Processo de Aquisição de Produtos e Serviços de Software para uma Instituição Bancária

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1 Processo de Aquisição de Produtos e Serviços para uma Instituição Bancária Marcelo Paiva de Sousa, Vanessa Teixeira de Oliveira Sândi Káthia Marçal de Oliveira, Rejane Maria da Costa Figueiredo Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa Mestrado em Gestão do Conhecimento e Tecnologia da Informação (MGCTI) Universidade Católica de Brasília (UCB) Campus Universitário II SGAN 916 Módulo B Brasília DF Brasil marcelopaivadesousa@hotmail.com, vanessateixeira@gmail.com, kathia@ucb.br, rejane@ucb.br Abstract. In this article we present a proposal for a standard process of poducts and softwares services acquisition for a banking institution. They had been used for such, a comparative study and posterior mapping of the characteristics contained in norm ISO 12207, the area of knowledge for management of acquisitions containing at the PMBOK and the model of acquisition SA-CMM Resumo. Neste artigo apresentamos uma proposta para a customização de um processo de aquisição de produtos e serviços de software para uma instituição bancária. Foram utilizados para tal, um estudo comparativo e posterior mapeamento das características contidas na Norma ISO 12207, a área de conhecimento de gerenciamento de aquisições do PMBOK e o modelo de aquisição SA-CMM. 1. Introdução A terceirização de produtos e serviços de software que inclui atividades de contratação e gestão do processo de aquisição é uma tarefa complexa e necessária para as organizações. Considerando as dificuldades encontradas quanto ao atendimento das exigências para o desenvolvimento dos requisitos de sistemas e visando diminuir os riscos quanto ao cumprimento de estimativas de prazo e custos para seus projetos, as empresas têm buscado na adoção de processos de aquisição uma maneira de alcançar os objetivos para o sucesso em seus projetos. Para atender aos requisitos esperados do cliente e racionalizar seus recursos, estas devem ter o controle de seus insumos não apenas durante o processo de desenvolvimento de software, mas começando antes, no fornecedor, para que possa garantir aos clientes internos, recursos de materiais apropriados e em conformidade com as necessidades esperadas. A contratação de produtos e serviços de software é uma ferramenta de gestão obrigatória a ser utilizada em organizações de natureza pública ou

2 privada. Considerando a necessidade das organizações de se mostrarem competitivas no mercado, é fato que produtos de boa qualidade, com preços adequados, tempo de desenvolvimento entre outros são parâmetros relevantes para empresas de qualquer natureza [Guerra 2004]. Neste contexto, adotar um modelo de aquisição de software baseado nas melhores práticas existentes nesta área, promove a mitigação dos problemas mais comuns encontrados na instituição objeto deste estudo. Buscando adequar as exigências do mercado com as necessidades de métodos e diretrizes para melhoria nos processos pelas organizações, este trabalho apresenta uma definição do processo de aquisição para uma instituição bancária fazendo-se uso das abordagens de gerenciamento do PMBOK Project Management Body of Knowledge, da NBR ISO/IEC e do modelo SA- CMM Software Acquisition Capability Maturity Model, para aquisição de software. Inicialmente, foi realizado um estudo comparativo dessas abordagens em relação a práticas já realizadas na instituição. Nas próximas seções desse artigo são apresentados brevemente a norma e modelos estudados relacionados a aquisição (seção 2), o estudo comparativo inicial desses modelos e norma em relação a cultura da organização (seção 3), a definição do Processo de Aquisição para uma Instituição Bancária (seção 4), as conclusões e os trabalhos futuros a serem realizados (seção 5). 2. Aquisição De acordo com Davenport, (1994, p.6) um processo é o conjunto de atividades organizadas e medidas determinadas para um resultado (produto) específico para um cliente ou mercado. A aquisição de produtos e serviços é um processo complexo, principalmente no que diz respeito à caracterização dos requisitos necessários ao Software e Serviços Correlatos e às condições envolvidas na contratação como, por exemplo, qualidade esperada, forma de aceitação, gestão de mudanças, artefatos esperados, entre outros [SOFTEX 2005]. O Processo de Aquisição define os passos para se obter um sistema ou serviço, e todas as atividades efetuadas pelo comprador durante o ciclo de vida do projeto. Esse Processo é iniciado com a definição da necessidade de adquirir um sistema, um produto ou um serviço de software Aquisição com o PMBOK O PMBOK [PMI 2004] é um guia onde são descritos as melhores práticas e conhecimentos para o gerenciamento de projetos, distribuídas em 9 áreas de conhecimento. A área do Gerenciamento das Aquisições do Projeto traz um conjunto de conhecimentos e práticas para o gerenciamento de aquisições de projetos, que engloba os processos necessários para a aquisição de bens e serviços fora da organização executora a fim de cumprir o escopo do projeto. Os principais processos dessa área são: Planejamento das Aquisições: determina o que adquirir/terceirizar e quando.

3 Planejamento da solicitação: Documenta a requisição do produto e os critérios de avaliação de fornecedores. Solicitação: licitações, obtenção de cotações, ofertas ou propostas, conforme for o caso. Seleção das fontes: escolha entre possíveis fornecedores. Administração do contrato: administração do relacionamento com o fornecedor; e, Encerramento do contrato: conclusão e liquidação dos contratos, com a resolução de quaisquer itens em aberto. O ponto de vista discutido no processo de aquisição trata da relação compradorfornecedor, no que diz respeito ao comprador. O fornecedor, de acordo com esta área do PMBOK, é considerado um indivíduo externo à organização, mas é igualmente aplicada a outras unidades da organização Aquisição e a Norma NBR ISO/IEC A NBR ISO/IEC [ABNT 1998] se aplica à aquisição de sistemas, produtos e serviços de software e suas atividades relacionadas, como fornecimento, desenvolvimento, manutenção, dentre outras, onde envolvam partes internas e/ou externas à organização. Esta norma agrupa as atividades que podem ser executadas durante o ciclo de vida de software em cinco processos fundamentais, oito processos de apoio e quatro processos organizacionais. Cada processo de ciclo de vida é dividido em um conjunto de atividades; cada atividade é então dividida em um conjunto de tarefas. O processo de Aquisição possui as seguintes atividades: Iniciação: Descrição da necessidade de obter um sistema, um produto ou serviço de software; Definição e análise dos requisitos do sistema; Definição e documentação das estratégias e condições de aceitação do produto ou serviço a ser adquirido; Elaboração do documento do plano de gerenciamento da aquisição. Preparação de pedido de proposta: Documentação dos requisitos de aquisição (p.ex.: em um pedido de proposta), termos e condições referentes ao contrato, restrições, etc. Preparação e atualização do contrato: Estabelecimento de procedimento para seleção de fornecedores; Definição de critérios de avaliação de propostas; Seleção de fornecedores com base na avaliação de propostas recebidas; Controle de alterações no contrato. Monitoramento do fornecedor: Monitoramento das atividades do fornecedor através de processos de revisão e auditoria. Aceitação e conclusão: Preparação para a aceitação do produto ou serviço de software, com base nos critérios definidos no início do processo; Revisão e teste

4 de aceitação do produto ou serviço de software; Entrega e aceitação do produto ou serviço de software do fornecedor O modelo SA-CMM O modelo SA-CMM foi desenvolvido pelo SEI Software Engineering Institute e descreve as funções do comprador em um processo de aquisição de software, mediante a definição das necessidades do sistema. O escopo do SA-CMM começa com o processo de definição da necessidade de um sistema e termina quando o produto ou serviço de software é concluído [COOPER 2002]. O modelo identifica áreas-chave de processo para quatro de seus cinco níveis de maturidade. A maturidade em um determinado nível é alcançada pelo atendimento de todas as suas áreas-chave de processo. Neste trabalho o foco será nas atividades contidas no nível 2 de maturidade do modelo, primeiro nível a ser alcançado dentro do modelo proposto, cujas áreas-chave de processo são: Plano de aquisição de software: que tem o propósito de assegurar a condução de um planejamento razoável e a consideração de todos os elementos do projeto. A documentação desenvolvida é a base para a implementação de todas as políticas relacionadas à aquisição de software. Solicitação: que tem como objetivo identificar as necessidades de uma aquisição em particular e selecionar o fornecedor que se mostra mais capaz de satisfazer os requisitos solicitados. Desenvolvimento de requisitos: cujo objetivo é estabelecer uma definição comum e precisa dos requisitos contratuais (técnicos, não-técnicos, termos e condições), de modo que sejam compreendidos pela equipe de projeto, pelos usuários finais e pelo fornecedor. Gerenciamento do projeto: cujo objetivo é gerir as atividades do projeto e os contratos de suporte, para assegurar uma aquisição de software eficiente e eficaz. Supervisão e acompanhamento do contrato: cujo objetivo é assegurar que as atividades do contrato serão desempenhadas de acordo com os requisitos contratuais e que os produtos e serviços em desenvolvimento irão satisfazê-los. Avaliação: cujo propósito é verificar se o software adquirido satisfaz os requisitos estabelecidos no contrato, previamente à sua aceitação e transição para o suporte. Transição para o suporte: cujo objetivo é a transferência dos produtos de software adquiridos para a organização que irá assegurar seu suporte. 3. Estudo Comparativo para Processo de Aquisição A organização objeto deste estudo atua na área bancária e no mercado privado, com base nos princípios de banco cooperativo de crédito. Esta organização possui os serviços bancários informatizados, que foi em sua grande maioria desenvolvido por sua

5 equipe interna, que é alocada na Diretoria de TI Tecnologia da Informação. Atualmente encontra-se em processos de contratação e terceirização de mão-de-obra e desenvolvimento de software, o que torna necessário a adoção de metodologias de mercado, para melhor relacionamento com os parceiros externos, em conjunto com as práticas e culturas da área de TI. Para a pesquisa, foi escolhida uma das Gerências de TI, que é a responsável pela avaliação e disseminação de metodologias e modelos para a área de TI. O primeiro passo para a definição do processo de aquisição foi avaliar o que a organização já fazia em termos de formalização para aquisição de software e comparar com os modelos existentes estudados. Para isso foram colhidos alguns documentos das aquisições de software gerados pela gerência para verificação e análise junto aos modelos em estudo. A atuação dos líderes em alguns processos de aquisição, que já se encontravam em andamento, foi observada pela equipe de pesquisa, notando-se que a maioria das atividades realizadas pelos responsáveis pelo processo de aquisição é baseada em conhecimento e experiência individuais. Pôde ser observado que não existem processos formalizados, nem documentação adequada para o processo de aquisição, mas algumas atividades e documentos eram utilizadas informalmente. Com base no estudo das normas e processos de aquisição (seção 2) foi realizado um estudo comparativo alinhando-se aos processos e artefatos sugeridos pelos modelos e as evidências observadas na organização deste estudo. Os processos para aquisição do PMBOK foram escolhidos como base para a comparação, visto que a área já tem um projeto piloto utilizando metodologia do PMI e ferramental de controle de projeto. A Tabela 1 mostra o mapeamento considerando uma das atividades do PMBOK (12.1. Planejamento das Aquisições), as tarefas da NBR ISO/IEC (os números correspondem às tarefas da Norma) e itens do SA-CMM e as evidências observadas na organização. No estudo de caso realizado por meio de observações e pesquisas documentais, constatou-se que a empresa realiza por meio de mecanismos isolados e não documentados, práticas que estariam sendo aplicadas em processos de aquisições, o que poderia estar comprometendo em termos de custos e pessoas os projetos que necessitam de processos de aquisição. O estudo desse impacto de custos no contexto de aquisições não foi possível perante a falta de documentos e/ou artefatos que não tinham um padrão e confiabilidade necessária para este estudo Planejamento das Aquisições Tabela 1 Estudo inicial comparativo dos modelos e da organização Tarefas da ItensSA- Atividade do PMBOK ISO/IEC CMM Dados Necessários.1 Declaração do Contrato Evidências observadas na organização - Identificar a necessidade de compra ou desenvolvimento de software. - Identificar e documentar onde e para que o projeto será desenvolvido.

6 Atividade do PMBOK.2 Descrição do Produto:.3 Recursos necessários para as aquisições:.4 Condições de mercado:.5 Outros resultados do planejamento: Tarefas da ISO/IEC ItensSA- CMM Evidências observadas na organização Identificar e analisar os requisitos necessários para a compra ou desenvolvimento do software. - As análises e produtos que forem usados por terceiros devem ser aderentes ao padrão de desenvolvimento que a gerência adotou Restrições: Premissas:.2 Ferramentas e técnicas.1 Análise sobre fazer ou comprar:.2 Opinião especializada:.3 Seleção do tipo de contrato.3 Resultados.1 Plano de gerenciamento de aquisições:.2 Declaração ou declarações do trabalho: - Verificar no mercado se existem produtos já desenvolvidos que cumpra os requisitos identificados. Inclui nesse o suporte e direitos de propriedade. - Estimativa de custo e cronograma (não é feito com base em parâmetros estatísticos; foi constatado através dos documentos e cronogramas que é falho) Comparar o preço do produto em relação aos produtos de mercado (não existe uma metodologia para análise e identificação de custos internos e sua comparação com os agentes externos) Encaminhar para avaliação os contratos para o Departamento Jurídico (não é feita em conjunto) Realização de reuniões com os possíveis fornecedores para repasse de informações referente a aquisição. - Gerar documento com as especificações do software a ser desenvolvido.

7 4. Processo de Aquisição para uma Instituição Bancária A partir do estudo comparativo realizado foi proposto um modelo de processo de aquisição que reúne as atividades estudadas e interpretadas dos modelos do PMBOK, NBR ISO/IEC e SA-CMM. Como não foram evidenciados modelos ou padrões para as várias atividades de aquisição na empresa, se propôs um tabela de processos aderente aos níveis de responsabilidades mapeadas. Para cada macro processo e suas atividades, foram definidos os artefatos resultantes das atividades a serem executadas. As tarefas propostas para o processo, em cada uma das atividades definidas, são detalhadas na Tabela 2, na qual é indicado se esta atividade está presente nas diferentes abordagens e nas evidências já observadas na organização. Como pode ser observado, o processo definido considera várias atividades que não estão sendo realizadas na organização o que implica que a implantação desse processo poderá trazer melhorias ao setor no que se refere à organização das atividades e geração da documentação necessária para o melhor acompanhamento dessas aquisições.

8 PROCESSO PRODUTO / SAIDA NOME Tabela 2 Processo de Aquisição ATIVIDADES OBJETIVOS ABORDAGENS PMBOK ISO SA-CMM EVIDÊNCIAS DA ORGANIZAÇÃO 1. Plano de Aquisição -P1. Plano de Gerenciamento de Aquisições: Documento de acompanhamento e avaliação de todas as fases do projeto de aquisição. A. Descrição do Escopo Identificar e definir a necessidade de adquirir e/ou desenvolver e/ou melhorar um sistema, produto de software ou serviço de software. Descrever as fronteiras do projeto atual. Deveria ser documentada uma estratégia de aquisições, onde faça referência aos objetivos da aquisição, métodos de aquisição, tipos de contrato, dentre outros. X X X X -P2. Declaração de trabalho: Descrição (com riqueza de detalhes) para deixar disponível para os possíveis fornecedores, internos ou externos, o sistema, produto de software ou serviço de software, B. Descrição do Produto pela organização C. Descrição do Produto por terceiros Definir e analisar os requisitos do sistema, quanto a negócios, organizacionais, segurança, usuários, dentre outros que seja crítico para o sistema. As definições devem ser aderentes a padrões de mercado e/ou da organização. Definir e analisar os requisitos do sistema, quanto a negócios, organizacionais, segurança, usuários, dentre outros que seja crítico para o sistema. As definições devem ser aderentes a padrões de mercado e/ou da organização. A organização adquirente deve aprovar os requisitos especificados por terceiros. X X X X X X X

9 PROCESSO PRODUTO / SAIDA NOME ATIVIDADES OBJETIVOS ABORDAGENS PMBOK ISO SA-CMM EVIDÊNCIAS DA ORGANIZAÇÃO D. Mercado Fornecedor E. Definição Orçamentária e de Qualidade F. Análise sobre fazer ou comprar Fazer levantamento sobre produtos e/ou serviços que são oferecidos no mercado, por quais fornecedores e sobre quais termos e condições. O adquirente deverá assegurar que os artefatos de documentação, requisitos do produto, suporte futuro e direitos de propriedade estejam em conformidade. Definir nesta fase e ao longo de todo o processo de aquisição as estimativas de custo e de cronograma, projeções de fluxo de caixa. Definir o nível de qualidade esperado, níveis de risco suportados e restrições do adquirente (todas que possam influir nas opções de compra e/ou desenvolvimento do produto). As definições devem ser feitas por pessoa(s) especializada(s), que são alocadas em times de projetos, para cada segmento de atuação. Os papeis e responsabilidades dos integrantes destes times deveriam ser definidas e disseminadas. Determinar se um produto em particular pode ser desenvolvido pela organização executora a um custo inferior em relação ao mercado. Deve ser baseada nas análises e definições das atividades da fase Plano de Aquisição. Evidenciar os riscos inerentes a opção escolhida e suas medições, bem como o custo relativo e recursos que serão envolvidos. X X X X X X X X X

10 PROCESSO PRODUTO / SAIDA NOME ATIVIDADES OBJETIVOS ABORDAGENS PMBOK ISO SA-CMM EVIDÊNCIAS DA ORGANIZAÇÃO G. Gerenciamento das aquisições Definir como serão administrados os processos de aquisição de bens e serviços. Definir metodologia e estrutura de trabalho para avaliação da execução do processo técnico, contratual, requisitos e emprego planejado para o sistema, responsabilidades das partes envolvidas e critérios de gerenciamento de riscos. Esta atividade deveria ser repetida em cada fase do processo de aquisição, onde ela se aplicar. X X X 2. Plano de Solicitação - P1. Critérios de avaliação de fornecedores: São documentos criados e revisados dos procedimentos para o gerenciamento e avaliação de avaliação para fornecedores. Devem identificar A. Revisão do plano de aquisição B. Formulários padrão Revisar os resultados do planejamento, para se cobrir possíveis mudanças durante os processos anteriores. Deve ser estabelecidos critérios para definição precisa e comum dos requisitos, para um maior entendimento não só dos fornecedores, mas da equipe técnica. Incluir contratos padrão, descrições padrão de itens a serem adquiridos ou versões padronizadas de todos ou parte dos documentos usados para a oferta de produto ou serviço. X X X X X X - P2. Propostas de fornecedores: todos os documentos preparados pelo fornecedor C. Mapa de fornecedores Definir ou usar uma listagem de que a organização deve possuir, contendo as informações de fornecedores, sobre experiências anteriores e outras características de possíveis fornecedores. Deveria ser estabelecido um procedimento documentado com as regras e/ou critérios de avaliação de fornecedores. X X

11 PROCESSO PRODUTO / SAIDA NOME ATIVIDADES OBJETIVOS ABORDAGENS PMBOK ISO SA-CMM EVIDÊNCIAS DA ORGANIZAÇÃO 3. Plano de Seleção explicitando a sua disposição para fornecer o produto solicitado, bem como suas habilidades. Elaborado seguindo os requisitos dos formulários de aquisição. - P1. Contrato: é um acordo mútuo e obrigatório que obriga o fornecedor a entregar o produto especificado e o comprador a pagar por ele. As empresas, em sua maioria, têm documentos onde são explicitadas as pessoas que podem assinar os acordos em seu nome. D. Conferências de fornecedores Realizar reuniões com os possíveis fornecedores antes da preparação de suas propostas. É realizada para o perfeito entendimento, por parte dos possíveis fornecedores, do processo de aquisição de bens e serviços que será realizado. E. Anúncios Inserir anúncios nos meios de comunicação escrita, para pode atingir um maior número de possíveis fornecedores. X A.Avaliação de propostas B.Processo de negociação C.Sistema de prérequisitos Avaliar a capacidade e qualidade dos produtos oferecidos pelo fornecedor. Deveria existir um plano de avaliação de propostas, onde fizesse referências quantitativas e qualitativas sobre os produtos e/ou serviços produzidos pelo fornecedor. Deveria existir e ser aplicado um processo para garantir os produtos e/ou serviços acordados e discriminados na proposta. Deveria existir um processo para garantir a verificação de preços propostos pelos fornecedores, requisitos mínimos de desempenho para um ou mais critério de avaliação, dentre outros. Deveria ser adotado um sistema de pesos para assegurar um índice menor de interferências pessoais nos processos de seleção de fontes. X X X X X X X

12 PROCESSO PRODUTO / SAIDA NOME ATIVIDADES OBJETIVOS ABORDAGENS PMBOK ISO SA-CMM EVIDÊNCIAS DA ORGANIZAÇÃO 4. Plano de Administração do Contrato - P1. Revisões de documentos contratuais: São gerados documentos onde são especificados termos e condições contratuais entre fornecedor e comprador. Todas as alterações são mapeadas para serem atualizadas nos seus respectivos documentos. A. Avaliação de trabalhos B. Controle de alterações Deveria ser coletado, por meio de ferramentas ou metodologia aderente, os dados do fornecedor em conformidade ao alcance ou não dos resultados estipulados, o atendimento aos requisitos de qualidade, custo, dentre outros. Deveria ser estipulado os pontos de controle para controle e auditoria no processo de fornecimento. Deveria existir um procedimento e/ou sistema definido para mudanças de termos de contrato ou descrição do produto ou serviço. Estando o contrato em andamento, o adquirente deverá controlar as alterações através de mecanismos de alterações, junto ao fornecedor. X X X X X - P2. Pagamentos: Efetivação do pagamento pelos trabalhos desenvolvidos por parte do fornecedor. Os requisitos para pagamentos são definidos no contrato. C. Controle de pagamentos Deveria existir um sistema de contas a pagar responsável pelos pagamentos dos fornecedores. Deve ser baseada em procedimento e/ou metodologia para revisões e aprovações pela equipe de responsável pelo processo de aquisição.. X 5. Plano de Continuidade - P1. Fechamento de contrato: um conjunto de documentos e artefatos de todas as fases e resultados do processo de aquisição A. Verificação de aquisições Revisar a estrutura do processo de aquisição desde o planejamento até o plano de administração do contrato. Deveria ser usados pontos de controle para auditar os sucessos e fracassos do fornecedor. Processos de auditoria, verificação e validação deveriam ser usados, quando necessário. X X X

13 PROCESSO PRODUTO / SAIDA NOME ATIVIDADES OBJETIVOS ABORDAGENS PMBOK ISO SA-CMM EVIDÊNCIAS DA ORGANIZAÇÃO devem ser arquivados e mapeados. Documento informando formalmente o encerramento do contrato entre as partes. - P2. Projeto de continuidade: Um documento onde esteja formalizada uma possível continuidade ou manutenção dos produtos entregue pelo fornecedor. B. Arquivo de contratos C. Encerramento do Contrato D. Plano de continuidade de negócios Um conjunto dos registros deve ser preparado para ser incluído nos registros finais do projeto. O adquirente deve conduzir a revisão de aceite e teste de aceitação do produto ou serviço de software. Deve ser anunciado ao fornecedor pela pessoa ou organização responsável pelo contrato, através de notificação formal, que o contrato foi concluído. Deveria existir um plano de continuidade de negócios. O adquirente deveria assumir a responsabilidade pelo sistema ou produto de software. O adquirente pode assumir a manutenção do produto ou pode assinar contrato com o fornecedor para este dar continuidade a este serviço. X X X X X X X X

14 5. Conclusão Considerando o perfil das empresas brasileiras e a demanda crescente para as atividades do processo de aquisição, é notada a necessidade da adoção de um método de aquisição de software, definição de responsabilidades aos envolvidos, e implantação de métodos de avaliação do processo por parte da empresa para garantir qualidade, eficiência no atendimento aos prazos, custos e expectativas do cliente. O presente artigo analisou algumas das melhores práticas para o processo de aquisição de produtos e serviços de software, propondo um modelo para o processo de aquisição de uma instituição bancária, de tal forma, que uma vez adaptados às evidências coletadas da organização, poderia estar resultando em um modelo para o processo de aquisição a ser validado e disseminado por ela. Como trabalho futuro o modelo proposto será validado através da implantação dos processos na instituição (já em fase de implantação). Além disso, deverão ser exploradas outras práticas e níveis do modelo SA-CMM e adequação da análise e do modelo proposto com outras áreas do gerenciamento de projetos do PMBOK. Como limitações deste trabalho podem-se destacar: foram entrevistados apenas os responsáveis da área de aquisição ; foram avaliados/observados alguns projetos que a área poderia divulgar, devido ao sigilo de algumas informações e não foram adotados para o estudo comparativo e posterior definição outros modelos e/ou Normas. Referência Bibliográfica COOPER, Jack & FISHER, Matt. Software Acquisition Capability Maturity Model (SA-CMM), Version 1.03, Software Engineering Institute, CMU/SEI-2002-TR-010, ESC-TR , March DAVENPORT, Thomas. Reengenharia de Processos - Como inovar na empresa através da tecnologia da informação. Rio de Janeiro: Campus, GUERRA, A. e ALVES, A., Aquisição de Produtos e Serviços. Rio de Janeiro: Campus, NBR ISO/IEC Tecnologia da Informação processos de ciclo de vida do software, ABNT, PMI - Project Management Institute. Um Guia do Conjunto de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos PMBOK Guide 3ª Edição Four Campus Boulevard, Newton Square. SOFTEX, Melhoria de Processo do Software Brasileiro Guia de Aquisição, maio de 2005.

15 Processo de Aquisição de Produtos e Serviços para uma Instituição Bancária Marcelo Paiva de Sousa Vanessa Teixeira de Oliveira Sândi Káthia Marçal de Oliveira Rejane Maria da Costa Figueiredo Sumário Introdução Objetivos Processo de Aquisição Comparativo entre os modelos Descrição e Análise da Instituição Correspondências: Modelos x Organização Processo de Aquisição Limitações, trabalhos futuros e conclusões

16 Introdução A contratação de produtos e serviços de software é uma ferramenta de gestão obrigatória a ser utilizada em organizações de natureza pública ou privada. Os problemas mais comuns nos projetos de aquisição de software são o não-cumprimento de prazos e custos previstos, e a não-satisfação das expectativas do cliente. Introdução Adoção de modelos de processo de aquisição de software; Avaliação do processo; e Definição de papéis. MELHORIA nas aquisições de software

17 Objetivos Pesquisar a área de aquisição de produtos e serviços de software; Mapear as atividades contidas nos modelos para aquisição de software; Analisar uma instituição bancária quanto aos procedimentos utilizados para a aquisição; Objetivos Estabelecer correspondências entre os Modelos / Normas e a cultura organizacional;e Propor um processo de aquisição para a organização.

18 Processo de Aquisição de Software Define os passos para se obter um sistema ou serviço, e todas as atividades efetuadas pelo comprador durante o ciclo de vida do projeto. Processo de Aquisição de Software PMBOK Gerenciamento de aquisições é uma das 9 áreas de conhecimento. Principais processos: Planejamento das Aquisições; Planejamento da Solicitação; Seleção das fontes; Administração do contrato; e Encerramento do contrato. Dados necessários ferramentas e técnicas - produtos

19 Processo de Aquisição de Software ISO O processo de Aquisição está definido dentro da área de Processos Fundamentais de Ciclo de Vida. Principais Atividades Iniciação; Preparação de pedido de proposta; Preparação e atualização do contrato; Monitoramento do fornecedor; e Aceitação e conclusão. Processo de Aquisição de Software SA-CMM Descreve as funções do comprador em um processo de aquisição de software, mediante a definição das necessidades do sistema. Nível 2 de Maturidade : determinação de mecanismos de gerenciamento do processo de aquisição.

20 Processo de Aquisição de Software SA-CMM Áreas-chave de Processos (KPA) Plano de aquisição de software; Desenvolvimento de requisitos; Gerenciamento do projeto; Supervisão e acompanhamento do contrato; Avaliação; e Transição para o suporte. Comparativo entre os Modelos

21 Descrição e Análise da Instituição A organização objeto deste estudo atua na área bancária e no mercado privado, com base nos princípios de banco cooperativo de crédito; Dados foram coletados por meio de observação participativa e análise de documentos corporativos utilizados pela Gerência; Descrição e Análise da Instituição Foram mapeadas as funções e papéis desempenhados pelos integrantes da Gerência; Foram analisados documentos gerados nas aquisições de software pela gerência GECOQ Gerência de Controle e Qualidade;

22 Descrição e Análise da Instituição Notou-se que a maioria das atividades realizadas são baseadas em conhecimentos e experiências individuais; e Não existem processos formalizados, nem documentação adequada para o processo de aquisição. Correspondências Modelos x Organização

23 Correspondências Modelos x Organização Processo de Aquisição 1. Plano de Aquisição P1. Plano de Gerenciamento de Aquisições: Documento de acompanhamento e avaliação de todas as fases do projeto de aquisição. PMBOK X X SA-CMM X GECOQ X

24 Processo de Aquisição 1. Plano de Continuidade P2. Projeto de Continuidade: Documento formalizando a possível continuidade ou manutenção dos produtos entregues pelo fornecedor PMBOK X SA-CMM X GECOQ X Limitações Somente 1 das 6 gerências existentes na instituição foi utilizada para a análise e coleta dos dados referente a aquisição de software; Foram avaliados/observados somente alguns projetos devido ao sigilo de informações; Não foram usados outros Modelos/Normas para o estudo comparativo.

25 Trabalhos futuros Validação do modelo proposto, através da implantação dos processos na instituição; Abrangência de outras práticas e níveis do modelo SA-CMM; Incorporação de outros Modelos/Normas no estudo proposto. Conclusões Considerando o perfil das empresas brasileiras e a demanda crescente para as atividades do processo de aquisição, é notada a necessidade da adoção de um método de aquisição de software, definição de responsabilidades aos envolvidos, e implantação de métodos de avaliação do processo por parte da empresa para garantir qualidade, eficiência no atendimento aos prazos, custos e expectativas do cliente.

26 Dúvidas?