ATIVIDADES PARA A INCORPORAÇÃO DE EQUIPAMENTOS MÉDICO- HOSPITALARES Ênfase em software/firmware

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Eugénio Nelson Pinto Caetano
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1 ATIVIDADES PARA A INCORPORAÇÃO DE EQUIPAMENTOS MÉDICO- HOSPITALARES Ênfase em software/firmware firmware Saide Jorge Calil Centro de Engenhara Biomédica Departamento de Engenharia Biomédica Faculdade de Engenharia Elétrica e de Computação UNICAMP

Calil Centro de Engenhara Biomédica Departamento de

2 Solicitação da Tecnologia Fase de Planejamento Fase de Elaboração da proposta Avaliação da real necessidade Avaliação da Tecnologia Avaliação dos recursos necessários e existentes Avaliação dos recursos financeiros Preparação das Especificações Técnicas e exigências administrativas Elaboração da(s) Proposta(s) e envio Recebimento e avaliação das Proposta(s) Recebimento, Instalação e Gerenciamento Estabelecimento das prioridades

Preparação das Especificações Técnicas e exigências administrativas Elaboração da(s) Proposta(s) e envio

3 PROCESSO INTERNO DE INCORPORAÇÃO PARA AVALIAÇÃO: Planejamento estratégico Criação do Grupo de Avaliação de Tecnologias Função Geral: 1) Avaliar tecnologias novas e emergentes para identificação de futuras aquisições 2) Rever tecnologias existentes 3) Monitorar e colocar prioridades em relação a novas tecnologias dentro do planejamento estratégico

emergentes para identificação de futuras aquisições 2) Rever tecnologias existentes 3)

4 PROCESSO INTERNO DE INCORPORAÇÃO PARA AVALIAÇÃO: Avaliação da Real Necessidade Formulário para iniciar processo de incorporação de tecnologia

5 PROCESSO INTERNO DE INCORPORAÇÃO PARA AVALIAÇÃO: GRUPO DE AVALIAÇÃO Funções específicas Definir: 1) O que realmente o corpo clínico precisa (não o que deseja) 2) Se as tecnologias disponíveis no local ou no mercado atendem às necessidades 3) Em que estágio do ciclo de vida; a tecnologia se enquadrada 4) Qual sua efetividade clínica (resultado para o paciente)

tecnologias disponíveis no local ou no mercado atendem às necessidades 3) Em que estágio

6 PROCESSO INTERNO DE INCORPORAÇÃO PARA AVALIAÇÃO: GRUPO DE AVALIAÇÃO Funções específicas Determinação do Impacto a) Financeiro para o hospital - investimento, instalação, construção b) Equipe de manutenção - treinamento, ferramentas, pessoal c) No tratamento dos pacientes d) No pagamento e) Na demanda para serviços

investimento, instalação, construção b) Equipe de manutenção - treinamento,

7 PROCESSO INTERNO DE INCORPORAÇÃO PARA AVALIAÇÃO: GRUPO DE AVALIAÇÃO Funções específicas Determinação do Impacto: f) Na infra estrutura (Definido na PRÉ INSTALAÇÃO) - espaço, reformas, construções, recursos g) No usuário - treinamento, proteção, monitoração, aceitação i) Na manutenção - treinamento, ferramental, pessoal, espaço físico j) No interesse médico. k) Nos procedimentos para diagnóstico l) Nos procedimentos para terapia

usuário - treinamento, proteção, monitoração, aceitação i) Na manutenção - treinamento, ferramental,

8 PROCESSO INTERNO DE INCORPORAÇÃO PARA AVALIAÇÃO: GRUPO DE AVALIAÇÃO Funções específicas Determinação dos benefícios a) Clínicos - mortalidade, morbidade, produtividade b) Financeiros - receita, premio, suprimentos c) Indiretos - propaganda

a) Clínicos - mortalidade, morbidade, produtividade b)

9 PROCESSO INTERNO DE INCORPORAÇÃO PARA AVALIAÇÃO: GRUPO DE AVALIAÇÃO Funções específicas O Grupo deve também desenvolver os critérios de aquisição e substituição de forma a avaliar: Capacidade técnica do equipamento Se condições técnicas e financeiras do fornecedor tornam o equipamento viável Se a nova tecnologia possibilita a eliminação de um equipamento antigo ou ultrapassado e/ou contribui para a eliminação de protocolos ou procedimentos desnecessários.

condições técnicas e financeiras do fornecedor tornam o equipamento viável Se a nova tecnologia possibilita a

10 PROCESSO INTERNO DE INCORPORAÇÃO PARA AVALIAÇÃO: GRUPO DE AVALIAÇÃO Funções específicas Cálculo do Custo Total de Propriedade Processo de Avaliação Processo de Aquisição Processo de Instalação Processo de recebimento Processo de operação Processo de gerenciamento da manutenção Processo de desativação Processo de gerenciamento financeiro

Aquisição Processo de Instalação Processo de recebimento Processo de operação

11 Solicitação da Tecnologia Fase de Planejamento Fase de Elaboração da proposta Avaliação da real necessidade Avaliação da Tecnologia Avaliação dos recursos necessários e existentes Avaliação dos recursos financeiros Preparação das Especificações técnicas e exigências administrativas Elaboração da(s) Proposta(s) e envio Recebimento e avaliação das Proposta(s) Recebimento e Instalação Estabelecimento das prioridades

recursos financeiros Preparação das Especificações técnicas e exigências administrativas Elaboração

12 PROCESSO INTERNO DE AQUISIÇÃO Criação do Grupo de Aquisição (Independente do grupo de avaliação) FUNÇÕES DO GRUPO Auxiliar na preparação do Edital Definir o processo de avaliação das propostas Auxiliar no processo de avaliação dos equipamentos apresentados

na preparação do Edital Definir o processo de avaliação das

13 PROCESSO INTERNO DE AQUISIÇÃO Grupo de Aquisição: Preparação do Edital Coleta de informações Estudo das características do equipamento(s) Elaboração de questões para caracterização do(s) equipamento(s) Elaboração dos quesitos Clínicos Elaboração dos quesitos Técnicos Elaboração dos quesitos Administrativos Elaboração dos quesitos de Avaliação das propostas recebidas

caracterização do(s) equipamento(s) Elaboração dos quesitos Clínicos Elaboração dos

14 PROCESSO INTERNO DE AQUISIÇÃO Grupo de Aquisição: Definição do processo de avaliação das propostas Definir forma de avaliação dos quesitos Discutir e elaborar sistema de pesos e pontuações de acordo com as características de sua Unidade de Saúde Definir tempo necessário para avaliação dos equipamentos Definir formas de avaliação técnica e clínica Definir itens de exclusão da proposta (se não for licitação pública)

as características de sua Unidade de Saúde Definir tempo necessário para avaliação dos equipamentos

15 PROCESSO INTERNO DE AQUISIÇÃO Grupo de Aquisição: Auxilio no processo de avaliação dos equipamentos Utilizar custo do ciclo de vida (5 a 7 anos) Estudar custo e condições do contrato de serviço e garantia Estudar custo e necessidades de instalação Analisar e comparar vantagens e desvantagens oferecidas por cada proponente, principalmente nos quesitos administrativos

contrato de serviço e garantia Estudar custo e necessidades de instalação Analisar e

16 PROCESSO INTERNO DE AQUISIÇÃO Grupo de Aquisição: Auxílio no processo de avaliação dos equipamentos Estudar custo e necessidades de instalação Avaliar custo dos Insumos Executar testes de bancada Submeter a testes clínicos (simulação) Pesquisar se existem relatórios de eventos adversos Questionar colegas de outros hospitais

custo dos Insumos Executar testes de bancada Submeter a testes clínicos

17 Apresentado por Frank Painter

18 Especificamente para Equipamentos envolvendo software/firmware firmware Problemas comuns Programa interrompe e dados são perdidos Funções ditas disponíveis não são executadas Pouquíssimos laboratórios de avaliação de software a preço proibitivo Empresa obriga aquisição de máquinas específicas para o processamento dos dados Arquivos gerados nem sempre são lidos por outras máquinas (situações de devolução ou troca do equipamento)

avaliação de software a preço proibitivo Empresa obriga aquisição de máquinas específicas para o

19 Cláusulas que podem auxiliar no processo de elaboração do edital Definir detalhadamente o que se espera do software/firmware firmware Definir a compatibilidade para os arquivos a serem gerados Definir o tipo de informação a ser fornecida (manuais) Definir o conteúdo dos manuais (inclusive algoritmos utilizados, limitações existentes - erros) Solicitar prazo de garantia e direito a atualizações durante esse prazo

de informação a ser fornecida (manuais) Definir o conteúdo dos manuais (inclusive algoritmos

20 Cláusulas que podem auxiliar no processo de elaboração do edital Responsabilizar contratada por vícios de software/firmware firmware Permitir acesso a software/firmware firmware com finalidade de auxílio na manutenção e calibração Informar formato e compatibilidade do software ou hardware Solicitar treinamento técnico e operacional com especificação do conteúdo Especificar em detalhes os equipamentos acoplados (resolução; tipo de controles; definição dos monitores, scanners e impressoras, etc.)

e compatibilidade do software ou hardware Solicitar treinamento técnico e operacional com especificação do conteúdo

21 PROCESSO INTERNO DE AQUISIÇÃO Recomendações adicionais Tenha sempre múltiplos fornecedores (se possível) Nunca deixe o proponente saber que você prefere seu equipamento Esteja preparado para selecionar outra proposta caso não haja negociação com o proponente primeiro colocado (se não for licitação pública) e faça com que o mesmo saiba Faça uma simulação da análise de custo do ciclo de vida para todas as situações possíveis Sempre pergunte aos colegas sobre suas experiências com a empresa e com o equipamento (peça referencias) Elabore contrato de compra onde o vendedor tenha que assinar antes de consolidar

22 Obrigado pela paciência Saide Jorge Calil

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