DEPARTAMENTO PESSOAL. Apostila 3 Arquivamento de Documentos

Transcrição

1 1. ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS 1.1. CONTROLE DE DOCUMENTAÇÃO O Departamento de Pessoal é o setor responsável pelo controle de recebimento, entrega e controle da documentação de empregados e da relação de trabalho. A consulta e apresentação de documentos são constantes nas atividades do departamento de pessoal. São nos documentos legais que estão identificados os empregados, a relação de trabalho firmada e o cumprimento das obrigações da empresa e do empregado. Assim, o preenchimento de formulários, a conferência da veracidade das informações e o controle, que facilita a identificação da documentação solicitada, representam a qualidade e a celeridade no desempenho da função PREENCHENDO DOCUMENTAÇÃO Alguns órgãos públicos e, até mesmo, algumas empresas privadas exigem determinados procedimentos no preenchimento de documentos e formulários, acarretando na invalidação caso não sejam atendidos. Cada empresa possui sua própria metodologia de trabalho e padrões de exigência, podendo variar entre o preenchimento com esferográfica azul ao preenchimento por meu eletrônico (exemplo: CHAVE para Seguro Desemprego). EXEMPLO: Rasura na guia de Auxílio Doença ou no Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho CONFERINDO DOCUMENTAÇÃO Toda informação prestada, seja escrita ou oralmente, deve ser conferida a fim de evitar transtornos para empresa (o que indiretamente reflete na qualidade de trabalho do profissional) como para o empregado. A informação equivocada de numeração de documento (exemplo, número do PIS) ou informação inverídica (exemplo, período de contribuição ao INSS) resultam no impedimento ao atendimento de direitos do empregado. O preenchimento de formulários, documentação, livros e demais solicitações, devem ser realizadas de forma tranqüila e atenciosa, preferencialmente, com o máximo de antecedência, devendo ser procedida sua conferência ARQUIVO DE EMPREGADOS ATIVOS É essencial a criação de uma pasta (dossiê) para cada funcionário ativo, devendo ser composta pelos documentos pessoais, documentos que compõem o processo admissional e demais correspondências ou declarações fornecidas ao empregado. Este dossiê poderá ser em caixa arquivo, pasta arquivo, envelopes e etc. DOCUMENTOS ESSENCIAIS NA COMPOSIÇÃO DO DOSSIÊ DE EMPREGADOS: ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) 1

2 O Atestado de Saúde Ocupacional define se o funcionário está apto ou inapto à realização de suas funções dentro da empresa. Geralmente é feito por medico do trabalho. A cada exame realizado, (admissional, periódico, mudança de função, retorno ao trabalho e demissional), o médico emitirá o ASO em duas vias. A primeira via ficará arquivada no local de trabalho, à disposição da fiscalização do trabalho. A segunda via será obrigatoriamente entregue ao trabalhador mediante recibo na primeira via. Este documento é de extrema importância pois, além da identificação completa do trabalhador com o número de identidade e função exercida, contém também os riscos que existem na execução de suas tarefas, além dos procedimentos médicos a que foi submetido, deixando o trabalhador e empresa cientes de sua atual condição Contrato de trabalho; Documento formalizado a partir do acordo firmado entre empregador e empregador, onde estão definidas as condições para a prestação do serviço e os direitos e deveres de ambas as partes. Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): folha da identificação, foto, admissão, salário, recolhimento de INSS; Xerox dos seguintes documentos: comprovante de residência; certidão de nascimento ou casamento do empregado; cartão do PIS; CPF (CIC); cédula de identidade; título de eleitor; certificado de reservista; certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos; cartão de vacina dos filhos menores de sete anos e comprovante de freqüência escolar dos filhos com mais de sete anos; Comprovantes de recebimento e entrega de documentos (aviso de férias, aviso prévio, atestados médicos, telegramas e etc): sugerimos a utilização de comprovantes individuais ou livro de protocolo para este fim. EXEMPLO: A não comprovação da comunicação de Aviso Prévio, Abandono de Emprego e/ou Férias poderá acarretar condenação da empresa em sede judicial. Sugerimos a criação de pastas onde possam ser arquivados os seguintes documentos: PASTAS INDIVIDUAIS DOS EMPREGADOS PESSOAIS Cédula de Identidade CPF CTPS: folha da identificação, foto, admissão, salário, recolhimento de INSS Cartão do PIS/Cartão Cidadão Título de Eleitor Certificado de Reservista 2

3 Certidão de Nascimento/Casamento Certidão dos filhos menores de 14 (quatorze) anos Cartão de Vacinação dos filhos menores de 7 (sete) anos Comprovante de freqüência escolar dos filhos com mais de 7 (sete) anos Comprovante de Residência Ficha e Declaração de Salário Família Declaração de Dependentes no IR (Imposto de Renda) RELAÇÃO DE TRABALHO ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) Contrato de trabalho; Recibos de Pagamentos (contra cheques, RPA,...) Comprovantes de recebimento e entrega de documentos (Atestados médicos, telegramas e etc): sugerimos a utilização de comprovantes individuais ou livro de protocolo para este fim. PASTAS INDIVIDUALIZADAS PARA OS SEGUINTES DOCUMENTOS Termos de rescisões de contratos de trabalhos; Avisos e recibos de Férias Folha de pagamento (analítica e sintética); GEFI/GRFP do FGTS; GPS INSS; Relação anual de Informações Sociais (RAIS); (INTERNET) CAGED LEI Informações dos Admitidos e Demitidos; Contribuições de sindicato. PASTAS INDIVIDUAIS DOS EMPREGADOS PESSOAIS Cédula de Identidade CPF CTPS: folha da identificação, foto, admissão, salário, recolhimento de INSS Cartão do PIS/Cartão Cidadão Título de Eleitor Certificado de Reservista Certidão de Nascimento/Casamento Certidão dos filhos menores de 14 (quatorze) anos Cartão de Vacinação dos filhos menores de 7 (sete) anos Comprovante de freqüência escolar dos filhos com mais de 7 (sete) anos Comprovante de Residência Ficha e Declaração de Salário Família Declaração de Dependentes no IR (Imposto de Renda) 3

4 RELAÇÃO DE TRABALHO ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) Contrato de trabalho; Recibos de Pagamentos (contra cheques, RPA,...) Comprovantes de recebimento e entrega de documentos (Atestados médicos, telegramas e etc): sugerimos a utilização de comprovantes individuais ou livro de protocolo para este fim. PASTAS INDIVIDUALIZADAS PARA OS SEGUINTES DOCUMENTOS Termos de rescisões de contratos de trabalhos; Avisos e recibos de Férias Folha de pagamento (analítica e sintética); GEFI/GRFP do FGTS; GPS INSS; Relação anual de Informações Sociais (RAIS); (INTERNET) CAGED LEI Informações dos Admitidos e Demitidos; Contribuições de sindicato. 2. PRAZOS LEGAIS PARA DESCARTE DE DOCUMENTOS Os documentos fiscais, da empresa e dos empregados podem ser requisitados pela fiscalização ou pelo Poder Judiciário durante a validade dos mesmos, assim, importante a preservação durante os prazos previstos em lei: Documento Período Fundamentação Legal Acordo de Compensação Acordo de Prorrogação Atestado Médico Autorização para desconto não previsto em lei anos após a rescisão anos após a rescisão anos após a rescisão * vide GPS anos após a rescisão Aviso Prévio 2 anos CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados Comprovante Cadastramento PIS/PASEP Declaração de Instalação (NR-2 Indeterminado - Port /78) 3 anos a contar da data da Port. MTb nº 2.115/99, art. 1º, 2º postagem de 10 anos Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10 não há Documentação sobre imposto 7 anos Art. 174 do CTN de renda na fonte 4

5 Exames Médicos DEPARTAMENTO PESSOAL 20 anos, no mínimo, após o Portaria nº 3.214/78, NR 7 desligamento do empregado FGTS - GFIP - GRFP 30 anos Decreto nº /90 Folha de votação de eleição da 5 anos Portaria nº 3.214/78, NR 5 CIPA GRCS - Guia de Recolhimento 5 anos CTN - Lei nº 5.172/66, art. 174 de Contribuição Sindical GPS e toda documentação previdenciária quando não 10 anos, exceto na hipótese de tenha havido levantamento dolo, fraude ou simulação, o fiscal. (Folha de pagamento, Decreto nº 3.048/99, art. 348 INSS poderá a qualquer tempo recibos, Ficha de Salárioapurar e constituir seus créditos Família, Atestados médicos, guia de recolhimento) Livro de Atas da CIPA Indeterminado não há Livro de Inspeção do Trabalho Indeterminado não há Mapa Anual de Acidente de 5 anos Portaria nº 3.214/78, NR 4 Trabalho Pedido de Demissão 2 anos Rais 10 anos Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10 Recibo de abono de férias Recibo de adiantamento salarial 5 anos, durante o emprego até 2 anos após a rescisão * vide GPS anos após a rescisão * vide GPS Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa - CD 5 anos Resolução CODEFAT nº 71/94 (Seguro-Desemprego) Recibo de gozo de férias anos após a rescisão * vide GPS Recibo de pagamento de salário anos após a rescisão * vide GPS Registro de Empregados Indeterminado não há Registro de segurança de Indeterminado caldeiraria não há Salário-Educação - Documentos 10 anos Dec.-lei nº 1.422/75, art. 1º, 3º de convênios Solicitação de abono de férias anos após a rescisão Termo de Rescisão de Contrato 2 anos * vide GPS de Trabalho Vale-transporte anos após a rescisão 5

6 3. ROTINA DE ARQUIVAMENTO Os documentos devem ser arquivados em ordem cronológica de data, separados de acordo com sua espécie ou identificação do empregado. Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos : 100 FEDERAL 200 ESTADUAL 300 MUNICIPAL 400 MINISTÉRIO DO TRABALHO 500 CONTRATOS 600 INSS 700 SINDICAL 800 DIVERSOS Por sua vez, cada setor é dividido em: FEDERAL 101 Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ) 102 Declaração do Imposto de Renda - Pessoa Jurídica 103 Ficha de Alteração do CNPJ 104 Pedido de Restabelecimento do CNPJ 105 Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF 106 Comunicações de Aumento de Capital 107 Demonstrativos dos Duodécimos 108 CAIF 109 Comunicações de IPI e IRPJ 110 DIRF 111 Cartão do CNPJ 112 Notificações - Auto de Infrações 113 Baixa do CNPJ 114 Certidão Negativa por Encerramento de Atividades 115 Programa de Alimentação ao Trabalhador 116 DNER 117 Defesas 118 Utilidade Pública 6

7 119 Parcelamentos 120 Termo de Opção - Simples 121 Autorização do DAC 122 IPEM 123 Divisão de Censura de Diversões Públicas 124 CADE - SDE ESTADUAL Declaração Cadastral (DECA) 202 Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE) 203 Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF) 204 Índice de Participação dos Municípios (DIPAM) 205 Licença da CETESB 206 Demonstrativo das Operações Interestaduais 207 Certidão Negativa do ICM 208 Autorização para Confecção de Notas Fiscais 209 Auto de infração 210 Parcelamento do ICM 211 Notificações 212 FIC - Ficha de Inscrição do Contribuinte 213 Declarações 214 Alvará de Utilização - Secr. Saúde 215 Modelos de Notas Fiscais 216 Comprovação ZONA FRANCA 217 Conselho Regional de Educação 218 Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma) 219 IBDF - IBAMA 220 Defesas 221 Licença da Divisão do Exercício Profissional 222 Utilidade Pública 223 Declaração de Microempresa 7

8 224 Laudos Técnicos 225 Pedido/ Comunicação Uso Processamento de Dados 226 Vigilância Sanitária MUNICIPAL 301 Guia de Inscrição ou Atualização 302 Ficha de Inscrição no CCM 303 Taxas de Licença 304 Certidão Negativa do ISS 305 Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME) 306 Cadastramento de Anúncios (CADAN) 307 Pedido de Vistoria 308 Comunicados 309 Imposto Predial 310 Auto de Infração e Intimação 311 Autorização para Impressão de Notas Fiscais 312 Habite-se / Auto Vistoria 313 Alvará de Funcionamento 314 Defesas 315 Utilidade Pública 316 Declaração de Microempresa 317 Parcelamentos 318 Cancelamentos 319 CONTRU/FICAM 320 Regime Especial MINISTÉRIO DO TRABALHO 401 Cadastro de Empresas 402 Relação de Empregados Menores 403 RAIS / DCPIS 404 CIPA 405 Certificados de Aprendizagem SENAI 406 Reclamações Trabalhistas - Defesas 8

9 407 Notificações/ Processos/ Autos de Infração 408 Certificados de Aprovação das Instalações - CAI/DI 409 Defesas 410 Acordo de Compensação 411 Laudos Técnicos CONTRATO 501 Contrato Social - Ata de Constituição 502 Alterações de Contrato 503 Contrato de Locação 504 Contrato de Uso de Veículos 505 Cadastro da JUCESP 506 Contrato de Assessoria 507 Contrato de Prestação de Serviços 508 Reuniões 509 Publicações em Jornais 510 Atas 511 Contratos Diversos 512 Comprovante de Caução de Locação 513 Certidão Breve Relato - JUCESP 514 Xerox das Exigências - JUCESP 515 Declaração de Alienação de Participações Societárias 516 Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA. 517 Notificações 518 Defesas 519 Recadastramento - São Paulo Firma 520 Buscas Jucesp/Cartórios INSS 601 Pedido de Matrícula (Inicial) 602 Certificado de Matrícula 603 Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC) 604 Certificado de Regularidade de Situação 9

10 605 Certificado de Quitação 606 Certificado de Taxa de Seguro 607 Demonstrativo dos Salários de Contribuição 608 C..B. 609 Alterações: Nome, Endereço, CGC 610 Declarações de Rendimento do INSS 611 Comprovante Inscrição Contribuição Individual 612 Carnês dos Sócios 613 Recadastramento 614 Autos de Infração 615 Defesas 616 SESI 617 Termo Ação Fiscal TAF 618 Parcelamentos SINDICAL 701 Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador 702 Conselho Regional de Farmácia 703 Dissídios Coletivos 704 Acordos 705 SENAI - CIESP - FIESP 706 FINAME 707 Certidões e Registros 708 CRA 709 CORCESP 710 Conselho Regional de Contabilidade 711 CRECI 712 CREA 713 Correspondência Sindicato Patronal 714 CONAR (Legislação e Processos) 715 SUSEP 716 Certidão Negativa de Débito Salarial 10

11 717 Conselho Regional de Medicina 718 EMBRATUR 719 Conselho Nacional do Cinema DIVERSOS 801 CACEX 803 Certidão de Registro de Capital Estrangeiro 804 Procurações / Declarações 805 Balanços e Balancetes 806 Documentos dos Sócios ( xerox ) 807 Marcas e Patentes 808 Correspondências 809 Consultas 810 Certidões Negativas - Fórum - Cartórios - J.Federal - FGTS 811 Escrituras 812 Apuração do Ativo Imobilizado - TELESP 813 Ajustes de Balanço 814 Laudo de Avaliação 815 Relatórios 816 Inventário 817 Depósito Inicial 818 Cadastro de Fornecedores e Associações 819 Convocações 820 Atestado de Residência e Capacidade Técnica 821 Cadastro de Bancos 822 Mapas de Depreciações 823 Alvarás 824 Seguros 825 Carta de Fiança 826 Eletrobras 827 BNDES 11

12 828 Consórcios DEPARTAMENTO PESSOAL As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue: PASTA A/1 PASTA B/2 1 Guias de Recolhimento do INSS Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social 4 Guias de Recolhimento do ISS Guias de Apuração e Recolhimento do ICM Guias de Apuração e Recolhimento do IPI Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial 8 Folhas e Envelopes de Pagamento 5 Orientações e Comunicados 6 Memos Empresa Contábil PASTA C/3 PASTA D/4 1 Balanços 1 Fichas Financeiras e Informes de Rendim. 2 Balancetes 2 Folhas de Pagamento e Pro-Labore 3 Cadastros e Declarações 3 Documentos dos Autônomos 4 IBGE 5 DCTF PASTA E/5 FUNCIONÁRIOS 1 Empregados Ativos 2 Empregados Desligados 12

13 13