Procedimento Operacional Padrão

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1 Procedimento Operacional Padrão POP/UCON/001/2016 Confecção de Atas de Registro de Preços Versão 1.0 UCON

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3 Procedimento Operacional Padrão POP/UCON/001/2016 Confecção de Atas de Registro de Preços 1ª edição 2016 Versão 1.0

4 2015, Ebserh. Todos os direitos reservados Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares Ebserh Material produzido pela Unidade de Contratos do Hospital Universitário da Universidade Federal da Grande Dourados UFGD/Ebserh. Permitida a reprodução parcial ou total, desde que indicada a fonte e sem fins comerciais. Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares Ministério da Educação POP: Confecção de Atas de Registro de Preços Unidade de Contratos HU-UFGD/EBSERH, p. Palavras-chaves: 1 POP; 2 Atas; 3 Registro de Preços 2

5 Hospital Universitário da Grande Dourados Filial Ebserh Rua Ivo Alves da Rocha, Altos do Indaiá CEP: Dourados-MS Telefone: (67) Site: ALOIZIO MERCADANTE Ministro de Estado da Educação NEWTON LIMA Presidente MARIANA TRINIDAD RIBEIRO DA COSTA GARCIA CRODA Superintendente PAULO CESAR NUNES DA SILVA Gerente Administrativo JOSÉ FLÁVIO SETTE DE SOUZA Gerente de Atenção à Saúde RENATA MARONNA PRAÇA LONGHI Gerente de Ensino e Pesquisa AIRSON BATISTA Chefe da Divisão Administrativa Financeira RICARDO FRANÇA DE BRITO Chefe do Setor de Administração KARLA VIEIRA DOS SANTOS POSCA Chefe da Unidade de Contratos EXPEDIENTE Unidade de Contratos Produção 3

6 HISTÓRICO DE REVISÕES Data Versão Descrição Gestor do POP Autor/responsável por alterações 26/11/ Estabelece procedimentos para confecção das atas de registro de preços após a homologação das licitações Karla Vieira dos Santos Posca Gabriela Menezes Bonfim 4

7 SUMÁRIO OBJETIVO... 6 DOCUMENTOS RELACIONADOS... 6 GLOSSÁRIO... 6 APLICAÇÃO... 6 LISTA DE QUADROS... 6 ANEXOS... 6 I. INFORMAÇÕES GERAIS... 7 II. DESCRIÇÃO DAS TAREFAS... 7 Procedimentos utilizados na Confecção das Atas de Registro de Preços Unidade de Contratos... 7 III. LEGISLAÇÃO... 9 ANEXO I MINUTA DE ATA DE REGISTRO DE PREÇOS ANEXO II MODELO DE PARA ENVIO DE ATA ANEXO III MAPEAMENTO

8 OBJETIVO Tornar mais eficientes e padronizados o procedimento de confecção e assinatura das Atas de Registro de Preços dos certames promovidos pelo HU-UFGD/EBSERH de acordo com o Decreto 7892/2013. DOCUMENTOS RELACIONADOS Minuta de Ata de Registro de Preços padronizado GLOSSÁRIO ARP Ata de Registro de Preços HU-UFGD/EBSERH Hospital Universitário da Universidade Federal da Grande Dourados PE Pregão Eletrônico SIASG Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais SIG Sistema de Informações Gerenciais TR Termo de referência UCON Unidade de Contratos APLICAÇÃO Unidade de Contratos do HU-UFGD/EBSERH LISTA DE QUADROS Tabela 1 - Legislação ANEXOS Anexo I Minuta de Ata de Registro de Preços Anexo II padronizado para envio de Ata de Registro de Preços 6

9 I. INFORMAÇÕES GERAIS 1. A ata de registro de preços é um recurso usado na contratação de bens e serviços, com característica vinculativa, obrigacional, realizadas por meio de licitação na modalidade de concorrência ou pregão, precedidas de ampla pesquisa de mercado, no qual as empresas assumem o compromisso futuro do fornecimento utilizando preços e prazos registrados previamente. 2. A Administração, portanto, não é obrigada a contratação dos bens e serviços contidos nas ARP s e só o fará quando melhor convier aos órgãos e às entidades que integram a ata. 3. Diante do exposto, é de mportante que se normatize um padrão na confecção das atas de registro de preços garantindo, assim, a transparência e agilidade nos processos de contratação futura realizadas pela Administração. II. DESCRIÇÃO DAS TAREFAS Procedimentos utilizados na Confecção das Atas de Registro de Preços Unidade de Contratos 1. Recebe da Unidade de Licitações o processo licitatório homologado que tenha sido processado através de registro de preços; 2. Analisa a publicação do resultado por fornecedor no Diário Oficial da União; 3. Unidade de Contratos Analisa as propostas apresentadas pelos fornecedores, bem como a documentação de habilitação; 4. Confecciona as atas, de acordo com o modelo padronizado 1 (Anexo I) descrevendo os dados do fornecedor e os itens homologados, com os valores unitários e total homologado, utilizando por base o resultado por fornecedor; 1 Formato e conteúdo baseado no modelo proposto pela Advocacia-Geral da União - AGU 7

10 5. Qualifica os representantes legais do Hospital Universitário e da empresa fornecedora dos respectivos itens; 6. Criar uma pasta com o número do Pregão Eletrônico correspondente ao processo licitatório dentro do diretório de rede \Doc-Publico\Dep. Compras UFGD 201x\Atas 201x; 7. Criar subpastas com o nome dos fornecedores, armazenando uma cópia em Word, uma cópia em PDF, bem como a cópia escaneada após a assinatura das atas; 8. Encaminha para os fornecedores com o arquivo em PDF da Ata de Registro de Preço em anexo para assinatura, utilizando padronizado (Anexo II), com as instruções a serem seguidas; 9. Lança a ata na planilha Controle de Atas 201x 2, informando o número do processo, seu objeto, nome dos fornecedores, data de envio da ARP e sua vigência; 10. Unidade de Contratos Com o recebimento das Atas assinadas, salvar o endereço dos fornecedores na planilha Envelopes 3 e lançar na planilha Controle de Atas 201x a data de recebimento do documento; 11. Lançar no SIASG a vigência dos itens para liberação de solicitação de empenho; 12. Encaminhar as 02 vias das Atas para assinatura na Superintendência do Hospital Universitário, sendo que uma via será arquivada no processo licitatório e a outra será devolvida para a empresa, via CORREIOS; 13. Com o recebimento das Atas assinadas, escanear os documentos e arquivar em suas respectivas subpastas (item 7); 2 P:\Doc-Publico\Unidade de Contratos 2014\Planilhas Atualizadas (Atas, Contratos, Apostilamento e Saldo de Contratos) 3 P:\Doc-Publico\Unidade de Contratos 2014\Envelopes (Fornecedores) 8

11 14. Encaminhar a via da empresa assinada para os respectivos endereços, via CORREIOS, tramitando o documento ao Serviço de Protocolo através do SIG; 15. Com o recebimento de todas as Atas de Registro de Preços do PE em análise, deverão ser juntados os arquivos escaneados, formando um arquivo só para posterior publicação no site do HU-UFGD/EBSERH ( 16. Com a finalização dos procedimentos pertinentes à confecção das Atas de Registro de Preços, encaminhar o processo licitatório, tramitado pelo SIG, ao Setor de Orçamentos e Finanças para empenho e arquivo, através de despacho de finalização de Atas de Registro de Preços; III. LEGISLAÇÃO LEGISLAÇÃO Lei 8666/93 Decreto 10520/2002 Decreto 7892/2013 Tabela 1 Legislação 9

12 ANEXO I MINUTA DE ATA DE REGISTRO DE PREÇOS HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DA UFGD ATA DE REGISTRO DE PREÇOS Processo nº / Pregão Eletrônico nº 17/2016 O HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DA UFGD, com endereço na Rua Ivo Alves da Rocha, 558, em Dourados/MS, inscrito no CNPJ sob o nº / , representado pela neste ato pelo(a)... (cargo e nome), nomeado(a) pela Portaria nº... de... de... de , publicada no... de... de... de..., inscrito(a) no CPF sob o nº...portador(a) da Carteira de Identidade nº..., considerando o julgamento da licitação na modalidade de pregão, na forma eletrônica, para REGISTRO DE PREÇOS nº.../200..., publicada no... de.../.../200..., processo administrativo n.º..., RESOLVE registrar os preços da(s) empresa(s) indicada(s) e qualificada(s) nesta ATA, de acordo com a classificação por ela(s) alcançada(s) e na(s) quantidade(s) cotada(s), atendendo as condições previstas no edital, sujeitando-se as partes às normas constantes na Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 e suas alterações, no Decreto n.º 7.892, de 23 de janeiro de 2013, e em conformidade com as disposições a seguir: 1. DO OBJETO 1.1. A presente Ata tem por objeto o registro de preços para a eventual aquisição de..., especificado(s) no(s) item(ns)... do... Termo de Referência, anexo... do edital de Pregão nº.../20..., que é parte integrante desta Ata, assim como a proposta vencedora, independentemente de transcrição. 2. DOS PREÇOS, ESPECIFICAÇÕES E QUANTITATIVOS 2.1. O preço registrado, as especificações do objeto, a quantidade, fornecedor(es) e as demais condições ofertadas na(s) proposta(s) são as que seguem: Item do Fornecedor (razão social, CNPJ/MF, endereço, contatos, representante) TR 10

13 X Especificação Marca (Se exigida no edital) Unidade Física Quantidade Valor Unitário Valor Total 3. ÓRGÃO(S) PARTICIPANTE(S) Integram a presente ata de registro de preços, na forma do art. 2º, inciso IV, do Decreto 7.892/2013, os seguintes órgãos e entidades: a) Foi aberta a IRP de nº xx/201x, conforme determina o Decreto 7.892/2013; b) Não existiu manifestação para esta IRP. Ou... (Caso haja órgão participante) Item nº Órgãos Participantes Unidade Quantidade 4. VALIDADE DA ATA 4.1. A validade da Ata de Registro de Preços será de 12 meses, a partir da data da assinatura, tendo início e vencimento em dia de expediente, devendo-se excluir o primeiro e incluir o último, não podendo ser prorrogada. 5. REVISÃO E CANCELAMENTO 5.1. A Administração realizará pesquisa de mercado periodicamente, em intervalos não superiores a 180 (cento e oitenta) dias, a fim de verificar a vantajosidade dos preços registrados nesta Ata Durante a vigência da Ata, os preços registrados serão fixos e irreajustáveis, exceto nas hipóteses decorrentes e devidamente comprovadas das situações previstas na alínea d do inciso II do art. 65 da Lei nº 8.666/1993 ou de redução dos preços praticados no mercado, podendo os preços registrados ser revistos, cabendo à Administração promover as negociações junto ao(s) fornecedor(es). 11

14 5.3. Quando o preço registrado tornar-se superior ao preço praticado no mercado por motivo superveniente, a Administração convocará o(s) fornecedor(es) para negociar(em) a redução dos preços aos valores praticados pelo mercado O fornecedor que não aceitar reduzir seu preço ao valor praticado pelo mercado será liberado do compromisso assumido, sem aplicação de penalidade A ordem de classificação dos fornecedores que aceitarem reduzir seus preços aos valores de mercado observará a classificação original Mesmo comprovada a ocorrência de situação prevista na alínea d do inciso II do art. 65 da Lei nº 8.666/1993, a Administração, se julgar conveniente, poderá optar por cancelar a Ata e iniciar outro processo licitatório Comprovada a redução dos preços praticados no mercado nas mesmas condições do registro e, definido o novo preço máximo a ser pago pela Administração, o Proponente registrado será convocado pelo HU/UFGD para a devida alteração do valor registrado em Ata O Proponente terá seu registro de preço cancelado na Ata, por intermédio de processo administrativo específico, assegurado o contraditório e a ampla defesa: a pedido quando: comprovar estar impossibilitado de cumprir as exigências da Ata, por ocorrência de casos fortuitos ou de força maior; o seu preço registrado se tornar, comprovadamente, inexequível em função da elevação dos preços de mercado, dos insumos que compõem o custo das aquisições/contratações, e se a comunicação ocorrer antes do pedido de fornecimento por iniciativa do HU/ UFGD, quando: o fornecedor não aceitar reduzir o preço registrado, na hipótese deste se tornar superior aqueles praticados no mercado; perder qualquer condição de habilitação técnica exigida no processo licitatório; por razões de interesse público, devidamente motivadas e justificadas; não cumprir as obrigações decorrentes da Ata de Registro de Preços; não comparecer ou se recusar a retirar, no prazo estabelecido, os pedidos decorrentes da Ata de Registro de Preços; caracterizada qualquer hipótese de inexecução total ou parcial das condições estabelecidas na Ata de Registro de Preço ou nos pedidos dela decorrentes. 12

15 em qualquer das hipóteses acima, concluído o processo, o HU/UFGD fará o devido apostilamento na Ata de Registro de Preços e informará aos Proponentes a nova ordem de registro A Ata de Registro de Preços, decorrente desta licitação, será cancelada automaticamente: por decurso de prazo de vigência; quando, após negociação com vistas à adequação de preços com os fornecedores melhores classificados na ata, não restarem fornecedores registrados Após homologado o resultado deste Pregão, e havendo interesse na efetiva contratação do objeto registrado, a Administração do HU/UFGD convocará a Licitante vencedora, durante a validade da sua proposta, para retirada da Nota de Empenho, dentro do prazo de 2 (dois) dias úteis, sob pena de decair o direito à contratação, sem prejuízo das sanções previstas neste Edital e no art. 81 da Lei n.º 8.666/ CONDIÇÕES GERAIS 6.1. As condições gerais do fornecimento, tais como os prazos para entrega e recebimento do objeto, as obrigações da Administração e do fornecedor registrado, penalidades e demais condições do ajuste, encontram-se definidos no Termo de Referência, ANEXO AO EDITAL É vedado efetuar acréscimos nos quantitativos fixados nesta ata de registro de preços, inclusive o acréscimo de que trata o 1º do art. 65 da Lei nº 8.666/ A ata de realização da sessão pública do pregão, contendo a relação dos licitantes que aceitarem cotar os bens ou serviços com preços iguais ao do licitante vencedor do certame, será anexada a esta Ata de Registro de Preços, nos termos do art. 11, 4º do Decreto n , de Para firmeza e validade do pactuado, a presente Ata foi lavrada em 02 (duas) vias de igual teor, que, depois de lida e achada em ordem, vai assinada pelas partes e encaminhada cópia aos demais órgãos participantes (se houver). Dourados,... de... de 201x HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURA- DOS Mariana Trinidad Ribeiro da Costa Garcia Croda Diretora Geral 13

16 (Empresa vencedora) Representante legal: RG: CPF: Instrumento de outorga de poderes: procuração/contratosocial 14

17 ANEXO II MODELO DE PARA ENVIO DE ATA POR GENTILEZA CONFIRMAR O RECEBIMENTO DESTE . A não apresentação do documento no prazo indicado implicará no encaminhamento do processo para assessoria jurídica do HU, a fim de apurar as sanções cabíveis, conforme previsto em edital. Senhor(a) fornecedor(a), Solicito que a sua respectiva ATA seja impressa em papel A4, em 2 (duas) vias. Havendo mais de uma página a última deverá ser assinada e as demais páginas deverão ser rubricadas. Peço que o documento me seja enviado já assinado por sua empresa, primeiramente através de cópia escaneada em resposta a este o mais rápido possível, e via correios para o endereço abaixo: A/C (nome do servidor da Unidade de Contratos) HU/UFGD Rua Ivo Alves da Rocha, 558, Altos do Indaiá Dourados/MS CEP: É necessário que a ATA (FÍSICA) seja devolvida via correios em até 05 (cinco) dias úteis. 15

18 ANEXO III MAPEAMENTO O mapeamento do processo consta no fluxo SUP04b, disponível no Repositório de Cadernos de Processos do HU-UFGD/EBSERH. 16

19 Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares Universidade Federal da Grande Dourados Hospital Universitário Rua Ivo Alves da Rocha nº 558, Altos do Indaiá. CEP: Dourados MS. (67) Site: