Manual do Usuário. Projetos e Implantações. Fevereiro : Rede Credenciada

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1 Manual do Usuário Projetos e Implantações. Fevereiro : Rede Credenciada

2 1 CONCEITO E ACESSO SEQÜÊNCIA INICIAL DE ACESSO AO PORTAL PERFIS DE ACESSO REGISTRO ELETRÔNICO DOWNLOADS ACESSO À TECNOLOGIA ESCOLHA DO MÓDULO DE UTILIZAÇÃO PROCESSOS... 5 a) Atendimento... 5 Consulta Eletiva e Consulta de Urgência... 7 Benefícios / Procedimentos Médicos... 8 Benefícios / Procedimentos Odontológicos... 9 Emissão da senha após avaliação da central de auditoria Cancelamento de Senhas b) Fechar Conta TABELAS a) Estabelecimento ROTINAS a) Conta Eletrônica PESQUISAS a) Logs Faturamento b) Arquivos ATIVIDADES a) Cancela Senha b) Manifestações CONSULTAS a) Beneficiários b) Senhas c) Glosas d) Lotes e) Extrato M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

3 1 CONCEITO E ACESSO O sistema Athena é baseado no conceito de softwares dissipativos, ou seja, utiliza modelos desestruturados que, através da matriz de processos (workflow), aceitam um grande número de arranjos de regras que são constantemente testadas e validadas (matriz lógica). Disponível a todos os prestadores de serviços com acesso à Internet. A partir de um browser (Internet Explorer 5.5 ou superior), o estabelecimento faz todo o processo de autorização, registrando o atendimento no site IMPORTANTE: A velocidade nas transações depende da infra-estrutura utilizada pelo estabelecimento credenciado. A opção pela Internet deve ser encarada de forma muito profissional. Todo acesso via internet exige um tempo para que o sistema monte as telas da página acessada. Assim, não recomendamos o uso de provedores que não garantam uma estabilidade/ velocidade de acesso ao site da ATHENA. 2 SEQÜÊNCIA INICIAL DE ACESSO AO PORTAL Acessar o site O portal Athena em seu novo design transmite praticidade e facilidade na localização dos diversos módulos do sistema. M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

4 Como forma de apresentação da solução Athena o usuário poderá conhecer todas as ferramentas tecnológicas e metodológicas clicando na opção Institucional. Na opção Contato o usuário poderá fazer críticas, sugestões ou dúvidas. Sua opinião é muito importante para que possamos oferecer serviços cada vez melhores. Para aprimorar o conhecimento na área da saúde e facilitar o acesso a sites relacionados basta clicar em Links. Funcionalidades: Para facilitar o acesso ao sistema, clicando nos ícones situados ao lado direito da barra superior, o usuário poderá definir o sistema como página inicial, Adicionar a favoritos ou enviar um para a equipe Athena. 2.1 Perfis de acesso Constitui na distribuição dos níveis de acesso à tecnologia Athena separadas por: Operadora de saúde: Acesso destinado à operadora de saúde, que permite a configuração do sistema e a autorização dos benefícios cadastrados. Rede credenciada: Acesso destinado aos estabelecimentos de saúde, onde são realizadas as solicitações e consultas diversas. Beneficiário: Acesso destinado aos beneficiários (Pacientes), onde são disponibilizadas funcionalidades de consultas e atualizações dos dados pessoais. Athena: Acesso restrito aos colaboradores Athena. 2.2 Registro eletrônico Atalhos para os sistemas Athena que complementam o autorizador. Conexão Athena: A conexão Athena é um sistema que atende as necessidades de todo e qualquer tipo de prestador de serviços, onde poderão ser liberadas senhas para consulta eletiva, consulta de urgência, internação, exames e procedimentos, odontologia, pré-autorizações e farmácia. Este sistema permite que a liberação seja feita via internet, através do acesso a página do conexão. Gestão de recursos: Utilizado pela rede credenciada e por centrais de indicação e agendamento de recursos (profissionais de saúde, procedimentos, exames, tratamentos, cirurgias, entre outros), esse módulo é voltado para a gestão, indicação e marcação de recursos, com acesso direto às Soluções de Regulação ATHENA para validação das solicitações de atendimento. M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

5 Auditoria de campo: É o módulo por meio do qual os Auditores Médicos e Técnicos apontam quais benefícios devem ser glosados parcialmente, por valor, por quantidade ou em sua totalidade (glosa total). O Módulo permite que glosas recorrentes sejam aplicadas sem a necessidade de glosar cada benefício, um a um, com a utilização do recurso Glosa Geral. Possibilita, também, o registro estruturado das justificativas de glosa. Conta eletrônica: É o sistema de recebimento eletrônico das contas hospitalares. O recebimento pode ser transmitido em lotes de registros que formam o arquivo de transações a ser enviado ou via digitação no portal eletrônico. 2.3 Downloads Discador Athena: É o software que é instalado no computador dos recursos credenciados que facilita o acesso ao Conexão Athena. É criado um ícone na área de trabalho do sistema operacional (Windows) possibilitando o acesso direto à ferramenta. SVGView: É o plugin responsável pela visualização do WorkFlow. Deve ser instalado no computador e reiniciado o sistema operacional para o seu funcionamento. 3 ACESSO À TECNOLOGIA No menu PERFIS DE ACESSO, selecione a opção de acordo com o seu perfil; Digite o login e a senha, selecione a operadora e clique em [Acessar]; M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

6 4 ESCOLHA DO MÓDULO DE UTILIZAÇÃO Manual do Usuário - Rede Credenciada 4.1 Processos Responsável pelas solicitações de procedimentos realizados pela rede credenciada. a) Atendimento Todo acesso via internet exige um tempo para que o sistema monte as telas da página acessada. Assim, não recomendamos o uso de provedores que não garantam uma estabilidade/ velocidade de acesso ao site da ATHENA. Seqüência Inicial As 11 etapas descritas a seguir devem ser executadas para a solicitação de atendimentos para qualquer tipo de Estabelecimento de Saúde. 1. Digite o Cartão do Beneficiário e tecle a tecle <TAB>. Automaticamente o sistema identifica a operadora de acordo com o cartão digitado. M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

7 Em todos os campos de digitação da ferramenta, após o seu preenchido, se o campo ficar da cor Verde, isso indica que o valor digitado é válido, mas se o campo ficar da cor Mostarda, isso indica que o valor digitado é inválido e deve ser revisto; 2. Digite o Código URA do estabelecimento e tecle <TAB>. Caso o estabelecimento não possua o seu código, é necessário entrar em contato com o Help-Desk. 3. Digite o Registro do Profissional Solicitante do Atendimento (Código de Registro do Profissional no seu Conselho: CRM, CRO, CREFITO,...) e tecle <TAB>; 4. Digite o Código do Conselho a que o Profissional é filiado no seu respectivo estado e tecle <TAB> (Código do Conselho Profissional + Unidade Federativa: CRM-MG, CRO-SP, CREFITO- BA,...). (Ver Relação de Códigos no Anexo 5.1); 5. Selecione a Especialidade e tecle <TAB>; 6. Selecione a Natureza Assistencial ou Ocupacional e tecle <TAB>. A Natureza Ocupacional refere-se aos atendimentos relacionados à Saúde Ocupacional (Exames Admissionais, Periódicos, Demissionais e Acidentes de trabalho). A Natureza Assistencial refere-se aos atendimentos prestados para assistência à saúde dos beneficiários de uma operadora de saúde. 7. Selecione o Regime e tecle <TAB>. O Campo Regime tem o objetivo de classificar o atendimento em questão. A classificação é variável, sendo os Regimes mais utilizados: Externo, Interno, Remoção e Home Care; 8. Selecione o Tipo de Regime e tecle <TAB>. O Campo Tipo de Regime também tem o objetivo de classificar o atendimento em questão e está diretamente relacionado ao Regime informado anteriormente. A classificação é variável, sendo os Tipos de Regime mais utilizados: para Regime Externo, Interno e Home Care: Cirúrgico ou Clínico; para Regime Remoção: Aérea e Terrestre. 9. Selecione o Caráter e tecle <TAB>. Mais uma vez o Campo Caráter tem o objetivo de classificar o atendimento em questão. A classificação também é variável, sendo os tipos de Caráter mais utilizados: Eletivo ou Urgência; 10. Digite o Código CID e tecle <TAB>. Para toda solicitação é necessário informar o CID (Classificação Internacional de Doenças), responsável pela classificação epidemiológica do atendimento em questão. Caso não exista no pedido, informar o código R68 (Outros sintomas e sinais gerais); M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

8 11. Clique em Confirmar Solicitação. Consulta Eletiva e Consulta de Urgência Dar Continuidade à seqüência inicial (1 a 11), de acordo com as orientações: 1. Na tela de benefícios, no campo Código, digite o código do tipo de consulta desejada e tecle <TAB>. Automaticamente será preenchido o restante dos campos da tela; 2. Clique no botão Incluir; 3. Clique em Confirmar; 4. Clique em Emitir Senha; Essa opção só estará ativa se o campo Situação apresentar o status de Aprovado. 5. Após a emissão da senha, anote no campo específico do formulário COMPROVANTE DE ATENDIMENTO, caso o registro do atendimento seja manual, ou imprima o comprovante eletrônico de autorização seguindo os passos abaixo; 6. Clique em Imprimir Comprovante, selecione a impressora e confirme a impressão. (Veja Exemplo de Comprovante no Anexo V). M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

9 Benefícios / Procedimentos Médicos O padrão de uso da ferramenta, para liberação de quaisquer benefícios médicos, é idêntico ao processo de liberação de consultas, descrito anteriormente, apenas com variação nos campos a serem preenchidos. O preenchimento dos campos ocorre de acordo com parâmetros de obrigatoriedade, definidos por cada operadora de saúde. Dar Continuidade à seqüência inicial (1 a 11), de acordo com as orientações abaixo. 12. Na tela de benefícios, no campo código, digite o código do benefício desejado e tecle <TAB>; 13. Digite a Quantidade e tecle <TAB>; 14. Digite o Valor e tecle <TAB>; Por questões de segurança o campo valor exige digitação dupla para confirmação; 15. Digite o Registro do Profissional Executante do Atendimento (Código de Registro do Profissional no seu Conselho: CRM, CREFITO,...) e tecle <TAB>; 16. Digite o Código do Conselho a que o Profissional é filiado no seu respectivo estado e tecle <TAB> (Código do Conselho Profissional + Unidade Federativa: CRM-MG, CREFITO- BA,...). (Ver Relação de Códigos no Anexo 5.1); Lembre que nas opções de 1 a 5 o preenchimento dos campos ocorre conforme a obrigatoriedade definida por cada operadora de saúde. 17. Clique no botão Incluir; Para a inclusão de vários procedimentos basta repetir a operação descrita anteriormente até que todos os benefícios tenham sido incluídos. 18. Clique no botão Confirmar; Como resposta, o sistema pode apresentar algumas das seguintes situações: Appr roovvaaddoo: Benefício aprovado. Neeggaaddoo: Benefício negado. Caanncceel llaaddoo: Benefício cancelado. Enncc..Auuddi iitoor ri iiaa: Restrição. A solicitação foi encaminhada ao Médico Auditor. Enncc..Oppeer raaddoor raa: : Restrição. A solicitação foi encaminhada à Operadora de Saúde. Enncc..Peer ri iitoo: : Restrição. A solicitação foi encaminhada ao Perito (Dentista). Caso a validação apresente alguma restrição ou recusa, deverá o credenciado entrar em contato com a Central de Atendimento da Operadora de Saúde. M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

10 Para agilizar o processo de análise das restrições ou recusas, o usuário do Estabelecimento de Saúde deve digitar o relatório da solicitação clicando no botão Redigir Relatório. Benefícios / Procedimentos Odontológicos As solicitações odontológicas para o Copass, estão subordinadas a aprovação do saldo disponível relacionado ao beneficiário, situado no cadastro do SAP. O sistema Athena realiza a consulta on-line do saldo consignável disponível no SAP, de acordo o salário do beneficiário. Através desta consulta, o sistema recebe de imediato a resposta do contato realizado, liberando ou não a realização do(s) procedimento(s) relacionado(s). Se após a consulta em Avaliação Externa, for aprovada a solicitação, o saldo consignável do beneficiário será diminuído de acordo com o valor total dos procedimentos liberados. Dar Continuidade à seqüência inicial (1 a 11), de acordo com as orientações abaixo. 12. Na tela de benefícios, no campo código, digite o código do benefício desejado e tecle <TAB>; 13. Digite a Quantidade e tecle <TAB>; 14. Digite o Valor e tecle <TAB>; Por questões de segurança o campo valor exige digitação dupla para confirmação; 15. Digite o Registro do Profissional Executante do Atendimento (Código de Registro do Profissional no seu Conselho: CRO) e tecle <TAB>; 16. Digite o Código do Conselho a que o Profissional é filiado no seu respectivo estado e tecle <TAB> (Código do Conselho Profissional + Unidade Federativa: CRO-MG, (Ver Relação de Códigos no Anexo 5.1); 17. Digite o Código do Dente ou da Região e tecle <TAB>; 18. Selecione a Face do Dente; Lembre que nas opções de 1 a 7 o preenchimento dos campos ocorre conforme a obrigatoriedade definida por cada operadora de saúde. M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

11 19. Clique no botão Incluir; Para a inclusão de vários procedimentos basta repetir a operação descrita anteriormente até que todos os benefícios tenham sido incluídos. 20. Clique no botão Confirmar; Após confirmar, a solicitação passará pelas regras da operadora retornando a situação do beneficiário no plano de saúde. Obs. O botão Emitir Senha ainda não estará habilitado. 21. Clique no botão Avaliação Externa; Ao clicar nesse botão, o valor total dos procedimentos e consultado no SAP, se o saldo se enquadra no disponível para o beneficiário. Se retornar Appr roovvaaddoo, o saldo será abatido do valor total dos benefícios aprovados. Se retornar Neeggaaddoo, o beneficiário deverá contactar o Copass para verificar o saldo consignável atual. Como resposta, o sistema Athena pode apresentar além das situações apresentadas no tópico IV.c), a situação abaixo: Enncc..Peer ri iitoo: : Restrição. A solicitação foi encaminhada ao Perito (Dentista). Emissão da senha após avaliação da central de auditoria Quando na solicitação, um benefício apresentar uma restrição e o usuário entrar em contato com a operadora solicitando a liberação, após a autorização da operadora, no M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

12 próprio conexão é possível emitir a senha de autorização para todos os benefícios aprovados. Seguem descritas as etapas: 1. Tenha anotado o Número do Cartão do Beneficiário 2. Tenha anotado o número da solicitação (situado no canto superior direito da tela); 3. Digite o Número do Cartão e tecle <TAB>; 4. Digite o Número da Solicitação e tecle <TAB>; 55.. A solicitação apresentará o status atual de cada benefício em análise; 6. Clique no botão Emitir Senha (para os procedimentos aprovados). Cancelamento de Senhas Opção do conexão que permite o cancelamento de uma senha emitida indevidamente. 1. No campo Cartão informe os dígitos do cartão necessários à identificação da operadora e tecle <TAB>; 2. Clique no botão Cancelar Senha e tecle <TAB>; 3. Digite o Login do usuário responsável e tecle <TAB>; 4. Digite a Senha do Usuário responsável e tecle <TAB>; 5. Digite a Senha do Atendimento a ser cancelada e tecle <TAB>; 6. Clique no botão Confirmar; 7. Clique no botão Imprimir Comprovante (Veja anexo 5.3). M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

13 b) Fechar Conta Tópico responsável pela consulta e prorrogações das internações existentes no sistema para o estabelecimento. 1. Digite o número do cartão ou o nome do beneficiário; 2. Digite o período de acordo com a referência da conta; 3. Escolha a situação da internação; Fechada ou Aberta ou Ambas. 4. Escolha a referência; Altas ou Entradas 5. Clique em [Consultar]; 6. Após consultar os dados do filtro digitado, e o sistema apresentar os dados da conta de internação clique sobre o número da conta; 7. Digite o número de dias a ser prorrogado; 8. Clique em Prorrogar; M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

14 Botão: Ver Solicitações Funcionalidade que permite visualizar os dados da solicitação que gerou a internação e as prorrogações para cada solicitação realizada. Botão: Modificar última Prorrogação Funcionalidade que permite alterar o número de diárias trocar a acomodação da última prorrogação solicitada e cancelar a prorrogação. Só estará disponível se a conta de internação estiver aberta. M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

15 Botão: Relatório da Internação Funcionalidade que permite a atendente descrever o motivo pelo qual esta prorrogando a solicitação, adiantando assim o processo de auditoria em caso de restrições; Botão: Fecha Conta Para fechar uma conta de internação, siga as instruções de 1 à 6 e clique em [Fecha Conta]; Selecione o motivo de alta e digite o Cid diagnosticado durante o período da internação. Clique novamente em [Fecha Conta]. 4.2 Tabelas a) Estabelecimento Responsável pela visualização e alteração dos dados cadastrais no sistema para o determinado estabelecimento. 4.3 Rotinas a) Conta Eletrônica M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

16 Tópico responsável pela importação dos arquivos das contas hospitalares em padrões pré definidos. 4.4 Pesquisas a) Logs Faturamento Tópico do sistema onde o credenciado pesquisa os logs referentes a importação do faturamento em Conta Eletrônica. b) Arquivos Tópico do sistema onde o credenciado pesquisa os arquivos importados para complementação do faturamento em Conta Eletrônica. 4.5 Atividades a) Cancela Senha De acordo com necessidade, nos tópicos abaixo, o usuário estará realizado algumas atividades essenciais no cotidiano da operadora. As etapas descritas a seguir devem ser realizadas para o cancelamento de senhas no sistema. 1. Digite o número do cartão ou o nome do beneficiário + <TAB> + [Consultar]; O sistema apresentará todas as senhas emitidas no período digitado. 2. Clique na senha a ser cancelada; O sistema apresentará os dados da senha escolhida. 3. Marque a senha novamente, a ser cancelada; 4. Clique em [Cancelar]; M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

17 5. Digite no relatório da solicitação o motivo do cancelamento; 6. Clique em [Salvar]; Manual do Usuário - Rede Credenciada b) Manifestações Opção que permite enviar diversos tipos de manifestações à equipe Athena. Ex. Reclamações, solicitações de formulários etc. As etapas descritas a seguir devem ser realizadas para o envio de manifestações a equipe Athena. 1. Selecione o tipo de manifestação; 2. Digite a descrição da manifestação; 3. Clique em [Salvar]; M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

18 4.6 Consultas a) Beneficiários Tópico onde o estabelecimento poderá obter dados do beneficiário. Poderá também consultar as solicitações realizadas no determinado estabelecimento para o beneficiário. M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

19 b) Senhas Esse tópico permite o acesso a todas as senhas emitidas para o campo da tela digitado. Para consultar digite os campos desejados delimitando a pesquisa e clique em [Consultar]. c) Glosas Neste tópico, o usuário poderá consultar todas as glosas existentes para o estabelecimento. Os valores e motivos aparecem descriminados de acordo com os determinados. Basta informar um dos filtros da tela abaixo e clicar em [Consultar]. M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

20 d) Lotes Neste tópico, o usuário poderá consultar todos os lotes existentes para o estabelecimento. Basta informar um dos filtros da tela abaixo e clicar em [Consultar]. Após clicar em [Consultar] a tela aparecerá a tela abaixo: HOSPITAL ATHENA Clique no Número do Lote e selecione a ordenação do relatório solicitado. Clique em [Confirmar] M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

21 A tela abaixo apresentará tudo que já tenha sido faturado no lote. Manual do Usuário - Rede Credenciada HOSPITAL ATHENA Para ter acesso as glosas, clique em [ Valor Glosado]. M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde

22 e) Extrato Neste tópico, o usuário poderá consultar os extratos gerados para pagamento existentes para o estabelecimento. Clique em [ EXTRATOS ] e aparecerá a tela abaixo: HOSPITAL ATHENA Para visualizar seu extrato clique no [ ESTABELECIMENTO]. M.I. Montreal Informática Athena Gestão em Saúde