Política de Comunicação do IFRS: conceito, metodologia e participação. Wilson da Costa Bueno Bento Gonçalves/RS 05/03/2015

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1 Política de Comunicação do IFRS: conceito, metodologia e participação Wilson da Costa Bueno Bento Gonçalves/RS 05/03/2015

2 Conceito Política de Comunicação é o conjunto sistematizado de princípios, valores, posturas, estratégias e diretrizes que objetivam orientar o relacionamento de uma organização/instituição ou empresa com os seus públicos de interesse ou estratégicos ( stakeholders ).

3 A materialização da Política A Política de Comunicação se consubstancia em um documento, resultado de um processo de construção coletiva, e que tem como característica fundamental o estímulo permanente à colaboração. A Política de Comunicação se desdobra em temas ou assuntos e sua abrangência e detalhamento são fruto do consenso de comunicadores e gestores, com a participação da comunidade interna.

4 Objetivos da Política (1) A Política de Comunicação tem como objetivos fundamentais: a) Destacar a importância da comunicação como um processo estratégico de gestão que permeia todas as ações de uma organização; b) Levantar e sistematizar todas as ações, produtos, fluxos e processos de comunicação em vigor ou a serem implementados em uma organização, tendo em vista incrementar e qualificar interação com os seus públicos estratégicos;

5 Objetivos da Política (2) c) Padronizar diretrizes, posturas, valores e princípios de modo a garantir coerência e eficácia ao processo de relacionamento com os públicos estratégicos; d) Subsidiar planos de comunicação a curto, médio e longo prazos, que possam estabelecer prioridades e possibilitar a construção de indicadores para avaliação sistemática e permanente do esforço de comunicação desenvolvido por uma organização.

6 Pressupostos da Política de Comunicação do IFRS A comunicação em uma organização não se reduz a aspectos meramente táticos ou operacionais, embora os incorpore. A comunicação não se confunde com a transmissão de informações; A comunicação deve ser vista como processo e não apenas como ferramenta; A comunicação de excelência, em uma organização, é responsabilidade de todos e não apenas da estrutura profissionalizada de comunicação;

7 Pressupostos da Política de Comunicação do IFRS Existem questões e desafios da Comunicação e questões e desafios de comunicação em uma organização e todos eles devem ser enfrentados na construção de uma Política de Comunicação; A comunicação tem vínculo indissociável com a cultura e a gestão da organização e, por isso, não é apropriado replicar uma Política de Comunicação.

8 Pressupostos de uma Política de Comunicação O esforço de comunicação de uma organização tem impacto importante na sua credibilidade, na sua imagem e na sua reputação e, portanto, a comunicação deve merecer atenção permanente; A proposta de comunicação a ser implementada em uma Política de Comunicação está respaldada na construção de uma cultura de comunicação; A Política não se confunde com o Plano de Comunicação;

9 Pressupostos de uma Política de Comunicação A construção da Política de Comunicação geralmente é demandada por circunstâncias que se localizam interna e externamente à organização (explicitação ou realinhamento dos objetivos institucionais, adequação às exigências do mercado e da sociedade, movimento de expansão e descentralização etc). Essas circunstâncias também estão presentes no processo que culminou com a proposta de elaboração da Política de Comunicação do IFRS.

10 Etapas básicas de uma Política de Comunicação (1) Consciência da necessidade de processos qualificados e abrangentes de interação com os públicos estratégicos; Criação de instâncias (comissões, GTs, apoio de consultorias externas) e disposição da alta administração para implementação desse processo de construção;

11 Etapas básicas de uma Política de Comunicação (2) Definição dos públicos estratégicos; Diagnóstico da competência atual em comunicação tendo em vista atender a demanda e as expectativas dos públicos estratégicos bem como os objetivos institucionais (missão, visão etc); Avaliar os canais de relacionamento existentes e propor novas formas de interação;

12 Etapas básicas de uma Política de Comunicação (3) Identificar, avaliar e implementar ações, estratégias e processos que qualifiquem o relacionamento com os públicos estratégicos e contribuam para aumentar a visibilidade do IFRS junto a eles, de que decorre o reforço positivo da sua imagem e reputação; Atentar para temas e situações especiais que requerem ações e estratégias planejadas de comunicação;

13 Temas básicos da Política de Comunicação do IFRS (1) Públicos estratégicos do IFRS; Comunicação com ( entre) os públicos internos; Análise e redimensionamento dos canais de relacionamento; Diretrizes para interação com a mídia; A comunicação em situações de crise; A otimização da presença nas redes e mídias sociais;

14 Temas básicos da Política de Comunicação do IFRS (2) A preservação da memória do IFRS; A importância estratégica dos eventos; As campanhas de ingresso ; A divulgação da pesquisa realizada no IFRS; A gestão da comunicação no IFRS; A avaliação do esforço de comunicação

15 Metodologia da construção da Política de Comunicação do IFRS Reuniões presenciais entre o GT de Comunicação, a Consultoria e gestores, tendo em vista os temas ou assuntos sob análise; Interação plena entre os integrantes do GT de Comunicação e a Consultoria; Utilização de um hotsite no Portal do IFRS para dar conta das etapas em desenvolvimento e estimular a colaboração (transparência e construção coletiva);

16 Metodologia da construção da Política de Comunicação do IFRS Elaboração gradativa do texto da Política ( a partir de seus capítulos ou grandes temas), também submetido previamente aos públicos internos; Aprovação do texto da Política de Comunicação pelas instâncias superiores do IFRS; Divulgação ampla da Política de Comunicação junto aos públicos estratégicos do IFRS;

17 Metodologia da construção da Política de Comunicação do IFRS Internalização da Política e sua aplicação progressiva; Elaboração de manuais para dar conta de aspectos específicos da implementação da Política de Comunicação (Manual de relacionamento com a mídia, Manual de comunicação nas mídias sociais, Manual de eventos etc), em função da sua necessidade; Avaliação permanente da Política de Comunicação.

18 A importância da participação dos dirigentes na construção da Política Definida como um processo de construção coletiva, a Política de Comunicação depende, para o seu sucesso, da participação e do envolvimento de todos e, neste sentido, é fundamental a contribuição dos dirigentes do IFRS; É necessário, por exemplo, estimular a participação dos alunos e servidores, dentre outros públicos estratégicos, e de engajá-los na construção e, posteriormente, na aplicação da Política de Comunicação;

19 A importância da participação dos dirigentes na construção da Política É fundamental contemplar a comunicação como processo estratégico e não reduzi-la à mera condição de realização de ações pontuais e de produtos específicos (produção de cartazes, publicação de notícias no site, cobertura fotográfica de eventos); A Política de Comunicação do IFRS, como a de outras instituições que já a instituíram, desempenhará papel importante como instrumento estratégico de gestão e insere o Instituto em um novo patamar.

20 A importância da participação dos dirigentes na construção da Política Sobretudo, o processo de construção da Política de Comunicação enseja a oportunidade de discutir, de forma abrangente, a relação com os nossos públicos estratégicos, e está definitivamente alinhado com a reafirmação do IFRS como instituição comprometida com o ensino, a pesquisa e a extensão na dimensão do interesse público. FIM