Guia Informativo. Adequação da automação Softpharma

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1 Guia Informativo Adequação da automação Softpharma

2 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO REGULAMENTAÇÃO Obrigatoriedade do uso do ECF ADEQUAÇÕES NO PROCESSO DE VENDA Cupom Fiscal Nota Manuscrita serie D Cancelamento de vendas Cupom Fiscal Devolução de venda (Retorno de clientes) ADEQUAÇÕES NAS ROTINAS FISCAIS Emissão da Redução Z Registro de ECF Valor Total Geral do ECF Servidor de ECF (SRVECF) MUDANÇAS OPERACIONAIS No cadastro de produto Nas operações de transferência de mercadoria GERAÇÃO DO SINTEGRA PERGUNTAS FREQUENTES GLOSSÁRIO

3 FIGURAS Figura 1 - Nota Fiscal Modelo M Figura 2 Devolução a vista (Retorno de Cliente)... 7 Figura 3 - Tela de Cadastro de Produto... 9 Figura 4 - Tela de Cadastro de Produto

4 1. INTRODUÇÃO Os órgãos fiscalizadores vêm ao longo dos anos inovando os mecanismos para coibir a evasão fiscal, criando ferramentas de fiscalização mais eficientes, como: NF-e, SINTEGRA, PAF ECF, SPED entre outros, com destaque a regulamentação do uso do ECF. Em 1994, o CONVÊNIO ICMS 156/94, regulamentou o uso do ECF, a partir daí sugiram outras regulamentações, legislação obriga o uso do ECF. - A LEI FEDERAL de 11/12/1997 em seus artigos 61/62/63 que tratam da emissão de Cupom Fiscal, tornou obrigatório para as empresas de venda ou revenda de bens ou serviços ao varejo o uso do equipamento. Com essa regulamentação sugiram outras, por exemplo, a obrigação do uso TEF com ECF para pequenos estabelecimentos comerciais, conforme CONVÊNIO ECF 01/01. Logo a Softpharma sempre atendeu as obrigatoriedades legais e tributárias, assim como, todas as exigências de ECF, TEF e SINTEGRA. Porém, fomos instruídos, sob pena de multa e descredenciamento estadual, que a tela de Nota Fiscal Manual e outros processos precisam adequar-se em alguns requisitos. Cumpridores que somos da legislação, nos cabem orientar nossos clientes e parceiros sobre as principais mudanças. 4

5 2. REGULAMENTAÇÃO O processo de adequação trará algumas mudanças ao aplicativo SoftPharma. A intensidade dessas dependerá da situação atual de cada cliente, uma vez que impõe uma série de normas que exigem adequação da farmácia no que tange software, processos e equipamentos. Nos próximos tópicos são abordados de forma detalhada os principais pontos Obrigatoriedade do uso do ECF Conforme o CONVÊNIO ECF 01/98, todas as empresas que possuem um equipamento de processamento eletrônico de dados (PED) no estabelecimento onde há atendimento ao público estão obrigadas a ter um equipamento ECF (Emissor de Cupom Fiscal), ou seja, as empresas que ainda não tem ECF e querem trabalhar de forma automatizada, deverão efetuar a aquisição de um equipamento. A fim de coibir a evasão fiscal através dos softwares, a legislação prevê que as Softwarehouses respondam solidariamente pelas fraudes cometidas pelos seus clientes. As empresas descumpridoras das normas serão enquadradas na Lei 8.137/90, que trata dos crimes contra a ordem tributária e prevê penas que podem chegar a até 06 anos de prisão. 3. ADEQUAÇÕES NO PROCESSO DE VENDA Conheceremos as alterações no processo de venda, com propósito de atender as exigências da legislação Cupom Fiscal Ao realizar uma venda o aplicativo deve imprimir em ECF o Cupom Fiscal concomitantemente à sua indicação na tela do sistema. Isso quer dizer que, quando incluso um item na fita detalhe da tela do cupom fiscal, esse é registrado simultaneamente na impressora fiscal. Sendo assim, será permitido conceder desconto na venda apenas por item Nota Manuscrita serie D Este documento é enquadrado pela legislação como Nota Fiscal ao Consumidor Série D, regulamentado pelo convênio SINIEF de 15/12/70 e alterações. A Nota Manuscrita pode ser emitida por empresas informatizadas como forma de contingência. Este prevista de acordo com o 3º parágrafo, do artigo 50 do Convênio SINIEF de 1970, para situações como falta de energia elétrica, quebra ou furto do equipamento, onde o contribuinte esteja impossibilitado de emitir a venda pelo equipamento ECF. Assim como, 5

6 presente no "Requisito XVII, item c " do "Roteiro de Análise Funcional de PAF-ECF" do Ato Cotepe 6 de 14/04/2008 e alterações. Quando em contingência, a farmácia deve utilizar o bloco de notas D para fazer a emissão da nota ao cliente, e depois restabelecer a normalidade da automação, as mesmas devem ser registradas no sistema Softpharma, pelo programa Nota Fiscal Manuscrita Série D para efetivo controle de estoque, títulos do cliente e base informacional para geração do SINTEGRA. A NF manuscrita não pode ser impressa e nem emitida a partir de pré-vendas, ou seja, não pode ser acessada pela tela do Caixa on-line. São mostrados três novos campos na tela, um informativo, indicando que a nota é de modelo 02, e outros dois para que seja informada a data de emissão e o número da nota; Para efetuar o registro da nota D emitida no bloco, deve-se informar na tela de Nota Manuscrita o número da nota fiscal (bloco D) e sua respectiva data de emissão; 3.3. Cancelamento de vendas Cupom Fiscal O ECF suporta somente o cancelamento do último documento emitido, conforme regulamento para homologação e fabricação deste tipo de equipamento. A validação é feita pelo último COO (Número do Contador de Ordem de Operação). Dessa forma, quando o cliente devolver a mercadoria e o cupom fiscal emitido para ele não for o último será necessária para fins de controles a emissão da devolução de venda (Retorno de Cliente). No próximo tópico abordamos mais sobre o funcionamento deste recurso Devolução de venda (Retorno de clientes) A nota de retorno de cliente é utilizada para registrar a devolução de itens oriundos de uma venda. Este recurso utiliza da emissão de um documento em um formulário Modelo 1-1A (M1). 6

7 Figura 1 - Nota Fiscal Modelo M1 Para efetuar o lançamento desta nota fiscal é necessário informar a qual cupom fiscal ela se refere e informar a quantidade a devolver de cada item. Também é necessário que o cliente tenha seu CPF cadastrado no sistema. Veja na Figura 6 como ficou a tela de seleção de nota fiscal e informação dos itens para devolução na nota fiscal de retorno de cliente. 4. ADEQUAÇÕES NAS ROTINAS FISCAIS Figura 2 Devolução a vista (Retorno de Cliente) Neste tópico trataremos assuntos relacionados aos processos fiscais que estão ligados diretamente ao aplicativo Softpharma e dos que também não ligados. 7

8 4.1. Emissão da Redução Z É de extrema importância que a emissão de Reduções Z seja feita a partir do Softpharma. Este processo é necessário, pois a geração do arquivo Sintegra depende do correto armazenamento das informações do ECF na base de dados do sistema. Se o ECF emite reduções automaticamente do fechamento do movimento do dia, será necessário efetuar uma intervenção técnica, solicitando que esse recurso seja desabilitado Registro de ECF Ao acessar a tela de cupom fiscal no aplicativo Sofptharma e iniciar a abertura de um documento fiscal, o aplicativo compara o número de fabricação do ECF conectado neste momento com os números de fabricação dos ECFs autorizados para uso fiscal na farmácia. Todas as impressoras fiscais utilizadas pela farmácia serão cadastradas no sistema interno da Softpharma, mediante a este registro é autorizado o uso do equipamento no estabelecimento, sem esse registro as operações de ECF não podem ser executadas Valor Total Geral do ECF O valor acumulado no Totalizador Geral (GT) do ECF conectado ao computador no momento da venda deve estar igual ao valor correspondente armazenado na base de dados do aplicativo Softpharma. Caso haja divergência entre o valor da Impressora Fiscal e o Softpharma, as operações da ECF por meio do aplicativo são bloqueadas. O desbloqueio ocorre somente no dia seguinte, com a emissão da redução Z Servidor de ECF (SRVECF) Ao iniciar uma venda, o sistema deve verificar se o número de série da impressora fiscal conectada ao computador confere com o que está registrado e autorizado pela Softpharma para uso pela farmácia, confrontando ainda, o valor acumulado no totalizador geral do ECF. Devido aos fatores listados acima, o sistema não permite a utilização do processo de impressão de Cupom Fiscal em rede. 5. MUDANÇAS OPERACIONAIS 5.1. No cadastro de produto 8

9 Ao efetuar o cadastro ou alteração de um item, o Softpharma verifica se o preço de venda informado está zerado. Caso esteja, exibe uma mensagem ao usuário e não permite a gravação das alterações. Figura 3 - Tela de Cadastro de Produto A adequação da quantidade em estoque dos itens somente pode ser efetuada por meio de contagem de estoque, via balanço com confronto e posterior emissão de documentos fiscais (entrada e saída) comprovando a saída ou entrada dos itens do estoque. Figura 4 - Tela de Cadastro de Produto 5.2. Nas operações de transferência de mercadoria. As transferências de mercadorias podem ser realizadas normalmente entre empresas que possuam a mesma base de CNPJ, ou seja, entre matriz e filiais, desde que juridicamente 9

10 vinculadas. Neste caso a transferência é realizada por meio da emissão de uma nota série única, com o CFOP adequado para transferências. 6. GERAÇÃO DO SINTEGRA Toda empresa, quando solicitada, deverá gerar o arquivo Sintegra. Uma opção é utilizar o software de gestão para atender este requisito. Reforçamos então, para que se dê a correta geração do arquivo Sintegra, é obrigatório que as reduções Z sejam emitidas por meio do Softpharma, visto que as informações exportadas pelo Sintegra são obtidas deste documento. O Softpharma está de acordo com o layout do CONVÊNIO ICMS 57/95, com todos os requisitos necessários para a geração do arquivo Sintegra. 7. PERGUNTAS FREQUENTES 1. Não tenho ECF em minha farmácia, precisarei adquirir? Sim. O CONVÊNIO ECF 01/98 prevê que todo estabelecimento informatizado no local de atendimento ao público deve possuir equipamento ECF. 2. Posso comprar qualquer impressora fiscal? Não. Somente as impressoras fiscais listadas abaixo estão homologadas para uso no Softpharma. Para evitar problemas em sua farmácia, ao comprar um emissor de cupom fiscal escolha uma das marcas da tabela abaixo: Marca Modelo Daruma FS 600 Daruma FS 345 Epson TM T81 FB II Epson TM-T81 F Epson TM-T81 Sweda ST 100 Sweda ST 120 Sweda ST Como pedir autorização para uso fiscal do ECF? Após a aquisição do ECF, o interessado deverá procurar uma das empresas credenciadas pela SEFAZ para efetuar intervenção técnica para programação do ECF para uso fiscal. Geralmente a empresa credenciada prepara toda documentação necessária para que o interessado formule o pedido de uso. 4. E como farei a geração do meu Sintegra? 10

11 O arquivo Sintegra pode ser gerado por meio do software de Gestão. O Softpharma está de acordo com o layout do CONVÊNIO ICMS 57/95, com todos os requisitos necessários para possibilitar a geração do arquivo Sintegra. 5. Minha farmácia poderá ser alvo de fiscalização pela Secretaria da Fazenda? Sim. A qualquer momento a Secretaria da Fazenda de seu Estado poderá efetuar fiscalizações em sua farmácia, a fim de verificar se a sua farmácia utiliza-se de alguma pratica de evasão fiscal. Caso essa prática seja confirmada, sua empresa poderá sofrer multas e punições. 6. O que devo fazer quando não puder utilizar o ECF para registrar as vendas? Quando o seu ECF não estiver disponível para o registro das vendas, as mesmas deverão ser emitidas manualmente no bloco D e registradas no Aplicativo Fiscal pelo programa de Nota Fiscal Manuscrita Série D, referenciando o número da nota manual emitida e a data de emissão. 7. Posso utilizar impressão de cupom fiscal em rede? NÃO, pois ao iniciar uma venda, o sistema deve verificar se o número de série da impressora fiscal conectada ao computador confere com o ECF que está registrado e determinado para o terminal, confrontando ainda, o valor acumulado no totalizador geral do ECF. Se a impressora fiscal não estiver conectada diretamente ao computador este processo não irá funcionar. 8. Preciso, obrigatoriamente, utilizar venda em concomitância? Sim. A legislação exige que, ao realizar uma venda o aplicativo deve imprimir em ECF o Cupom Fiscal concomitantemente à sua indicação na tela do sistema. Para isso o sistema trabalhará com Desconto por Item. 8. GLOSSÁRIO DAV: Documento Auxiliar de Venda. É o documento emitido antes de concretizada a venda ou prestação de serviço, como orçamentos, pedidos, ordens de serviço ou outros documentos de controle interno. ECF: Emissor de Cupom Fiscal. PV: Pré-venda. Software house: Empresa responsável pelo desenvolvimento de soluções (softwares). CFOP: Código Fiscal de Operação e Prestações. 11

12 PED (Processamento Eletrônico de Dados): Sistema de gestão utilizado na empresa. TEF: Transferência eletrônica de dados NF-e: Nota Fiscal eletrônica SINTEGRA: Sistema Integrado de informações sobre operações Interestaduais com Mercadoria e Serviço. PAF ECF: Programa Aplicativo Fiscal Emissor de Cupom Fiscal. SPED: Sistema Público de Escrituração Digital. 12