2.3. ORGANIZAÇÕES E GESTÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

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1 2.3. ORGANIZAÇÕES E GESTÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO As Empresas e os Sistemas Problemas locais - impacto no sistema total. Empresas como subsistemas de um sistema maior. Uma empresa excede a soma de atividades isoladas, tais como: vender, comprar, controlar pessoal, produzir, pagar e receber. Há que se buscar uma síntese entre as diversas funções, divisões, produtos, mercados e também entre os ambientes interno e externo da empresa. A concepção da empresa como um sistema aberto e essencialmente dinâmico, faz com que um sistema organizacional, para sobreviver, tenha de responder eficazmente às pressões exercidas pelas mudanças contínuas e rápidas do ambiente. Eficiência Empresarial Eficiência: diz respeito ao método, ao modo certo de fazer as coisas. É definida pela relação entre volumes produzidos / recursos consumidos. Uma empresa eficiente é aquela que consegue o seu volume de produção com o menor dispêndio possível de recursos (menor custo por unidade produzida). Eficácia empresarial Eficácia: diz respeito a resultados, a produtos decorrentes de uma atividade qualquer. Trata da escolha da solução certa para determinado problema ou necessidade. É definida pela relação de resultados pretendidos / resultados obtidos. Uma empresa eficaz coloca no mercado o volume pretendido do produto certo e no tempo certo para uma determinada necessidade.

2 Definindo Efetividade O adjetivo EFETIVA vem do substantivo EFETIVIDADE. EFETIVIDADE = EFICÁCIA + EFICIÊNCIA Essa equação significa que a efetividade é resultado da eficácia com eficiência. Eficácia significa obter resultados favoráveis. Eficiência significa fazer bem feito, seguindo um determinado padrão geralmente aceito. Níveis dos Sistemas Sistemas Nível-Operacional: suporte aos gerentes organizacionais no desenvolvimento de atividades elementares e transacionais na organização. Sistemas Nível-Tático: suporte ao monitoramento, controle, tomada de decisões e atividades administrativas de gerentes. Sistemas Nível-Estratégico: auxiliam gerentes manipular e situar questões estratégicas e tendências de longo-prazo, ambas na organização e no ambiente externo. A visão de processos As operações empresariais não são ilhas funcionais isoladas, pelo contrário, os processos empresariais perpassam por toda a estrutura organizacional, do momento em que são iniciados pelo cliente até o ponto em que o cliente recebe como retorno o produto de sua solicitação. Sistemas de Informação - Gestão de Processos As organizações esperam que gerentes não somente usem sistemas mas também: Saibam como usar a tecnologia da informação para projetar organizações competitivas e eficientes; Participem no projeto da arquitetura de informação e sistemas de sua empresa; Administrem os recursos de informação da organização; Participem da definição e aquisição das tecnologias da informação; Entendam sobre padrões de hardware e software de modo a garantir que os mesmos sejam compatíveis e possam operar em conjunto;

3 Escolham entre opções de telecomunicações alternativas; Gerenciem e controle a influência dos sistemas nos empregados e no cliente; Sugiram novos usos para os sistemas de informação Mudanças no Processo de Gerenciamento Crescente interdependência entre organização e SI: Estratégias de negócios Política corporativa Regras Procedimentos Hardware Software Dados telecomunicações Relacionamento de SI e organizações resultante da crescente complexidade e escopo dos sistemas e aplicações Crescente poder e declínio do custo da Tecnologia de Informação Sistemas e aplicações mais fortemente relacionados com atividades fundamentais Formação de uma Arquitetura de Informação Questões-Chaves: 1. Mudança nos Negócios Estratégicos: os negócios usam tecnologia de informação para projetar organizações que são competitivas e efetivas; 2. Mudança na Globalização: as organizações devem entender o negócio e requisitos de sistema num ambiente de economia global; 3. Mudança na Arquitetura de Informação: as organizações devem desenvolver uma arquitetura de informação que suporte seus objetivos de negócio; 4. Mudança no Investimento em SI: as organizações determinam o valor do negócio do SI; 5. Mudança de Controle e Responsabilidade: a organização deve projetar sistemas onde as pessoas possam controlar e entender; e a organização pode ter certeza que seus SI s são usados de maneira socialmente ética e responsável. Perspectivas de Negócios Numa perspectiva gerencial e de negócios, um sistema de informação é uma solução organizacional e administrativa, baseada na Tecnologia da Informação, para desafios e problemas criados num ambiente de negócios.

4 Organização Sistemas de Informação são parte da organização Elementos-chave de uma organização: pessoas, estrutura, procedimentos, políticas e cultura. Uma Organizações formal é composta por diferentes níveis e especialidades sua estrutura revela uma clara divisão do trabalho os níveis mais altos envolvem trabalhos gerenciais, profissionais e técnicos e os níveis mais baixos envolvem trabalhos operacionais especialistas são contratados e treinados para diferentes funções Principais Funções Organizacionais Vendas e Marketing vender os produtos e serviços da organização Fabricação / produção produzir produtos e serviços Finanças administrar os recursos financeiros da organização (dinheiro, estoque, hipotecas, etc ) Contabilidade manter os registros financeiros da organização Recursos Humanos atrair, desenvolver e manter a força de trabalho da organização Procedimentos de Operações Padrões são regras formais para a realização de tarefas As regras orientam os empregados em vários procedimentos Muitos procedimentos são formalizados e escritos, muito outros são práticas informais de trabalho Muitos Procedimentos de Operações Padrões de uma organização são incorporados em Sistemas de Informação Cultura Conjunto fundamental de suposições, valores e maneiras de fazer as coisas, que foram aceitos pela maioria dos membros da organização. Parte da cultura da organização pode ser encontrada embutida em seus SI (Ex: dar prioridade aos serviços dos clientes pode ser encontrado em um sistema de acompanhamento de pacotes da empresa) Política Diferentes níveis e especialidades em uma organização criam diferentes interesses e pontos de vista. Essas visões conflitam frequentemente. Esses conflitos são a base para as políticas organizacionais. Os Sistemas de Informação resultam de conjunto de diferentes perspectivas, conflitos, compromissos e acordos que são parte natural de toda organização Administração de Pessoas Os gestores percebem os desafios de negócio no ambiente; apresentam as estratégias organizacionais para responder a esses desafios e alocam recursos financeiros e humanos para atingir a estratégia e coordenar o trabalho

5 Os gestores têm também a responsabilidade de liderança Os gestores devem criar novos produtos, serviços e até re-criar a organização de tempos em tempos Os gestores devem direcionar trabalhos criativos usando novo conhecimento e informação. A tecnologia da informação tem um papel importante no redirecionamento e reprojeto da organização. A interação dos componentes de TI com o componente humano é que traz funcionalidade e utilidade para os sistemas informatizados. As pessoas devem estar capacitadas e conscientes de sua participação no uso dos SI Tecnologia da Informação Tecnologia da Informação é uma das principais ferramentas disponíveis aos gerentes para enfrentar as mudanças. Composta de: hardware, software, tecnologia de armazenamento, tecnologia de comunicações. Conhecer como os computadores e softwares trabalham é importante no projeto de soluções para os problemas organizacionais Mas TI é apenas parte de um Sistema de Informação A TI é a infra-estrutura dos Sistemas de Informação, mas sozinha não pode produzir a informação para as necessidades particulares de uma organização Desenvolver um Sistema de Informação (SI) Não existe um único modo certo de se projetar um sistema. Os SI diferem em termos de tamanho, tecnologia e complexidade. As empresas diferem em termos das habilidades do seu pessoal de informática, experiência e infra-estrutura computacional instalada. Alternativas: Equipe interna = funcionários de TI Contratação de terceiros para desenvolvimento de um sistema específico Aquisição de pacotes de sistemas prontos Desenvolvimento pelo usuário final Análise de Sistemas Independente do método escolhido, os objetivos da análise de sistemas são: Definir os objetivos gerais do sistema; Identificar a operação e os problemas do(s) sistema(s) existente(s); Identificar os requerimentos e objetivos do novo sistema; Identificar áreas que requerem mudança organizacional. Como solucionar os Problemas organizacionais com os SI Cinco estágios do processo de solução de problemas: 1. Definir e analisar o problema 2. Investigar e compreender o problema 3. Selecionar a melhor opção 4. Projetar a solução 5. Implementar a solução

6 Análise e Projeto de Sistemas 1) Análise Analisar o problema Identificar o problema Identificar questões de pessoal, tecnológicas e da organização Compreender o problema Reunir informações Identificar causas e histórico Tomar Decisão Especificar os objetivos da solução Avaliar soluções alternativas Selecionar a melhor solução 2) Projeto Projetar a solução Projeto lógico Projeto físico Implementar a solução Implementar o plano Modificar os procedimentos (se necessário) Avaliar a solução Manutenção do Sistema Correções de erros (bugs) Melhorias de performance Atendimento a legislação Gestão de Sistemas de Informação É um processo de planejar, executar, comparar e tomar providências corretivas e/ou de melhoria contínua de sistemas transacionais, sistemas de informação propriamente ditos e sistemas integrados, objetivando conquistar resultados favoráveis para a empresa. Informatização e Automatização Há ligeiras diferenças conceituais, portanto não são a mesma coisa. Informatização é todo processo de desenvolver e/ou implementar sistemas de informação para controlar e/ou realizar atividades humanas pelo computador. Por exemplo: desenvolver e/ou implementar um editor de textos, como o Word, para substituir a velha máquina de escrever. Automatização (ou Automação) é todo processo de desenvolver e/ou implementar sistemas de informação para movimentar máquinas, equipamentos e dispositivos em geral sob o controle de um computador. Por exemplo: desenvolver e/ou implementar controle de processos para movimentar uma máquina em uma fábrica. Portanto, Automatização faz parte de Informatização. Toda Automatização é Informatização, mas nem toda Informatização é Automatização.

7 Internetização Internetização é o crescente processo de Informatização de quase tudo de atividades humanas pela Internet. Tudo, praticamente tudo que foi informatizado anteriormente em computadores locais e isolados, tende também a ser disponibilizado em rede remota para bilhões de habitantes deste planeta. Cada vez mais, passa-se a ter uma providencial opção ao tradicional ensino presencial, em todas as áreas do conhecimento humano. Os Porquês de uma Efetiva Gestão de SI Auxiliar a empresa a buscar resultados positivos (lucros obviamente) com eficientes sistemas de informação. Isso significa que de nada adianta ter melhores sistemas de informação com melhores tecnologias e profissionais do mundo, se a empresa não auferir resultados positivos com eles. Isso, na prática, significa: Implementar sistemas de informação com o objetivo de auferir o MÁXIMO DE RECEITAS E BENEFÍCIOS e incorrer o MÍNIMO DE CUSTOS E MALEFÍCIOS à empresa. Uma Efetiva Gestão de Sistemas de Informação significa não só maximizar receitas e benefícios como também minimizar custos e malefícios. A verdade é que todo mundo lembra de maximizar receitas e benefícios, bem como minimizar custos, mas esquece dos malefícios! Quais malefícios dos SI s? Há dois tipos de malefícios que se escondem por trás dos benefícios, que, à primeira vista não se percebe: Dependência fica-se cada vez mais dependente das Tecnologias e dos Sistemas de Informação. Malware o Mundo Virtual sofre cada vez mais invasões não só de vírus mas também de invasores virtuais; como se tudo isso não bastasse, perde-se, cada vez mais, a privacidade no Mundo Real a medida em que suas informações são disponibilizadas no Mundo Virtual. Concluindo A chave do sucesso das empresas, nos negócios, está em Sistemas de Informação que funcionam eficientemente, a exemplo de um automóvel, cada vez mais, controlado pelos computadores a bordo. Mas, o núcleo inteligente que decide, comanda e administra, ainda é o homem principalmente nas horas mais críticas, quando somente a inteligência humana é capaz de discernir e decidir pela estratégia mais acertada em busca do sucesso. Fim