Definição de Processos

Transcrição

1 Definição de Processos Mapeamento e Modelagem de Processos Prof Ms Vinícius Costa de Souza viniciuscs@unisinos.br

2 Agenda Documentação Método de trabalho Técnicas Ferramentas de apoio

3 Documentação O que deve ser documentado? 1. Nome do processo 2. Objetivo do processo 2. Responsável pelo processo 3. Atividades (descrição) 4. Participantes 5. Responsabilidade por atividade 6. Políticas e regras 7. Fluxograma 8. Indicadores de performance do processo KPI 9. Riscos

4 Documentação Indicador de Performance do Processo 1. Nome do indicador 2. Fórmula de cálculo 3. Origem das informações para o cálculo 4. Valor meta 5. Valor de tolerância, em relação a meta 6. Nome do responsável 7. Periodicidade de apuração

5 Documentação Riscos 1. Nome 2. Responsável 3. Formas de prevenção 4. Formas de eliminação 5. KPIs relacionados 6. Impacto (baixo, médio ou alto)

6 Detalhando uma atividade Documentação

7 Método de Trabalho Método Uma forma de execução de um processo. Processo define o que fazer, em que ordem, etc. Método define como executar um processo.

8 Método de Trabalho Método BPI - Business Process Improvement

9 Método de Trabalho Etapas necessárias 1. Garantir os recursos necessários para o projeto 2. Levantar os problemas, segundo a ótica dos diretores 3. Estabelecer o padrão de uso de software de modelagem 4. Conscientizar a alta gestão sobre o projeto 5. Conscientizar operacionais sobre o projeto 6. Coletar e registrar os norteadores 7. Agendar reunião para definição de macroprocessos 8. Modelar macroprocessos atuais 9. Verificar quais processos afetam a satisfação dos clientes 10. Priorizar / definir os processos a serem estudados

10 Método de Trabalho Etapas necessárias 11. Definir cronograma do projeto 12. Agendar reuniões com os envolvidos 13. Documentar processos situação atual 14. Identificar funções críticas 15. Documentação da situação atual do processo 16. Preencher matriz de pontos fracos 17. Classificar pontos fracos por natureza 18. Obter diagrama de causa e efeito e respectivos KPI s 19. Avaliar impactos de pontos fracos 20. Fundamentar sugestões de melhorias para os pontos fracos

11 Método de Trabalho Etapas necessárias 21. Desenhar a proposta de melhoria dos processos 22. Identificar / registrar premissas para mudança 23. Definir os donos dos processos 24. Montar as instruções de serviço das atividades 25. Validar a proposta de mudança dos processos

12 Método de Trabalho Matriz de pontos fracos Descreve os pontos fracos do processo: Problema Impacto Solução proposta KPI relacionado

13 Técnicas JAD - Joint Application Design Criada pela IBM na década de 70 Objetivo: reduzir os tempos de especificações de sistemas através da eliminação do retrabalho. Solução: especificar os sistemas em grupos de entrevistados formados por todas as pessoas que se envolviam direta ou indiretamente com o processo.

14 Técnicas JAD - Joint Application Design Resultados: os tempos de especificações foram reduzidos em mais de 40% muitas empresas passaram a adotar o JAD não apenas para especificar sistemas, mas também para todas as atividades que envolvem decisões cujos reflexos podem ter efeitos em vários setores, como por exemplo o desenvolvimento de novos produtos, reorganização empresarial, normas, processos, etc.

15 JAD - Joint Application Design Técnicas

16 Técnicas JAD - Joint Application Design Envolvidos Coordenador (Mediador x Impositor) Cliente Executor Fornecedor Operador do software

17 Técnicas JAD - Joint Application Design Roteiro Boas vindas Conceito de processo O que é o projeto Quem patrocina Importância das pessoas convidadas O que se espera de cada participante Destino do resultado

18 Técnicas JAD - Joint Application Design Mapeamento da situação ATUAL Devem participar fornecedores executantes clientes representantes de TI Não devem participar chefias em geral

19 Técnicas Outras técnicas Entrevistas Observação ao lado do executante Questionário Empatia ocupando o lugar do executor

20 Ferramentas Tipos Simples diagramação Simulação e modelagem

21 Ferramentas Simples diagramação - MS Visio - DIA - ArgoUML - Smart Draw - Gliffy - Word - Power Point - etc

22 Ferramentas Simulação e Modelagem - EXTENDSIM - ARENA - POWERSIM - PROMODEL - ETC