CICLO DE VIDA E ORGANIZAÇÃO DO PROJETO
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- Maria Luiza Natal de Sequeira
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1 CICLO DE VIDA E ORGANIZAÇÃO DO PROJETO
2 PROJETO CONCEITO DESENVOLVIMENTO PRODUTO + =
3 Todo projeto inicia-se com a necessária clareza sobre seu escopo e os documentos: o termo de abertura a declaração do escopo, um plano sumário do projeto e o plano de gerenciamento do projeto.
4 Projetos: Fases e Ciclo de Vida Projetos são usualmente divididos em diversas fases para um melhor controle gerencial. O conjunto dessas fases é conhecido como ciclo de vida de um projeto.
5 Os ciclos de vida definem: O trabalho técnico de cada fase; Quando as entregas devem ser geradas, como cada entrega é revisada, verificada e validada; Quem está envolvido em cada fase; Como controlar e aprovar cada fase.
6 Características do ciclo de vida do projeto Os ciclos de vida do projeto definem Que trabalho técnico deve ser realizado na fase; exemplo: em qual fase deve ser realizado o trabalho do arquiteto? Quem está envolvido em cada fase; exemplo: a engenharia simultânea exige que os implementadores estejam envolvidos com os requisitos e o projeto. Como controlar e aprovar cada fase.
7 O ciclo de vida do projeto O ciclo de vida do projeto define as fases que conectam o início de um projeto ao seu final. Os projetos podem ser divididos em fases para oferecer melhor controle
8 Os cinco grupos de processos Iniciação. Define e autoriza o projeto / fase. Planejamento. Define e refina os objetivos e planeja a ação necessária. Execução. Integra pessoas e recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto. Monitoramento e controle. Mede e acompanha regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas. Encerramento. Formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase a um final ordenado.
9 Esforço Fase de Definição Fase de Planejamento Fase de Execução Fase de Finalização As Fases do Projeto Fase de Controle Tempo
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11 Iniciação... Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto. Vários elementos contribuem para o efetivo início de um projeto. Dentre esses, temos: sua designação no planejamento estratégico, a solicitação de um cliente, o contexto operacional no próprio negócio...
12 Iniciação Selecionar um novo projeto. Definir um novo projeto Definir escopo inicial. Comprometer recursos financeiros iniciais. Identificar partes interessadas. Designar gerente de projeto. Resultado: Termo de abertura do projeto Obter autorização do projeto (aprovação do termo de abertura). Seleção de um novo projeto Demanda interna
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19 Você e seus amigos identificaram uma oportunidade de negocio criando um site de venda de produtos usados (livros, aparelhos eletrônicos, carros, etc.) na Faculdade Projeção (tipo mercado livre somente com a opção compra direto). A idéia é que vocês receberão 10% de cada venda concluída. Vocês já receberam a autorização da Diretoria de lançar o sistema oficialmente no primeiro dia aula do semestre E melhor ainda, o seu tio já prometeu financiar o projeto com R$ ,00
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21 Planejamento... Define e refina os objetivos, e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi idealizado
22 Execução... Integra pessoas e outros recursos, conforme definido no planejamento, para realizar esse plano. É a concretização das idéias e dos planos.
23 Monitoramento e controle... Mede e monitora, regularmente, o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto. Dessa forma, permite que ações corretivas sejam realizadas, quando necessário, para atender aos objetivos do projeto.
24 Encerramento... Formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado, e conduz o projeto ou uma fase a um final ordenado.
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28 ATENÇÃO: CICLO DE VIDA DO PROJETO CICLO DE VIDA DO PRODUTO Um projeto é apenas uma fase do ciclo de vida de um produto
29 CICLO DE VIDA DO PRODUTO O que é o Ciclo de Vida? O ciclo nada mais é que a HISTÓRIA DO PRODUTO, desde a fase de extração das matérias primas, passando pela fase de produção, distribuição, consumo, uso e até sua transformação em lixo ou resíduo.
30 CICLO DE VIDA DO PRODUTO
31 CICLO DE VIDA DO PRODUTO Projetos durante o ciclo de vida
32 Observe...
33 O que deu ERRADO????? 33
34 O que deu CERTO????? 34
35 O que está acontecendo???? 35
36 O que está acontecendo???? 36
37 CV segundo a evolução das vendas do produto
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39 EXERCÍCIO SOBRE PROJETO
40 Você e seus amigos identificaram uma oportunidade de negocio criando um site de venda de produtos usados (livros, aparelhos eletrônicos, carros, etc.) no campus da UFSC (tipo mercado livre somente com a opção compra direto). A idéia é que vocês receberão 10% de cada venda concluída. Vocês já receberam a autorização da reitoria de lançar o sistema oficialmente no primeiro dia aula do semestre E melhor ainda, o seu tio já prometeu financiar o projeto com R$ ,00 Defina o termo de abertura de projeto, identificando: Título do Projeto Propósito/Justificativa Descrição alto-nível Objetivo(s) do projeto Premissas e restrições Resumo do orçamento/cronograma e marcos Partes interessadas e responsabilidades Nome do patrocinador Assinaturas de aprovação
41 Fases Projeto - Ciclo de Vida 3 EXECUÇÃO / CONTROLE 4 FECHAMENTO NÍVEL DE ATIVIDADE 1 CONCEPÇÃO / INICIAÇÃO 2 PLANEJAMENTO TEMPO
42 Concepção / Iniciação 1 - Termo de Abertura do Projeto Planejamento 2 - Declaração de Escopo 3 - Plano de Gestão do Projeto 4 - Solicitação de Mudanças no Projeto 5 - Matriz de Envolvidos 6 - Cronograma 7 - Avaliação de Riscos Execução / Controle 8 - Relatório de Acompanhamento de Atividades 9 - Termo de Aceite Fechamento 10 - Termo de Encerramento Gestão de Projetos
43 Gestão de Projetos 1 - Termo de Abertura de Projeto Identificação do projeto e do cliente Justificativa Produto Responsável Assinaturas do patrocinador e do gerente Data
44 2 - Declaração de Escopo Identificação do projeto e do cliente Justificativa Produto Objetivos Produtos componentes ou subprodutos Assinaturas do gerente do projeto, do patrocinador e do cliente Data Gestão de Projetos
45 3 - Plano de Gestão do Projeto Identificação do projeto e do cliente Objetivo Requisitantes autorizados Solicitação de mudanças Controle das solicitações Avaliador das solicitações Responsável pela autorização / reprovação Assinaturas Data Gestão de Projetos
46 4 - Solicitação de Mudanças no Projeto Identificação do projeto e do cliente Identificação do requisitante Descrição da mudança Motivo da mudança Impactos nos custos/prazos Parecer sobre a mudança Situação (aprovada / reprovada) Assinaturas Data Gestão de Projetos
47 Gestão de Projetos 5 - Matriz de Envolvidos Identificação do projeto e do cliente Data Nome Função no projeto Unidade / Órgão Telefone
48 Gestão de Projetos 6 - Cronograma Identificação do projeto e do cliente Atividade Data inicial e data final Responsável pela atividade
49 Gestão de Projetos 7 - Avaliação de Riscos Identificação do projeto e do cliente Descrição do Risco Probabilidade de acontecimento (alta / média / baixa) Impacto (alto / médio / baixo) Ação
50 Gestão de Projetos 8 - Relatório de Acompanhamento de Atividades Identificação do projeto e do cliente Data Data de início e fim previstos Data de início e fim replanejados Data de início e fim realizados Situação (concluído, em andamento no prazo, em andamento com atraso, não iniciado, em andamento adiantado, desativado) Percentual concluído Observações
51 Gestão de Projetos 9 - Termo de Aceite Identificação do projeto e do cliente Data Descrição do subproduto aceito Assinaturas do gerente e do cliente
52 Gestão de Projetos 10 - Termo de Encerramento Identificação do projeto e do cliente Data Aceite do produto final Assinaturas do patrocinador e do cliente Anexos Formulários Modelo: Matriz de Envolvidos.doc Avaliação de Riscos.doc Declaração do Escopo.doc Plano de Gestão do Projeto.doc Relatório de Acompanhamento de Atividades.doc Solicitação de Mudanças no Projeto.doc Termo de Abertura de Projeto.doc Termo de Aceite de Escopo.doc Termo de Encerramento do Projeto.doc
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54 Os Processos do Gerenciamento de Projetos são classificados em cinco diferentes grupos: CICLO DE VIDA DE PROJETOS Processos de Planejamento Processos de iniciação Processos de Encerramento PMBOK,2004 Processos de Execução Processos de Monitoração e Controle
55 PMBOK Guide 2004 Ciclo de Vida do Projeto
56 ROTEIRO PARA PROJETO CULTURAL 1) Apresentação / Descrição do projeto Descrição do objeto do projeto. O objeto pode ser uma ação, uma atividade ou um produto cultural. A apresentação deve ser revisada após finalizados os outros itens do projeto ou então deverá ser o último item a ser escrito. Perguntas norteadoras: O que é o projeto? Qual seu objetivo geral? Quais são os principais envolvidos? Qual o público-alvo? Quando e onde será realizado? Fonte:
57 ROTEIRO PARA PROJETO CULTURAL 2) Justificativa Apresentação das razões para a realização do projeto. Explicitar as razões do projeto proposto, enfatizar o que favorece a sua execução, e quais suas contribuições para o desenvolvimento cultural do seu público ou da localidade/região. Este é o momento de convencimento da importância do projeto e da capacidade do proponente em realizá-lo. Cuidado para não se perder em detalhes. Lembre-se que o projeto deve ser justificado culturalmente. Dê ênfase a seus principais atributos tais como, criatividade, contemporaneidade, tradição, irreverência, popularidade, entre outros. Perguntas norteadoras: Em que contexto se insere o projeto e qual a sua importância? Por que foi pensado e proposto? Qual seu histórico (se houver)? Qual seu diferencial? Qual a experiência do proponente? Já foram desenvolvidas outras ações para o público-alvo do projeto pelo proponente?
58 ROTEIRO PARA PROJETO CULTURAL 3) Objetivos Indicação dos resultados que se pretende atingir, dos produtos finais a serem elaborados, bem como dos benefícios da ação ou atividade cultural, se possível a curto, médio e longo prazo. Faça um pequeno parágrafo com o objetivo geral e organize em tópicos os específicos. Os objetivos iniciam com um verbo no infinitivo e devem ser claros e sucintos. O objetivo geral corresponde ao produto final do projeto. Os objetivos específicos se configuram como ações que contribuirão para alcance e para complementar o objetivo geral. Perguntas norteadoras: O que pretende com o projeto? Para que foi pensado e proposto? Quais são os benefícios culturais, sociais e econômicos derivados do projeto?
59 ROTEIRO PARA PROJETO CULTURAL 4) Metas a atingir/ Resultados previstos É a apresentação dos resultados a serem atingidos pelo projeto. Os resultados devem ser mensuráveis e revelar o alcance dos objetivos específicos. Sempre que possível apresente dados quantitativos, tais como: número de espetáculos ou mostras, público atingido, cidades abrangidas, nº de artistas envolvidos,... Eles serão os indicadores para a verificação do cumprimento do projeto e sua avaliação. Perguntas norteadoras: Quais são as metas a serem atingidas a partir dos objetivos do projeto? Quais os resultados finais do projeto?
60 ROTEIRO PARA PROJETO CULTURAL 5) Público alvo Identificação do público ao qual o projeto se destina, presumindo, sempre que possível, uma quantidade direta e indireta do público a ser atingido. Alguns aspectos podem auxiliar na definição do público: onde o projeto será desenvolvido, a linguagem a que se refere (artes visuais, dança, música, teatro, etc), sua proposta (experimental, popular, massiva, erudita, etc), entre outros. Se o proponente conhecer seu público pode detalhar a faixa etária, área de atuação, condições de vida, etc. Perguntas norteadoras: Para quem o projeto foi pensado e proposto? Quais são as características (perfil) do público pretende atingir? Qual a estimativa de público?
61 6) Etapas de Execução / Bases Metodológica e Operacional /Estratégia de Ação Detalhamento das etapas de realização do projeto. Para elaborar a estratégia de ação volte aos itens objetivos e resultados previstos e liste todas as atividades que serão necessárias para atingi-los. Ordene as ações por etapas de realização e preveja o tempo de duração de cada uma. Liste também os serviços a serem desenvolvidos em cada etapa. A estratégia de ação do projeto deve ser coerente com os itens orçamento e cronograma. Ela demonstra a capacidade de administração do proponente. Perguntas norteadoras: Qual a programação do projeto? ROTEIRO PARA PROJETO CULTURAL Como ele será realizado? Existem etapas distintas? Quais? Quem são os responsáveis por cada etapa? Que atividades desenvolverão?
62 ROTEIRO PARA PROJETO CULTURAL 7) Atividades Formação e/ou Intercâmbio / Retorno de interesse público Indicação de atividades culturais a serem realizadas como contrapartida ou do impacto social do projeto. Proponha ações ou atividades que estimulem a participação do público no projeto, de formação ou de intercâmbio, e que a ação ou atividade cultural se insere em um contexto econômico, social e político. O proponente deverá pensar em como atuar neste contexto, tendo como princípio o compromisso cidadão. As atividades culturais indicadas devem estar articuladas com as diretrizes da política cultural da instituição em que o projeto será inscrito. Perguntas norteadoras: Quais são as atividades? Como serão realizadas? Quando e onde?
63 8) Avaliação dos resultados Apresentação de indicadores para avaliação do projeto. Volte ao item resultados previstos e tente identificar que ações auxiliam para checar os resultados. Pode ser através de questionários de pesquisa de público, de clipagens de materiais de imprensa, de entrevistas, da quantidade de ingressos ou produtos vendidos, etc. Os indicadores servem para comparar os resultados previstos com os resultados reais do projeto e permitem avaliar se o projeto foi bem sucedido. Eles podem ser quantitativos: número de participantes, espetáculos, beneficiados, etc; ou qualitativos: análise da divulgação, da satisfação do público e da verba total do projeto. Perguntas norteadoras: ROTEIRO PARA PROJETO CULTURAL O que precisa ser avaliado? Como pode ser avaliado? Como será apresentada esta avaliação? E para quem?
64 9) Cronograma O cronograma situa no tempo as ações ou procedimentos necessários para a realização do projeto. Deve ser O cronograma é conseqüência da estratégia de ação. Uma tabela contendo as etapas do projeto e seu período de execução (semana, quinzena ou mês). É dividido em pré-produção (ou preparação), produção e pós-produção,o momento prévio da execução do projeto, a sua execução de fato e o momento posterior. Algumas ações são comuns a vários projetos, como: reserva do local de realização do projeto, impressão das peças gráficas, divulgação, inscrições, ensaios, montagem, estréia, pagamento de serviços e profissionais, prestação de contas, entre outros. Em algumas ocasiões os editais e mecanismos de financiamento indicam um período de execução, o que significa que não se pode propor um cronograma que o extrapole. Perguntas norteadoras: Em que período as ações/etapas do projeto serão realizadas? Quanto tempo durará cada etapa? ROTEIRO PARA PROJETO CULTURAL
65 ROTEIRO PARA PROJETO CULTURAL 10) Orçamento Indicação dos recursos financeiros necessários para execução do projeto, com valores unitários e totais. O orçamento também deve ser apresentado em forma de tabela, por itens e não em texto: item, valor unitário, quantidade e valor total. O valor total do projeto é a multiplicação de todos os itens anteriores. Remeta-se às ações indicadas no cronograma e veja quais gastos estão implícitos em cada uma delas. Os projetos prevêem recursos: pessoal e serviços; infra-estrutura e montagem; material de consumo; material gráfico; custos administrativos; comunicação e divulgação; impostos e taxas. A maioria dos editais possui uma cota limite de financiamento. Caso o projeto extrapole o valor determinado, deverá comprovar a existência de outras fontes de financiamento. Neste caso, divida os totais em valor solicitado ao edital e valor total do projeto. Perguntas norteadoras: Qual o custo de cada etapa do cronograma? Quais valores unitários e totais? Quais são as fontes previstas? Quanto será solicitado a cada fonte? Qual o valor total do projeto?
66 ROTEIRO PARA PROJETO CULTURAL 11)Outras informações e Anexos Fique atento a outras informações e anexos que podem ser solicitados. Carta de anuência: Comprovando a participação dos profissionais envolvidos indicados na ficha técnica. Currículo: Resumido do proponente e dos principais envolvidos no projeto, com ênfase na área cultural. É interessante ressaltar a experiência do proponente em temas relacionados aos editais, quando for o caso. Estimativa de arrecadação: Multiplique o valor unitário do ingresso ou produto cultural pela quantidade pessoas poderão adquiri-lo esta estimativa pode ser feita, por exemplo, a partir do número de lugares do local onde será realizado o projeto. Ficha técnica: Número de profissionais envolvidos e respectivas funções. Material gráfico: Folders, matérias de jornal, dvd s, entre outros materiais que indiquem outros projetos do proponente.
67 ROTEIRO PARA PROJETO CULTURAL 11)Outras informações e Anexos Plano de Acesso: Descreva as estratégias de promoção do acesso da população ao projeto. Plano de Comunicação: Indique em quais veículos de comunicação o projeto será divulgado. Em outras palavras, o plano descreve que tipo de publicidade, assessoria de imprensa e/ou marketing estão previstos. É possível formular um plano de comunicação alternativo, mais barato e eficiente, se o proponente conhecer o seu público. Plano de Cotas: Quando você for adaptar seu projeto para a captação de recursos, deverá indicar cotas de patrocínio para que a empresa possa escolher. As cotas são níveis hierárquicos de parcerias: patrocínio, copatrocínio, apoio, promoção, colaboração, etc. Para cada cota determine um custo e uma divulgação da marca diferenciados.
68 ROTEIRO PARA PROJETO CULTURAL 11)Outras informações e Anexos Quadro de distribuição do produto: No caso de projetos que tenham produtos concretos, como CDs, livros, jornais, ou mesmo espetáculos e apresentações, o proponente deve indicar a tiragem de seu produto e sua distribuição. Em alguns editais e leis de incentivo, a instância financiadora solicita que 20% do produto seja distribuído de maneira gratuita, neste caso o proponente também deve listar quais entidades são beneficiadas, como bibliotecas, escolas públicas, videotecas, etc.
69 CICLO DE VIDA E ORGANIZAÇÃO DO PROJETO
Como resultado da preparação desse I Workshop foram formalizadas orientações básicas para formatação de um projeto cultural que seguem abaixo.
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