APLICAÇÃO DA ETAPA DE PLANEJAMENTO DO CICLO PDCA PARA SOLUCIONAR UM PROBLEMA EM UM BAR TEMÁTICO DA CIDADE DE BELÉM

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1 APLICAÇÃO DA ETAPA DE PLANEJAMENTO DO CICLO PDCA PARA SOLUCIONAR UM PROBLEMA EM UM BAR TEMÁTICO DA CIDADE DE BELÉM Herbety Breno Rodrigues Veloso / UEPA) Lucas Holanda Munhoz Lourinho / UEPA) Marcelo Henrique Castro Assunção / UEPA) Victor Gouvêa Ribeiro / UEPA) Resumo: Nesta pesquisa buscou-se elaborar a fase de planejamento de um Ciclo PDCA, para reduzir as perdas decorrentes do congelamento de garrafas em um bar temático de Belém. Sabendo que os freezers utilizados são próprios para o armazenamento das bebidas comercializadas no estabelecimento, foi feita uma coleta de dados e a partir desta foi realizada uma análise, com o auxílio das ferramentas da qualidade, que tornaram possível identificar as causas reais do problema estudado. Em posse dos resultados encontrados, foi elaborado um plano de ação, com metas plausíveis, com o objetivo de ajudar a empresa a reduzir o índice de perdas resultante do congelamento de garrafas. Palavras-chaves: Ciclo PDCA; Controle de Qualidade; Ferramentas da Qualidade; Bar Temático. 1. Introdução Na atual situação global, onde novas tecnologias são desenvolvidas diariamente o mercado consumidor vem-se mostrando cada vez mais exigente e detalhista, fato que leva o mercado fornecedor, cada vez mais, busque pela melhoria de seus produtos e/ou serviços, sendo pela inovação ou pela melhoria da qualidade. Em 2009, a empresa colaboradora do estudo, teve uma ideia inovadora de fundar um bar temático voltado para admiradores do Rock Clássico, pois este era um segmento pouco abordado entre os concorrentes. Localizado em um bairro nobre da cidade de Belém, o local proporciona um ambiente convidativo a pessoas que apreciam grandes nomes do rock clássico, sem abrir mão de um ambiente descontraído que só um bar pode oferecer. A empresa, atualmente trabalha com nove marcas de cerveja, entre garrafas tradicionais (600 ml) e long neck (330 a 355 ml), utilizando para refrigeração das mesmas quatro freezers de 550 litros. Lembrando que existem tipos de freezers adequados para cada tipo de bebida, e a temperatura de congelamento varia de acordo com esse tipo de bebida, como se ela é ou não alcoólica, levando isso em consideração, consideramos que a empresa usa cada material de forma adequada.

2 Tendo como objeto de estudo os fatores que causam avarias nessas garrafas e visando confirmação prática dos conceitos aprendidos em sala de aula, foram coletados e analisados dados para auxiliar e embasar a elaboração da etapa de planejamento do Ciclo PDCA. Utilizando algumas ferramentas da qualidade, foi possível identificar o problema de maior relevância dentro do cenário estudado, assim como suas causas principais, e a partir disso foi possível apontar meios para redução dos índices de perda. 2. Referencial Teórico A qualidade tem como objetivo satisfazer os desejos de cada indivíduo, podendo ser influenciada por diversos fatores, como cultura, tipo de produto ou serviço prestado, necessidades ou expectativas, Deming (1993) diz que qualidade é tudo aquilo que melhora o produto do ponto de vista do cliente, porém, é importante ressaltar que para Paladini (2004) A qualidade faz parte do dia-dia das pessoas, não se pode identificar e delimitar seu significado com precisão.. Várias são os métodos que podem auxiliar a verificação e controle qualitativamente e/ou quantitativamente a qualidade desejada para o produto ou serviço Ciclo PDCA Um método largamente utilizado e que geralmente apresenta resultados satisfatórios é a aplicação do Ciclo PDCA, do inglês, Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar) e Action (Agir), segundo Werkema (1996), O Ciclo PDCA é um método de gestão, representando o caminho a ser seguido para que as metas estabelecidas possam ser atingidas.. Este foi desenvolvido por Shewhart, porém apenas se tornou conhecido a partir de Deming, que foi quem difundiu de maneira mais expressiva o ciclo. Na parte de planejamento, deve ser feito a identificação do problema, assim como a identificação de suas causas reais, através da análise de suas causas reais, deve ser construído um plano de ação, que vise diminuir os impactos do problema estudado na realidade da empresa, com a definição de metas plausíveis de serem alcançadas. Na etapa de execução, o plano de ação deve ser posto em prática, com o objetivo de alcançar as metas estabelecidas na fase de planejamento, ainda nesta etapa, deve ser realizada uma coleta de dados, que servirá de base para a próxima etapa. Na etapa de verificação, os dados coletados na etapa D devem ser comparados com as metas estabelecidas durante o planejamento, para avaliar a efetividade do plano. Caso os resultados obtidos não forem condizentes com o que foi planejado, deve entrar em prática a 4ª etapa do ciclo, as ações corretivas, que devem trabalhar nas metas não alcançadas, visando à padronização e eliminação efetiva das causas. Para concluir a implementação do Ciclo PDCA, ainda na última etapa, é necessário realizar a revisão das atividades efetuadas e se for preciso, um novo planejamento deve ser elaborado.

3 FIGURA 1 - Guia para elaboração do Ciclo PDCA. Fonte: Werkema (1996) Ferramentas da Qualidade Pode-se utilizar de diversas técnicas para se auxiliar durante a aplicação do Ciclo PDCA, segundo Paladini (1997) O conjunto de técnicas da Qualidade Total envolve as ferramentas, que são dispositivos, procedimentos gráficos, numéricos ou analíticos, formulações práticas, esquemas de funcionamento, mecanismo de operação, enfim, métodos estruturados para viabilizar a implantação da Qualidade Total Brainstorming Teve início em 1938, desenvolvido por Osborn, sua tradução significa Tempestade cerebral e tem como objetivo o surgimento do maior número de ideias, sendo essa conhecida como a fase criativa do Brainstorming, para no final serem escolhidas as mais interessantes, criativas e inovadoras, para solucionar o problema, assim chegando à fase crítica. Já como as decisões são feitas pelo grupo, todos tem um sentimento de responsabilidade e um maior comprometimento pelo que será feito a partir dessa escolha. É mais utilizado quando não se sabe a causa do problema ou quando não se sabe como solucionar o problema, conseguindo assim uma visão mais ampla e completa no caso estudado.

4 W2H TABELA 1 Modelo 5W2H. What Why When Where Who How How Much O que Por que Quando Onde Quem Como Quanto irá custar? Fonte: Autores (2013) O 5W2H é um plano de ação que busca solucionar o problema estudado, analisando todos os fatores necessários para que isso ocorra. Essas etapas do 5W2H analisam a viabilidade e real necessidade de solucionar o problema, definindo quais ações a serem implementadas e a organização dessas ações Diagrama de Pareto O Diagrama de Pareto é um recurso gráfico utilizado para informar qual a causa de maior prioridade a ser trabalhada. A partir da coleta de dados, é feito um estudo sobre o problema, indicando aquele problema que ocorre com maior frequência e, desta forma, procurando solucioná-lo primeiro, trazendo uma melhor relação ação/benefício, priorizando a ação que trará melhor resultado Diagrama de Causa e Efeito (Diagrama de Ishikawa) Também conhecido como gráfico de espinha de peixe, foi definido por Paladini (1995) como, O diagrama ilustra as causas principais de uma ação, ou propriedade, para as quais convergem as subcausas (Causas menos importantes), levando ao sintoma, resultado ou efeito final de todos (Interação) e cada uma (Reflexos isolados) dessas causas.. Com isso podemos concluir que o diagrama mostra todas as causas que podem resultar no problema principal (Efeito) que está sendo estudado. Este trata-se de uma ferramenta voltada à análise de processos produtivos. Figura 2 - Diagrama de Ishikawa e ilustração dos 6M. Fonte: Campos (1999) Fluxograma O fluxograma é um gráfico que representa a sequência operacional de um processo, construído geralmente com figuras geométricas normalizadas e setas unidas às figuras. Segundo Paladini (1995), São representações gráficas das etapas pelas quais

5 passa um processo. Como em programação computacional, os fluxogramas permitem rápido entendimento de como o processo opera S s O 5 S s é uma metodologia de trabalho que deriva de uma filosofia de vida que nasceu na década de 50, no Japão pós-guerra e que visa reduzir o nível de desperdício ao mesmo tempo que agrega ao praticante praticas de respeito ao meio ambiente e ao próximo. Seu nome está relacionado com as inicias dos nomes em japonês de suas 5 praticas principais Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. A engenharia de produção adaptou, com sucesso, essa filosofia ao cotidiano de empresas e indústrias, principalmente no que diz respeito a controle de qualidade e melhoria no ambiente de trabalho Zero Defeito O Zero Defeito se trata de um método racional e científico que busca eliminar a ocorrência de defeitos através da identificação e controle das causas. Utiliza-se de inspeções diretas na fonte do problema, tendo assim um trabalho de caráter preventivo, que assim podem eliminar completamente o número de problemas, pois esse visa o controle desde a origem e não sobre os resultados. 3. Metodologia Este é um estudo de caso que visa estabelecer uma análise qualitativa do controle sobre as avarias de garrafas na empresa estudada. A parte inicial do estudo consistiu em uma reunião com a gerência da empresa colaboradora, onde foi apresentado o problema de maior relevância dentro da empresa. Com o problema estabelecido, realizou-se a coleta de dados para melhor avaliar e definir as verdadeiras causas do problema. Através da aplicação de um ciclo PDCA, auxiliado por algumas das ferramentas da qualidade, foi possível encontrar possíveis soluções para ajudar a empresa a reduzir as perdas decorrentes do problema estudado. Por questões estratégicas da empresa, foram fornecidos apenas os dados do mês de abril de 2013, entretanto, a gerência afirmou que não há histórico de variações significativas no comportamento do problema estudado nos demais meses. 4. Análise de Resultados Para definição do objeto de estudo, foi realizado um Brainstorming com os gestores e colaboradores da empresa, onde foram apresentados alguns dos problemas que fazem parte do cotidiano da empresa, entretanto, os problemas com garrafas foram apontados como os de maior incidência no estudo em questão. Voltando a análise para os problemas com garrafa, foi à coleta e análise de dados para embasar as etapas seguintes de planejamento. Para facilitar a análise dos dados coletados foi construída uma tabela contendo as perdas geradas pelos diversos tipos de avarias.

6 Tabela 2 Dados de Avarias Tipo de Perda Quantidade Valor Acumulado Percentual Percentual Acumulado Garrafas Congeladas % 55% Avarias por clientes % 78% Avaria por funcionários % 95% Avaria da distribuidora % 100% Total Fonte: Autores (2013) Com base na tabela 1, para auxiliar a visualização do problema de maior relevância, foi construída um Diagrama de Pareto contendo a quantidade de garrafas avariadas em unidades e o percentual acumulado dos danos % 95% 78% 55% % 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Quantidade Percentual Acumulado 1 - Garrafas Congeladas 2 - Avarias por Clientes 3 - Avarias por Funcionários 4 - Avarias da Distribuidora Gráfico 1 Diagrama de Pareto. Fonte: Autores (2015) Através da análise do Diagrama de Pareto, foi possível identificar que o congelamento de cerveja foi o problema com maior incidência no estabelecimento durante Abril de Após identificar o problema responsável pela maioria das perdas, o congelamento de garrafas, foi utilizado o software Microsoft Excel para desenhar o Diagrama de Ishikawa que foi utilizado para fazer o levantamento das possíveis causas.

7 Gráfico 2 Diagrama de Ishikawa. Fonte: Autores (2015) Para auxiliar na identificação das causas do problema, também foi utilizado um questionário de 5 Porquês, visando fragmentar o problema e chegar a sua causa real. 1) Por que ocorre o congelamento da cerveja? Porque a cerveja está abaixo da temperatura ideal. 2) Por que a cerveja está abaixo da temperatura ideal? Porque a cerveja ficou no freezer por um período acima do necessário. 3) Por que a cerveja ficou muito tempo no freezer? Porque não há um monitoramento no tempo de congelamento. 4) Por que não há monitoramento? Porque isso não foi repassado para os funcionários. 5) Por que não repassado para os funcionários? Porque não há treinamento. Congelamento de garrafa Longo período de refrigeração Falta de monitoramento Não há treinamento Gráfico 3 Fluxograma da causa real. Fonte: Autores (2015) Com as principais causas identificadas, foi elaborado um plano de ação com o intuito de reduzir as perdas sofridas. Esse plano foi trabalhado levando em consideração os problemas com máquinas, mão de obra e meio ambiente, pois nestes que se encontram os maiores responsáveis pelas avarias.

8 TABELA 3 Plano de ação 5W2H O que Por quê Quando Quem Onde Como Quanto Manutenção Preventiva Para prevenir ou corrigir defeitos no freezer 17 de Junho com validade de seis meses Assistência técnica Na própria empresa Avaliação das máquinas R$35,00 a R$50,00 por freezer, totalizando R$200,00, no máximo. Treinamento para os funcionários Para ensinar os funcionários técnicas de abastecimento e monitoramento do freezer 17 de Junho Especialista no ramo da cerveja Na própria empresa Através de um workshop Varia de acordo com o treinamento desejado Separar as garrafas long neck das tradicionais no freezer Para padronizar a organização das garrafas e assim utilizar a temperatura adequada para cada garrafa 18 de Junho Funcionários da empresa Fonte: Autores (2015) Na própria empresa Realocando as garrafas Não terá custos 5. Conclusão A análise dos dados e o plano de ação foram apresentados aos gestores da empresa como soluções viáveis para diminuir a incidência de garrafas congeladas, tendo em vista que a empresa trabalha com os freezers adequados, para o material que está sendo trabalhado. Apesar de possuir um baixo custo de implementação, as ações propostas tendem a apresentar resultados altamente satisfatórios, o que o torna interessante para a empresa. Para eliminar a hipótese de possíveis problemas no freezer, é necessário contratar uma assistência técnica especializada para avaliar e corrigir possíveis reparos, prática condizente com a teoria do zero defeito, uma vez que realiza uma manutenção preventiva ao invés de corretiva. Tendo em vista que os responsáveis pelo abastecimento do freezer e o manuseio das garrafas são os garçons, foi sugerido à aplicação de um treinamento que apresente técnicas para evitar o congelamento da cerveja por falha humana. Ao observar que o tempo de congelamento de uma garrafa long neck é menor que o tempo de congelamento de uma garrafa tradicional, é

9 aconselhável fazer a padronização do freezer, ou seja, abastecer os freezers de forma uniforme, deixando freezers exclusivos para garrafas de 600 ml e garrafas long neck, tal objetivo pode ser alcançado através da realização das ideias implementadas da teoria dos 5 S s. É importante ressaltar que o estudo realizado conta apenas com a parte de planejamento do Ciclo PDCA, para que o plano obtenha sucesso e haja de fato redução das perdas por congelamento de garrafas, é necessária a realização das etapas seguintes do ciclo, executar, verificar e agir, pois são nessas etapas que ocorrerá a implementação do plano e o acompanhamento dos resultados e caso essas não sejam os desejados, serão necessárias correções no ciclo PDCA. 6. Referências WERKEMA, Maria Cristina C. Planejamento e Análise de Experimentos: Como Identificar as Principais Variáveis Influentes em um Processo. Volume 8. Minas Gerais: Líttera Maciel, PALADINI, Edson P. Gestão da Qualidade no Processo. A Qualidade na Produção de Bens e Serviços. São Paulo: Atlas, PALADINI, Edson P. Gestão da Qualidade. Teoria e Prática. 2ª Ed. São Paulo: Atlas, PALADINI, Edson P. Qualidade Total na Prática. Implementação e Avaliação de Sistemas de Qualidade Total. 2ª Ed. São Paulo: Atlas, Disponível em:< SEBRAE.pdf> Acesso em 06 Jun. 2013, 16:30. CAMPOS, V.F. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia Minas Gerais. INDG Tecnologia e Serviços Ltda., 1999