Nove erros comuns que devem ser evitados ao selecionar e implementar uma solução de mobilidade

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1 Nove erros comuns que devem ser evitados ao selecionar e implementar uma solução de mobilidade

2 Introdução Introdução A empresa de pesquisa IDC prevê que mais da metade dos trabalhadores usarão ferramentas corporativas móveis em 2013 (janeiro de 2013). Hoje mais de 1/3 de todos os trabalhadores na América Latina já usam um celular ou smartphone para realizar atividades de trabalho e duas de cada três empresas já oferecem para mais de 10% de seus funcionários um smartphone ou tablet. De qualquer modo, poucos argumentariam contra o fato de que investir em mobilidade pode aumentar a produtividade, acessibilidade e visibilidade. No entanto, como muitos já descobriram, selecionar e implementar uma solução de mobilidade é algo complexo e apresenta vários desafios e considerações. Escalabilidade, integração, seleção de dispositivo, comunicações sem fio, segurança, ambientes de trabalho e adesão do usuário são apenas algumas das variáveis envolvidas nessa área e a lista continua. Apesar das grandes recompensas que isso pode trazer, implementar uma solução móvel também pode envolver vários riscos e potenciais armadilhas. Veja alguns erros comuns e dicas para tentar evitá-los: Negligenciar os usuários em campo É muito fácil esquecer dos funcionários em campo. Afinal de contas, eles ficam na maior parte do tempo fora do escritório, e todos estamos familiarizados com o ditado o que os olhos não veem, o coração não sente. Em vários casos, os usuários em campo aqueles que serão, no final das contas, os mais afetados pela solução são excluídos da equipe responsável por avaliar e gerenciar o projeto de mobilidade. Eles não são somente os indivíduos mais afetados por qualquer solução de mobilidade, como também os que conhecem todos os detalhes e podem fornecer o retorno mais construtivo sobre o que realmente está acontecendo em campo. Dica 1: Ao montar a equipe, inclua uma representação forte do trabalho em campo (não inclua somente os melhores em performance). Inclua representantes que tenham diversas idades, experiências e personalidades, bem como pessoas de diferentes unidades da empresa. Ser o primeiro a experimentar novas tecnologias Tecnologias de mobilidade vêm e vão como as estações do ano. Promessas grandiosas são muitas vezes esquecidas sem causar impacto real algum. É muito fácil cair nessa armadilha, especialmente quando especialistas técnicos são os que promovem determinada tendência. O fato é que uma boa solução de mobilidade não precisa incluir todas as melhores e mais recentes tecnologias. Ela deve incluir as tecnologias que se adaptam às necessidades do negócio e, portanto, deve ser avaliada com base em requisitos. Dica 2: Tente evitar ser a primeira referência de uma nova tecnologia ou você pode acabar sendo a última... Selecionar o dispositivo móvel errado Dispositivos móveis não são apenas hardware, como um desktop. Eles são parte integrante de toda a solução porque afetam o modo como os funcionários usarão o sistema. Por exemplo, PDAs são muito mais portáteis do que laptops e, provavelmente, 2

3 estarão mais próximos do usuário e constantemente conectados. No entanto, laptops permitem mais usabilidade e mais recursos ao usar aplicativos avançados. Os dispositivos devem ser selecionados criteriosamente e de acordo com três questões importantes: 1. A natureza do ambiente de trabalho 2. A natureza do negócio 3. A natureza do software de mobilidade Dica 3: Não permita que os executivos de TI imponham a seleção dos dispositivos se esses dispositivos não forem compatíveis com as necessidades da empresa e, o que quer que você faça, NÃO selecione os dispositivos móveis antes de selecionar o software, pois isso pode restringir suas alternativas no futuro ou, ainda pior, pode não ser o ideal para o seu software. Comprometer a usabilidade A usabilidade é um aspecto importante para qualquer aplicativo de software, mas, quando se trata de mobilidade, é crucial para o sucesso do projeto, pois usar um dispositivo móvel é diferente de usar um desktop. Os usuários muitas vezes ficam diante de um teclado menor ou de um dispositivo sem teclado, além de uma tela menor, ausência de mouse, conectividade limitada etc. Em alguns casos, o ambiente de trabalho será um lugar desconfortável, com sol ou chuva dificultando demais a leitura da tela, entre outras situações similares. Essas são condições hostis para aplicativos móveis, e os usuários não têm piedade. Se o software não está funcionando adequadamente ou se não é simples de usar, eles simplesmente não o usam! Lembre-se de que preencher formulários e fazer relatórios de status e horas de trabalho são essencialmente tarefas de administração vistas como um fardo, o que significa que realizá-las deve levar o mínimo de tempo e esforço. Dica 4: O que quer que você faça, não comprometa a usabilidade. Essa dica é relevante para selecionar a solução, planejar o projeto e a implementação. Acomodar-se com uma solução codificada e extremamente personalizada Todo engenheiro de software sabe que codificar algo significa que você paga menos agora, mas pagará mais no futuro. Vários dos aplicativos móveis antigos (ou aqueles criados internamente) foram desenvolvidos especificamente de acordo com o cliente. Hoje, essas soluções estão sendo substituídas por plataformas muito mais genéricas e flexíveis que permitem às empresas assumir o controle do comportamento do sistema, ajustar quando necessário, modificar os fluxos e, até mesmo, criar novos. No mundo dinâmico de hoje, as organizações devem procurar aplicativos móveis que acompanhem ferramentas de configuração específica, permitindo que a solução cresça e avance junto com a organização. As empresas que não conseguirem entender essa necessidade podem acabar selecionando uma solução personalizada com flexibilidade limitada e, por fim, terão que substituir seu software de mobilidade antes do tempo planejado. Dica 5: Ao selecionar o software de mobilidade, obtenha uma solução que não apenas inclua um aplicativo para o usuário final, mas que inclua também um conjunto de ferramentas administrativas, ferramentas de configuração e módulos de integração passíveis de manutenção. Planejar um projeto de mobilidade com apenas uma fase Por mais básico que isso possa parecer, planejar o projeto de mobilidade para que seja feito em apenas uma fase significa que você não terá uma segunda chance de corrigir o que for preciso, não terá um tempo planejado para avaliar o feedback dos usuários e terá um projeto muito mais arriscado. Pela nossa experiência, projetos com três a quatro fases têm a tendência de obter uma taxa de satisfação superior no final, mesmo se o projeto inteiro levar mais tempo para ser implementado por completo. Dica 6: Planeje o projeto com algumas fases e atribua uma quantidade suficiente de usuários nas fases iniciais para garantir que você obtenha mais feedback. 3

4 Criar um ambiente móvel imprevisível Um aplicativo de mobilidade se integra a vários sistemas de back-end. Consequentemente, a complexidade de se construir uma solução móvel é sempre alta. Ela deve interagir com Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM), Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (ERP), gerenciamento de peças, gestão de ativos, GIS, RH e muito mais. É muito fácil se perder na floresta de recursos e funções e criar uma fera imprevisível, onde cada recurso se comporta de modo diferente, os fluxos de trabalho não são bem definidos e toda a experiência do usuário é problemática. Dica 7: Ao integrar tantos recursos em um aplicativo, garanta que haja uniformidade e uma única estrutura, caso contrário, as coisas ficarão muito confusas e problemáticas no final. Esquecer da visão geral Algo interessante ocorre ao mudar do processo de avaliação para a implementação. Os cenários, fluxos de trabalho e requisitos estruturados que foram usados para examinar os diferentes fornecedores se transformam em recursos detalhados e itens funcionais a serem implementados pelo fornecedor. É muito fácil se perder nas listas infinitas de recursos. Isso pode resultar em alguns módulos perfeitos que não são adequadamente ajustados para funcionar em conjunto. Dica 8: Ao testar o aplicativo de mobilidade, não teste somente os recursos e módulos. Teste fluxos de trabalhos e cenários completos, usados com redes sem fio e dispositivos reais, no ambiente de trabalho real. Deixar a segurança para o final Prometi a mim mesmo que não cairia nessa e acabei de cair... A segurança é muito importante para os sistemas de mobilidade; ainda assim, para várias organizações, ela é muitas vezes tratada como uma questão secundária. Por algum motivo, após avaliar e investigar todos os aspectos de segurança, acontece o seguinte: o sistema é criado, configurado e testado, tudo em ambientes de teste, uma ou duas semanas antes da data da entrada em operação. Então, alguém tenta instalá-lo nas máquinas de produção e, para sua surpresa, nada funciona. Os sistemas de produção sempre têm uma complexidade adicional relacionada à segurança, escalabilidade, sistemas legados, etc. É ingênuo achar que tudo funcionará perfeitamente. Dica 9: Ao planejar um projeto de mobilidade, tenha uma etapa específica para criar um ambiente seguro que simulará o ambiente de produção. Haverá mais chances de descobrir e resolver antecipadamente problemas que ocorreria no último minuto, logo antes da entrada em operação. 4

5 Sobre a ClickSoftware A ClickSoftware é o líder global em soluções para gestão automatizada da força de trabalho e otimização para empresas de serviços. Disponíveis através da nuvem ou instaladas localmente, nossas soluções oferecem às organizações visibilidade fim-a-fim e controle de todo o processo de serviços, ao mesmo tempo disponibilizando as ferramentas para impulsionar seus negócios com a otimização da previsão, planejamento, agendamento, gestão da força de trabalho móvel e comunicação com o cliente. As soluções da ClickSoftware aumentam a produtividade e a satisfação do cliente, ao mesmo tempo reduzindo os custos gerais dos serviços. A ClickSoftware é a melhor opção para fornecer um desempenho corporativo espetacular para organizações de todos os tamanhos, em todos os setores de serviços. Fale conosco Americas +1 (888) (from US or Canada) or +1 (781) ,+55 (11) (from Brazil) Western Europe +44 (0) , Central and Eastern Europe +49 (0) Asia Pacific (from Tel Aviv), +61 (0) (from Melbourne), (from New Delhi) Copyright 2014 ClickSoftware Technologies Ltd. Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta publicação pode ser copiada sem a permissão expressa por escrito da: ClickSoftware Technologies Ltd. Aviso de publicação As informações contidas aqui não constituem garantias de qualquer tipo. A ClickSoftware Technologies Ltd. se reserva o direito de revisar esta publicação e fazer alterações sem