Manual de Referência. Manual de utilização

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1 Manual de utilização Manual de Referência GMI-Gabinete de Manutenção Informática Rua Rui de Pina, 1B Almada Tel * Fax Geral: geral@gmi.mail.pt Assistência: suporte@gmi.mail.pt

2 Manual do utilizador 3

3 Índice 1 Iniciação Funcionamento Menu Principal Ficheiros Tabelas Vendedores Clientes Anula o documento seleccionado.... Erro! Marcador não definido Posiciona os documentos no início do ficheiro.... Erro! Marcador não definido Erro! Marcador não definido. 9 Anula a linha do documento seleccionada.... Erro! Marcador não definido Botão para sair do documento. Só activa quando o documento estiver gravado Mostra a conta corrente do primeiro cliente Anula a linha da conta corrente seleccionada.... Erro! Marcador não definido Sai da gestão de contas correntes.... Erro! Marcador não definido Código Postal Telefone Fax Registo... Erro! Marcador não definido. 4 Manual do utilizador

4 1 Iniciação Para entrar no programa faça um duplo click no ícone do WinAvenças Pro, no ambiente de trabalho. Operador definido por default: gestor, senha: Passos iniciais: a) Configurar os dados da empresa (Utilitários / Configuração / Funcionamento), definir os modos que pretende funcionar e diversas configurações. Estas opções não devem de ser alteradas depois de começar a facturar. b) Definir os dados de identificação da empresa. (Utilitários / Configuração / Dados Empresa). c) Definir os impostos utilizados. (Utilitários / Configurações / Impostos). d) Definir o ano e o mês para o início da criação das avenças. (Utilitário / Configuração / Processamento da Avenças). e) Criação da série de documentos. (Utilitários / Configuração / Numerador de documentos) f) Criar clientes (Ficheiros / Clientes). g) Criar produtos ou serviços. É necessário criar um código para produto e outro para serviços, para poder separar fiscalmente o tipo de produto. (Ficheiros / Produtos) h) Definir as descrições das avenças para os clientes que utilizam as avenças (Ficheiros / Definição de Avença). Efectuados os passos anteriores está pronto para funcionar com o programa de facturas WinAvenças Pro. Entrar (Facturação / Movimentos) Bom trabalho. A equipe do WinAvenças Pro Manual do utilizador 5

5 2 Funcionamento Neste capítulo explica o modo de interagir com a aplicação de software Winavenças Pro. O Winavenças é um software desenvolvido com janelas e caixas de diálogo muito simples e fácil de utilizar. O seu modo gráfico muito intuitivo e fácil em interagir com a interface, Botões e suas funções. Novo registo. Filtra uma lista de dados Ordena uma lista de dados Sai da janela. Posiciona-se no início do ficheiro. Posiciona-se no registo anterior. Posiciona-se no registo seguinte. Posiciona-se no último registo. Grava o registo seleccionado. Anula o registo seleccionado. Volta ao registo anterior. Altera o registo seleccionado. Entra nos detalhes do registo seleccionado. Anula um conjunto de registos. Anula um documento. Procura um determinado registo. Em determinadas janelas os botões podem não ter nenhuma referência escrita, mas a função do botão mantemse. 6 Manual do utilizador

6 3 Menu Principal Este é o menu principal do programa. No qual pode escolher todas as opções de trabalho disponíveis. Ficheiros Definição de todos os ficheiros mestres do programa. Facturação Menu do tratamento dos movimentos, como criação das facturas, venda a dinheiro, etc. Permite também a criação das avenças. Vendedores Gestão de vendedores. Em desenvolvimento. Contas Correntes Gestão das contas correntes Controle de Acessos Módulo opcional para a gestão de acessos dos clientes. Listagens Mapas de todas as tabelas do programa. Relatórios Mapas de vendas e contas correntes. Utilitários Gestão das configurações do programa. Manual do utilizador 7

7 4 Ficheiros Definição de todos os ficheiros mestres da rotina. Artigo/Serviços Criação e alteração dos artigos e serviços. Tabelas Definição de ficheiros complementares aos ficheiros mestre. Vendedores Em desenvolvimento. Entidades Criação e alteração das fichas dos clientes e fornecedores. Definição de Avenças Definição das avenças dos clientes. Descrições de Contas Correntes Criação de descrições predefinidas para a utilização nas contas correntes. Família de Artigos/Serviços Criação de grupos de artigos ou serviços com as mesmas características. Segurança/Reposições Permite criar seguranças de todos os dados da empresa, como reposição dos mesmos em caso de perda dos dados. Muda de Empresa Altera empresa ou operador. Sair do Programa Sair da aplicação 8 Manual do utilizador

8 4.1 Tabelas Definição de ficheiros complementares aos ficheiros mestres. Zonas Definição das Zonas dos clientes. Organizar os clientes por zonas geográficas. Obrigatório ter pelo menos uma zona definida. Constituída por um código e uma descrição. Transporte Modo como as mercadorias serão transportadas. Pode ser uma viatura própria da empresa, ou então basta definir um transporte como V/Viatura. Constituída por um código e uma descrição. Tipos de pagamento Definir os tipos de pagamento. E.g. Pronto Pagamento, A 30 dias, A 60 dias, etc. Constituída por um código, descrição e um campo para indicar os dias de prazo para o pagamento. É através destes dias que calcula a data de vencimento. Modalidade Pagamento Define as modalidades de pagamento. E.g. Dinheiro, Cheque, etc. Constituída por um código e uma descrição. Isenção de Iva Define os motivos de isenção de IVA. Obrigatório indicar em facturas que sejam isentas de IVA. Constituída por um código, descrição e se isenção é por reversão de IVA. Actividades Organizar os clientes por ramos de actividade. Constituída por um código e uma descrição. Locais de Carga/Descarga Para facilitar a recolha das facturas, pode neste ponto definir os locais mais utilizados para evitar a recolha enquanto a facturação. Constituída por código, descrição e código postal. Obrigatório ter o código postal para os programas certificados. Unidade de Stock Definir as unidades utilizadas no programa de facturação. E.g Kg, M, L, etc. Constituída por um código e uma descrição. Comissões de Vendedor Em desenvolvimento. Manual do utilizador 9

9 4.2 Vendedores Em Desenvolvimento 10 Manual do utilizador

10 4.3 Clientes Gestão do ficheiro de clientes, onde são registados os dados pessoais de cada cliente. Lista todas as entidades existente no programa. Podendo filtrar o nomo do cliente para uma pesquisa mais rápida da entidade. Manual do utilizador 11

11 Código Código do cliente. Este campo tem de ser único. Nome Nome do cliente. Morada Morada do Cliente Localidade Localidade do cliente. Cod. Postal Código Postal do cliente. NºContribuinte Constituido por 2 campos em que o primeiro indica o prefixo do pais que corresponde o contribuinte. Para Portugal é definido por espaçõs ou pelo prefixo PT Número de contribuinte da entidade é alfanumerico para permitir nº de contribuite estrangeiros, mas quando indicar um nif portugues terá que indicar um campo numerico. Telefone Telefone do cliente. Fax Fax do cliente. Contacto Nome do contacto do cliente referido. Telemóvel Telemóvel do contacto do cliente. Obs. Observações. Pode guardar aqui alguma informação relevante. Atenção está informação é escrita nos documentos de facturação do cliente. Web Site de internet do cliente. IRS Taxa de IRS a reter na factura. Ao indicar uma percentagem na ficha de cliente, obriga a quando a facturar para este cliente retenha a taxa de IRS definida na ficha de cliente. A incidência do imposto só abrange um grupo de produtos e este grupo é definido na configuração de funcionamento do programa. Este campo é ativado nas configurações de funcionamento. Desconto CGA Desconto para Caixa Geral de Aposentações. O funcionamento é idêntico ao do IRS. Este campo e o anterior só estão disponíveis para poder alterar pelo utilizador se tiver activado na configuração de funcionamento do programa. Tipo de Entidade Para definir se a entidade é um cliente ou fornecedor. Entidade Passiva de IVA Para indicar se a entidade é passiva de IVA. 12 Manual do utilizador

12 Entidade com Regime de IVA de Caixa Para indicar que a entidade está no regime de IVA de Caixa. Só pode activar este campo se a entidade for passiva de IVA. Zona de IVA Para indicar a Zona fiscal do cliente. Zonas possíveis: Continente, Açores, Madeira e Outra. Zona Zona Geográfica. E.g. Norte, Centro, Sul, Açores e Madeira. Transporte Indique o tipo de transporte normalmente utilizado pelo cliente. Pagamento O tipo de pagamento costume do referido cliente. Modalidade O modo de pagamento habitual. E.g. A Dinheiro, Cheque, Transferência. Etc. Actividade Actividade do cliente. Vendedor Em desenvolvimento. Preço Existe na ficha de artigos/serviços dois preços de venda. Indique qual o preço que este cliente está sujeito. Grupo Para definir a que grupo pertence. Serve para poder organizar os clientes por grupos. Não é necessário definir. Por defeito assume o grupo 0. Isento Caso o cliente esteja isento de IVA, indique aqui o motivo da isenção. Conta Conta de ligação à contabilidade. Para mais detalhes consulte o manual de ligação respectivo. Agrupa Modo como a ligação à contabilidade é feito, por detalhe ou agrupa por cliente. Ver o manual de ligação à contabilidade para mais detalhes. Manual do utilizador 13

13 Banco Indica a conta e o nome do banco nestes dois campos. 4.4 Definição de Avenças Define as avenças dos clientes. Poderá definir uma ou mais avenças por cliente. Pode criar, alterar e anula avenças. Atenção se anular uma avença todos os detalhes dessa avença também serão eliminadas. Sempre que é criado ou alterado uma avença aparece o seguinte ecran: Designação Ser para inidicar tipo da avença. Esta designação não sai na factura, mas serve para referir a avença enquanto na gestão da propria. 14 Manual do utilizador

14 Dt.Inicial Data inicial da avença Activo Indica se avença está activa. Caso não esteja activa esta avença não será processado nos movimentos automaticos. Tipo As avenças podem ser mensais, trimestrias, semestrais e anuais. Documento O documento que esta avença vai criar. E.g. Factura, Aviso de Pagamento, etc Serie Serie do documento a criar Detalhes Define os detalhes da avença linha a linha. Estas descrições de produto e serviços vão passar para os respectivos documentos quando for efectuado os movimentos automáticos. Referencia Código do produto ou serviço Designação Assume por defeito a descrição do produto ou serviço, podendo ser alterado pelo utilizador. Quantidade Quantidade do produto ou serviço Manual do utilizador 15

15 Unid. Unidade que se expressa. P.Unit. Preço unitário Desconto Desconto da linha IVA Taxa de IVA a que está sujeito o serviço ou produto. É de notar que estes campos serão a descrição do documento criado automaticamente, sendo acrescentado no fim o Ano/Mês, Ano/Trimestre, Ano/Semestre ou Ano, conforme o tipo de avença. 4.5 Tabela de Códigos de Contas Correntes Permite criar códigos para lançamento de linhas nas contas correntes sem passar pelo programa de facturação. Ecran de gestão da tabela de Contas Correntes, com as opções de Novo, Altera e Anula. 16 Manual do utilizador

16 Código Referência do tipo de movimento de contas correntes. Automático Quando activado o código o lançamento nas contas correntes é automático e não para em nenhum campo. Designação Descrição do lançamento da conta corrente. Movimento Sinal do lançamento. Debito soma, crédito subtrai. Valor Valor do lançamento. É preenchido especialmente para os campos automáticos. Numerador Último número lançando referente ao código de conta corrente. Manual do utilizador 17

17 4.6 Família de Artigo/Serviço Define-se as famílias dos vários produtos ou serviços. As famílias estão divididas por família/subfamília. Para cada família é constituída por 2 caracteres e assim sucessivamente. E.g. 01 Serviços, 0101 Serviços Gerais, Serviços de contabilidade. O último exemplo será aceite na tabela de produtos e serviços, o código xx e o xxyy serão para agrupar o código final para estatística. Código Código da família. Constituído por 2, 4 ou 6 caracteres conforme o nível da respectiva família. Designação Designação da família Unid Unidade do produto Tipo Tipo de produto ou serviço. E.g. Produto, Serviços ou Outros. IVA Taxa de IVA 18 Manual do utilizador

18 Os campos Unid, Tipo de IVA, na definição de famílias não tem qualquer valor, serve apenas para quando se está abrir produtos ou serviços, estes campos serão preenchidos automaticamente conforme a família. 4.7 Artigos/Serviços Nesta tabela poderá criar todos os artigos/serviços que pretenderá mais tarde facturar, assim como a criação de códigos de barras para os produtos e os respectivos preços de venda. Código Código do artigo. Obrigatório preencher e será o código de referência do artigo ou serviço. Cod.Barras Código de barras do artigo ou serviço, se não existir preencha igual ao código do artigo. Unidade Unidade em que o artigo ou serviço é vendido. Valores já definidos na tabela de unidades. Tipo Indica o tipo de artigo, produto, serviço ou outros. Descrição do Artigo Para descrever o produto o mais completo possível. Será este campo que será impresso nos documentos de facturação. Desig. Curta Designação do produto abreviada, para ser utilizada nas listagens e relatórios. Família Manual do utilizador 19

19 Família que o produto ou serviço pertence. Grupo Grupo de produtos pertence. Pelo menos 2 grupos devem de utilizar. Por exemplo o artigo podem pertencer ao grupo 0 e os serviços ao grupo 1. G. Comissão Grupo de comissões, será utilizado no módulo de vendedores que está em desenvolvimento. Preço1 Preço 1 do artigo ou serviço Preço2 Preço 2 do artigo ou serviço Cada cliente é definido a que preço pertence e quando está a facturar o software vai buscar o preço referente ao cliente que seleccionou. Cod.Desc.: Serve para criar descontos automáticos na facturação conforme a tabela de descontos definida. 20 Manual do utilizador

20 4.8 Segurança / Reposição Esta opção vai permitir segurar a base de dados do programa noutro suporte, para evitar de perder os dados caso o computador se avarie ou o operador se engane e estrague os dados Segurança. Segura os dados existentes no disco do computador para um suporte externo ou interno. Não deve fazer a segurança sempre no mesmo suporte (*), deverá ter pelo menos dois suportes, e fazer a segurança na mais antiga, não se esqueça de anotar a data no suporte para conseguir distinguir Reposição. Serve para repor no computador todo o trabalho que segurou na disquete. Atenção se o suporte estiver avariado ou não tiver dados ao fazer esta operação fica também sem os dados no disco do computador. Nota: Para que esta operação se faça com sucesso não deve esquecer de programar a segurança nos utilitários. Manual do utilizador 21

21 4.9 Muda da Empresa Permitir mudar de empresa ou utilizador sem sair do programa. Empresa Empresa que pretende entrar. Operador Nome do utilizador que pretende entrar. Senha Senha correspondente ao utilizador que pretende entrar Sair do Programa Sai do programa. 22 Manual do utilizador

22 5 Facturação WinAvenças Pro Permite efectuar todos os movimentos de facturação assim como facturas, vendas a dinheiro e notas de crédito. É possível definir outros documentos que não estejam na referida lista Movimentos Gestão dos documentos, permite criar, alterar alguns documentos, anular e imprimir documentos. Funções: Criação de um novo documento. Permite alterar um documento que já existe, desde que não esteja validado. Se o documento já tiver valido, terá que anular e efectuar um novo. Anula o Documento Manual do utilizador 23

23 Grava o documento que está a criar ou a alterar. Mostra a primeira factura. Consulta documentos na ordem decrescente. Mostra o documento anterior Localiza um documento. Consulta os documentos, mostra uma lista dos documento, permitindo seleccionar o documento pretendido. Consulta documentos na ordem crescente. Consulta o último documento. Activo somente quando está a criar ou alterar um documento e permite anular uma linha do documento Selecciona a impressora. Emite o documento seleccionado no ecrã. Para emitir o documento tem de estar validado. Imprime o documento na impressora seleccionada. Para emitir o documento tem de estar validado. Valida os documentos gravados que tenham valor fiscal. Atenção os documentos validados não poderão ser corrigidos. Comunica as guias à Autoridade Tributária. Indica manualmente o código atribuído à guia pela Autoridade Tributária. Botão para sair do documento. Só activa quando o documento estiver gravado. Descrição dos campos: Tipo Série Número Tipo de documentos. Mostra todos os tipos de documentos possíveis os quais foram definidos na tabela de documentos. A Factura e a Nota de Crédito já são documentos que estão definidos de base na instalação do programa. Série do documento conforme definido da tabela de numeração de documento. Obriga que dentro de cada série os documentos têm de ser sequencial e sem falha na respectiva numeração. Número do documento. A numeração é automática e é definida na tabela de 24 Manual do utilizador

24 numeração de documentos. Quando é um documento novo, o número é gerado automaticamente. WinAvenças Pro Data Cliente Data do documento. Por defeito assume a data do dia. Não permite efectuar documentos com datas inferiores ao último documento. Código do Cliente, para o qual vai ser emitido o documento. Para pesquisa os clientes a partir das fichas de clientes prima o botão (+), chama a ficha de cliente, que pode consultar ou abrir uma ficha nova. Caso o documento permita poderá indicar um cliente temporário sem ficha para esse documento, bastando premir na tecla Indicar cliente Temporário. Atenção não pode efetuar documentos a crédito para estes tipos de documento porque não têm contas correntes. Separador Geral Pagamento Modalidade Req V/Refª Vend. Vencimento Zona Observações Modo de pagamento. E.g. Pronto pagamento, a 30 dias, etc. Modalidade de pagamento. Para indicar com o documento ira ser pago. E.g. Dinheiro, Cheque, Transferência, etc Número da requisição do cliente, se existir. Referencia do cliente caso exista. Vendedor que efectuou a venda. Não disponível. Data do vencimento do documento. Zona fiscal onde está inserido o cliente. Observações do documento. Separador Transporte Morada Carga Local de Carga Código Pais Data Carga Hora de Carga Morada de Entrega Local Entrega Código Pais Data entrega Morada de carga. Obrigatório devido ao ficheiro saft. Caso seja serviço e não necessite de indicar o local de carga, crie um código de carga com a descrição N/Morada Local de carga. Código dos pais de carga. Indicar através de uma tabela fixa. Data de carga da mercadoria. Hora de carga da mercadoria. Assume a hora de sistema + o tempo definido na configuração de funcionamento para dar uma margem para quando se efetuar a comunicação não dê erro devido a hora de carga já tenha passado. Morada de descarga da mercadoria. Obrigatório devido ao ficheiro saft. Caso seja facturação de um serviço e não necessite de indicar o local de descarga, crie um código de local com a descrição V/Morada. Local de entrega. Código do pais de entrega. Indicar através de uma tabela fixa. Data prevista de entrega. Manual do utilizador 25

25 Hora Entrega Transporte Transportado por Hora prevista para a entrega da mercadoria. Assume 1 hora após a data de carga, podendo ser alterado pelo operador. Indicar o transporte que a mercadoria vai ser expedida. E.g. CTT, Transportadora ou então a matrícula do veículo que vai efectuar o transporte. Para indicar se o transporte é feito pelo próprio ou por terceiros. Informação para saft. Separador Outros Impostos IRS Imposto de Selo Isenção Taxa de IRS a reter na fatura. Este campo só aparece se estiver ativado a retenção nas configurações de funcionamento. Percentagem de imposto de selo a colocar na fatura. Este campo só aparece se estiver ativado nas configurações de funcionamento. Caso exista linhas com valores isento de IVA, terá que indicar o motivo dessa isenção neste campo. Separador Processamento D. Global Percentagem do desconto global da factura. Este desconto é efectuado no final da factura. C. Preço Indica qual o código de preço de produto é valido para esta factura. Assume o que estiver na ficha do cliente, mas pode ser mudado antes de recolher as linhas. Atenção ao preço quando for um cliente temporário porque este não tem ficha e tem de ser manual a recolha deste campo. Assume por defeito o preço 1. Regime de IVA Campo somente informativo para indicar se o documento foi efectuado no regime de iva de caixa ou no regime geral. Separador Referencias Numero Manual Referente Doc. Origem Comunicado Faturado Codigo AT Número do documento manual. Este campo só aparece para os documento de recuperação de documentos manuais. Para as notas de crédito ou notas de debito é obrigatório indicar a referencia do documento. Possibilidade de indicar a origem que deu o documento. Ex. fatura, a origem poderá ser uma guia de transporte. Campo informativo para indicar se o documento já foi comunicado à Autoridade Tributaria. Campo informativo para as guias para indicar se já foi gerado a fatura. Campo informativo para as guias do código atribuído pela AT. Separador Datas Data e Hora de Criação Campo informativo da data e hora de criação do documento visualizado. Criado por Data e Hora da última alteração Alterado por Nome do utilizador que criou o documento. Data e hora em que foi efectuado a ultima alteração ao documento. Nome do utilizador que efectou a ultima alteração do documento. 26 Manual do utilizador

26 Linhas do documento Linha Referência Designação Quant. Pr. Unit. Desconto IVA Total Número da linha do documento. Código do artigo que vai facturar. Se não indicar nada, assume o produto por defeito definido na configuração de funcionamento da rotina. Se premir no botão (+) permite consultar ou criar um produto novo. Atenção que os serviços também tem de ser abertos conforme fosse um artigo. Assume a descrição do produto, mas permite alterar a descrição. Utilizado a alteração da descrição para descrever o serviço. Quantidade a facturar na linha referida. Preço unitário da linha referida. Assume o preço definido a ficha de artigos. O preço 1 ou preço2 conforme o definido no campo de cabeçalho Preço Percentagem de desconto da linha. Campo informático que indica a taxa de IVA do produto desta linha. Total da linha. Este campo não tem acesso, é calculado pelo programa automaticamente. Campos Informativos IVA Outros Descontos Totais Mostra o espaço fiscal, a incidência de IVA, a taxa e o respectivo valor de IVA a pagar. Caso existam desconto relacionados com IRS, imposto de selo e CGA, os totais serão visualizados nestes campos. Totais do documento. Valor Ilíquido, Valor Liquido. Total desconto de linha, Total de desconto global, total de descontos, Total de IVA e total geral do documento Como posso elaborar um Documento novo? 1. Seleccionar o tipo de Documento, que pretendemos executar. 2. Premimos no Botão NOVO, respondemos se queremos um Documento Novo, - Sim 3. Deve confirmar ou corrigir a data do Documento, deve de ser igual ou superior ao do documento anterior. 4. Digitar o número do cliente ou criar um cliente temporário se o tipo de documento permitir. 5. Passa para a linha, digitamos o código do artigo/serviço pretendido. 6. Alterar a descrição se necessário. 7. A quantidade pretendida. 8. Alterar o valor unitário se necessário. 9. Lançam-se todas as linhas pretendidas. 10. Ao finalizar as linhas carrega-se no botão GRAVA 11. Neste momento ainda poderá alterar o documento se premir o botão altera. Mas se pretende emitir o documento tem de o validar (ou certificar) primeiro só depois poderá emitir. Não esquecer que depois de validado o documento não pode ser corrigido novamente. Em caso de erro terá que anular e efectuar um novo. Manual do utilizador 27

27 5.1.2 Como alterar um Documento (Factura)? 1. Só poderá alterar um documento que ainda não tenha sido validado (ou certificado). 2. Localizar o documento a alterar 3. Carregar no Botão ALTERAR 4. Temos todos os campos disponíveis para alterar ou acrescentar mais alguma linha à factura 5. Acabou a alteração, premir a tecla GRAVA para confirmar a alteração Como anular um Documento? 1. Só poderá anular documentos validados (ou certificados), os não validados não pode anular, porque os pode corrigir. 2. Localizar o documento a anular. 3. Carregar no Botão ANULA 4. Digitar o número do documento a anular Como posso ver a último Documento (Factura) a ser elaborado 1. Carregue no Botão FIM 5.2 Emissão de Documento Possibilidade de emitir os documentos por limites. Documentos Selecção do tipo de documento a emitir Série Documentos A série do documento a emitir. Número dos Documentos Limite dos documentos a emitir 28 Manual do utilizador

28 Só por emitir Se a opção estiver seleccionada, vai só emitir documentos que ainda não foram emitidos. Documentos Sai os documentos se estiver activada sai todos os documentos dentro dos limites, caso contrário não sai nenhum documento Recibo dos Documentos Se estiver activada sai os recibos para cada documento listado dentro dos limites. Estes recibos não têm nada a ver com os recibos emitidos nas contas correntes, estes serão somente uma cópia da fatura com o dizer do recibo da fatura. Indica o destino da listagem, se vai para o ecrã ou para a impressora. Quando envia para o ecrã ainda pode enviar para a impressora. Serve para seleccionar a impressora que pretendemos imprimir. Imprime no destino anterior seleccionado. Papel ou Ecrã. Sair Manual do utilizador 29

29 5.2.1 Documento Aspecto do documento de Factura. 30 Manual do utilizador

30 5.3 Cálculo da Avença Permite o cálculo das avenças para as fichas que tenham indicado esta situação. Automaticamente aparece o mês e o ano para qual se vai efectuar o cálculo, conforme o que foi definido nos dados da empresa. A data das facturas não é obrigatoriamente do mês em que está a criar as avenças. Para mudar a data, basta no calendário indicar o data da factura, para isso clique no dia pretendido. Para iniciar os cálculos bastos premir o botão Calcula. Será calculado para todos os clientes que tenham avenças activas para o mês em referência. Os documentos criados não estão certificados, poderá efetuar alterações e correções aos mesmo no écran de movimentos. Para emitir os documentos terá que certifica-los. Manual do utilizador 31

31 6 Contas Correntes Os Documentos que estejam definidos na sua respectiva tabela, com a opção C/C activada, estes são actualizados automaticamente na conta corrente, não é mais necessário nenhum outro procedimento. Mas tem também a hipótese de lançar movimentos directamente na conta corrente do cliente. Disponíveis extractos e listagens. 6.1 Recebimentos Permite criar os recibos conforme os pagamentos efectuados pelos clientes. Este ecrã mostra os últimos documentos recibos efectuados e o respectivo valor. Poderá ter mais do que um tipo de recibos com ter várias serie ativas de recibos. Permite criar um novo recibo. 32 Manual do utilizador

32 Permite alterar um recibo que já exista. Através de indicação de determinados campos, permite filtrar os recibos listados Visualiza no ecrã o recibo seleccionado. Emite o recibo seleccionado. Indica a informação das datas de criação e alteração assim com o operador que criou ou alterou o recibo Sair das contas correntes Documento de Liquidação O Écran das contas correntes onde é possível visualizar todos os movimentos de um determinado cliente. Ao escolher novo ou alteração entra no ecrã de liquidação de documento, normalmente será o documento utilizado o recibo. Neste ecrã visualiza todos os documentos em aberto e quando a linha está paga aparece com um visto no lado esquerdo. Manual do utilizador 33

33 Para selecionar os documentos a pagar basta selecionar com o visto os documentos. Caso o pagamento seja parcial basta selecionar o documento já com o visto e premir o botão Altera Valor e indicar o valor a pagar. Se as linha aparecerem a vermelho indica que os documento já estão fora do prazo de pagamento. Estes movimentos poderão ser despesas ou outros valores que não são faturados, mas teem que ser cobrados aos clientes. Só pode efectuar recibos para documento que estejam no mesmo regime de iva. Em relação a despesas lançada manualmente nas contas correntes, poderá fazer o recibo mas tem de ser em separado a documento que tenham sido faturados Fitlro Permite através do écran seguinte limitar os recibos listados para uma pesquisa mais fácil de um recibo. 34 Manual do utilizador

34 6.2 Lançamento de Documentos Permite lançar movimentos que não sejam elaborados automaticamente na facturação, ou que não tenham ligação à conta corrente. Poderá neste écran navegar pelos diversos clientes, assim como saber os detalhes dos pagamentos. Se activar a opção Só documentos por liquidar, só serão visualizados todos os documentos que estejam por pagar. Funções: Mostra a conta corrente do primeiro cliente. Consulta a conta corrente do cliente anterior. Consulta a conta corrente do cliente seguinte. Mostra a conta corrente do último cliente. Regista um novo documento de conta corrente. Altera o documento seleccionado. Atenção só consegue alterar documentos que tenham sido lançados manualmente e se ainda não estiver com pagamentos. Manual do utilizador 35

35 Anula o documento seleccionado. Atenção só consegue anular documentos que tenham sido lançados manualmente e se ainda não estiver com pagamentos Visualiza o detalhe dos pagamentos do referido documento. Sai das contas correntes Documento Quando é premido o botão Novo ou Altera aparece o seguinte: Descrição dos campos: Tipo de Lanç. Data Data Venc. Número Descrição Sinal Valor Tipo de lançamento conforme o que está definido na tabela de documentos. Se este documento estiver definido como automático não para em mais nenhum campo e regista logo na conta corrente. Data do registo a colocar em conta corrente. Data de Vencimento do registo. Número do documento de conta corrente. Numerado automaticamente. Descrição do movimento Indicação do sinal do movimento. Débito ou crédito. Valor do movimento Como posso lançar um documento na Conta corrente? 1. Selecione o cliente. 2. Prima o botão Novo 3. Escolha o tipo de documento 4. Data do documento. 5. Designação do valor a recolher. 6. Indicar o sinal do movimento, (débito soma, crédito subtrai) 7. Valor do documento. Comentado [A1]: 36 Manual do utilizador

36 8. Prima o botão Grava 6.3 Emissão de Recibos Permite a emissão dos recibos recolhidos no ponto anterior Recibo Aspecto do recibo standard, mas pode ser elaborado um recibo conforme o gosto do cliente. Documentos Seleção do tipo de recibo a emitir Série Documentos A série do recibo a emitir Número dos Recibos a emitir Limite dos números de recibos a emitir Indica o destino da listagem, se vai para o ecrã ou para a impressora. Quando envia para o ecrã ainda pode enviar para a impressora. Serve para selecionar a impressora que pretendemos imprimir. Imprime no destino anterior selecionado. Papel ou Ecrã. Manual do utilizador 37

37 38 Manual do utilizador

38 7 Listagem Nesta opção poderá tirar as listagens dos ficheiros do programa. 7.1 Tabelas Listagem de Tabelas Manual do utilizador 39

39 7.2 Clientes Listagem Simples de Clientes Listagem reduzida dos clientes. 40 Manual do utilizador

40 7.2.2 Listagem Completa Lista completa com os dados dos clientes. Manual do utilizador 41

41 7.3 Definição de Avença Lista as definições das avenças do cliente. 42 Manual do utilizador

42 7.4 Descrição das Contas Corrente Listagem das descrições de conta corrente. 7.5 Familia Artigo/serviço Lista as famílias dos artigos ou serviços 7.6 Artigos/Serviço Listagens dos artigos ou serviços pré-definidos. Manual do utilizador 43

43 7.6.1 Tabela de Preço Lista uma tabela de preços dos artigos/serviços Listagem Simples de Produtos Mostra uma listagem reduzida das fichas dos artigos ou serviços. 44 Manual do utilizador

44 8 Relatórios Os relatórios disponíveis da aplicação, vendas e cobranças. Será possível desenvolver outro relatório especifico as necessidade do cliente. 8.1 Relatórios de Vendas Todos os relatórios disponíveis em relação as vendas Diário de Vendas Limitado pelas datas, relatório de todas as vendas efectuadas. Ordenado por tipo de documento e a respectiva data Diário de Documentos Anulados Igual ao ponto anterior, mas só imprime os documentos anulados. Manual do utilizador 45

45 8.1.3 Diário de Vendas por Cliente Igual ao ponto , mas nos limites acrescenta o cliente e ordenadas as vendas por cliente Gráfico de Vendas Ordenado e limitado por data, visualiza as vendas por ano e meses. 46 Manual do utilizador

46 8.1.5 Gráfico Vendas por cliente Gráfico das vendas de um Top de clientes com o valor superior. Assume por defeito o TOP 10 e é limitado por datas. Manual do utilizador 47

47 8.1.6 Gráfico de Vendas de Produtos Gráfico com o Top de venda dos artigos ou serviços mais vendidos. Limitado por datas Vendas de Clientes Mapa resumo do valor total vendido aos clientes. Limitado ao cliente e a data. 48 Manual do utilizador

48 8.1.8 Vendas de Produtos Mapa de resumo do total vendido de produtos. Limitado a datas e códigos de artigo ou serviço Vendas por Família Visualiza as vendas por família. Podendo ir mostrando do nível 1 ao Declaração de Impostos. Emite uma declaração do imposto de IRS retido aos clientes. (ainda não está disponível) Manual do utilizador 49

49 Mapa Recapitulativo Gera um mapa recapitulativo de facturação, visualizados os clientes que tem um valor de facturação superior ao indicado no mapa Resumo de Impostos Mostra um resumo de todos os impostos referente as facturas de um determinado ano. 50 Manual do utilizador

50 8.2 Relatorios de Contas Correntes Todos os relatórios referentes as contas correntes Diário de Recebimentos Visualiza todos os recebimentos limitado por datas. Manual do utilizador 51

51 8.2.2 Extracto de Conta Corrente de Cliente Extracto de conta corrente dos clientes. Limitado por cliente e data. Opções: Detalhe Mostra todos os detalhes dos pagamentos. Caso o pagamento haja vários pagamentos parciais ao seleccionar esta opção este pagãmente aparece um a um em vez de um valor total do pagamento. Saldados Mostra todos os documentos, em aberto e os que já estão pagos. Se opção não tiver seleccionada só apareceram os documentos em aberto. Indica dados Compl. Se a opção tiver seleccionada no extracto aparecera os dados completo do cliente (Nome e Morada). 52 Manual do utilizador

52 9 Utilitários Opção do programa para poder configurar aplicação as necessidades do utilizador e determinadas ferramentas de optimização da aplicação. 9.1 Abertura de Empresas/Registo Registo e abertura de empresas. Nesta opção não podemos alterar nenhum dos dados porque o programa deixará de funcionar. Só se deve alterar quando haja efectivamente uma alteração ao nome ou ao nº de contribuinte da empresa. Mas terá sempre que informar a GMI desta alteração para receber novos códigos. Também poderá abrir uma nova empresa. Depois de adquirirem a licença da nova empresa podem abrir a mesma nesta opção. Manual do utilizador 53

53 Código Empresa Indicar o código da empresa que vai criar. Atenção terá que ter em posso a chave de activação da empresa. Nome Empresa Nome da empresa que se vai abrir. Escrevem com letras maiúsculas. Nº. Contribuinte Número de contribuinte da empresa abrir. Caminho Caso o programa esteja a trabalhar em modo cliente/servidor para indicar a localização das bases de dados, caso contrário deixar preenchido com um.. Nº Licença Número da licença fornecida pela GMI para a empresa a criar. Nº Série Nº de série gerado pelo programa. Não pode ser alterado. Código Personalização Código fornecido pela GMI que vai permitir a empresa criada funcionar sem restrições. Cria ficheiros Limpos Se esta opção for seleccionada, quando se premirem a tecla Cria Empresa a empresa é criada com ficheiros vazios, mas se a empresa já existir apaga os dados. Ter muita atenção quando forem alterar os dados de alguma empresa que já existe não seleccionar esta opção. Cria ficheiros demonstrativos Igual a função anterior mas colocara ficheiros demonstrativos para poder testar. Cria ou altera dados da empresa. Atenções os ficheiros caso existam conforme as opções acima activadas. Imprime a folha com as alterações para enviar a GMI para obterem os códigos. Envia o registo via internet. Igual a função anterior, mas facilita erros de registo. Quando receberem o registo da GMI, bastará indicar o código da personalização e voltar a carregar no botão Cria empresa, mas sem as opções Cria ficheiros limpos e Cria ficheiros demonstrativos não activados. 54 Manual do utilizador

54 9.2 Ficheiros Operações sobre os ficheiros Conversão de Ficheiros do WinAvenças 4 Permite importar a base de dados do Winavenças 4 para a versão Pro 1. Não esquecer para efectuar está conversão da base de dados, deve ter ter os 2 programas actualizados nas últimas realize para evitar erros de conversão Reorganização/Optimização Permitir organizar as bases de dados como erros e recupera-las, assim como poder compactar as bases de dados não optimizadas. A compactação poderá ser efectuada uma vez por mês para o melhor funcionamento da aplicação. Seleccione os ficheiros a tratar. Permite reorganizar a base de dados seleccionada. Esta operação deve de ser feita sempre que por qualquer motivo a base de dados fique desorganizada e o programa indique o erro de Base de dados irreconhecíveis. Esta opção permite optimizar as bases de dados. Efectua uma leitura exaustiva à base de dados e apaga todos os espaços não necessários. Também permite compactar a base de dados tornando-a mais pequena. Devido a esta operação poder destruir os dados se não for bem-sucedida convém antes efectuar uma cópia de segurança. Manual do utilizador 55

55 9.2.3 Limpeza e Criação de Ficheiros Ao selecionar os ficheiros e premir na confirmação vai apagar completamente e sem hipótese de recuperar os dados (a não ser que tenha copia de segurança). Esta opção serve simplesmente para iniciar uma empresa nova sem dados. Se a empresa tiver dados ficam com as bases de dados vazias. Se a empresa não tiver a base de dados criada está operação cria uma base de dados vazia. 56 Manual do utilizador

56 9.3 Configurações Configuração do programa. Estes dados devem de ser preenchidos previamente antes de iniciar o trabalho com o software Seguranças/Reposições Serve para configurar a segurança, permite indicar a origem e o destino da segurança. Drive Destino Indique a letra do drive onde vai ser efectuada a segurança. Pode ser um Pen, disco externo, ou o próprio disco do computador (esta ultima não é muito aconselhável por avaria do disco do computador perde-se toda a informação.) Pasta de Destino A pasta de destino onde vão ficar as seguranças. Terminar o nome da pasta com \. Capacidade do suporte Indique a capacidade (em megabytes) do suporte onde vai ficar a segurança. Nome do ficheiro para a segurança O programa de segurança vai colocar todas as bases de dados compactadas num ficheiro. Esta opção serve para definir o nome da segurança dentro da pasta definida. Manual do utilizador 57

57 9.3.2 Dados da Empresa Definição dos dados necessários para fazer as facturas. O nome e o número de contribuinte já foram preenchidos no registo, não é necessário preencher. Nome Contribuinte Nº Morada: Localidade Código Postal Telefone Fax Conservatória Nome da Empresa. Não pode alterar, vai parte do ficheiro de licenciamento. Número de contribuinte da empresa. Não pode alterar, vai parte do ficheiro de licenciamento. Morada do utilizador. Localidade do utilizador Código Postal do utilizador Telefone do utilizador Fax do utilizador Nome da conservatória do registo civil. Nº Conservatória Registo da conservatória Capital Social Capital social da empresa. do utilizador 58 Manual do utilizador

58 Pagina Web Local Saft C.A.E. Site do utilizador Caso exista mais do que um programa a funcionar para mesma a empresa, serve para indicar qual a delegação da empresa, para identificar o ficheiro saft. Código da Atividade Económica da empresa Impostos Active e defina as taxas de IVA que necessita nos vários espaços nacionais. Nos outros impostos definia IRS ou Selo caso esteja abrangido por estes impostos. Indique o espaço em que a empresa está abrangida: Continente, Madeira e Açores. Tabela Espaço IVA Outros Impostos Mostra a última tabela de imposto criado. Poderá consultar as tabelas de impostos anterior premindo na sete ao lado. Alteração da tabela só é possível se ainda não efectuou nenhum documento para essa data. Defina em que zona está sediada a sede da empresa. Active e indique as taxa de IVA que necessite. Pode activar mais do que uma zona de taxas. O serviço pode ser efectuado a zona do cliente enquanto que os artigos são obrigados a factura a zona da sede da empresa. Para definir as Taxas de IRS ou Selo caso a empresa esteja abrangida por esses impostos. Cria uma nova tabela de impostos. Obriga a indicar a nova data em que entra em vigor. E as tabelas anteriores deixam de poder alterar. Manual do utilizador 59

59 Grava a tabela de impostos Configurações de Funcionamento Condições de funcionamento do programa. Depois de iniciar o funcionamento da empresa não deverá alterar estas condições, sem contactar o serviço da GMI. Localização dos ficheiros Loc. Fich. Saft Loc. Fich. Resposta Loc. Lig. Contab. Loc. Fic. Temp. Indica a pasta onde o ficheiro Saft é criado. Localização do ficheiro de resposta da AT da comunicação das guias. Indica a localização da pasta onde o ficheiro de ligação à contabilidade. Localização dos ficheiros temporários da aplicação. 60 Manual do utilizador

60 Loc.Fic. Segurança Localização dos ficheiros das seguranças automáticas. Impostos IVA IRS Imposto de Selo Influência do IVA Incidência dos Impostos Activa o Imposto IVA (Obrigatório para maioria dos utilizadores) Activa o imposto IRS Activa o imposto de selo Influência do IVA para clientes com Espaço fiscal diferente do Utilizador. No momento presente só os serviços podem ser cobrados a taxa de IVA no espaço fiscal do cliente. Poderá activar a opção de serviços, ou então a opção de Não influência. Os impostos como o IRS e o Imposto de Selo poderão não incidir sobre todo tipo de artigos, normalmente serão em serviços. Aqui poderemos definir qual o grupo de produtos os impostos serão calculados. Não esquecer que os podutos abradidos pelo imposto tem de estar no grupo aqui definido. Manual do utilizador 61

61 Iva incluído Caso pretenda o iva incluído ativar este campo. Atenção depois de indicar a faturação não pode alterar este campo. Documentos Factura em papel branco Fatura/Recibo Imprime Cabeçalho Imprime Artigo Ativa dados de Transporte Artigo descrito nos documentos de vendas Tempo Tolerância Utiliza o modelo Standard dos documentos de facturação. Imprime Factura e o Recibo ao mesmo tempo. Se activado imprime o cabeçalho da empresa nas facturas. Se desactivado não imprime para poder utilizar papel com o logo da empresa. Se na fatura imprime o artigo descrito abaixo Para ativar nos documentos os campos dos dados de transporte. Descrição do artigo (observações) que aparecem nos documentos se estiverem ativados. Tem em minutos para tolerância no envia das guias para a AT 62 Manual do utilizador

62 Processamento Deixa alterar a descrição dos produtos na faturação. Por default o programa só deixa alterar as descrições dos serviços na recolha das faturas. Artigo não permite, a não ser que ative esta opção. Cliente Diverso Artigo por Default Desconto Global Desconto CGA Calculo Avença Altera Comissão Para indicar o cliente saco, onde todos os documentos que não são necessários indicar o cliente. Ou seja todos os clientes tempórarios vai parar a esta ficha de cliente. Na facturação não é obrigatório indicar o código de artigo, mas para o funcionamento interno necessita do código de produto, e aplicação ira assumir o código aqui defenido. Activa o desconto global do documento Activa o desconto CGA Se as avenças são criadas no inicio do periodo ou no final do periodo. Quando ativado permite que o utilizador possa alterar as comissões do Manual do utilizador 63

63 Altera vendedor Comissão pelo pagamento Auto Segurança Permite contribuintes iguais vendedor quando está a faturar. Permite alterar o vendedor linha no documento. Quando ativado, o calculo das comissões só são feitas quando se efectua o pagamento Ativa a segurança automatica. Esta segurança será sempre efectuada quando entra no programa. Quando ativado permite abrir varias fichas de clientes com o mesmo número de contribuinte. Locais Defualt Locais de carga e entrega por default. Serão os locais assumidos de forma automática quando se gera uma fatura. Para evitar de estar sempre a escolher os locais de carga e descarga poderá definir aqui os mais usados e depois alterar se necessario na factura. 64 Manual do utilizador

64 Documentos Default Onde definidos os dados por default dos documentos. Quando não existir outra informação serão estes os dados assumidos pelo programa. Doc. Vendas p/ Default Layout Vendas por defeito Doc. Recebimento p/ Default Layout doc. Recebimentos por Defeito O nome do documento que assume automaticamente quando se entra no écran de faturação. Nome Layout dos documentos de vendas. O nome do recibo que assume automaticamente quando se entra no écran dos pagamentos. Nome Layout dos recibos. Serie Documento Serie do documento assumida por defeito. Sempre que entrar num documento para criar assume esta serie, podendo ser alterado no próprio documento. Manual do utilizador 65

65 Nº Vias Se na definição do documento tiver 0 no nº de vias o programa assume estas vias por defeito. RIC Activação do regime de IVA de caixa para o utente. Antes de activar ver o manual referente ao RIC Processamento da Avença Indica o Mês e o Ano em que vai inicar o processamento das avenças. Quando for aos calculos assume este mês. Após os calculos incrementa o mês. 66 Manual do utilizador

66 9.3.6 Tabelas de Documentos Nesta tabela definirá todos os tipos de documentos que a sua empresa utiliza. Ex: Facturas, Faturas simplificadas, Notas de Crédito, etc. Depois de definidos os documentos, não pode alterar os mesmos, se o fizer pode pôr em riscos os seus dados. Sair da Tabela de documentos Código Código do documento. Campo automático que não pode ser alterado. Manual do utilizador 67

67 Documento Nome do documento. Sinal O sinal do documento para as contas correntes e mapa de venda, o débito soma, o crédito subtrai. Número Vias Número de vias do documento. O número de vezes que este documento é impresso. Caso seja zero, assume o valor que está definido nos Dados da Empresa. Tipo Doc.Saft. Referência do documento para efeito da criação do ficheiro Saft-Pt Versão do Rpt Versão do layout do documento de facturação. Valor para a versão 4 será 2. Poderá ser alterado para outro número com a indicação do suporte da GMI. Layout RPT Nome do ficheiro que contém a máscara para o documento. O nome das máscaras possíveis que vêem disponíveis no programa são: factura.rpt, factura1.rpt, recibo.rpt, renda.rpt, renda1.rpt. (ver exemplo no anexo A). Poderá pedir à GMI, uma mascara personalizada para a sua empresa em que pode constar o logótipo da mesma. Se neste campo não definir nada, o software assumirá o que está definido nos Dados da Empresa. Conta Ligação Indicação do código da tabela de contas de ligação. Utilizar somente se tiver o Winavença a ligar com software de Contabilidade. Doc. c/iva Se activo a quando a recolha da factura activa os campos de IVA. Tem de estar activo para os documentos tipo Factura, V.Dinheiro, Etc. Caso o documento seja um recibo poderá ser desactivado. Ligação C/Correntes Se esta opção estiver activada, este documento passa para as contas corrente de cliente, com o sinal que foi definido. Obriga Ficha de Cliente Ao efectuar o documento obrigatório indicar a entidade Imp. Dados Transporte Imprime ou não dados para transporte (local Carga e Descarga) Documento p/audit Quando activado indica que é um documento fiscal e este documento será gravado com uma assinatura digital para certificar que o documento é legal. Quando for efectuado o primeiro documento este campo não poderá ser alterado. Documento Recibo Imprime Factura Recibo Grava as alterações Fecha a tabela. Nota: só depois de clicar na tecla Grava é que as alterações efectuadas sortirão efeito. 68 Manual do utilizador

68 9.3.7 Numeração dos Documentos Poderá criar novas séries de documentos. Sempre que cria uma série nova a anterior fica bloqueada e não poderá voltar a fazer novos documentos com essa série. Manual do utilizador 69

69 9.4 Senhas Definição dos utilizadores assim com os seus acessos à aplicação. Mostra lista todos os operadores definidos. Para alterar algum operador basta fazer duplo click em cima do nome do operador. Cria um novo operador. Anula um operador que já exista. Ao fazer o duplo click ou premir o botão novo entra na ficha dos utilizadores. Código Código do operador. Será com este número que ficar registado nos ficheiro quem criou ou alterou algum documento. Login Nome abreviado do operador que servirá de login ao programa. Nome Completo Nome completo do utilizador do programa. Cargo Cargo que o operador desempenha na empresa. Observações Observações Senha 70 Manual do utilizador

70 Senha do operador. Para entrar na aplicação será utilizado o campo login e esta senha. Tem de preencher 2 vezes com a senha exactamente iguais. Supervisor Se activado o operador tem acesso a todo o programa sem precisar de definir acessos Acessos Aqui poderá definir os acessos de cada operador dentro da rotina. Na lista aparecem os menus do programa que podem ser navegados como o dupli click em cima do nome do respectivo menu e com a tecla voltar para voltar ao menu anterior. Para alterar os acessos basta activar o acesso e depois gravar a respectiva alteração. Níveis de Acesso: Acesso Permite entrar e visualizar os dados. Novo Permite criar novos registos Altera Permite alterar registos Anula Permite anular registos. Manual do utilizador 71