Manual de utilização do SGA - Sistema de Gerenciamento de Almoxarifado

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1 Manual de utilização do SGA - Sistema de Gerenciamento de Almoxarifado Setembro/2013

2 Para acessar o sistema o usuário deverá entrar com os dados mostrados na imagem abaixo: 1. Nessa etapa é possível observar quais os ícones do sistema serão disponibilizados para os servidores públicos. Cada servidor terá o seu perfil personalizado. 2

3 2. Nessa etapa é possível observar que o usuário poderá acessar a UNIDADE GESTORA UG da qual tenha acesso, nessa primeira etapa de implantação existirá apenas 02 conforme mostrado na figura abaixo, sendo uma chamada de UG/ALMOXARIFADO/PVH esse é o Almoxarifado Geral, onde entram as mercadorias, o outro é chamado de UG/GAD/PVH/SEDE, nesse o almoxarifado receberá as transferências de mercadorias para que possa distribuir entre os setores. Outro ponto importante é que o Servidor poderá acessar outras unidades caso tenha PERMISSÃO, A permissão a ser liberada de acordo o cargo e/ou função do servidor dentro da SECRETARIA a qual pertence. 3

4 3. Na tela abaixo é mostrado os menus de acesso ao Sistema, a liberação desses menus será feita pelo Administrador do Sistema de acordo a função do servidor dentro da Secretaria/órgão. 4. PEDIDOS ONLINE O processo de fazer pedido inicia-se no menu pedidos on-line, liberar para todos no sistema. Vamos ao que interessa, no menu pedidos on-line é mostrado como fazer um pedido on-line por lista conforme está sendo mostrado abaixo: 4

5 5. Conforme mostrado, após selecionar os itens do pedido, nessa etapa o servidor deve definir a quantidade de cada material no pedido. Lembrando que esse pedido passará por uma análise pelo gestor da Unidade Gestora. 6. MEUS PEDIDOS NO MENU meus pedidos é disponibilizados a todos verificar o andamento dos pedidos feito individualmente pelos servidores. 5

6 7. PEDIDOS POR ITEM Existe uma forma mais detalhada de fazer pedido, é o pedido on-line por item, conforme será demonstrado abaixo. 8. Nessa etapa é possível selecionar os materiais e suas respectivas quantidades. 6

7 9. Tela de cadastro de fornecedor, a permissão de cadastro de fornecedor será liberada apenas para um servidor. 10. Tela de cadastro de CC Código de Conta, a permissão de cadastro de CC será liberada apenas para um servidor. 7

8 11. ANÁLISE DE PEDIDOS Na etapa do processo, tem análise de pedidos, onde os gestores da UG estarão recebendo os pedidos e analisando. - Tela de Análise de Pedidos No menu Análise de Pedidos, constam os pedidos em aberto para serem analisados e posteriormente liberados ou não. P ara cada pedido ATENDIDO será gerada uma guia de saída. 12. MATERIAL Na etapa do processo, tem a opção análise de pedidos, onde os gestores da UG estarão recebendo os pedidos e analisando. - Tela principal de Materiais No menu MATERIAL, é possível observar várias opções como: Consulta, editar, excluir e opção de detalhes de entrada e saída por material. E o botão incluir Material. 8

9 - Tela de Cadastro de Materiais Na tela de inserir material, apenas um servidor terá acesso a essa opção, possuirá um cadastro único que será utilizado por todas as UG (UNIDADES GESTORAS), segue abaixo algumas informações para o cadastro. 13. Tela de Cadastro de ENTRADA de MERCADORIAS (PARTE I)- Na tela de inserir material, apenas um servidor terá acesso a essa opção, tendo em vista que o DER/RO possuirá um cadastro único que será utilizado por todas as UG (UNIDADES GESTORAS), segue abaixo algumas informações para o cadastro. 9

10 14. Tela de Cadastro de ENTRADA de MERCADORIAS (PARTE II) - No processo de entrada de mercadoria, devem constar documentos formais como, por exemplo: NF. Quando é feito uma entrada de material, o sistema faz uma média do Valor Total do Estoque com Valor de Entrada dividido pela quantidade, com isso é possível encontrar um valor unitário real, ou seja, o valor do estoque sempre será real. 16. INSERIR GUIA DE SAÍDA: Nesta etapa do processo o gestor da UG tem a opção de fazer e emitir guias de saídas de mercadorias. - Tela de INSERIR GUIA DE SAÍDA - No processo de SAÍDA de mercadorias, deve haver um destino, que é UNIDADE DE LOTAÇÃO se refere a cidade onde existem escritórios do DER/RO, por exemplo: RESIDENCIAS. Deve haver um setor cadastro para a Unidade de lotação, e por fim o Servidor solicitante deve ser selecionado. 10

11 - Tela de INSERIR GUIA DE SAÍDA PARTE II Após o processo de seleção dos dados da guia conforme mostrado na PARTE I, segue com a inserção dos materiais na Guia, o procedimento de inserção e finalização da Guia de Saída e demonstrado abaixo. 17. Após o lançamento da Guia de Saída, o sistema fornece a opção de imprimir a guia, conforme abaixo. 11

12 18. Transferência de Mercadorias entre UG do mesmo Órgão. Nesta etapa do processo é possível transferir mercadorias de UG do mesmo órgão. Após a seleção dos dados de destino da Mercadoria é possível adicionar os materiais conforme consta na figura abaixo. Nesse caso é possível adicionar material de um e um, ou adicionar todos os itens de uma Guia de entrada (NF) e com isso facilitar a transferência de mercadorias. 12

13 19. Transferência de Mercadorias entre UG de órgãos diferentes. Na etapa do processo é possível transferir mercadorias de UG de um órgão para outro. Atualmente o acesso está disponibilizado apenas para a CGPMI. Antes do processo de transferência deverá fazer a entrada dessa mercadoria no MENU ENTRADA. 20. Nesse processo, durante a seleção dos dados de destino da Transferência da Mercadoria, é possível adicionar os materiais adicionando todos os itens de uma Guia de entrada (NF), e com isso facilitará a inclusão automática de todos os itens da um determinada Guia de Entrada, que é o espelho da Nota Fiscal de entrada. Essa opção está disponível apenas para a CGPMI. 13

14 21. TERMO DE RECEBIMENTO Nesta etapa do processo é possível GERAR TERMO DE RECEBIMENTO, quando a mercadoria chega à CGPMI, a mesma deve gerar o termo de Recebimento. Etapas a serem feitas para geração do Termo de Recebimento: - fazer a entrada de mercadorias - fazer a transferência da mercadoria - fazer o cadastro da comissão - Gerar o termo de Recebimento 14

15 Após gerar o termo o sistema gera um arquivo.doc 15

16 22 Cadastrar Comissão O Cadastro de comissão será disponibilizado apenas para CGPMI, pois é necessário para emissão dos termos de recebimento. 16

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