Índice 1. PORTAL DE VENDAS INTEGRAÇÃO PORTAL DE VENDAS X FOX CADASTRO DE VENDEDORES/SUPERVISORES CONFIGURAÇÃO DO SISTEMA...

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1 Portal de Vendas

2 Índice 1. PORTAL DE VENDAS INTEGRAÇÃO PORTAL DE VENDAS X FOX CADASTRO DE VENDEDORES/SUPERVISORES Guia Portal de Vendas CONFIGURAÇÃO DO SISTEMA ACESSO AO PORTAL DE VENDAS Menu Principal Menu Cadastro Clientes Condição de Pagamento Tabela de Preço Produtos Tipo de Venda MENU FATURAMENTO Inclusão de Pedido REGRAS DE NEGÓCIO Lista de Preço Produto Condição de Pagamento LIBERAÇÃO DO PEDIDO Guia Processamento, Tela de Liberação e Cancelamento de Pedidos DEMAIS FUNCIONALIDADES... 29

3 1. Portal de Vendas O Portal de Vendas é um sistema Web que tem como principal objetivo ser uma ferramenta para que vendedores externos tenham autonomia para consultas e geração de Pedidos de Vendas, tendo acesso as informações importantes. O Sistema também disponibiliza as informações cadastradas no Fox Sistema de Gestão como os dados de produtos, clientes, tabelas de preços e cadastros auxiliares para consultas, através de um canal de integração de dados. 3/28

4 2. Integração Portal de Vendas x Fox Essa comunicação integrada entre Fox X Portal, é realizada a partir de um serviço passivo, chamado Canal de Integração que funciona por meio do Agendador de Rotinas, localizado no Gerenciador de Sistemas em Utilitários. Importante: No caso do Portal de Vendas os únicos dados enviados para o Fox serão os Pedidos de Vendas. O Portal de Vendas é melhor compatível com o navegador Google Chrome. 4/28

5 3. Cadastro de Vendedores/Supervisores No Módulo Vendas/Faturamento no menu Cadastros/Vendedores, na Guia Vendedores, preencher todos os campos do cadastro. O preenchimento do é essencial para o envio e recebimento dos pedidos. Campo Código: Código sequencial sugerido pelo sistema, mas permite alteração. Campo Tipo: Selecione um Tipo para o Vendedor/Representante/Supervisor ou Outros. Se o Tipo selecionado for Supervisor, este poderá ter um cálculo diferenciado no pagamento das comissões, influenciando diretamente no valor pago aos demais Vendedores cadastrados. Se uma determinada venda for efetuada por um Supervisor e um Vendedor, o valor da base para cálculo e pagamento das comissões para o Supervisor será o valor total da Nota Fiscal, para o Vendedor será o valor da Nota Fiscal menos o valor da comissão paga ao Supervisor. (Para que este tratamento diferenciado seja efetuado, deve-se marcar a opção Cálculo diferenciado para Supervisor em Cadastros/ Configuração Geral/ Comissões). Campo Nome: Informe o nome do vendedor/representante. 5/28

6 Quadro Endereço: Informe os dados cadastrais do vendedor/representante, como CEP, Endereço, Complemento, Cidade, Estado e Bairro. Quadro Contato: Informe os dados para contato do vendedor/representante, como Responsável, CPF/, RG, Fone1/Ramal1, Fone/Ramal2, Celular, Fax e . Quadro Documentação: Informe os documentos do vendedor/representante, como Pessoa, CNPJ/CPF, Insc. Est/RG. Importante: Ao Cadastrar um novo Vendedor ou Pesquisar um cadastro já existente, sendo Pessoa = Jurídica ao clicar no Ícone da RFB (Receita Federal do Brasil) será aberta uma tela para a digitação dos caracteres do Captcha, ao Confirmar e clicar em Sim o sistema preenche os campos com as informações disponibilizadas pelo site, as informações podem ser alteradas pelo usuário. Quadro Banco: Informe o banco, a agência e a conta do vendedor/representante, para pagamento das comissões via crédito em conta bancária. Quadro Atuação: Especifique a região de atuação do vendedor/representante, e se ele está Ativo ou não. Por padrão o sistema apresenta sempre a opção Ativo marcada. Não é possível excluir um vendedor/representante, que já efetuou vendas, nesse caso é necessário desmarcar a opção de Ativo. Quadro Comissão: O percentual de comissão especificado neste cadastro sempre será sugerido quando utilizado o vendedor/representante em qualquer outro cadastro do sistema. Ex.: Pedido, Nota Fiscal, etc. O valor da comissão poderá ser pago no ato da emissão de qualquer venda concretizada por ele, podendo especificar também se será abatido o IRRF no pagamento da comissão ou não. Para o lançamento automático da comissão na baixa de uma duplicata pelo módulo Financeiro, é necessário que seja efetuada a vinculação do vendedor/representante a sua respectiva empresa, que deve estar previamente cadastrada em Cadastros/ Gerais/Empresas. Campo User: Informe o login de acesso do vendedor/representante, para utilização do sistema. Campo Empresa: Informe a empresa do vendedor/representante, para o lançamento automático da comissão. Importante: Somente Vendedores e Supervisores cadastrados corretamente no FOX terão acesso ao Portal de Vendas, certifique-se de informar , esta informação é indispensável para acesso ao Portal de Vendas. 6/28

7 1.1. Guia Portal de Vendas Nesta guia você deverá criar um Usuário e Senha para o vendedor/representante. Estas informações são indispensáveis para acesso ao Portal de Vendas. 7/28

8 4. Configuração do Sistema Para criar o Portal de Vendas com um domínio personalizado e deixá-lo já configurado para a integração dos dados da base, acesse o módulo Vendas/Faturamento, no menu Utilitários/Configurações/Sistemas na Guia Portal de Vendas. Clique no botão v no fim dos campos: Chave de Acesso e Chave de Acesso ao Portal, para que o sistema crie as respectivas chaves. Check Box Integração Solução Portal: Marque esta opção para realizar a integração dos dados com o Portal de Vendas, quando não desejar integrar os dados basta desmarcá-la. Campo Domínio: escolha um nome que será o domínio que irá compor o endereço do site. Normalmente é utilizado o nome da empresa/escritório. O endereço ficará da seguinte forma: Botão Portal do Representante: Clique neste botão para efetivar e finalizar a criação do Portal de Vendas já com o domínio e o banco de dados pronto para receber a primeira carga de dados. Botão Acessar Portal de Vendas: Clique neste botão para acessar o site do Portal de Vendas já criado. 8/28

9 Após a criação, é feito um processo de carga de dados para a base de dados do Portal de Vendas. Para acessar o Agendador de Rotinas basta acessar o seguinte caminho: Fox Gerenciador de Sistemas/Utilitários/Agendador de Rotinas. Ao acessar o Agendador, irá visualizar que já terá uma Rotina Canal de Integração FOX - Solução Portal agendada. A frequência do agendamento da carga de dados está configurada por padrão a opção Constante e em intervalos de 3 minutos. Feito esse processo de criação do Portal, é integrado primeiramente os Usuários, Unidade de Negócio e Estabelecimento, e após mais 3 minutos os demais cadastros. Para validar se o agendamento está realmente ocorrendo, poderá consultar no Agendador de Rotinas o Histórico de Execuções. Após, feito a primeira carga, o Portal de Vendas já estará pronto para utilização. Importante: Os dados do FOX são exportados para o Canal de Integração em lotes de até 100 registros, este serviço realiza a gravação das informações por ordem de chegada ao Canal, o qual consulta em intervalos de 15 minutos se há novas informações para consolidar nos bancos de dados. As informações podem não estarem disponíveis imediatamente após uma carga de dados, dependendo da posição do lote na fila do canal. 9/28

10 5. Acesso ao Portal de Vendas Para acessar o portal de vendas, basta digitar em uma página da internet o endereço criado anteriormente, por exemplo: Este acesso pode ser realizado de qualquer navegador e qualquer dispositivo conectado a internet como tablets e smarthphones. Informe Usuário e Senha, conforme cadastrado efetuado em Módulo Vendas/Faturamento/ menu Cadastros/Vendedores/Guia Portal de Vendas e clique em login. Dica: Caso tenha esquecido a Senha ou se desejar alterá-la, basta clicar na opção Esqueci minha senha. 10/28

11 Insira no primeiro campo o Usuário e clicar no botão Obter código. Após clicar nesse botão será enviado para seu um código que será utilizado no processo de alteração da senha. No Campo código informe o código que recebeu por , em seguida nos campos abaixo a Nova Senha e ao confirmá-la no campo seguinte, clique no botão Alterar Senha e depois clique no botão Voltar para Login para se logar no Portal de Vendas Menu Principal Na tela inicial do Portal de Vendas visualizará a barra de Menus (localizada no Topo) e no corpo da página há botões coloridos com o nome de cada rotina do Portal, que servem como atalho para um acesso mais rápido para as Rotinas (inclusão de Pedidos, Vendedores e etc.) sem ter que acessar a barra de Menus Menu Cadastro No menu Cadastro irá encontrar as seguintes rotinas: Clientes, Condição de Pagamento, Lista de Preço, Produtos e Tipos de Venda. 11/28

12 Clientes Essa rotina permitirá que o usuário realize pesquisas sobre Clientes disponibilizados no Portal de Vendas via integração com o sistema FOX. Basta preencher os filtros e clicar no botão Pesquisar e então o resultado será listado em uma grade. Para acessar o cadastro de um cliente, clique no botão Abrir localizado na grade, na linha do cadastro desejado. Na mesma janela irá abrir o cadastro do cliente possibilitando a visualização das informações do mesmo, de maneira mais detalhadas. 12/28

13 Para acesso a informações como Condição de Pagamento que está cadastrado para esse cliente, Ramo de Atividade, Contatos etc., basta navegar pela Guia Informações diversas. Para ter acesso a outras informações sobre endereços de Cobrança e Entrega, clique no menu Endereços do Cliente na lateral esquerda Condição de Pagamento Esta rotina permitirá que o usuário realize pesquisas sobre as Condições de Pagamentos disponibilizadas no Portal Vendas. Basta preencher os filtros e clicar no botão Pesquisar e então o resultado será listado em uma grade. 13/28

14 Para acessar o cadastro de uma Condição de Pagamento, clique no botão Abrir localizado ao lado esquerdo da tela, na mesma janela irá abrir o cadastro da Condição de Pagamento possibilitando a visualização das informações de maneira mais detalhadas Tabela de Preço Essa rotina permitirá que o usuário realize pesquisas sobre as Tabelas de Preços disponibilizadas no Portal de Vendas via integração com o sistema FOX. Preencha os filtros e clique no botão Pesquisar. Para acessar o cadastro de uma Tabela de Preço, clique no botão Abrir. Na mesma janela irá abrir o cadastro da Tabela de Preço possibilitando a visualização das informações de maneira mais detalhadas. 14/28

15 Na primeira Guia, há informações importantes como o Código da Tabela de Preço, Validade, Situação e outras de tão importância quanto. Poderá através do menu Itens da Lista de Preço (Localizado na lateral esquerda) visualizar a quantidade e os itens que compõe a Tabela de Preço, há informações também como, Preço de venda padrão e com Margem, para isso deverá clicar no botão selecionar que aparece no grid abaixo Produtos Em Cadastro/Produtos, permitirá o vendedor realizar pesquisas sobre Produtos disponibilizados no Portal de Vendas via integração com o sistema FOX. Ao clicar no botão Pesquisar, o resultado será listado no grid abaixo. 15/28

16 Para acessar o cadastro de um Produto específico, clique no botão Abrir localizado ao lado esquerdo, irá abrir o cadastro do produto possibilitando a visualização das informações do mesmo, de maneira mais detalhada como Código do Produto, Descrição, Preço de Venda e etc. No menu Produto (Localizado na lateral esquerda) na Guia Específico para Produto encontrará algumas informações como o Grupo o qual pertence o Produto, Quantidade Mínima para pedido e Máxima sem confirmação e etc. 16/28

17 A Guia Especificações contém informações técnicas sobre o produto, informações essas, cadastradas pelo sistema FOX e disponível no Portal de Vendas através da integração automática desses dados entre os dois sistemas Tipo de Venda A rotina permitirá que o usuário realize pesquisas sobre Tipos de Vendas disponibilizados no Portal de Vendas via integração com o sistema FOX. Basta preencher os filtros e clicar no botão Pesquisar e então o resultado será listado em uma grade. Para acessar o cadastro de um Tipo de Venda, clique no botão Abrir localizado na grade, na linha do cadastro desejado. Na mesma janela irá abrir o cadastro do produto possibilitando a visualização das informações do mesmo, de maneira mais detalhadas. 17/28

18 Nessa Guia Dados Principais, poderá visualizar informações importantes como Tipo Global e Informações Tributárias. 18/28

19 6. Menu Faturamento A Rotina Faturamento/Inclusão de Pedidos possibilita a geração de Pedidos de Vendas e posteriormente via integração, permite o envio desses Pedidos para o sistema Fox. O modo de geração de Pedidos de Vendas é bem fácil e prático, basta ir preenchendo os campos que contém em cada passo que vai do 1 ao 5 e clicar no botão Finalizar no último passo. Importante: Se algum campo obrigatório não for preenchido o sistema irá alertar para o devido preenchimento, ou se for localizado alguma divergência de regras de negócio ao finalizar, o Pedido será automaticamente bloqueado. Nessa situação de bloqueio, deverá solicitar o desbloqueio para o Supervisor. Esse processo será explicado mais frente. Essa rotina possibilita também o envio do Pedido de Vendas para o do cliente. Os campos que se encontram bloqueados, são campos preenchidos automaticamente. Já os que estão habilitados, para poder preenchê-los, basta clicar no ícone "Lupa" para abrir uma caixa de diálogo e selecionar a opção desejada Inclusão de Pedido Para realizar a inclusão de um Pedido no Portal de Vendas é necessário seguir alguns passos. Vamos realizá-los? 1º Passo -Cliente Nesse passo, o principal campo que deve ser preenchido é o Cliente. 19/28

20 Quadro Informações Gerais: Campos Código: Neste campo será apresentado o código que é gerado automático e sequencialmente pelo Portal, respeitando a ordem crescente a contar do último pedido feito. Importante: Campo código só é gerado a partir do 2 passo. Situação do Pedido: Este campo informa a situação atual do pedido, podendo estar em Digitação, Bloqueado, Cancelado ou Finalizado. Vendedor: Neste campo irá trazer automaticamente o vendedor o qual está vinculado seu usuário de acesso. Quadro Informações Principais: Cliente: Informe o cliente para qual será feito o Pedido de Vendas. Transportadora: Insira neste campo a transportadora que fará o transporte do produto. Para seguir para o próximo passo, clique no botão Próximo localizado no topo da página ao lado direito. 2 Passo -Tabela de Preço Nesse passo deverá informar a Tabela de Preço caso seja necessário, senão houver necessidade, o Item adicionado no Pedido gerado, buscará o preço configurado no seu próprio cadastro e não o da Tabela de Preço. 20/28

21 Para seguir para o próximo passo, clique no botão Próximo localizado no topo da página ao lado direito. 3 Passo -Itens Nesse passo deverá informar os Itens para a geração do Pedido de Vendas. Basta clicar no ícone "Lupa" para começar a incluir Itens. Já nos campos Valor Unitário e Quantidade deverá digitar as informações desejadas. No campo seguinte, conforme a descrição possibilita aplicar um percentual de desconto. O Percentual de Desconto e a Quantidade devem estar dentro do estipulado para que os pedidos gerados não bloqueiem. 21/28

22 Após preencher os campos acima, basta clicar no botão Salvar para registrar as informações preenchidas e na grade aparecer o(s) Item(ns) incluso(s)com suas configurações. Botão Excluir: para excluir um ou vários Itens, basta marcá-los na caixa de marcação existente na primeira coluna da grade e clicar nesse botão. Botão Novo: tem a função de limpar a tela para recomeçar o preenchimento de novas informações. Para seguir para o próximo passo, clique no botão Próximo localizado no topo da página ao lado direito. 4 Passo -Condição de Pagamento Nesse passo deverá informar a Condição de Pagamento. Lembrando que para esse tipo de campo deverá clicar na "Lupa" para selecionar a Condição de Pagamento desejada. Para seguir para o próximo passo, clique no botão Próximo localizado no topo da página ao lado direito. 5 Passo -Finalização Esse passo é onde poderá visualizar todas as informações inseridas no pedido gerado e informações de controle dos Pedidos como Datas e Horários. Nesse passo também poderá informar endereços de entrega/cobrança além do do cliente que é responsável pelo Pedido de Vendas. No campo deve informar o do responsável pelo pedido. Logo após a Finalização do Pedido de Venda, é habilitado um botão "Enviar Pedido por " e é para esse e- mail informado nesse campo que será encaminhado o com um anexo do arquivo do Pedido de Vendas em formato PDF. 22/28

23 Para inserir endereço de Entrega/Cobrança e data de entrega, deverá acessar a Guia Informações Comerciais. 23/28

24 Guia Valores Gerais Poderá inserir valores complementares, como de Seguro, Frete e de outras despesas. Além dessas informações é nessa guia que poderá também, visualizar o valor total e discriminado do Pedido de Vendas. Após revisar todas as informações do Pedido, para finalizá-lo, basta clicar no botão Concluir localizado no topo da página ao lado esquerdo. Se não ocorrer nenhuma divergência referente a as regras de negócios, irá aparecer uma mensagem informando a finalização do pedido com sucesso e irá habilitar o botão logo abaixo do botão Concluir, chamado Enviar Pedido por . O botão Enviar Pedido por como o próprio nome já diz, tem a função de enviar o pedido gerado para o informado no passo 5. Se ocorrer alguma divergência no pedido aparecerá uma mensagem de aviso de bloqueio (O Pedido possui inconsistências e foi bloqueado), sendo necessário verificar com o Supervisor a possibilidade de desbloqueio. Após realizar essas operações poderá consultar o pedido gerado na rotina Meus Pedidos no menu Faturamento. Depois da geração do Pedido, o pedido poderá ser enviado ao FOX via integração pelo aplicativo Agendador de Rotinas. 24/28

25 7. Regras de Negócio É importante sabermos sobre as regras de negócio que são passiveis de bloqueio do pedido, caso esteja em desacordo com as regras estabelecidas nos respectivos cadastros Lista de Preço Se a "Data início de validade" estiver preenchida como uma data futura (ex. 13/01/2015) e tentar utilizá-la apresentará a seguinte mensagem: Lista de preço está fora do período de comercialização Se a "Data fim validade" estiver preenchida como uma data ultrapassada (ex. 13/01/2015) e tentar utilizá-la apresentará a seguinte mensagem: Lista de preço está fora do período de comercialização Se o desconto dado pelousuário no momento em que estiver fazendo pedido for maior que o permitido na Lista de Preço, aparecerá seguinte mensagem: Valor total de descontos [0,05] maior que o valor máximo de descontos [0,01] informado na lista de preço. Se no pedido usar uma Lista de Preço diferente do Status "Ativa", apresentará a seguinte mensagem: Tabela de preço está 'Bloqueada Temporariamente' ou 'Inativa 7.2. Produto Se no pedido a "quantidade mínima para Pedido" for menor que a configurada no portal, aparecerá a mensagem como no exemplo abaixo: Quantidade de itens do produto [MALHA CARDADA 30/1-42" -NATURAL 100%CO - MULTICOLOR] [1,00] menor que o mínimo permitido [2,00]. Se no pedido a "quantidade máxima sem confirmação" for maior que a configurada no portal, aparecerá a mensagem como no exemplo abaixo: Quantidade de itens do produto [RIBANA 1/1 C/ELASTANO 96/4% CO/PUE NATURAL - MULTICOLOR] [5,00] maior que o máximo permitido [3,00]. Se o Produto utilizado no pedido estiver diferente do Status "Ativa", apresentará a seguinte mensagem: Produto está 'Bloqueado Temporariamente' ou 'Inativo' 25/28

26 7.3. Condição de Pagamento Se a Condição de Pagamento utilizada no pedido estiver diferente do Status "Ativa", apresentará a seguinte mensagem: Condição de pagamento está 'Bloqueada Temporariamente' ou 'Inativa. Nessa rotina os Supervisores terão acesso aos pedidos bloqueados e seus históricos, ou seja, através do histórico do pedido o Supervisor vai identificar o motivo que bloqueou tal pedido e decidirá se irá realizar a liberação ou o cancelamento. 26/28

27 8. Liberação do Pedido Essa rotina está disponível somente para Supervisores. Na primeira tela contém um conjunto de filtros que ajudará a realizar a pesquisa dos/do Pedido bloqueado. Após localizar o pedido desejado, basta clicar no botão Abrir que consta na grade, na mesma linha do pedido escolhido. Então você será direcionado para uma nova janela (rotina Meus Pedidos) que possibilitará antes de tomar qualquer decisão, verificar o motivo o qual bloqueou o pedido, e visualizar um resumo de informações sobre esse pedido e os itens que o compõe. Na tela da rotina Meus Pedidos, que você é direcionado para visualizar o Histórico de Bloqueios, e outras informações dos menus Pedido e Itens do Pedido. Depois de visualizar as informações sobre o pedido desejado, clique no botão Voltar do seu Navegador. Na Guia Processamento deverá escolher primeiramente um Motivo dentre os que estão disponíveis e que se "encaixam" com a ação que deseja tomar. Depois da escolha do Motivo e marcar o Pedido na grade, deverá clicar em um dos botões Liberar Pedido ou Cancelar Pedido para efetivar assim a ação desejada. Observação: Os botões Liberar Pedido ou Cancelar Pedido serão habilitados conforme o Motivo selecionado Guia Processamento, Tela de Liberação e Cancelamento de Pedidos A rotina Meus pedidos contém filtros para realizar pesquisas sobre os pedidos gerados de acordo com as situações: Digitação, Bloqueado, Finalizado e Cancelado. 27/28

28 Poderá também, marcar um pedido com Situação Finalizado para enviar por . Basta marcar o pedido e clicar no botão Enviar Pedido por . É nessa rotina que conseguirá gerar relatórios e imprimi-los, basta configurar os filtros para pesquisar os relatórios conforme desejar e em seguida, clicar no botão Imprimir (localizado a esquerda no topo da página). Será aberto o assistente de impressão dando opções de impressão, preto e branco e etc. Após escolher uma das opções, clique em Imprimir, então será aberto uma janela com opções para a escolha de extensões para exportação, ou seja, poderá salvar em seu computador o relatório em extensões como Excel, Word, PDF e etc. Os pedidos com as situações: Bloqueado, Finalizado e Cancelado, se acessar através do botão "Abrir" localizado na grade, abrirá uma Janela que permitirá verificar o motivo de bloqueio do pedido, resumo de informações sobre esse pedido e os itens que o compõe. 28/28

29 9. Demais Funcionalidades Nessa rotina encontrará filtros para consulta de usuários cadastrados no sistema FOX e disponível para o Portal de Vendas somente para consulta. Lembrando que esses cadastros foram disponibilizados para o portal via integração. Na primeira tela contém filtros para pesquisa de Usuários. Para acessar o cadastro de um usuário, para visualizar informações mais detalhadas, basta clicar no botão Abrir na linha do cadastro desejado. Será aberta outra janela com informações gerais do usuário como, Data de Expiração da Senha, , login e etc. 29/28

30 No menu Informações Extras (localizado no lado esquerdo) contém informações como a Unidade de Negócio e o Estabelecimento o qual pertence o usuário. Importante: Há possibilidade de um usuário pertencer a mais que um Estabelecimento, sendo assim, para um usuário alterar o seu Estabelecimento durante a navegação no Portal de Vendas, deverá acessar o 4 Menu (ao lado do menu Segurança no topo da página) e alterar conforme as opções de Estabelecimento que irão aparece ao clicar no botão Alterar. Para sair do Portal de Vendas, basta clicar no 5 Menu no topo da janela e depois no botão que irá aparecer "Sair". 30/28