite configurar o tempo de retorno de consultas. O tempo de retorno será permitido dentro do prazo estipulado com base na data da Consulta Eletiva. No exemplo abaixo, o plano básico do convênio Sul América, permite o Agendamento da Consulta Retorno até 6 dias após a Consulta Eletiva: Versão

30 Título do documento 11. Configuração de preço de consultas A configuração de preço de consultas está no cadastro do profissional. Esta configuração é realizada com base na especialidade do profissional: Selecionar a especialidade: 30 Versão 1.0

31 E inserir as informações de preços de consultas por procedimento. É possível inserir preços por vigência: * As informações de preços serão exibidas na funcionalidade Agenda e Assistente somente quando o convênio for particular. 12. Agendas de Check-up: Versão

32 Título do documento Agendas de Check-up necessitam que as agendas dos exames (executoras dos exames contidos nos protocolos) estejam com horários reservados para atendimento de protocolos de check-up Estrutura das Agendas de Check-up Especialidade e Profissional não são obrigatórios. Protocolo de Check-up: Obrigatório. A agenda pode trabalhar com vários protocolos diferentes Protocolo de check-up Na grid abaixo, todos os protocolos atendidos pela agenda Seleção das agendas executoras dos exames dos protocolos de check-up Selecionar o protocolo da agenda: 32 Versão 1.0

33 Sistema lista a grid com os exames e procedimentos do protocolo de check-up. Na coluna Agenda de Execução sistema exibe as agendas executoras dos exames que possuam horários reservados para atendimento dos exames contidos no protocolo O restante da estrutura da agenda de check-up é idêntico à estrutura das agendas de exames. 13. Agenda de Fisioterapia / Reabilitação As agendas com classificação Fisioterapia / Reabilitação permitem que o usuário realize o agendamento por sessões. A estrutura básica desta agenda é semelhante a estrutura de agenda de Exames: Versão

34 Título do documento Estrutura da Agenda de Fisioterapia / Reabilização Procedimento: Obrigatório, a agenda é orientada ao procedimento; Equipamento: Opcional. Caso o procedimento da agenda necessite de o uso de um determinado equipamento; Profissional: Opcional Procedimentos da agenda de Fisioterapia / Reabilitação A agenda pode ser orientada a um ou mais procedimentos. Ao agendar as sessões, a busca de horários se dará pelos procedimentos: 34 Versão 1.0

35 13.3. Profissionais da agenda de Fisioterapia /Reabilitação Abaixo a relação dos profissionais da agenda de Fisioterapia / Reabilitação. De acordo com a configuração desta agenda, o procedimento de Fisioterapia Exercícios Isocinéticos pode ser agendado com o profissional Alberto ou Andrea Configuração de Grade horária Criação de grade horária idêntica aos exames: Versão

36 Título do documento 14. Cadastro de Motivo de Bloqueio de Agendas Ao inserir um bloqueio de agenda, é necessário informar o motivo do bloqueio. Principais operações: Visualização dos Motivos de Bloqueios Cadastrados: 36 Versão 1.0

37 Cadastro de Novo Motivo: - O flag Continuar Incluindo serve para após incluir um motivo de bloqueio, sistema retorna para esta tela permitindo ao usuário maior agilidade no cadastro. 15. Cadastro de grupos de Procedimentos e Exames O grupo de procedimentos e exames serve como um atalho na funcionalidade Assistente. Os grupos, exames e procedimentos aqui cadastrados, serão exibidos na funcionalidade assistente para inserção nas pesquisas de horários, conforme imagem abaixo: Versão

38 15.1. Principais operações Título do documento Incluir um novo grupo Nome do Grupo; Exames e procedimentos que farão parte do grupo. 16. Cadastro de Feriados 38 Versão 1.0

39 16.1. Principais operações Inclusão de Novo Feriado Nome do Feriado. Tipo Fixo ou Variável. Data do Feriado. Unidades que farão parte do feriado. Versão