PLANO DE COMUNICAÇÃO DA ESTRATÉGIA DA JME/RS

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1 PLANO DE COMUNICAÇÃO DA ESTRATÉGIA DA JME/RS

2 PLANEJAMENTO DE COMUNICAÇÃO DA ESTRATÉGIA DA JME APRESENTAÇÃO Este projeto trata do Planejamento de Comunicação da Estratégia da Justiça Militar do Estado do Rio Grande do Sul, desenvolvido a partir dos temas elencados no planejamento estratégico, com base nos indicadores do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), e que deve servir como guia das atividades de comunicação. O Plano de Comunicação busca alinhar as ações de comunicação aos processos de planejamento e gestão estratégica a fim de contribuir para realizar a missão institucional da Justiça Militar do Estado do Rio Grande do Sul, que é prestar jurisdição militar estadual, realizando justiça de maneira imparcial e célere para a promoção da paz social". Não se trata de fazer propaganda da justiça militar, pois sua própria existência já a torna imprescindível para a sociedade, o que deve, por sua vez, sempre ser enfatizado. Trata-se, sim, fundamentalmente, de tornar pública sua atuação, dar publicidade aos atos, decisões, programas e ações, por respeito e compromisso com aqueles que dela fazem parte, com os que dela dependem e com todos aqueles que com ela se relacionam, demonstrando, através disso, a importância e a necessidade da justiça militar na esfera do Poder Judiciário. 1

3 Ao avaliarmos a nossa instituição não podemos ser parciais nem limitados, hoje não se pode avaliar uma instituição com os padrões tangíveis de ontem, pois referenciais intangíveis, como a marca, imagem, prestígio e confiabilidade, decidem a preferência e garantem a continuidade. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA JME Missão: Prestar jurisdição militar estadual, realizando justiça de maneira imparcial e célere, contribuindo para a paz social. Visão: Ser reconhecido pela sociedade como exemplo de Justiça especializada, essencial, célere e efetiva no controle jurisdicional da ação policial militar. Atributos de valor para a sociedade: Credibilidade Celeridade Ética e probidade Imparcialidade Respeito pessoal e socioambiental Transparência Comprometimento 2

4 SOBRE O PLANEJAMENTO DE COMUNICAÇÃO: O processo de comunicação consiste em compartilhar a informação através da comunicação adequada, possibilitar maior compreensão, envolvimento e mobilização das equipes de trabalho, objetivando o comprometimento com o alinhamento estratégico. Através desta comunicação adequada, o foco na estratégia deve passar a ser visto como uma tarefa e um compromisso de todos. Um processo eficiente de comunicação da gestão estratégica deve contemplar os seguintes aspectos: Conhecimento/Envolvimento: A comunicação sobre o projeto deve garantir que todos os envolvidos possuam as informações necessárias, no tempo e no nível correto. Construção de Equipe: A constituição o desenvolvimento e a motivação da equipe do projeto (e as partes interessadas) são fundamentais para sustentar o esforço de mudanças durante o projeto. Gestão das partes interessadas: A gestão das expectativas das partes interessadas deve ser realizada a fim de atingir os objetivos do projeto e trazer benefícios para os envolvidos. 3

5 Gestão da resistência: Dado os possíveis impactos do projeto, a resistência, passiva ou ativa, é inevitável. Portanto ela deve ser gerenciada por meio de táticas construtivas. Plano de Comunicação Fases 1. Objetivo: Divulgar o planejamento estratégico e seus objetivos em âmbito nacional, disseminando a importância da gestão estratégica e da governança no TJM/RS, fortalecendo o alinhamento institucional e gerando comprometimento dos magistrados e servidores para o cumprimento dos objetivos estratégicos. Por que comunicar? Para atingir o usuário diretamente impactado pela mudança, dele depende em última instância a efetividade da mudança. 2. Público: Para quem? Para o público interno (magistrados, servidores, estagiários e funcionários terceirizados), para o público externo (MP, Defensoria Pública, OAB, entidades de classe, meio acadêmico, meios de comunicação e sociedade em geral). No âmbito interno, visa redirecionar o processo de comunicação para favorecer a interação entre as pessoas, o entendimento e a construção da visão de futuro da organização. No âmbito externo, visa atender ao dispositivo constitucional de publicidade e transparência de atuação da administração pública, com foco na aproximação do Judiciário com a sociedade. 4

6 adequado? 3. Mensagem: Qual é o conteúdo e quantidade de informação mais Inserção de notícias positivas em mídia estadual e nacional. Selecionar ações do TJMRS como sugestões de notícias para veículos de comunicação de repercussão estadual e nacional. Sugestões: Divulgação da implantação do sistema SEI fornecido pelo TRF4 e ampliação do referido programa. Programas de TV e Rádio Através de providências a serem adotadas pela assessoria de comunicação social, fazer a divulgação no espaço da TV JUSTIÇA das notícias da JME/RS, bem como nos demais veículos de comunicação. Programa Sustentabilidade Tri Legal Premiação para magistrados e servidores que tenham desenvolvido as melhores práticas voltadas para a instalação da sala de trabalho/ambiente sustentável, com a utilização consciente dos recursos do TJM/RS para a preservação ambiental. Deverá ser elaborado um edital para regulamentar a participação de magistrados e servidores e os critérios de premiação das melhores práticas. 5

7 PORTAL TJM/RS - INTRANET Potencializar a utilização do portal e da intranet como veículo de comunicação, interação e prestação de serviço, por meio da reformulação da arquitetura de informação e implantação do gerenciador de conteúdos (CMS). Utilização plena de seus recursos visando dar transparência e visibilidade às ações institucionais e divulgar decisões de interesse coletivo. Interatividade Utilização das ferramentas tecnológicas do Portal TJM/RS para pesquisas periódicas visando subsidiar e validar ações e produtos da intranet, buscando interatividade, dinamismo, rapidez e eficiência. Espaço interativo, específico para realização de enquetes instantâneas sobre temas de interesse do público interno. Redes Sociais tribunais. Promover a inserção do TJM/RS nas redes sociais, assim como os demais 4. Quem fará a divulgação da mensagem? 6

8 A comunicação da estratégia será estabelecida pelo NGE. A responsabilidade pela comunicação garante que as atividades previstas para a comunicação tenham o impacto esperado e sejam capazes de atingir o público definido 5. Meios/Canais: Como comunicar? Qual a mídia mais adequada? Presencial Oficinas, rede de mudanças, reuniões de status, reuniões videoconferência, palestras de sensibilização. eletrônicos. Eletrônico SMS, comunicados, sites e intranet TJM/RS, informativos boletim informativo. Físico Pen-drive, teaser, banner, cartazes, mural, calendários, brindes, 6. Momento/Responsável: Quando comunicar e quem vai comunicar? A responsabilidade pela comunicação será estabelecida pelo NGE conforme a frequência das atividades e desdobramento do planejamento estratégico. 7. Recepção: Houve entendimento correto? A assessoria de comunicação social analisará as informações transmitidas e o índice de entendimento das informações transmitidas. 8. Feedback: Existe espaço para retorno? 7

9 9. A equipe de assessoria de imprensa deverá fazer um estudo sobre a viabilidade de repetir a iniciativa de informar sobre a estratégia de planejamento da JME. 10. Resultados: O retorno foi positivo? Avaliação da Prontidão à mudança Preencher questionário individual Identificar grupos/áreas com resistência Analisar o ambiente e prover informações ao projeto Comparar momentos distintos do projeto A avaliação de prontidão a mudança oferece uma ferramenta de avaliação alinhada a realidade e aos desafios do TJM/RS. 11. Frequência: Qual é o momento e o número de vezes para disponibilizar as comunicações? A definição da frequência de cada atividade considera o cronograma do projeto para elaborar uma visão abrangente e estruturada da comunicação ao longo do projeto de desdobramento do planejamento estratégico. Nesse sentido elaboramos um plano de ação amplo para garantir que a comunicação aconteça na frequência definida. 12. Melhoria: O que é preciso melhorar? As atividades de comunicação deverão ter o apoio e patrocínio dos magistrados; As ações de comunicação devem ser estruturadas e direcionadas de forma diferenciada para cada um dos diferentes públicos-alvo; 8

10 Os Agentes da Mudança deverão ter participação ativa nas ações do projeto e nas atividades que lhes forem designadas, patrocinando as ações de comunicações em seus setores de trabalho; A atividade de comunicação será baseada no nível de mudança que se pretende atingir para cada público-alvo; A assessoria de comunicação deve realizar, visando atingir o objetivo comum de sensibilizar e comprometer os magistrados e servidores do TJM/RS com o projeto; O Núcleo de Gestão Estratégica será o interlocutor com a assessoria de comunicação, garantindo a anuência e participação desta na execução das diferentes atividades ao longo do projeto; As ações de comunicação deverão despertar o interesse dos público-alvo do projeto, garantindo a todos o conhecimento do mapa estratégico; As comunicações deverão fornecer informações contínuas, objetivas e de fácil assimilação; As equipes do projeto deverão fornecer informações para a criação do conteúdo das peças quando necessário. POR QUE FAZER O PLANO DE COMUNICAÇÃO: Servir como guia das atividades de comunicação. 9

11 Garantir, através da comunicação formal, a informação adequada aos Juízes/Servidores, diminuindo, assim, o boato e o mal-entendido. O plano de comunicação deve, SMJ, ser desenvolvido através da criação pelo TJM-RS de comitê de comunicação, publicidade e cultura organizacional para subsidiar as ações de comunicação, intensificar a divulgação de ações positivas e ampliar a participação interna no desenvolvimento da comunicação. PLANO DE COMUNICAÇÃO DA JME DESENVOLVIDO COM BASE NOS TEMAS ELENCADOS NO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO. OBJETIVO PRINCIPAL: Informar e comprometer o público interno com o Planejamento Estratégico. Informar a importância e a necessidade da JME ao público em geral. Gerir resistência. A QUEM: Público interno Público externo O QUE COMUNICAR: 10

12 Estratégia Missão / Valores Campanha institucional sobre missão, visão e valores MEIO: Através de meios de comunicação presencial, eletrônico e físico. Mídia interna e externa, espaços públicos e de atendimento interno, programas e eventos institucionais. Ações: Palestras Cursos Seminários Informativos - Mensagens motivacionais POR QUEM: Assessoria de Comunicação / Presidência / Direção-Geral TEMAS GERADOS A PARTIR DOS INDICADORES: 1) Acesso ao sistema de Justiça: A. Objetivo estratégico: Promover o acompanhamento processual por meio eletrônico. B. Ação: Promover o acompanhamento mensal da evolução dos acessos e nível de insucessos, qualidade dos acessos e informações mais acessadas. 2) Eficiência operacional: A. Objetivo estratégico: Otimizar o trâmite processual e jurisdicional. 11

13 implantação PJE. Ação: Tabular dados e divulgar celeridade. Deverá ser revisada em função da 3) Responsabilidade Social: A. Objetivo estratégico : Manter-se como justiça especializada. B. Ação: Demonstrar atribuições, a necessidade e a importância de haver esta justiça especializada para julgar os crimes militares, por haver juízes especializados na matéria, além da celeridade proporcionada para os processos dessa natureza, em razão desta única atribuição. 4) Atuação institucional: A. Objetivo estratégico: Promover a visão corporativa B. Ações: - Produzir um organograma com as atribuições dos setores, sua interdependência e distribuir em todos os setores. - Promover positivamente a JME, cultivando o orgulho de pertencer a instituição 5) Alinhamento e integração: 12

14 A. Objetivo estratégico: Estimular a integração com as demais JMEs, TJMs e STM. B. Ação: Promover encontros e eventos para troca de experiências. Procurar informação e comparecer a eventos promovidos pelos demais Órgãos das Justiças Militares. 6) Infraestrutura e tecnologia: A. Objetivo estratégico: Garantir a infraestrutura necessária as atividade administrativas e jurisdicionais. B. Ação: Disponibilizar sistema gerador de relatórios. 7) Gestão de pessoas: A. Objetivo estratégico: Comprometer o servidor com o planejamento estratégico. B. Ação: Planejamento de comunicação da estratégia. Pesquisa de clima organizacional. 8) Orçamento: A. Objetivo Estratégico: Assegurar recursos orçamentários necessários para a execução da estratégia. B. Ação: Projetar as necessidades materiais de acordo com as etapas a serem atingidas com fundamento no planejamento estratégico. 13

15 AÇÕES DE COMUNICAÇÃO 1ª ETAPA 1- Pesquisa de clima organizacional: Considerando que o público alvo é o público interno, deve-se medir o grau de satisfação e conhecimento do servidor em relação à instituição. Atende os objetivos institucionais dos indicadores 10 e 11 do nosso planejamento estratégico. Medir resultado: Nova ação sobre resultados 2- Palestra sensibilização - apresentação e conhecimento do planejamento Estratégico da JME: Roteiro: A. Conceito O que é estratégia O que é gestão estratégica Porque a organização está caminhando para um modelo de gestão estratégica Quais as fases 14

16 Quais os produtos Quem participa B. Produtos Qual a visão de futuro Quais os objetivos Como medir a evolução da estratégia Quais as metas a longo prazo Quais os projetos para alcançar o objetivo Como será a gestão da estratégia C. Controle Como estão evoluindo os objetivos estratégicos Como estão evoluindo os indicadores Qual o andamento de cada um dos projetos Quais decisões Obs. : Ver dos aspectos acima elencados o que é viável abordar. 3- Meio Eletrônico: Intranet: Informativo, notícias, mensagem (teaser), teste conhecimento/informativo. Informativo. 4- Físico: Cartaz, Banner, Mural, Brinde. 15